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Marktposition[1]

Mit der Lotus Produktreihe war IBM immer schon sehr präsent am „Collaboration“ Markt. So überraschte es nicht, dass Sie schon früh die Möglichkeiten und den Stellenwert von Enterprise Social Networking (ESN) erkannten. Im Juni 2015 führte IDC eine Studie durch, laut welcher IBM zwischen 2012 und 2014 im ESN Bereich der absolute Marktführer war. Der Marktanteil ist seither zwar ein wenig gesunken, allerdings ist IBM immer noch Marktführer. Alleine 2014 konnte das Unternehmen 12,75 Prozent des kompletten Marktumsatzes (USD 1,45 Mrd.) für sich beanspruchen.

Der Marktanteil von Salesforce und Microsoft ist seit 2014 gestiegen. Zwischen 2012 und 2014 konnte Salesforce von 3,1% auf 11,1%  und Microsoft von 4,6% auf 6,7% anwachsen. Weitere große Mitbewerber sind Jive, Microsoft, Lithium, Zimbra, SAP, Socialtext und Mindjet. Generell ist IBM jedoch einer der größten und stärksten Anbieter am Social Enterprise Networking Markt.

Abbildung: Marktanteile der größten Marktteilnehmer im globalen Enterprise Social Network Markt (2012-2014)

Im Oktober 2015 nominierte Gartner IBM unter 14 untersuchten Anbietern als führendes Unternehmen im Magischen Quadranten für Social Software am Arbeitsplatz. Damit konnte IBM sich das siebente Jahr in Folge den begehrten Titel von Gartner holen.

Gartner klassifiziert „Leaders“ als

“well-recognized vendors that extensively offer social software and collaboration solutions and who have established their leadership through acknowledgement of their clients’ needs, continuous improvement, significant market presence and delivering user-friendly and solution-focused suites with extensive capabilities”

Abbildung: Gartner Magischer Quadrant für Social Software am Arbeitsplatz, Oktober 2015 [2]

Stärken und Schwächen [3]

StärkenBeschreibung
One-Stop ShopDie Lösung vereint verschiedenste Möglichkeiten, wie Content Management und Enterprise File Synchronisation bzw. Sharing (EFSS) in einem einzigem System.

Es beinhaltet auch diverse Tutorials und kontextbasierte Support Features um die Adoption zu erleichtern.

Customer ExperienceIBM Connection besitzt eine benutzerfreundliche Oberfläche und verbessert und erweitert mit ständigen Updates die User Experience.
Bessere EffizienzIBM Connections erlaubt es den Benutzern Updates firmenintern und -extern zu vereinen und verbessert so die kommunikative Effizienz. Es ist auch über mobile Endgeräte erreichbar und hat Email und verschiedenste produktivitätsfördernde Tools im Office Bereich integriert. Nicht zuletzt bietet IBM Connections auch eine Desktop Integration für das File Management an.
LebensfähigkeitIBM Connecions ist  nicht nur dank der intensiven Research & Development Aufwände führend im ESN Bereich. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Expertise mit Collaboration-, Messaging- und Kommunikationslösungen. Das Unternehmen hat auch aktiv strategische Beziehungen mit Unternehmen und mit Partnern auf Senior Level aufgebaut.
Strategischer VorteilIBM Connections ist ein Teil von IBMs breitem Portfolio an Social Business und Smarter Workforce Initiativen, wie IBM Design Thinking, IBM Bluemix, IBM Watson und IBM Kenexa. IBMs vorhandene Expertise auf diesem Gebiet bringt IBM Connections einen Wettbewerbsvorteil.

Potenzielle Schwächen

Hinsichtlich der vielen Möglichkeiten – sollten diese nicht korrekt eingeschätzt und gemanagt werden – könnten Bedenken zu Konfiguration und Support hochkommen, oder die Kosten steigen.*

SchwächenBeschreibung
KomplexitätIBM Connections vielfältige Möglichkeiten und das große Produktportfolio – gekoppelt mit verschiedensten Deployment Optionen – können zu großer Komplexität in der Verwendung führen.
IntegrationAuch wenn IBM Connections eine Vielzahl an Integrationen mit diversen Business Systemen (inkl. Sales, Marketing, Customer Service und HR Applikationen) durch OpenSocial anbietet, so braucht es für weitere Integrationsmöglichkeiten zu anderen Drittanbietern doch manchmal zusätzliche Anpassungen.

Es verlangt von den Usern die vorgefertigten Integrationen innerhalb der Applikationen einzubetten, um die sozialen Interaktionensmöglichkeiten während des Workflows verwenden zu können.

FokusverschiebungIBM Connections positioniert Verse als die nächste Generation Business Email Lösung. Auch wenn die Lösung Synergien mit Connections teilt, so besteht doch die Möglichkeit, dass Kunden die Marketingbotschaft als Fokusverschiebung in eine andere Richtung als die derzeitigen ESN Bemühungen interpretieren. Wiederum andere sehen darin die perfekte Verbindung zwischen den zwei Möglichkeiten von Collaboration.

* Das hängt natürlich von der Wahl Onpremises vs. Cloud Deployment ab

Probleme mit IBM Connections

Wie auch jedes andere Tool auf dem Markt, hat IBM Connections seine Stärken und Schwächen. Eines großes Problem beim Identifizieren des Hauptnutzens von IBM Connections (oder ähnlichen Tools) ist, dass diejenigen, die es evaluieren, meist nicht in der Lage sind, den besonderen Stellenwert und die Positionierung, die ein ESN innerhalb der Applikationslandschaft einnimmt, gleich zu erkennen. Es ist nicht so einfach wie manch andere Tools zu verstehen, die einem spezifischem Prozess oder einer spezifischen Funktion dienen. Es behandelt viel mehr viele verschiedene Collaboration- und Wissensmanagement-Herausforderungen. Die Möglichkeiten, die dadurch angeboten werden, sind also nicht für jeden einzelnen Business Prozess angepasst, sondern bieten eher ein generisches Toolset an Features und Optionen um alle Anforderungen abzudecken. Positiv betrachtet bedeutet dies auch, dass IBM Connections mehrere Wege anbietet, durch welche die User Ihre Collaboration Bedürfnisse selbst und ohne die Hilfe von IT-Services oder dem Support erreichen können. Die Kehrseite der Medaille ist jedoch, dass gegebenenfalls nicht alle spezifischen Anforderungen eines Prozesses angeboten werden können (z.B.: tiefgehende Workflow-Berechtigungen).

Das große Angebot an Features, bei denen einige sogar ähnliche oder überlappende Optionen ermöglichen, bereiten manchen Unternehmen Kopfschmerzen. Dies bedeutet nämlich auch dass es schwieriger zu strukturieren und voranzutreiben ist. Genau diese Diversität ermöglicht es Benutzern, die sonst keine Möglichkeit zur Zusammenarbeit hätten, Wege dafür zu finden und darüber hinaus existierende Prozesse zu verbessern, was ohne dem vielfältigen Feature-Angebot nicht erkennbar wäre. IBM Connections ist sehr gut im Anbieten eines vielfältigen und kompletten Tool-Sets, um das zu erreichen.

Ein zweites, oft identifiziertes Problem ist das Erfassen von Informationen über den einzigartigen Mechanismus. In traditionellen Informationssystemen (wie z. B. Intranets) werden die Infos meist zu den Benutzern geschoben („push“), alles wird zentral gesteuert und gemanagt und jeder bekommt die gleichen Inhalte. IBM Connections hingegen ist darauf angewiesen, dass User die für sie interessanten Informationen selbst identifizieren und abonnieren („pull“). Das wird gemacht indem man entweder anderen Benutzern, spezifischen Inhalten oder Communities folgt, je nachdem, was einem interessiert. Wenn das den Nutzern nicht ordentlich bewusst gemacht wird, kann das bedeuten, dass sie irritiert sind und sogar entmutigt werden.

Adoption Programme, Kommunikation und Trainings spielen deswegen eine sehr wichtige Rolle bei der erfolgreichen Einführung von IBM Connections. Viele Probleme bei der Implementierung von IBM Connections können in der Regel auf Defizite bei der ordentlichen Adoption zurückgeführt werden.

Einige Probleme, die auf Review-Seiten angesprochen wurden:

Problem[4]Beschreibung
Schwaches Wiki FeatureDas Wiki Feature der Software, welches Benutzern erlaubt gemeinsam informative Web Pages zu erstellen, hat eine unflexible Struktur und wird deswegen manchmal als schwer zu navigieren empfunden.
User Interface (UI) ProblemeDas User Interface des Aktivitäten Bereichs basiert sehr stark auf Text anstatt auf Grafiken. Die Tagging Funktion ist nur nützlich im Web UI
Installations-ProblemeIBM Connections ist schwer zu installieren. Seine Add-On Pakete verursachen auch Installations- und Upgrade-Probleme. Hinweis: IBM Connections bietet als einziger Onpremises und Cloud Installationen an, was bedeutet, dass für Unternehmen, die dieses Risiko eliminieren wollen, die Möglichkeit besteht, sich für die Cloud Variante zu entscheiden, die keine Installation erfordert.
Kaum individuelle AnpassungenDas Connections Interface kann nur sehr schwer an individuelle Ansprüche angepasst warden, da eine komplizierte Style Sheet Sprache für das UI verwendet wird.
Integrations-ProblemeManche Benutzer waren auch mit Problemen bezüglich Integration mit MS Office oder anderen Anwendungen konfrontiert. Hinweis: Die Verwendung der IBM Connections MS Office & Desktop Konnektoren und Plugins sollte diese Probleme mindern.

Nutzung und Adoption von IBM Connections[5]

Ende 2014 hat The Michael Sampson Co eine Umfrage unter Unternehmen durchgeführt, um die Nutzung und Adoption von IBM Connections zu verstehen.

Die sozialen Aktivitäten, für welche die meisten Unternehmen IBM Connections eingeführt haben, waren das Teilen von Team- und Unternehmens-Updates, sowie von Learnings und Best Practices. Aber es gab dabei einen großen Unterschied in der Nutzung zwischen Langzeit- und Kurzzeitnutzern.

Abbildung: Nutzung von IBM Conncetions für soziale Aktivitäten in den befragten Unternehmen [6]

Die meisten neuen User benutzen IBM Connections, um Team- und Unternehmens-Updates zu verbreiten, Knowledge aufzubauen, sowie ein Intranet zu betreiben.

Abbildung: Häufigsten Aktivitäten für neuere Kunden[7]

IBM Connections Langzeitnutzer verwenden die Lösung, um Team- und Unternehmens-Updates zu verbreiten, Lernings zu sharen und Expertise zu finden.

Abbildung: Häufigste Aktivitäten für Langzeitkunden[8]

Best Practices für das IBM Connections Roll-Out

Best Practices beim Roll-Out von IBM Connections unterscheiden sich nicht von denen anderer Social Software Lösungen. Allgemein habe ich das Thema schon in meinen früheren Studien behandelt. Zu Connections im Speziellen listet IBM selbst folgende Best Practices:[9]

  • Senior Executives dazu ermutigen, die Implementation der Software zu unterstützen, indem sie von ihnen selbst genutzt und empfohlen wird
  • Umfragen durchführen zu Parametern, die den Effekt der Software-Lösung repräsentieren, wie zum Beispiel: Wie viel Zeit wird benötigt, um Expertise zu finden. Wie viel Zeitersparnis bringt die Wiederverwendung von Erkenntnissen – im Gegensatz zu „bei Null beginnen müssen“.
  • Support und Trainings für Mitarbreiter anbieten: Welche Features gibt es und wie kann man diese einsetzen, um Aufgaben effizienter abzuschließen und Business Probleme schneller zu lösen?
  • Sammeln und Teilen von Success Stories zur Implementierung und den Vorteilen der Lösung
  • Anerkennen und Auszeichen von Mitarbeitern, die die Lösung anwenden und den arbeitskulturellen Wechsel vollzogen haben

Einige gelten jedoch besonders für IBM Connections wegen seiner Struktur:

  • Es gibt oft mehr als eine Möglichkeit gibt, um etwas Bestimmtes zu erreichen. Durch Identifizieren und Kommunizieren von guten Beispielen können Sie User inspirieren, diese zu entdecken und individuell zu nutzen.
  • Klarstellen, was die Pros und Cons der verschiedenen Möglichkeiten sind und für welche Anwendungsfälle bestimmte Funktionen geeigneter sind als andere (wie z. B. der Unterschied zwischen Community Dateien & persönlichen Dateien)
  • Bewusstsein über Drittanbieter-Tools, die eventuell für die Adaption hilfreich sind. Kudos Boards zum Beispiel ist ein Tool, dass das IBM Connections Aktivitäten-Widget in eine visuelle Repräsentation umwandelt, welche besser für Projekt und KANBAN Methoden ist
  • Helfen Sie Benutzern die spezifische „Pull-Push“ Informationsstruktur zu verstehen und laden Sie Benutzer beim ersten Einstieg zum Beispiel in eine Einführungs-Community ein, damit sie gleich einen Ausgangstpunkt haben.

Es ist vor allem wichtig zu erkennen, dass die reine Implementierung des Tools nicht genug ist. Die größte Veränderung bei der Einführung von IBM Connections bzw. – in diesem Punkt – jedes anderen Social Enterprise Networking Tools ist der arbeitskulturelle Paradigmen-Wechsel. Man kann das Tool also  kaum 1:1 auf die bestehenden Strukturen und Workflows anwenden. Wenn man das verinnerlicht, respektiert und akzeptiert, wird IBM Connections Ihr Unternehmen praktisch neu vernetzen und somit innovativere Arbeitsweisen eröffnen.

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