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In meinem vorherigen Blogbeitrag „Verbessern Sie die Collaboration in Ihrer Organisation mit ConnectionsExpert“ haben wir gesehen, warum jeder einzelne Mitarbeiter für ein Unternehmen von unschätzbarem Wert ist, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen: die Verbesserung der Kooperation und Steigerung der Effektivität. Kooperation gibt es in vielen Nuancen, wie wir alle wissen. Wir sind daran gewöhnt, in kleinen Teams zu arbeiten (d.h. starke Verbindungen), aber was ist mit der Zusammenarbeit mit den Leuten, die wir nicht kennen (d.h. schwache Verbindungen). Nutzen Sie Ihre Unternehmensweite Kollaboration-Landschaft dafür dieses Potential voll zu entfalten?

Facilitating Your IBM Connections Communities More Effectively using ConnectionsExpert

In diesem Blogpost werfe ich einen Blick auf andere Szenarien, in denen sich eine signifikante Anzahl von Mitarbeitern mindestens einmal pro Woche in Ihrem Enterprise Social Network (ESN) anmeldet, um zusammenzuarbeiten, miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen. Wie wirkt sich das auf unsere Kollaboration-Landschaften aus?

Moderne ESNs führen zu neuen Mustern der Zusammenarbeit in einer Organisation. Diese Muster zu verstehen und sicherzustellen, dass sie gut funktionieren, ist das Geheimnis eines erfolgreichen digitalen Transformationsprogramms. Ein Beispiel: eine Arbeitsgruppe von erfahrenen Motoringenieuren, die in der Vergangenheit ausschließlich Gas- und Dieselmotoren konstruiert haben, soll eine verbesserte Antriebstechnologie entwickeln. Wahrscheinlich wird sich die Gruppe sie sich dabei auf die Optimierung der bestehenden Gas- und Dieselmotoren konzentrieren, statt wirklich revolutionäre Ideen und Konzepte für einen Elektromotor zu entwickeln. Innovation fordert über den Tellerrand hinaus denken zu müssen.

Communities sind der ausschlaggebende Wegbereiter für soziales Netzwerken und aktive Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Sie existieren und helfen den beteiligten Mitarbeitern ihre Arbeit besser zu erledigen, ihre Fähigkeiten und Fachkenntnisse zu vertiefen sowie zu lernen und mit Menschen in Kontakt zu treten.

Das Messen und Bewerten von Community-Aktivitäten ist der Schlüssel, um die kollaborative Reife in Ihrem Unternehmen zu bewerten. Es ist äußerst wichtig, Produktivität, Effektivität und Innovation zu erhalten sowie zu steigern und gleichzeitig die Leidenschaft für offene Zusammenarbeit zu fördern. Je mehr Arbeit die Mitwirkenden in Communities einbringen, Daten aktualisieren, neue Kontakte, Geschäftsmöglichkeiten und Lösungen schaffen, desto gesünder und stärker ist wahrscheinlicher ihr Unternehmen.

Der Einblick in die Gesundheit und Produktivität der Communities sollte daher Ihre oberste Priorität sein.

ConnectionsExpert kann Ihnen und Ihrer Organisation helfen, diese kollaborative Vielfalt zu erweitern, ohne den Schwung zu verlieren:

#1

Rationalisieren Sie ihr Community-Building-Programm

Es gibt leider keinen Referenz- oder Erfahrungswert dafür wie viele Communities innerhalb einer Organisation zu besonders effizienter und effektiver Zusammenarbeit verhelfen.

Sie sollten aber auf alle Fälle sicherstellen, daß die Anwender nicht die Übersicht über die angebotenen Communities verlieren, vor allem wenn verwandte Themen und Inhalte redundant über mehrere Communitys verteilt sind. Indem Sie die Anzahl der Communities möglichst Gering halten, schaffen Sie eine deutlich höhere Übersichtlichkeit und steigern zugleich die Anziehungskraft vorhandene Communities schneller ausfindig zu machen und nützen.

Indem Sie sie nicht genützte Communities archivieren und bei der Erstellung neuer Communities überprüfen, ob nicht bereits themenverwandte existieren, werden Ihre Communities mit großer Wahrscheinlich jederzeit optimalen Geschäftswert liefern.

Folgende Dashboards und Metriken in ConnectionsExpert helfen Ihnen dieses Ziel zu erreichen:

Community Overview

Die Graphen zeigen, wie viele Communities in Ihrem ESN bereits existieren, auf wie viele davon nicht zugegriffen bzw. zugegriffen wird sowie die Art der Aktivität in den Communities, auf die zugegriffen wird.

Diese Zahlen sind ein guter Ausgangspunkt, um die Dynamik von Zusammenarbeit innerhalb ihres Unternehmens zu verstehen und durch Optimierung der Community Landschaft sogar noch verbessert werden kann.

  1. Wenn Sie sich die aktiven Communities ansehen, erhalten Sie einen Eindruck davon, wie sich die Mitarbeiter im Laufe der Zeit in den vorhandenen Communities einbringen. Interagieren sie aktiv mit anderen Mitgliedern („Read/Write“) oder konsumieren sie nur Informationen („Read Only“).
  2. Der Wert „No Activities” im „Last Year” Graph ist ein guter Anhaltspunkt dafür, wie viele Communities höchstwahrscheinlich archiviert werden können, denn diese Communities haben im vergangenen Jahr keine Benutzeraktivität gezeigt.

Die Liste möglicher Kandidaten finden Sie besonders schnell in der folgenden ConnectionsExpert Tabelle:

Inactive Communities

Identifizieren Sie Communities ohne Benutzeraktivität innerhalb der letzten 90 Tage.

Die optimale Vorgehensweise wäre, mit der Untersuchung der Communities zu beginnen, die am längsten keine Aktivität zeigen. Von dort aus arbeitet man sich dann in Richtung aktuellerem Datum voran. Bevor Sie eine Community archivieren, klären Sie mit den Community-Besitzer(n), ob die Community eine aktuelle Relevanz oder einen geschäftlichen Wert hat.

Die kontinuierliche Optimierung der Anzahl der Communities, durch Archivierung inaktiver Communities, bietet verschiedene Vorteile:

  • Die Menge der Communities bleibt für die Mitarbeiter übersichtlich
  • Es ist einfacher für sie, interessante und relevante Communities zu finden
#2

Stellen Sie eine Mindestanzahl an aktiven Mitgliedern in Ihren Communities sicher

Die Gruppengröße einer Community ist ein entscheidender Faktor für die Mitgliederaktivität. Je größer die Zahl der Mitwirkenden in einer Community ist, desto größer ist ihr potentieller Nutzen. Je größer die Community wird, desto wahrscheinlicher wird es, dass Experten dazu beitragen, dass Fragen beantwortet werden und dass eine Vielzahl von Themen diskutiert wird, während Menschen miteinander in Kontakt treten und miteinander lernen.

Die Mindestanzahl kann sich von Community zu Community unterscheiden. Besonders zielführend ist mit den Communities zu starten, die eine besonders geringe Anzahl an Teilnehmern haben und diese mit anderen Communities zusammenzuführen. Gerade wenn viele Personen die Plattform intensiv nutzen und die Anzahl der Communities wächst, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass Communities unterbesetzt bleiben. Üblicherweise hält die Lebhaftigkeit von Zusammenarbeit und aktivem Austausch genau in diesen Communities nicht lange an.

Denken Sie jedoch daran, dass es bestimmte Communities wie z.B. C-Suite-Communities geben kann, die von Natur aus nur eine geringere Anzahl an Mitgliedern haben, und natürlich ist das auch gut so.

Diese Communities lassen sich Mithilfe von ConnectionsExpert leicht ausfindig machen:

Community Activity

Dieses Blasendiagramm zeigt Ihnen, wie aktiv Ihre Communities in den letzten 30 Tagen waren und wie sie sich in Bezug auf die Gesamtaktivität miteinander vergleichen lassen.

Je mehr Mitglieder in der Community aktiv mitarbeiten, desto größer ist die Blase. Jede Farbe repräsentiert die Art der Zugriffsberechtigung auf die Community an – steht sie allen Mitgliedern Ihres sozialen Netzwerks zur Verfügung, ist der Zugang eingeschränkt oder auf nur eine Teilmenge von Mitgliedern beschränkt?

Konzentrieren Sie Ihren Blick auf die untere linke Ecke. In diesem Bereich werden die Communities angezeigt, in denen nur wenige Lese („Read“) und weitere Aktivitäten („Other Activities“) angezeigt werden. Diese Communities werden von Mitgliedern noch immer benutzt, aber nur in geringem Maße.

Für solche Communities kann eine sehr effektive Maßnahme darin bestehen, diese Communities mit anderen zu verschmelzen. Vorausgesetzt sie sind im Netzwerk öffentlich zugänglich und haben ein ähnliches Thema.

  • Bewegen Sie die Maus über die Blase, um den Community-Namen anzuzeigen
  • Exportieren Sie die Liste aller Communities im Community List -Dashboard als Excel-Tabelle
  • Überprüfen Sie in der Excel-Tabelle, ob bereits andere Communities mit ähnlichen Tags existieren
  • Führen Sie die Communities zusammen („merge“), wo es ratsam und praktisch ist

Dies bringt neue Energie in die bestehende Community, entfacht weitere Begeisterung und verhindert die Zerstreuung von Teilnehmern in isolierte Silos.

Auch bei der Erstellung von Communities, die sich mit einem Thema befassen, das bereits von einer bestehenden Community abgedeckt ist, könnte es für den Besitzer spannender sein, Co-Besitzer der Community zu werden.

#3

Machen Sie Ihre Communities für alle Mitglieder zugänglich

Effektive Zusammenarbeit in Communities kann nicht programmiert werden. Effektive Zusammenarbeit entsteht, wenn sich die Fähigkeiten der Mitglieder aufeinander einspielen können.

Ein wichtiger Faktor für die Ermöglichung sozialer Zusammenarbeit ist die Community Offenheit sowie die Fähigkeit der beteiligten Mitglieder, sich mit anderen in verschiedenen Communities zu verbinden. Die Beschränkung des Zugangs zu Communities verwehrt interessierten Mitgliedern die Möglichkeit, etwas zu lernen und beizutragen. Im Allgemeinen Mitglieder, die von der Teilnahme profitieren würden, indem sie denjenigen, die bereits Mitglieder der Community sind, zusätzliche Hilfe anbieten.

Das Ausmaß der Offenheit zeigt an, wie weit fortgeschritten ihre Organisation bei der Umformung von der Dokument-zentrischen hin zur Mitglieder-zentrischen Zusammenarbeit ist.

Die Schlüsselfragen, die beantwortet werden sollten, sind:

  • Wie viele Communities innerhalb unserer ESN-Plattform schränken die Teilnahme ein?
  • Wie viele dieser eingeschränkten Communities sind besonders aktiv?

Die folgenden Dashboards in ConnnectionsExpert helfen Ihnen diese zentralen Fragen zu beantworten und die Umformung, hin zu Mitglieder-zentrischer Zusammenarbeit, voranzutreiben:

Community-Zugriffstypen

Dieses Donut-Diagramm zeigt im Wesentlichen die Aufteilung zwischen öffentlichen, moderierten und eingeschränkten Communities in Ihrem ESN. Insbesondere die Anzahl der eingeschränkten Communities zeigt Ihnen viel über den Status der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation.

„Restricted Communities“ schränken den Zugang zu Inhalten und aktiver Zusammenarbeit für bestimmte Personen oder Gruppen ein und machen es diesen unmöglich, sich damit zu beschäftigen.

Menschen auszugrenzen wirkt der Idee und den Zielen der sozialen Zusammenarbeit entgegen und schränkt die Möglichkeiten ein, von Mitgliedern dieser Communities zu lernen; Ideen, Einblicke und bewährte Geschäftspraktiken zu teilen sowie praktische Tips und Tricks.

Je mehr „Public Communities“ existieren, desto höher ist die Aussicht, ein kreatives, effektives und problemlösendes Umfeld zu schaffen. Oder mit anderen Worten: Je höher ist die Chance für Ihre Organisation offener, freigiebiger und vernetzter zu arbeiten („Working Out Loud“ – Prinzip) und die Art und Weise, wie Menschen miteinander arbeiten, zu verändern.

Community Activity

Das Blasendiagramm zeigt die Community-Aktivität basierend auf den letzten 30 Tagen, getrennt nach „Public“ und „Restricted Communities“.

Konzentriere Sie sich auf die „Restricted Communities“ in der oberen rechten Ecke, die als rote Blasen angezeigt werden.

Dies sind sehr aktive Communities, in denen wahrscheinlich viele Informationen eingeschränkt ausgetauscht werden. Informationen, die für die Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern interessant sein könnten.

Ihre Priorität könnte darin bestehen, das kollaborative Verhalten der Community zu beeinflussen und möglichst viele von ihnen in „Public Communities“ zu wandeln. Der einfachste Weg, um mit dem jeweiligen Community- Besitzer in Kontakt zu treten, ist:

  • Bewegen Sie die Maus einfach über die Blase, um den Community-Namen anzuzeigen
  • Entnehmen Sie den Namen des Community-Besitzer im Community List Dashboard

Communities sollten standardmäßig offen für jeden sein. Über organisatorische Strukturen und Grenzen hinaus leben die Communities von den vielfältigen Erfahrungen, Einblicken und Talenten der Mitwirkenden.

Wenn Sie daran interessiert sind, den Status bestimmter Communities zu erfahren, empfehle ich, den Filterdialog des Diagramms zu verwenden. Auf diese Weise werden nur die Community-Blasen angezeigt, an denen Sie interessiert und der Status einzelner Communities lässt sich so sehr schnell analysieren.

#4

Verstehen Sie, wie Ihre Communities wirklich funktionieren

Neben Offenheit und Transparenz ist auch die Verschiebung von Mustern in der Zusammenarbeit innerhalb des eigenen Unternehmens im Laufe der Zeit zu berücksichtigen. Veränderung ist ein fortlaufender Prozeß, das wissen wir bereits. Daher ist es wichtig, regelmäßig den Status des Transformationsprozesses von der dokument-zentrierten zur personen-zentrierten Zusammenarbeit zu evaluieren.

Es ist wichtig zu prüfen, ob und wie die Mitglieder einer Community miteinander zusammenarbeiten und welche IBM Community Apps zum Netzwerken genutzt werden.

Der beste Weg, dies herauszufinden, besteht darin, wahlweise mehrere Communities auszuwählen und genau zu analysieren, ob die Mitglieder auf dokumenten-orientierte und/oder personen- orientierte Weise miteinander und mit der ganzen Community interagieren. Je mehr Communities personenorientiert zusammenarbeiten, desto fortgeschrittener ist die kollaborative Reife Ihres Unternehmens.

Wenn Sie die folgenden Fragen beantworten, können Sie das Collaboration-Verhalten der einzelnen Communities bestimmen:

  1. Ist es eine öffentliche oder private Community?
  2. Welche Apps werden zu welchem Zweck von den Mitgliedern für die Zusammenarbeit verwendet?
  3. Wie werden die Apps selbst für die Zusammenarbeit verwendet?

Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie das Kollaborationsverhalten in einer Community mit vielen aktiven Mitgliedern evaluiert wird.

ConnectionsExpert unterstützt Sie bei der Suche nach einer bestimmten Community mit folgenden Dashboards und Metriken:

Community Utilization

Dieses Dashboard bietet Top-Down-Listen der beliebtesten 15 Communities von aktiven Benutzern, Followern und Mitgliedern in den letzten 30 Tagen.

Da es sich um die beliebtesten Communities handelt, bieten Sie eine signifikante Menge an Aktivitätsdaten. Darüber hinaus können wir davon ausgehen, dass jede Community auch eine große Anzahl von Early Adopters und aktive Knowledge-Mitglieder hat.

Für dieses Beispiel wähle ich zufällig die Gemeinschaft namens „Content Marketing“, die die Nummer eins der „Top 15 Communities by Followers“ ist. Ein kurzer Check im „Community Activity“ Blasendiagramm zeigt mir, dass es eine „Public“ Community mit 41 Mitgliedern ist.

Mit einem Doppelklick auf den Community-Namen wird die Seite „Community-Details“ geöffnet. Diese Seite bietet zusätzliche wichtige Einblicke in die App-Nutzung und die vielen kollaborativen Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum.

Activity per Application

Dieses Donut-Diagramm ist äußerst wichtig, da es sehr viele Details zum Zusammenarbeitsverhalten offenbart. Es zeigt die Nutzung jeder einzelnen App durch die Community-Teilnehmer in einer bestimmten Zeit – in diesem Beispiel einem Zeitraum von 30 Tagen.

Bestimmte Apps in IBM Connections zeichnen sich aufgrund ihrer Nutzungsmuster und technischen Fähigkeiten für ein bestimmtes kollaboratives Verhalten aus. Zum Beispiel wird die App „Files“ oft verwendet, um Dateien zu teilen und zu bearbeiten, wohingegen die App „Forums“ meistens dazu verwendet wird, aktiv beizutragen, neue Ideen zu teilen, Fragen zu stellen und Informationen zu diskutieren.

Sie können die Nutzung von Apps beispielsweise folgendermaßen kategorisieren:

Dokumenten-zentriert
(beobachtend)

  • Files
  • Media gallery

Personen-zentriert
(narrativ)

  • Blogs
  • Forums
  • Bookmarks
  • Wikis
  • Profiles
  • Communities

Für die Analyse summieren wir die Prozentzahlen jeder App des obigen Donuts-Charts entsprechend dieser Tabelle. Wenn Sie sich das Ergebnis ansehen, erkennen Sie schnell ein Kollaborationsmuster der Community-Mitglieder:

  • Files: Insgesamt 2,8% dokumenten-zentrierte Kollaboration
  • Blogs, Communities, Wikis und Foren: Insgesamt 97,2% personen-zentrierte Kollaboration

Daraus können wir schließen, dass die Mitglieder der Community „Content Marketing“ auf dem Weg zur personenzentrierten Kollaboration sind. Dementsprechend ist es wichtig, zu ermitteln, wie die Mitglieder selbst die Apps für weitere Interaktionen verwenden.

Activity per Action Type

Das zweite Donut-Diagramm auf der Seite „Community-Details“ zeigt die verschiedenen Arten von Kollaboration-Aktivitäten in allen Apps.

  • „Compose“ – Aktivitäten zeigen, dass die Mitglieder aktiv neue Informationen austauschen und durch Diskussionen, Gespräche und Interaktionen zusammenarbeiten
  • „Interact“ – Aktivitäten geben an, dass Mitglieder aktiv auf Like oder Follow klicken
  • „Read“- Aktivitäten zeigen, dass die meisten Mitglieder nur Informationen konsumieren

Wenn Sie sich die Zahlen ansehen, werden Sie feststellen, dass genau 87% aller Aktivitäten Leseaktivitäten sind und nur 2,4% „Compose“ Aktivitäten.

Anhand dieser Daten können Sie schnell eine erste Aussage darüber machen, inwieweit die Gemeinschaft bereits den Sprung von der dokument-zentrierten zur aktiven personen-zentrierten Kollaboration gemacht hat.

Zusammenfassend haben wir diese Erkenntnisse im Zusammenhang mit der Community „Content Marketing“ entdeckt:

  • Ist eine „Public Community“
  • 41 aktive Mitglieder engagieren sich in der Community (4 Besitzer, 37 Follower)
  • Mitglieder arbeiten hauptsächlich über personen-zentrierte Apps
  • Die Community selbst ist die # 1 Community bei Followern in den letzten 30 Tagen

Welche anderen Schlußfolgerungen würden Sie im Hinblick auf Transformation zur personen-zentrierten Kollaboration ziehen? Wie zufrieden wären Sie mit dem aktuellen Status dieses Transformationsprozesses?

Wie Sie sehen, ist das Geheimnis eines erfolgreichen digitalen Transformationsprogramms, einige dieser Muster zu verstehen und sicherzustellen, dass diese für Sie und Ihr Unternehmen gut funktionieren.

Fazit

Ich bin zunehmend davon überzeugt, dass es für den Erfolg unserer Initiativen zur digitalen Transformation von grundlegender Bedeutung ist, personenzentrierte Muster offener Kollaboration zu verstehen und zu nutzen. Ich dachte früher, dass Kollaboration-Plattformen selbst der Schlüssel zum Erfolg sind. Natürlich sind sie wichtig, aber es geht weit über bloße Technologie hinaus – hinein in den Kern eines Unternehmens: Wie ist es strukturiert, wie wird es verwaltet und organisiert. Genauso wichtig ist dabei, die richtigen Denkweisen, Fähigkeiten und Kulturen zu finden.

  • Communities sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine hochwertige Transformation durch soziale Zusammenarbeit und Netzwerken
  • Offenheit, Klarheit und Transparenz sind der Schlüssel zur Verwandlung von dokumenten-zentrierten hin zu personen-zentrierten Denkweisen
  • Mit “Working Out Loud” beginnt die Reise

Kurz gesagt: Um besser zu verstehen, was den Erfolg der digitalen Transformations-Initiative Ihres Unternehmens beflügelt, behalten Sie folgende Frage im Hinterkopf:

 Arbeitet Ihr Unternehmen bereits nach dem “Working Out Loud” Prinzip?

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