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Als Analyse-Spezialist begegnet panagenda vielen Fragestellungen bei Firmen unterschiedlichster Größe. Ein besonders spannendes Thema ist das Home Office.

Drei Aspekte sind hier besonders wichtig:

  • Gute Kommunikation und Erreichbarkeit
  • Verifizierbarkeit der Arbeitsleistung um das Vertrauen nicht zu „belasten“
  • Optimale Infrastruktur und Arbeitsgeräte für remote-working

42% der Befragten haben bei einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IWD) in Köln bereits 2015 angegeben, dass sie durch die Digitalisierung und die damit zusammenhängende Möglichkeit des Home Office produktiver sind.

How Home Office affects collaboration

Das Thema Home Office beschäftigt also seit vielen Jahren Unternehmen mit allen möglichen Unternehmensgrößen rund um den Globus und geht Hand in Hand mit einer funktionierenden IT Infrastruktur. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit hängt besonders auch davon ab, wie gut kommuniziert wird und in Folge dessen auch, wie gut die dahinterliegende Infrastruktur aufbereitet ist und die Mitarbeiter vorbereitet sind.

Was hat Home Office mit Wirtschaftlichkeit zu tun?

Home Office ist für viele eine Arbeitsform, die nicht nur einen größeren Freiraum sondern auch eine höhere Flexibität garantiert. Arbeitgeber, die Home Office anbieten können, sind gefragter und erwerben dadurch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber jenen, die diese Möglichkeit nicht anbieten. Besonders in höheren Positionen und bei besonders qualifizierten Fachkräften kann dies durchaus auch einen Innovationsboost für Unternehmen bedeuten.

Neben den Vorteilen für die Personalsuche ergeben sich auch noch nominell nennbare Vorteile wie die Einsparung von Reisekosten und Pendlerzeiten. Auch andere Fixkosten, wie für Mieten der Büroräumlichkeiten oder Energie können erheblich reduziert werden.

Wo ist der Haken?

All das bedeutet nicht, dass Home Office ein Allheilmittel für eine flexible und moderne Arbeitsumgebung ist. Eine grundlegende Basis für eine funktionierende Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ist essentiell. Wie können Mitarbeiter, die nur ihren eigenen Bildschirm vor Augen haben Teil eines Teams sein? Wie kann sich Wissen innerhalb des Unternehmens verbreiten und potenzieren? Vorallem auch über die Grenzen eines Teams oder einer Abteilung hinaus. Hier haben wir auch in unserem Videos „Social File Sharing“, „Laut Arbeiten“, „Open Q&A“ sowie „Gute Geschäftspraktiken realisieren“, praktische Ansätze und Inhalte für Sie zusammen gefasst.

Das bedeutet, dass man sich also nicht nur um klare Regeln für die Arbeit von zu Hause aus Bemühen muss, sondern auch um eine geeignete virtuelle Plattform die es Mitarbeitern ermöglicht zu kommunizieren und zusammen zu arbeiten. Eine Studie von Johnson (et al. 2009) hat zum Beispiel ergeben, dass Mitarbeiter mit mehr als 90% Home Office Anteil weitaus ineffizenter und unproduktiver sind. Das war allerdings 2009. Im Jahr 2017 stellte eine andere Studie der IWD zur Industrie 4.0 fest, dass die Technik mittlerweile nicht mehr an erster Stelle für Verbesserungspotential steht. Tatsächlich fehlt es an Verständis und Erfahrungswerten für Prozesse bei Führungskräfte und Mitarbeiter – Social Adoption ist also durchaus ein Thema das nicht zu verachten ist.

Social Intranet – Yay oder Ney?

Social Intranet ist nur ein Teil eines größeren Ganzen, nämlich des Enterprise Social Networks (ESN). Ein ESN baut sich nicht von alleine auf, aber es ist eine Investition in die Zukunft. 2013 gaben rund 60% der Personalverantwortlichen in einer Bitkom Studie zum Arbeiten in der digitalen Welt an, dass sie denken, dass Home Office die Kommunikation zwischen Mitarbeitern hemmen würde, aber muss das so sein? Ist es nicht durchaus wahrscheinlich, dass durch den strategischeren Einsatz von ESNs und optimiertere Prozesse und Regeln, innerhalb eben jener, ein wichtiger Grundstein für eine Zusammenarbeit ohne Grenzen garantiert wird?

Zukunftsprognosen sind schwierig, aber Trendanalysen gewähren ein gewisses Maß an Sicherheit wo die Reise hingeht.

Gerade Enterprise Social Networks sind nicht mehr die neueste Idee und so konnten wir bereits beobachten wie sich ein starres Intranet der Neunziger in ein flexibles Arbeitsinstrument verwandelt hat. Heutzutage ist Zusammenarbeit ohne einer Art von Collaboration Platform in Unternehmen gar nicht mehr vorzustellen. Während natürlich andere Kanäle wie Email oder klassische Telefonate auch ihre Berechtigung haben erfüllt solch eine Plattform ganz andere Ziele. Es soll das Wissensmanagement automatisieren und Information nicht nur speichern, sondern auch in Wissen und schlussendlich Weisheit umwandeln. Mit Weisheit ist gemeint, dass nicht nur theoretisches Wissen festgehalten wird, sondern auch praktische Anwendungsbeispiele damit einher gehen. So können zum Beispiel Verkäufer Kundenszenarien teilen und somit einen gemeinsamen Wissenspool aufbauen. Genaueres zur sogennanten DIKW-Hierachy können Sie hier nachlesen [EN].

Home Office

Die großen Stärken eines ESN liegen auch vorallem darin, dass sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation möglich ist. Das beduetet für Mitarbeiter verschiedener Standorte oder vielleicht sogar Zeitzonen, dass sie unabhängiger und gleichzeitig enger zusammenarbeiten können, da die Möglichkeiten und Auflageflächen vielfältiger werden und dem jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden können – ohne jedes mal das Rad neu erfinden zu müssen.

Lösungen wie IBM Connections oder Microsoft Office 365 standen bei Gartner bereits 2015 im „Magic Quadrant for Social Software in the Workplace [EN]“ ganz oben.

Woher weiß ich ob es funktioniert?

Das wichtigste zuerst: Etappenziele und Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und besonders sozialer Wandel braucht seine Zeit. Natürlich gibt es anhand verschiedenster Indikatoren die Möglichkeit, diese Zeiten möglichst kurz zu halten. Ein wichtiger Teil ist in einer frühen Phase zum Beispiel nicht die hohe Nutzungsdichte, sondern die Identifikation von Usern die dabei helfen können andere User zu animieren ebenfalls mehr zu teilen. Erst im späteren Verlauf kann man die Nutzung durch best practices der aktivsten und effizientesten Teams, Communities oder Abteilungen teilen und somit den Impuls für weitere Nutzungsfelder eröffnen.

Eine offene und transparente Arbeitsweise beugt auch dem Phänomen der Bunkermentalität vor und Teams in verschiedenen Standorten zum Beispiel erfahren von Projekten die eventuell parallel verlaufen obwohl sie doch einen gemeinsamen Nenner haben. Wie findet man also besonders in einem großen Unternehmen eben jene best practices?

Man sammelt Daten und wertet sie aus. Das klingt banal, aber ohne eine übersichtliche Darstellung kann man recht schnell den Überblick verlieren. Die oben bereits erwähnte Weisheitshierachy (DIKW) hat als Basis nämlich nicht die Information, sondern die Daten. Rohdaten sind wichtig, denn ohne diese können weder Reports noch weiterführende Erkenntnisse gewonnen werden.

Conclusio

Das Thema Home Office ist zwar nur ein Aspekt weswegen man sich mit dem Thema ESN auseinander setzen sollte, aber der Anteil an Unternehmen die Vorteile dieser Art der Zusammenarbeit erkennen wird immer höher. 2018 konnte Bitkom bereits einen Anstieg von neun Prozentpunkten zum Vorjahr messen, die darlegen, dass immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Home Office Möglichkeit einräumen.

Um möglichst elegant und effizient eine geeignete Infrastruktur zu schaffen, darf man sich nicht nur auf sein Bauchgefühl verlassen, sondern muss Daten auswerten und aufgrund definierter KPIs und gesetzter Ziele Maßnahmen ergreifen und Optimierungen vornehmen. Dieser Prozess des Analysieren, Schlussfolgerns und Optimierens wiederholt sich in regelmäßigen Abständen und trägt zu einer langfristigen positiven Entwicklung bei.

Nehmen Sie bei weiteren Fragen Kontakt mit unserem Team auf oder schreiben Sie uns als Kommentar in den Blog, welche Erfahrungen Sie rund um Home Office, Social Adoption und Social Intranet bzw. ESNs bereits machen konnten.


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