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Lesedauer: 10 Minuten

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Über diese Serie:

Unzählige Unternehmen weltweit setzen seit Jahrzehnten auf Notes/Domino*. Diese mächtige Applikations- und Kollaborationsplattform hat sich in vielen Unternehmen Zug um Zug als Fundament von Arbeitsweisen und etlichen Prozessen etabliert. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino möglicherweise eine geringere oder gar keine Rolle mehr spielen könnte.

Dies ist der erste von insgesamt sieben Blogposts, in denen die größten Herausforderungen rund um Migration und Modernisierung der Plattform diskutiert werden. Wir werfen einen einzigartigen Blick auf verschiedene Aspekte rund um Nutzung, Design und Lizenz-Konsolidierungspotential. Erfahren Sie, wie ein neuer Ansatz zur Daten-Analyse und Präsentation Ihre Fähigkeiten revolutionieren wird, komplexe Domino-Projekte einfacher, effizienter und Budget-gerecht abzuliefern.

Die Migrationsherausforderung

In vielen Unternehmen ist die Notes/Domino-Umgebung über Jahrzehnte organisch gewachsen. Sie ist tief in die Geschäftsprozesse eingebettet und stellt eine große Investition in die Anwendungsumgebung dar. In den 90er Jahren haben viele Nicht-Programmierer ihre eigenen Apps mit Gestaltungsschablonen erstellt. Sie modifizierten sogar Design und Funktionalität ohne Kodierung. Heute bezeichnet man sie als „Citizen Developers“, die wenig oder gar nicht programmieren. Unabhängig der Begrifflichkeiten ist festzustellen, dass die Anzahl der Datenbanken/Anwendungen sprunghaft anstieg, als immer mehr Gestaltungsschablonen verfügbar wurden.

Der Markt zeigt, dass in den letzten Jahren bereits viele Unternehmen von Notes/Domino auf Microsoft Outlook oder Office 365 umgestellt haben. Andere sind gerade dabei, dies zu tun. In vielen Fällen ist die Entscheidung für die Migration eine Strategische, die nicht auf technische Probleme oder fehlende Funktionen zurückzuführen ist.

Microsoft sagt, und die Erfahrung zeigt, dass die Migration von Mail in der Regel ein vergleichsweise geradliniger Prozess ist. Es gibt mehrere Hilfsmittel auf dem Markt, die bei der Planung und Durchführung helfen können.

Die Migration von Anwendungen ist in der Regel viel komplexer. Die meisten Unternehmen entwickeln seit Jahren eigene Anwendungen. Es kann Zehntausende von Anwendungen geben, die bearbeitet werden müssen. Sie sind alle einzigartig und haben spezifische Anforderungen. Wie wertvoll sind sie für die Firma? Wie häufig werden sie verwendet? Von wem werden sie bearbeitet? Wie komplex ist der Code? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie beantworten müssen. Nachdem wir im Laufe der Jahre mit hunderten von Kunden zusammengearbeitet haben, wissen wir, wie schwierig es sein kann, das interne Fachwissen zu finden, um schnell und präzise Antworten für das gesamte Unternehmen liefern zu können.

Hier liegt die eigentliche Herausforderung. Sie wird daher von den Microsoft-Befürwortern oft als ebenso einfach zu implementierend abgetan wie die Mail-Migration. Nichts könnte allerdings der Realität ferner liegen.

Für die meisten Unternehmen ist Notes/Domino so tief in ihre Systeme und Prozesse eingebettet, dass die vollständige Ersetzung aller Domino-Anwendungen viele Monate und oft viele Jahre dauern wird. Der intensive Einsatz von Zeit, Arbeitskräften und Geld kann den Prozess verkürzen. Wie wir, werden Sie wahrscheinlich wissen, dass selbst einige der größten Unternehmen mit sehr hohem Einsatz dieser drei Dinge, mehr als 10 Jahre gebraucht haben, um ihre gesamte Notes/Domino-Infrastruktur zu ersetzen.

Hier erhalten Sie Antworten – Ihre ersten Schritte für ein erfolgreiches Projekt

Von Anfang an die richtigen Antworten auf die richtigen Fragen zu erhalten, und der Zugriff auf diese wichtigen Informationen aus einer zentralen Quelle, bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Mit diesen Informationen können Sie schnell einen genauen Migrationsplan entwickeln, der den Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand für das Projekt minimiert.

Wenn Sie es richtig machen, können Sie den Widerspruch zwischen dem Wunsch, „Notes bis Ende des Jahres loszuwerden“, und der tatsächlichen Implementierung durch die Projektmanager, Domino-Administratoren, Entwickler und IT-Manager auflösen.

Der erste Schritt besteht darin, den Umfang des Projekts zu verstehen:

  • Wie sehen die Struktur und Größe Ihrer Notes-Umgebung aus?
  • Wie viele Datenbanken werden nicht verwendet?
  • Wie viele Datenbanken können vom Projekt ausgeschlossen werden?
  • Wie viele Benutzer verwenden Notes tatsächlich?
  • Welche sind die effizientesten Migrations- oder Modernisierungspfade für Ihre Anwendungen?
  • Wie wirkt sich Gestaltungskomplexität auf die Kosten für den Weg nach vorne aus?
  • Wer sind die Nutzer der Anwendung und wer ist verantwortlich für den Inhalt?

Viele dieser Fragen müssen fortlaufend immer wieder gestellt werden und die Antworten werden sich im Laufe der Zeit verändern, wenn sich das Projekt weiterentwickelt und sich die Umstände ändern.

Die häufigste Herangehensweise

Wie bereits erwähnt, besitzen viele Firmen wenig bis keine interne Expertise, die ihnen helfen würde, sich ihren Weg durch die Komplexitäten zu bahnen, die ein Migrations-Projekt mit sich bringt. Dies führt dazu, dass externe Berater eingebracht werden, die dafür bezahlt werden, das bestehende Umfeld zu überprüfen, Antworten auf die oben erwähnten Fragen zu liefern und einen Projektplan auszuarbeiten.

Die Vorteile eines solchen Ansatzes sollten klar sein. Die Migration wird von Experten mit reichlich Erfahrung durchgeführt. Diese Fachkenntnis sollte den Umfang des Projekts reduzieren, das Potenzial für Fehler in der Implementierung reduzieren und dabei helfen, die Kosten zu senken.

Schaut man sich das Ganze allerdings etwas genauer an, dann könnten die Nachteile durchaus die Vorteile überwiegen.

Der offensichtlichste Nachteil liegt darin, dass diese Projekte viel Zeit in Anspruch nehmen und sich die Kosten für externe Berater mit der Zeit oft anhäufen.

Weniger offensichtlich ist die ihnen innenliegende Befangenheit der Beraterfirmen, die Projekte lieber in die Länge ziehen, als diese zu verkürzen.

Oft verwenden sie dabei in der vorbereitenden, untersuchenden Phase des Projekts ihre eigenen Software-Tools, um Antworten auf die oben gestellten Fragen zu finden. Ist das Projekt dann vorbei, verschwindet die Software und der Zugriff auf die Daten mit ihnen.

Zudem kann es sein, dass sie Zugang zu den sensibelsten Daten ihrer Klienten erhalten.

Haben sie einen Migrations-Plan entwickelt, werden sie oft auch für die Implementierung eingesetzt. Dabei erwerben sie logischerweise ein inniges Verständnis des Designs und der Funktion der neuen Umgebung.

Wie bereits erwähnt: Endet das Projekt, geht dieses Wissen verloren und firmenintern verfügt niemand über diese Kenntnisse.

Eine neue Methode mit deutlich besserem Ergebnis

Gibt es eine Alternative? Gibt es eine Informationsquelle für Sie, die einfach zu bedienen, verständlich, vorurteilsfrei und präzise ist? Gibt es eine unabhängige Möglichkeit Informationen zu gewinnen, ohne kostspielige externe Berater zu engagieren?

Glücklicherweise ist die Antwort: Ja!

iDNA Applications ist eine neue Software, die entwickelt wurde, um Sie bei der Herausforderung zu unterstützen, die möglicherweise die größte Ihrer Karriere darstellt: Die Migration von der fest etablierten Notes/Domino Umgebung weg.

  • Es ermöglicht Ihnen eine völlig neue Ansicht Ihrer Anwendungslandschaft.
  • Mit einem Mausklick werden die schwierigsten und komplexesten Umgebungen in einfachen, leicht zu verstehenden, Grafiken und Datenpunkten dargestellt. So erhalten Sie schnell und einfach die Antworten, die Sie benötigen.
  • Eine Analyse der Codekomplexität, sowie der Anwendungsnutzung ermöglicht Ihnen zu jedem Schritt Ihres Wechsels wert-basierte Entscheidungen zu fällen.
  • Rankings der proprietären Softwares ermöglicht Ihnen sich auf die wichtigsten Ergebnisse des Projekts konzentrieren zu können.
  • Dies und noch viel mehr stellt sicher, dass Sie Ihr Projekt schneller und einfacher fertigstellen können als Sie es sich je erträumt haben.

Reduzieren Sie Ihr Projekt auf die richtige Größe

Im Dashboard „Environment Overview “ wird ein Diagramm der gesamten Notes/Domino-Umgebung angezeigt – der Ausgangspunkt für Ihre Analyse. Sie können das Potenzial für eine Größenreduzierung schnell ermitteln, indem Sie die Werte von den ursprünglichen Datenbanken mit den veränderten Datenbanken vergleichen.

Schauen Sie sich nun das Dashboard „Scope Focus Funnel“ an. Hier finden Sie eine übersichtliche grafische Darstellung des Potenzials zur Umfangseinsparung. Jeder Abschnitt des Trichters beschreibt für Sie den Prozess zum Entfernen von Anwendungen, die nicht übernommen werden müssen. Zusätzlich können Sie in der oberen rechten Ecke schnell den prozentualen Wert des Potenzials zur Größenreduzierung sehen.

Es hat sich gezeigt, dass der kombinierte Effekt des Eliminierens dieser Anwendungen aus Ihrem Projekt die Projektgröße um bis zu 90% reduziert!

Dieser Quick-Win ist enorm. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit, Kosten und Ressourcen Sie sparen, wenn Sie den Projektumfang auf 10% seiner ursprünglichen Größe reduzieren.

Effiziente Nutzung Ihrer Programmierressourcen

Bestimmte Anwendungen wie System-Datenbanken und Mail-Dateien eignen sich nicht für die Migration. Diese werden automatisch von Ihrer potenziellen Migrationswelt ausgeschlossen. Die übrigen Anwendungen werden dann für Sie analysiert.

Sie können die Code-Komplexität und Ähnlichkeiten sehen. Mit diesen Informationen wissen Sie, wie Sie Ihre Programmierressourcen am besten einsetzen können. Stark genutzte, komplexe Anwendungen können mehr Zeit zum Migrieren in Anspruch nehmen. Andere Anwendungen können mit minimalem Aufwand einfach und schnell verarbeitet werden. Darüber hinaus können Anwendungen zusammengelegt werden, sodass Sie den Umfang der Migration noch weiter reduzieren können. Sie werden des Weiteren davon profitieren, zu wissen welche Anwendungen schnell migriert werden können.

Zusätzlich zu diesen beiden Vorteilen können Sie die Ressourcen Ihres Programmierers effizient zuteilen. Sie werden die Leute haben, die Sie brauchen, wo Sie sie brauchen, um diese komplexen Anwendungsmigrationen rechtzeitig abschließen zu können.

Kosteneinsparungen und Hindernisse

Projekte wie diese sind kostenintensiv und stehen im Fokus der Öffentlichkeit. Wie würden Sie es finden, einen Teil der Kosten durch die Beseitigung nicht benötigter Lizenzen einzusparen? Es ist ganz einfach! Die Information, die Sie brauchen um die Nutzung der Endnutzer nachverfolgen zu können, steht Ihnen zur Verfügung. Ungenutzte Lizenzen können beendet oder besser genutzt werden.

Die „User Activity Overview“ Anzeige zeigt Ihnen schnell und einfach wie aktiv Endnutzer Ihre Anwendungen nutzen. Mit Hilfe dieser Informationen ist es einfacher, Lizenzen entweder umzuverteilen oder ungenutzte zu streichen, um den Wert Ihres Unternehmens durch den Wegfall von Lizenzgebühren zu steigern.

Der Wegfall der beliebten Notes / Domino Anwendung kann ein sensibles Thema sein und einen spürbaren Einfluss auf das Geschäft haben. Deswegen werden die Nutzer der Anwendung für Sie kenntlich gemacht. Sie können sich den Weg Ihrer Migration erleichtern indem Sie sich den Nutzern im Voraus nähern und potentielle Hindernisse beseitigen, bevor sie überhaupt entstehen können.

Sie können diese Informationen auch dafür nutzen um Ihre Projektkosten im besten Sinne umzuverteilen. Komplexe Anwendungen benötigen mehr Ressourcen und bedeuten damit auch einen höheren Kostenaufwand. Da Sie die Nutzer der Anwendung kennen und die Verwendung dieser sehen können, können Sie erkennen, wer von der Einbeziehung jeder Anwendung profitiert. Daher können Sie die Kosten entsprechend verteilen.

Was ist für Sie drinnen?

Wer möchte nicht in der Lage sein, seine Projekte einfacher, kleiner, schneller und günstiger abzuwickeln? Wer möchte kein größeres Budget für gewisse Dinge haben, zum Beispiel durch reduzierte Lizenzkosten?

Das alles beginnt mit den richtigen Tools, die Ihnen die benötigten Antworten schnell und einfach an einem Ort zusammenfassen. Dadurch können Sie die bestmögliche Strategie entwickeln, um Ihr Projekt pünktlich und budgetgerecht abzuliefern. Zusätzlich genießen Sie folgende Vorteile:

  • Die Kenntnis, welche Applikationen nicht migriert werden müssen, reduziert Ihr Projekt auf die tatsächliche Größe und bestimmt den Projektumfang genauer
  • Ihre Projekt-Zeiträume sind kürzer
  • Ihre Deadlines sind genauer
  • Durch das Einhalten der Deadlines können Sie bereits geplante Projekte ohne Verzögerungen beginnen
  • Der Bedarf an Programmier-Ressourcen kann genauer bestimmt und verortet werden
  • Der Zugang zu kontinuierlichen Informationen über Ihre Umgebung macht die Fortschrittskontrolle einfacher, flexibler und präziser

Wie geht’s weiter?

Ausgerüstet mit Antworten auf diese Fragen werden im nächsten Schritt die verschiedenen Zielszenarien für das Projekt betrachtet. Viele Unternehmen beginnen mit dem Plan, die Plattform zu einem bestimmten Zeitpunkt vollständig zu verlassen. Unsere Erfahrung mit vielen unserer Kunden war, dass solche Pläne fast garantiert scheitern.

Die „gesündesten“ Projekte, die unsere Experten beobachtet haben, waren diejenigen mit einer schrittweisen Konsolidierung über mehrere Jahre. Sie werden durch eine geplante Koexistenz Umgebung unterstützt, die mit dem Austausch geschäftskritischer Anwendungen kontinuierlich verkleinert wird. Diese Umgebung kann sogar bei einem Cloudanbieter gehostet werden, um Lizenz- und Betriebskosten zu minimieren und zu einem „Altenheim“ für Anwendungen zu werden, bei denen eine Migration oder Modernisierung wirtschaftlich nicht vertretbar ist.

Kein Manager möchte hören, dass es Jahre bis zum Verlassen der Anwendungsplattform Notes/Domino dauern wird. Es ist jedoch der sicherste Weg, um negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren und eine Kette von Terminüberschreitungen aufgrund von Projekten mit zu vielen Unbekannten zu vermeiden.

*früher IBM Notes/Domino


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