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Co-Autor: Ben Menesi, Lesezeit: 4 Minuten

Sie haben sicher davon gehört, dass die Millionen von E-Mails, die tagtäglich verschickt werden bis 2020 verschwinden werden.. Diese werden durch bessere kollaborative Tools ersetzt. Sie sollten sowohl die Produktivität als auch die Effektivität für alle erhöhen.

Nun, 2020 steht vor der Tür und das E-Mail-Volumen nimmt weiter zu! Eine aktuelle Studie zeigt, dass das E-Mail-Volumen jährlich um 4% steigt:

Die Gesamtzahl der pro Tag gesendeten und empfangenen Geschäfts- und Verbraucher-E-Mails wird 2019 293 Milliarden übersteigen und bis Ende 2023 voraussichtlich auf über 347 Milliarden anwachsen.

Aus dem Englischen übersetzt. Quelle: The Radicati Group, Inc.

Kann MS Teams allein die Anzahl der E-Mails reduzieren?

Die Verwendung von Teams anstelle von E-Mail bietet Ihnen mehrere Vorteile in Bezug auf Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Ein Punkt ist zum Beispiel, dass Wissen verloren gehen kann, wenn E-Mails nicht alle und die richtigen Empfänger haben. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind persistente Chat-Funktionen (MS Teams) im Vergleich zu asynchroner Kommunikation (E-Mail).

MS Teams gibt einer Organisation also tatsächlich die Möglichkeit, die Anzahl der internen E-Mails zu reduzieren. Ein erfolgreiches MS Teams-Rollout (inkl. der Annahme der Software – die Social Adoption) sollte immer die interne E-Mail-Kommunikation analysieren. Wenn die Nutzung von Teams steigt, sollte das Volumen der internen E-Mails zurückgehen.

Eine Analyse des Erfolgs Ihrer Teams-Adoption nur durch die Messung der Nutzungen innerhalb der Teams und ohne Verweis auf das E-Mail-Volumen ist allerdings der falsche Ansatz. Ihr Ziel sollte es sein, die Zusammenarbeit zu verbessern, nicht zusätzliche Verwirrung zu generieren. Vergessen Sie nie die goldene Regel:  intelligenter arbeiten, nicht härter.

Messaging – ein neuer Ansatz zur Akzeptanz der Benutzer

Der Schlüssel ist, zwischen internen und externen E-Mails und ihrem Beitrag zum Gesamtvolumen zu unterscheiden.  Die Anzahl der empfangenen E-Mails liegt meist außerhalb Ihrer Kontrolle. Es ist jedoch möglich, interne Maßnahmen und ein gegenseitiges Verständnis zu nutzen, um interne Botschaften zu beeinflussen.

Basierend auf dem Verhältnis zwischen den gesendeten Teams-Nachrichten und den gesendeten internen E-Mails kann man feststellen, ob sich beispielsweise eine Abteilung an die MS-Teams-Welt anpasst und gleichzeitig die Anzahl der E-Mails deutlich reduziert. Je höher das Verhältnis ist, desto besser ist die Adoption.

Wir haben panagenda OfficeExpert verwendet, um Ihnen zu zeigen, wie diese Informationen umfassend und ordentlich auf verschiedenen Ebenen (Benutzer, Abteilung, Land, Standort) angezeigt werden können.

Figure 1 shows you 4 ratios for different time intervals for a selected department. For instance, the 18% figure tells you that only 18% of the total communication was done via Teams. So, there is a high potential to reduce the internal mail sent number and to increase the number of Teams messages posted.

Dies ist also nur ein Wert von vielen, die Sie kennen sollten und wo Sie Aktionen und Kampagnen innerhalb Ihrer Organisationen auslösen können. Eine Analyse bei der Einführung von MS Teams sollte viele verschiedene Datensets enthalten.  Wir haben jetzt die beste Gelegenheit seit jeher um E-Mails zu reduzieren und eine effektive Zusammenarbeit zu verbessern. Werden sich Ihre MS Teams endlich der Herausforderung stellen? Data Analytics kann Ihnen den Weg weisen.

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