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Suchen Sie die Eigentümer ihrer Anwendungen? Finden Sie stattdessen deren Benutzer!

Weg #4 von 7 neue Wege zur Überwindung Ihrer Herausforderungen bei der Domino Anwendungsmigration

Beenden Sie die Suche nach Ihren Anwendungseigentümern

Sind Sie an einem Projekt beteiligt, in dem Sie über die Zukunft Ihrer Notes/Domino-Anwendungen entscheiden? Wenn dies der Fall ist, wissen Sie, dass es eine gewaltige Aufgabe ist, bei der die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, Auswirkungen auf Ihre gesamte Organisation hat.

Es kann zu Beginn unmöglich erscheinen, die richtigen Informationen zu finden, die Sie benötigen, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Für die meisten Unternehmen ist die Anzahl der Anwendungen in der Notes-Umgebung riesig und hat über Jahre oder sogar Jahrzehnte zugenommen. Da sich Geschäftsstrukturen und Prozesse ändern, sind Anwendungen, die vor 10 Jahren wichtig waren, möglicherweise nicht mehr relevant. Die ursprünglichen Benutzer sind weitergezogen. Es ist oft unmöglich zu wissen, wer ursprünglich eine bestimmte Anwendung in Auftrag gegeben hat und wer, wenn überhaupt, sie derzeit verwendet.

Viele Projektmanager versuchen in dieser Situation, die Anwendungseigentümer zu finden. Die Intention dahinter ist, Personen oder Abteilungen, die die Anwendung kennen zu finden. Diese sollten in der Lage sein, genauer zu beurteilen was in Zukunft mit einer Anwendung passieren sollte. Ein weiterer Punkt, der dafür sprechen würde, ist, dass Eigentümer auch darüber entscheiden können wie Entwicklungskosten für ein Projekt aufgeteilt werden können. Leider sind Anwendungseigentümer schwer zu finden, und sie sind leider oft auch nicht wirklich so genau im Bilde wie man denkt.

Im Teil #4 unserer Serie möchten wir Ihnen einen besseren Weg zeigen, wie Sie zu einer effektiveren Entscheidungsfindung gelangen.

Eigentümer sind schwer zu finden und können Ihnen möglicherweise nicht helfen

Auch wenn Sie den Namen der Person oder Abteilung finden können, die die Anwendung ursprünglich in einigen alten Aufzeichnungen in Auftrag gegeben hat, haben Sie keine Garantie, dass dies Ihr Problem löst. Geschäftsprozesse haben sich möglicherweise geändert. Diese Abteilung verwendet die Anwendung möglicherweise nicht mehr, aber gegebenenfalls dafür eine andere.

Wer sind Ihre Benutzer?

Benutzer sind Personen, die derzeit einen Nutzen aus einer Anwendung ziehen. Wenn Sie die folgenden Fragen beantworten können, wissen Sie, wer sie sind:

  • Wer sind die Hauptnutzer?
  • Zu welchen Abteilungen gehören sie?
  • Wo befinden sie sich?
  • Wer erstellt dieser Tage Inhalte in der Anwendung?
  • Wer konsumiert diese Inhalte?

Die Antworten auf diese Fragen sind viel mächtiger als der Name eines Abteilungsleiters oder Entwicklers von vor 10 Jahren.

Sobald Sie Ihre Stakeholder kennen, wissen Sie auch:

  • Wer wird von Änderungen betroffen sein, die Sie an einer Anwendung vornehmen?
  • Wie werden sie betroffen sein?
  • Mit wem sollten Sie Rücksprache halten, bevor Sie mit den Änderungen beginnen?
  • Wer profitiert von der Arbeit, die Sie leisten?

Stärken und Schwächen traditioneller Ansätze

Hier sind vier potenzielle Quellen für die Suche nach Ihren Anwendungsbeteiligten. Jeder hat Vor- und Nachteile.

1. Datenbank-ACL

Dies ist oft der Ort, an dem viele Unternehmen zuerst suchen. Die ACL hat den Vorteil, dass Sie für alle Anwendungen ohne zusätzliche Konfiguration oder Softwareinstallation konsistent verfügbar ist. Darüber hinaus sind die Daten aus ACLs relativ einfach zu sammeln und zu verarbeiten.

Leider gibt es zahlreiche Nachteile, die zu fehlerhaften Annahmen führen können. Es besteht das Risiko, dass die ACL veraltete Informationen enthält. Nur Zugriffsrechte bedeuten nicht, dass eine tatsächliche Nutzung stattfindet. Das Wissen, warum sich jemand in einer ACL befindet, ist selten verfügbar. Der Einfachheit der Nutzung, steht die Oberflächlichkeit der Informationen entgegen.

2. Datenbankkatalog aus Eigenentwicklung

Viele Unternehmen haben ihre eigenen Anwendungen entwickelt, um Informationen über Datenbanken, Eigentümer, Kostenstellen usw. zu sammeln und zu verwalten. Wenn diese gut gepflegt sind, können sie Ihnen einen einfachen Zugriff auf sehr nützliche Informationen bieten.

Sind sie jedoch nicht am letzten Stand, können die Informationen falsch oder gar irreführend sein. Wenn Sie das Glück haben, Zugang zu einem solchen Inventar zu haben, sollten Sie absolut sicherstellen, dass diese Informationsquelle stets gepflegt wird. Auch hier besteht das Risiko, fehlerhafte Daten für kritische Entscheidungen zu verwenden.

3. Metadaten des Anwendungsinhalts

Der Inhalt einer Anwendung ist eine weitere mögliche Informationsquelle. Metadaten wie der Zeitstempel der letzten Änderung und wer diese vorgenommen hat, können sehr aufschlussreich sein, wenn Sie entscheiden, wer die Stakeholder sind oder von welchen Abteilungen vorwiegend Inhalte erstellt werden.

Obwohl diese Felder zuverlässige Quellen für genaue Informationen sind, sind sie schwer zu sammeln und über mehrere Repliken hinweg zu kombinieren. Sie beschränken sich auch darauf, nur die Editoren zu zeigen. Notes speichert nicht zu jedem Dokument den letzten Leserzugriff. Sie haben also wieder kein genaues Bild von allen Beteiligten. Ohne diese Informationen können Sie die potenziellen Auswirkungen Ihrer Entscheidungsfindung nicht voll ausschöpfen.

4. Benutzeraktivität

Schließlich können Sie sich die Erfassung der Nutzung aus verschiedenen Quellen wie log.nsf oder Benutzeraktivitäten ansehen, die von der Datenbank selbst protokolliert werden. Wenn die Daten für einen angemessenen Zeitraum gesammelt werden basieren diese auch auf der tatsächlichen Benutzeraktivität. Sie können auch zwischen Lese-/Schreibaktivität bzw. zwischen Notes Client und Webnutzung unterscheiden. Dies ermöglicht es Ihnen, die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Sie sehen genau wer Content-Ersteller und wer die -Konsumenten sind und wie sie die Anwendung verwenden.

Das Sammeln und Kombinieren von Informationen, ist jedoch auch hier nicht trivial. Schon gar nicht, wenn es darum geht sie über mehrere Repliken hinweg zu sammeln und zu kombinieren. Die Barriere ist jedoch wesentlich niedriger als beim Sammeln von Inhaltsmetadaten. Daher betrachten wir die Benutzeraktivität als die vielversprechendste Datenquelle. Es ist ein guter Kompromiss zwischen der Qualität der Informationen und dem Aufwand, den Sie in die Erfassung investieren müssen.

Der beste Weg, um Ihre Stakeholder zu finden

Wenn Sie mit Daten aus nutzungsbasierten Quellen wie Benutzeraktivität und Inhaltsmetadaten arbeiten, stehen eine Reihe von KPIs zur Verfügung. Nicht alle von ihnen gelten für jede Datenquelle, aber im Allgemeinen sind sie sehr hilfreich, wenn Sie Entscheidungen basierend auf Zahlen treffen möchten. Nehmen Sie also, was in der ausgewählten Quelle verfügbar ist.

Wenn Sie sich das Dokument „Lese-/Schreibvorgänge“ ansehen, erhalten Sie ganz einfach einen schnellen Aktivitätsüberblick. Sie können zwischen Erstellern und Konsumenten unterscheiden. Hier finden Sie die Personen, die den Wert der Anwendung für das Unternehmen verstehen. Sie sind diejenigen, die von allen getroffenen Entscheidungen betroffen sein werden. Es wäre ratsam, sie zu konsultieren, bevor Sie sich eine Meinung bilden. Darüber hinaus können Sie Projektkosten entsprechend danach zuordnen, wer den Nutzen aus einer Anwendung zieht.

Werfen Sie auch einen Blick auf Server-Sessions und Transaktionen um zu verstehen, welche Auswirkungen Ihre Entscheidungen auf die Serverlast haben werden. Dies wird sich direkt auf Ihr Konsolidierungspotenzial auswirken, das wir in Weg #3 dieser Serie erörtert haben.

Zusätzlich zu dem Wissen, wer eine Anwendung verwendet, ist es wichtig zu verstehen, wie viele Personen eine Anwendung verwenden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Nutzung über einen längeren Zeitraum nachverfolgen. Wird die Anwendung über die Zeit mehr oder weniger verwendet? Wird sie nur einmal im Jahr verwendet, aber um etwas zu tun, das geschäftskritisch ist? Welche Abteilungen brauchen die Anwendung prozentual am häufigsten?

Benutzer bieten Ihnen bessere Ergebnisse

Sobald die Daten gesammelt wurden und die Berechnungen durchgeführt wurden, ist es an der Zeit, diese Informationen gezielt einzusetzen.

Wenn Sie Ihre Stakeholder und deren Anwendungsnutzungsmuster kennen, können Sie die Geschäftseinheiten identifizieren, mit denen Sie über die Zukunft jeder Anwendung sprechen müssen. Sie können Ihnen den Wert sagen, den eine Anwendung für das Unternehmen bringt. Sie werden wissen, welche Auswirkungen eine Änderung auf deren Aufgabenstellungen haben wird.

Sie können auch die Projektkosten, die den Unternehmenseinheiten für die von ihnen verwendenden Anwendungen entstehen, verteilen und besprechen. Sie werden in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen, ob eine Anwendung genügend Wert generiert, um die Kosten für deren Aufrechterhaltung zu rechtfertigen. Sie verfügen über eine logische, evidenzbasierte Methode, um zu erklären, warum Abteilungen Kosten zugewiesen werden und wie diese Kosten entsprechend dem von ihnen erhaltenen Nutzen zugeordnet werden.

Die Einbeziehung von Anwendungsbenutzern in den Entscheidungsprozess stellt sicher, dass die Anforderungen des Unternehmens vollständig berücksichtigt und in Ihr Projekt integriert werden. Das Projekt wird effizienter. Die Ergebnisse werden besser, und relevante Geschäftseinheiten werden die Notwendigkeiten und Logiken bereits verstehen, die für die Bestimmung der Zukunft ihrer Anwendungen verwendet werden.

Als nächstes in unserer Serie

Schlaglöcher im Quellcode

Die meisten Anwendungen haben Abhängigkeiten zu dem einem oder einem Teil Ihrer Umgebung. Viele davon sind im Code selbst verwurzelt: hartcodierte Server oder Benutzernamen, IP-Adressen, externe Bibliotheken, Faxschnittstellen, usw. Sie müssen wissen, wo diese Abhängigkeiten sind, welche Auswirkungen sie haben und wie sie auf die effizienteste Weise behoben werden können, ohne Hunderte oder Tausende von Entwürfen umgestalten zu müssen.

Scheuen Sie nicht davor, Ihren Erfolg zu teilen

Fortschrittsberichte. Sie sind Teil jedes Projekts und sie zu erstellen macht keinen besonderen Spaß. Es ist nicht nur Ihr Fortschritt, den Sie teilen müssen. Sie müssen den Projektteams auch die Daten zur Verfügung stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es ist schwer zu koordinieren und es endet scheinbar nie. Aber Fortschrittsberichte können Ihr Freund sein, wenn Sie Erfolg melden!

Don't end up in a ditch because you weren't aware of roadblocks in your source code
Webinar: Don’t be afraid to share your success

Von nun an wird es eine kontinuierliche Erweiterung des Anwendungskreises sein, an dem wir arbeiten. Jeder Schritt wird kostenintensiver, und eine umsichtige Planung wird immer größere Vorteile bringen.

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Über diese Serie:

Unzählige Unternehmen weltweit setzen seit Jahrzehnten auf Notes/Domino*. Diese mächtige Applikations- und Kollaborationsplattform hat sich in vielen Unternehmen Zug um Zug als Fundament von Arbeitsweisen und etlichen Prozessen etabliert. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino möglicherweise eine geringere oder gar keine Rolle mehr spielen könnte.

*formerly IBM Notes/Domino


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