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Jede Schätzung für die Migrationsplanung einer produktiven Dominoanwendung besteht aus zwei Teilen. Der Erste besteht daraus, die Geschäftsprozesse dahinter, den Workflow und das funktionale Design Ihrer Anwendung zu kennen, damit Sie sie auf der besten Zielplattform neu entwickeln können. Diesen Teil haben wir Anfang des Jahres ausführlich in einer siebenteiligen Blogserie behandelt. Sie können alles darüber hier lesen: Master Your Domino Application Migration Challenges. Nun werden wir den zweiten Teil der Geschichte in diesem Blog besprechen, der eigentlich diesen Titel haben sollte: „Vergessen Sie nicht auf die Daten!“

Eine erfolgreiche Migration Ihrer geschäftskritischen Anwendungen wird auch eine Übertragung der bestehenden Daten in die neue Plattform erfordern. Vielleicht nicht alle Daten, aber höchstwahrscheinlich einen großen Teil davon. Das Verständnis dessen, was in das Zielsystem verschoben werden muss und wie es mit vollständiger Datentreue migriert werden kann, ist eine Schlüsselkomponente für jede Planung eines Migrationsprojektes. Vieles davon ist auch gültig, wenn sich die Plattform nicht ändert. Neue UI-Technologien oder Modernisierungslösungen von Drittanbietern haben ihre eigenen Einschränkungen, die überprüft werden müssen.

Migrations- und Modernisierungsprojekte sind enorm teuer und können aufwandsseitig schnell aus dem Ruder laufen, indem Sie falsche Annahmen treffen und die Komplexität des Verschiebens historischer Daten unterschätzen. Wie können Sie also den Schleier lüften und die in Ihren Domino-Apps gespeicherten Daten überprüfen, damit Sie eine genaue Schätzung des Migrationsprojekts abgeben können? Sehen wir uns an, wie unsere Kunden die Herausforderung mit iDNA Applications lösen.

Thema 1: Wie viele Anhänge gibt es? Und wie groß sind sie?

Bei fehlender Migrationserfahrung wird oft der Fehler gemacht, auf Anhänge zu vergessen, die in Rich Text-Feldern gespeichert sind. Sie zählen nur die Anzahl der Dokumente in der Domino-Anwendung und kümmern sich nicht um die tausende von PDF-, JPEG- oder Excel-Dateien, die einen separaten Migrationsaufwand erfordern, um sie in das entsprechende Zielspeicherformat oder Dokumentenmanagementsystem zu verschieben.

Die Entscheidung, wohin diese Dateien übertragen werden sollen, ist ein wichtiger Aspekt für das Planen des Migrationsaufwands. Diese Entscheidung kann auf verschiedenen Faktoren beruhen, wie zum Beispiel der Art der Dateien oder Größe der Dateien. Domino verfügt über keine Größenbeschränkung für Dateianhänge, sodass sogar Videodateien oder große CAD-Zeichnungen an ein Rich-Text-Feld in einem Datensatz angehängt werden können.

Einblick in die Dateitypen und das Volumen

iDNA Applications ordnet die Dateianhänge nach Dokumenttyp und -größe zu, wie Sie in den zugehörigen Beispielberichten oben und unten sehen können. Durch die Analyse des Dateityps werden Sie schnell in der Lage sein, die Anwendungsfälle für diese Dateien zu bestimmen und wo sie am besten für eine einfache Integration mit der neu gestalteten Anwendung gespeichert werden könnten.

Thema 2: Wie viele Datensätze sollen migriert werden? Und wie alt sind sie?

Das nächste wichtige Element für die Migrationsplanung ist die Anzahl der Datensätze. Ein häufiger Ansatzpunkt ist ein Schnitt nach Datum, um zu migrierende Datensätzen zu finden. Die meisten Organisationen möchten nur eine Teilmenge historischer Datensätze basierend auf dem Erstellungsdatum migrieren. Die restlichen Datensätze können archiviert werden.

Es ist jedoch ebenso wichtig, das Alter von Inhalten aus verschiedenen Blickwinkeln beurteilen zu können (z.B. Erstelldatum vs. Datum der letzten Änderung). Dadurch erhält Ihr Planungsteam genaue Angaben über die Menge der Daten, die migriert werden müssen, sowie einen Überblick über das anstehende Datenvolumen.

Thema 3: Identifizieren der relevanten Formulare zur Neuentwicklung

Ein weiterer Vorteil der Inhaltsanalyse besteht darin, dass genau identifiziert wird, welche Formulare zum Speichern von Dokumenten aktiv verwendet werden. Jedes Dokument in einer Domino-Anwendung bestimmt, welches Formular zum Öffnen für diesen Datensatz verwendet wird. Dadurch erhält das Planungsteam spezifische Einblicke in die Formulare und Ansichten, die neu gestaltet werden müssen, um Inhalt erstellen, editieren und anzeigen zu können.

Dies ist relevant für Modernisierungs- und auch für Migrationsprojekte. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihren Umzug auf eine neue Plattform vorbereiten, oder ob Sie ihre Anwendung über Web oder mobile Endgeräte verfügbar machen wollen. Wenn eine Domino-Anwendung 100 Formulare in der Gestaltung enthält, aber nur 10 für die Interaktion mit Daten verwendet werden, können Sie Ihren Neuentwicklungsaufwand erheblich reduzieren, wenn nur genutzte Elemente bearbeitet werden.

Thema 4: Identifikation spezieller Rich Text Objekte, welche die Neuentwicklung verkomplizieren

Rich-Text Felder in Domino sind sehr flexible Datenelemente. Alles vom einfachen Text bis hin zu Anhängen oder eingebetteten Objekten können in diesen Feldern zu finden sein. Diese Flexibilität macht es auch so schwierig, ihre Daten in einer anderen Schnittstelle als nativem Notes/Domino anzuzeigen, geschweige denn den Inhalt intakt in ein neues Zielsystem zu migrieren.

Scheinbar triviale Dinge wie verschachtelte Tabellenstrukturen können der Modernisierung eine Menge Komplexität verleihen. Andere Dinge wie Dokumenten, Ansichts- oder Datenbank-Links erfordern möglicherweise Software von Drittanbietern, um einen nahtlosen Übergang zur neuen Zielplattform zu ermöglichen. Eingebettete Inhalte wie OLE-Objekte können sogar ein absolutes No-Go sein, wenn es um Migration oder Modernisierung geht, da nur sehr wenige Zielplattformen oder Modernisierungslösungen mit ihnen arbeiten können. Die Identifizierung, wie weit diese verschiedenen Elemente im gesamten Inhalt einer Domino-Anwendung verwendet werden, kann bei der Auswahl der richtigen Zielplattform und der Schätzung des Aufwandes von entscheidender Bedeutung sein.

Thema 5: Gibt es besondere Sicherheitsvorkehrungen oder Zugriffsbeschränkungen?

Abschließend gibt es einige zusätzliche Überlegungen im Zusammenhang mit der Datensicherheit, die durch Inhaltsanalyse beantwortet werden können. Domino ermöglicht mehrere zusätzliche Datensicherheitsstufen, die über in der Datenbank-Zugriffskontrolle (ACL) definierte einfache Zugriffsrechte hinausgehen. Zwei der wichtigsten Herausforderungen sind dabei Verschlüsselung und sogenannte Leserfelder.

Durch Verschlüsselung werden bestimmte Felder in Dokumenten unzugänglich gemacht, sodass auf deren Inhalt nicht zugegriffen werden kann, solange der Schlüssel nicht in der Notes-ID enthalten ist, mit der auf das Dokument zugegriffen wird. Leserfelder funktionieren anders, haben aber einen ähnlichen Effekt. Wer nicht in der Liste der Namen im Leserfeld enthalten ist, bekommt das Dokument erst gar nicht zu sehen. Diese Hürden sollten frühzeitig in der Projektplanung identifiziert werden und müssen während der Datenexport-Tests verifiziert werden. Nur so wird hinreichende Vorbereitung ermöglicht, was Migrationswerkzeuge und benötigte Notes IDs angeht.

Schlussfolgerung:
Verstehen Sie erst Ihre Domino-Daten um den Migrationsaufwand abschätzen zu können

Aufwandschätzungen im Rahmen einer Migration sind nicht immer leicht zu schlucken. Um genaue, gut informierte Migrationsschätzungen für Ihre Domino-Anwendungsumgebung erstellen, ist es wichtig, alle Details zu wissen. Vergessen Sie dabei keinesfalls die Daten! Erst die Kombination aus dem Wissen über Anwendungsgestaltung und Dateninhalten, führt zu einem vollständigen Verständnis davon, was für den erfolgreichen Übergang zu einer neuen Plattform erforderlich ist. Solche Migrationsprojekte haben oft große Aufmerksamkeit vom oberen Management. Insbesondere, wenn es um kritische Anwendungen für wichtige Geschäftsprozesse geht, die für den Umsatz für des Unternehmens verantwortlich sind. Stellen Sie daher also sicher, dass Sie alle Blickwinkel nutzen, um bei Ihrer Projektplanung Aufwand und Risiko zu minimieren.

Wenn Sie mehr über unser iDNA Applications erfahren möchten, besuchen Sie unsere Produktseite online oder melden Sie sich für eine Testversion unter www.panagenda.com/products/idna an.

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