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Die Softwarelizenzierung hat sich im Laufe der Jahre verändert. Viele Softwarevereinbarungen basieren nun auf Abonnements, die monatlich oder jährlich bezahlt werden. Was bedeutet, dass Sie nur für das bezahlen sollten, was Sie tatsächlich verwenden, RICHTIG? Das mag einfach klingen, ist es aber wirklich nicht. Die Verantwortung liegt nun direkt bei der IT-Abteilung jedes Unternehmens. Diese muss sich um die Nutzung, und die damit verbundenen Lizenzen kümmern; sie verfolgen, inaktive Kontolizenzen neu zuweisen, nicht verwendete Lizenzen entfernen, die unnötigerweise zugewiesen wurden, und sich generell vor unnötigen Kosten schützen.

Microsoft 365 ist ebenfalls ein Abonnement basiertes Softwaremodell. Kunden wählen die Lizenzen aus, die sie pro Mitarbeiter benötigen, erwerben sie im Rahmen einer Jahresvereinbarung bei Microsoft und stellen sie dann nach Bedarf bereit. Allerdings ist fast jede Organisation überlizensiert und zahlt für mehr Lizenzen, als sie verwenden. Wie kommt es zu diesem sogenannten „Licensing Gap“?

In den letzten fünf Monaten haben wir dies mit Unternehmen aus der ganzen Welt besprochen. Was wir aufgedeckt haben, waren durchschnittlich 17% zusätzliche Lizenzkosten, die über die tatsächlich genutzten Lizenzen hinaus bezahlt wurden. Wir haben hierbei auf drei Schwerpunktbereiche geachtet, die diesen Gap verursacht haben, und die wir Ihnen in diesem Blog gerne beschreiben möchten. Wenn Sie versuchen, die Lizenzkosten für Microsoft 365 zu senken, sind Sie hier genau richtig. Wenn Sie einen proaktiveren Ansatz bei der Verwaltung Ihrer Microsoft 365 Lizenzierung verfolgen möchten, sollten diese drei Prüfungen regelmäßig durch die Nutzung eines Datenanalysetools, wie OfficeExpert, ausgeführt werden.

  1. Identifizieren Sie inaktive Accounts und holen Sie diese Lizenzen zurück in ihren Pool
  2. Entfernen von überschüssigen / redundanten Lizenzen
  3. Ungenutzte Speziallizenzen wiederverwenden (z. B. PowerBI Pro, Project, Visio, etc.)

Identifizieren inaktiver Accounts und Zurückfordern dieser Lizenzen

Es gibt verschiedene Gründe, warum Benutzerkonten inaktiv werden, aber die häufigste ist, wenn Praktikanten, Mitarbeiter oder Berater das Unternehmen verlassen. Wenn HR-Prozesse nicht eng mit dem Unternehmensverzeichnis und Azure AD verknüpft sind, bleiben diese Benutzerkonten intakt. Ebenso wie die zugewiesenen Lizenzen, obwohl die HR-Konten bereits deaktiviert sind. Durch die genaue Beobachtung der Benutzeraktivität in Microsoft 365 und die Identifizierung inaktiver Konten können diese registrierten Microsoft 365 Lizenzen bei Bedarf zurückgefordert und an neue Mitarbeiter umgewidmet werden. Am Ende des Tages kann dieser Prozess ziemlich viel Geld sparen, da keine neuen Lizenzen gekauft werden müssen.

Eine Organisation, die diese Art von tragfähigem Bestandsverwaltungsmodell für Microsoft 365 Lizenzen durchführt, erfordert einen minimalen Overhead von überschüssigen Lizenzen, da neue Lizenzen bei Bedarf schnell von Microsoft erworben werden können. Die Kunden, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass ihre Licensing Gap hauptsächlich durch dieses Problem verursacht wurde. Aufgrund dieses fehlenden IT-Prozesses inaktive Kontolizenzen zu identifizieren und zurückzufordern wurden durchschnittlich 11 % zusätzliche Lizenzen bezahlt.

Beispiel: Inaktive Accounts nach zugewiesenen Lizenzabonnements

Entfernen von überschüssigen / redundanten Lizenzen

Die nächste Lizenzverwaltungskategorie erfordert tiefere Erkenntnisse, um die überschüssigen Features zu ermitteln, die in verschiedenen Lizenzpaketen oder SKUs von Microsoft verfügbar sind. Wenn einem Benutzer beispielsweise eine Microsoft 365 E3-Lizenz zugewiesen wird, benötigt er keine zusätzliche Lizenz für ProPlus, da dies bereits im E3-Lizenzpaket enthalten ist. Es werden zusätzliche, unnötige Kosten auf diesen Account angefallen, wenn auch eine ProPlus-Lizenz zugewiesen wurde.

Es gibt viele verwirrende Kombinationen dieses überschüssigen Lizenzproblems für Microsoft 365. Um sich vor einer Überzahlung für redundante Lizenzen zu schützen, ist es äußerst hilfreich, konfigurierbare Profile und Filteralgorithmen zu verwenden, um Accounts zu identifizieren, die den Kriterien entsprechen, und diese redundanten Lizenzen zu entfernen.

Anpassung nicht verwendeter Speziallizenzen

Die letzte Kategorie bezieht sich auf Speziallizenzzuweisungen für Add-On-Produkte wie PowerBI Pro, Visio oder MS Project. Diese Anwendungen sind nicht Teil eines verpackten Softwaremodells in Microsoft 365, sondern werden als eigenständige Anwendungen verkauft. Durch Nutzungsanalysen für jeden Account können Sie die Endbenutzer identifizieren, denen diese Lizenzen zugewiesen sind, aber die seit mehr als 30 oder 90 Tagen, je nach Ihrem Cutoff-Modell, nicht darauf zugegriffen haben, um diese Lizenzen zurückzufordern und wiederzuverwenden. Die Organisationen, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass mehr als 4 % ihrer Licensing Gap durch dieses Problem verursacht wurden. Anstatt diese ungenutzten Speziallizenzen wiedereinzusetzen, wurden mehr gekauft.

Bewährte Methoden zur Optimierung des Lizenzmanagements

IT-Organisationen unterstützen nun eine Mischung aus Microsoft 365-Lizenzierungsplänen, einschließlich Versionspaketen, die verschiedene Add-Ons die bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Daher ergeben sich ständig neue, wachsende Herausforderungen bei der ordnungsgemäßen Verteilung von Lizenzen, der Beobachtung inaktiver Accounts, der Rückforderung nicht verwendeter Speziallizenzen und dem Entfernen überschüssiger Lizenzen. Unternehmen, die ihre Lizenzen proaktiver verwalten, die Lizenzwiederherstellung automatisieren und ein engmaschiges Steuermodell in Bezug auf Überliezensierung behalten möchten, benötigen eine stabile und verlässliche Datenanalyselösung  wie  OfficeExpert. Add-On-Berichte, die in OfficeExpert verfügbar sind, bieten auch die Möglichkeit der Beobachtung verfügbarer Lizenzen, die noch nicht zugewiesen wurden.

Beispiel: Verfügbarer Bericht über nicht zugewiesene Lizenzen

Wenn Sie mehr über OfficeExpert erfahren möchten und wie sie Ihnen helfen kann, die Lizenzverwaltung Ihrer Microsoft 365 Umgebung zu optimieren, sehen Sie sich bitte unser aktuelles  Webinar zur Lizenzverwaltungsoptimierung [EN] an oder kontaktieren Sie uns unter https://www.panagenda.com/kontakt.

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