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Als Microsoft Teams im Mai die Gesamtzahl von 75 Millionen aktiven täglichen Benutzern erreichte, war dies ein riesiger Meilenstein. Es lieferte den Beweis, dass Microsoft Teams wirklich das wichtigste Kollaborationstool für den Microsoft 365 Cloud-Service ist. Microsoft hat Teams zur am schnellsten wachsenden Unternehmensanwendung aller Zeiten erklärt. Jared Spataro, Corporate Vice President von Microsoft 365, nannte es einen „Wendepunkt“ und sagte: „Wir werden nie wieder so arbeiten, wie zuvor. Wir werden zurückblicken und erkennen, dass sich hier alles geändert hat“.

Für viele Organisationen füllt Teams eine wesentliche Lücke in der Gruppenkommunikation und -zusammenarbeit. Ein Bereich, in dem bereits viele andere Tools versagt haben. Jetzt, wo über eine halbe Million Unternehmen Teams einsetzen und aktive Nutzer über 900 Millionen Minuten wöchentlich in Anrufen und Besprechungen verbringen kommt eine wesentliche Frage bei den Kunden auf. Mit welchen Methoden kann man besser verstehen, wie Teams im Vergleich zu E-Mail (Outlook / Exchange), SharePoint und Skype for Business eingesetzt wird?

Wie wird Teams also wirklich verwendet? Und wer setzt Teams überhaupt NICHT ein?

Teams hat bewiesen, dass es Geschäftsprobleme lösen und Gruppen helfen kann, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Aktivitäten zu koordinieren. Aber nur für die Benutzer, die sich engagieren und die Möglichkeiten richtig nutzen.

Wir haben allein in diesem Jahr mit über hundert Organisationen gesprochen, und einige der Muster, die wir gefunden haben, sind:

  • Die meisten IT-Organisationen haben Mühe, am Ball zu bleiben, und sie sind viel weniger restriktiv als sonst, wenn es darum geht, Leute neue Teams gründen zu lassen oder Skype for Business weiterhin zu nutzen.
  • Als Organisationen von Skype for Business auf Teams umgestiegen sind, wurden einige Abteilungen während der Pandemie überrascht und befinden sich im Ko-existenz-Modus. Leider sehen wir dabei auch, dass sie kaum einen Überblick darüber haben, wie Skype for Business weiterhin verwendet wird.
  • Die Mehrheit der Organisationen sah sich mit einer Situation konfrontiert, in der sie im kalten Wasser gelandet sind und es entweder schwimmen oder untergehen hieß; mit einem plötzlichen Wechsel zu einem Heimarbeitsmodell und wenig Zeit für eine ordnungsgemäße Einführung und Schulungsprogramme zur Unterstützung von Teams.

Diese Situationen sind knifflig, weil die Standardberichtswerkzeuge in Microsoft 365 sich auf die Anzahl der aktiven Nutzer pro Arbeitsbelastung konzentrieren (ob Teams oder SharePoint oder sogar Skype for Business). Es bietet jedoch wenig Einblick in die Art und Weise, wie die Nutzer sie verwenden. Ganz zu schweigen davon, dass im Team-Administrationsportal die aufgelisteten Adoption-Metriken nur 28 Tage der Nutzung speichern.

Das macht es unmöglich, Trends zu erkennen, und die Daten umfassen nur die aktiven Nutzer. IT-Gruppen, die sich auf die Förderung von Social Adoption und auf Change-Management konzentrieren, müssen jedoch wissen, welche Personen Teams NICHT nutzen, und wenn dem so ist, wollen sie wissen, was sie stattdessen verwenden. In einem kürzlich auf unserer Website erschienenen Blog wird beschrieben, wie OfficeExpert diese Informationen bereitstellt, um gezielte Adoptionskampagnen effektiv voranzutreiben.

Comparing Usage Analytics about M365 Workloads

Vergleich der Teams Auslastung mit anderen Tools

Eine zusätzliche Quelle für Informationen über die Aktivitäten von Teams sind die M365-Nutzungsberichte. Diese bieten Daten bis zu 180 Tagen, aber auch hier werden die inaktiven Benutzer nicht aufgelistet, und sie bieten keine Quervergleichsmöglichkeiten, um zu zeigen, wie die verschiedenen Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt werden.

Die Organisationen, mit denen wir im vergangenen Jahr zusammengearbeitet haben, waren sich über die vergleichende Analyse einig. Sie wollen die ganze Wahrheit wissen. Sie wollen einen besseren Einblick in das, was die Benutzer innerhalb der Microsoft 365 Cloud tun, damit sie vergleichen können, wie die Dynamik der Einführung von Teams das Benutzerverhalten verändert; und somit Gruppen bei der Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination zu unterstützen.

Erstellen Sie Ihre eigene Anwendung zur Analyse von M365-Nutzungsdaten

OfficeExpert verwendet alle verfügbaren APIs und Datenzugriffsmethoden von Microsoft, um die wertvollen Nutzungsinformationen aus M365 zu extrahieren. Jede Organisation kann diese Art von Datenanalyselösung erstellen, wenn die Zeit dafür reicht. Die drei Komponenten, die Sie entwickeln müssen, sind:

  • Ein skalierbares Data Warehouse, das Ihre aggregierten Nutzungsdaten im Laufe der Zeit speichern kann.
  • Ein Mechanismus, der alle relevanten Nutzungsdaten von den entsprechenden APIs (d.h. der Microsoft Graph API) sammelt und sie dann so organisiert, dass Ihre Workload-Nutzung pro Benutzer zugänglich ist.
  • Eine intuitive Webanwendung und Benutzeroberfläche, die Berichte, Visualisierungen und umsetzbare Details bereitstellt, um die riesige Datenmenge, die von den Kunden generiert wird, sinnvoll darzustellen.

Wir entwickeln OfficeExpert seit über 4 Jahren und haben Funktionen von Kunden aus der ganzen Welt implementiert. Aus unseren Gesprächen mit Unternehmen, die versucht haben, eine ähnliche Art von Anwendung zu entwickeln, ergab sich eine geschätzte durchschnittliche Zeit von der Entwicklung bis zur Bereitstellung von über 9 Monaten.

Die Vorteile von OfficeExpert zur Verfolgung von Adoption-Trends

OfficeExpert extrahiert alle Informationen zur Nutzungsaktivität von M365-Workloads und speichert sie so lange, wie Sie möchten. Damit können Sie Trends über ein Jahr oder länger analysieren. Die Daten werden aggregiert und mit wertvollen Benutzerattributen von Azure AD kombiniert. So werden verwertbare Informationen sowohl für IT-Administratoren als auch für andere Gruppen, die damit beauftragt sind, digitale Transformationsinitiativen voranzutreiben, bereitgestellt. Mitarbeiter können dadurch intelligenter agieren.

Mit diesen Informationen haben Sie einen Blick aus der Vogelperspektive, um die Wirksamkeit Ihrer Schulungsprogramme und Adoptionskampagnen zu messen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Übergang weg von Skype for Business während der Auslaufphase in den nächsten 14 Monaten zu überwachen.

Team-Nutzungsaktivität nach Benutzer

Vergleich der Teamaktivitäten mit internen E-Mails

Mehr Vergleichsanalyse in Kürze verfügbar

Wir stellen intelligentere, vergleichende Berichte zur Verfügung, um Fragen wie diese zu beantworten:

  • Wie nutzt eine bestimmte Abteilung, ein Land oder ein geografischer Standort Teams vs. Skype?
  • Wie tauschen verschiedene Nutzergruppen Dateien sowohl intern als auch extern aus?

BEISPIEL: Skype für Unternehmen vs. Teams – wo stehen wir bei der Umstellung?

BEISPIEL: Dateifreigabe über SharePoint Online vs. OneDrive

Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über unsere Datenanalyselösung OfficeExpert zu erfahren und darüber, wie sie Ihnen dabei helfen kann, Nutzungstrends für Ihren Teams Einsatz zu verstehen, besuchen Sie unsere Übersichtsseite online oder melden Sie sich für einen kostenlosen Test unter https://www.panagenda.com/officeexpert-sandbox/ an.

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