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Eine aktuelle Studie von Flexera über bestehende und zukünftige Budgetverteilungen in der IT hat einen großen Schwerpunkt auf Taktiken zur Kostenreduzierung in diesem Jahr ermittelt. Der Bericht mit dem Titel „2021 goals for IT spendings“ besagt übersetzt folgendes:

„Die Maßnahmen zur Kosteneinsparung als Top-Initiative werden sich, von 9 % im Jahr 2020 auf 27 % im Jahr 2021, verdreifachen.“

Dies entspricht dem wachsenden Trend von Unternehmen, ihre Ausgaben für doppelte, sich überschneidende Softwarelizenzen zu reduzieren. Microsoft 365 (M365) Kunden fallen in diese Kategorie. Für die Microsoft-Cloud-Plattform gibt es zahlreiche, komplexe Lizenzpakete, die IT-Leiter in den Wahnsinn getrieben haben. Kunden können doppelt für den Zugriff der Benutzer auf dieselben Funktionen bezahlen, indem sie versehentlich überschneidenden Lizenz-SKUs zugewiesen werden.

Lizenzierungswirrwarr mit Microsoft 365

Die M365-Plattform bietet flexible Lizenzmodelle, die es Unternehmen ermöglichen, die entsprechenden Software-Services nach ihren Wünschen zu gestalten. Diese unglaubliche Flexibilität geht jedoch mit zusätzlicher Komplexität Hand in Hand.  IT-Teams müssen auf sich überschneidende Lizenzierungen achten, die genau denselben Zugriff ermöglichen. Das mag einfach klingen, ist es aber nicht. Es liegt nun in der Verantwortung der IT-Abteilung eines jeden Unternehmens, die zugehörigen Lizenzen zu überprüfen und sich überschneidende Lizenzen, die unnötigerweise vergeben wurden, zu entfernen.

Beispiel: Lizenzierungspakete und Leistungsmerkmale

How to Identify Overlapping Licenses Assigned for Microsoft 365 Easily

Wenn ein Benutzer zum Beispiel ein kommerzielles EMS E3-Lizenzpaket erhält, benötigt dieser keine zusätzliche Lizenz für Azure AD Premium. Sie ist bereits in der E3-Lizenz enthalten. Mit der Azure AD Premium-Lizenz fallen unnötige Kosten für dieses Konto an. Es gibt viele unübersichtliche Kombinationen dieser sich überschneidenden Lizenzierungen für M365.

Um sich vor unnötigen Kosten zu schützen, ist es äußerst hilfreich, ein umfassendes Datenanalyse-Tool zu verwenden. Diese verwenden vorkonfigurierte Algorithmen, um diese Accounts mit sich überschneidenden Lizenzen zu ermitteln und sie zur Bereinigung zu markieren. Die OfficeExpert Analytics-Lösung bietet automatisierte Berichte, die diese Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen.

Best Practices zur Optimierung des Lizenzmanagements

IT-Organisationen müssen heutzutage komplexe Kombination von Microsoft 365 Lizenzplänen unterstützen. Dazu gehören die verschiedensten Versionspakete, die mit unterschiedlichen Add-Ons zum Aktivieren oder Deaktivieren angeboten werden müssen. Daraus ergeben sich wiederum Herausforderungen bei der richtigen Lizenzverteilung und der Bereinigung von sich überschneidenden Lizenzen. Die Unternehmen, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass Lizenz-Audits jetzt ein wichtiger Schwerpunkt in Ihren Agenden sind. Hauptsächlich hat das Potenzial der Kostenersparnis dieses Thema ins Zentrum Ihrer Aufmerksamkeit gerückt. Diese Unternehmen haben uns ebenfalls verraten, dass sie im Durchschnitt 6 % zu viel für unnötige Lizenzen zahlen. Diese Kosten entstehen hauptsächlich eben genau durch die Komplexität bei der Ermittlung und Entfernung überflüssiger Lizenzen.

Das ist eine ganze Menge Geld. Unternehmen müssen bei der Verwaltung ihrer Lizenzen proaktiver vorgehen um dieses Potenzial zu nutzen. Vor allem, wenn es um überschüssige Lizenzen geht. Eine robustere Datenanalyse, wie zum Beispiel von unserer Lösung OfficeExpert, kann dabei helfen Add-on-Berichte, Informationen über Lizenzen, die inaktiven Konten zugewiesen sind, und ungenutzte Speziallizenzen, die wieder verwendet werden können, zu liefern und so zusätzliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

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