3 neue Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Fortschrittsberichterstattung

Lassen Sie Management-Dashboards Ihre Fortschrittsberichte ersetzen

Fortschrittsbericht. Sie sind Teil jedes Projekts und es macht keinen Spaß, sie zu produzieren. Es ist nicht nur Ihr Fortschritt, den Sie teilen müssen. Außerdem müssen Sie die Projektteams mit den Daten versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es ist schwer zu koordinieren und es endet nie.

Ermöglichen Sie Ihren Teams mit Analytics-APIs den Self-Service-Zugriff auf die benötigten Daten. Eine einmalige Einrichtung befreit Sie von der lästigen manuellen Berichterstellung und stellt sicher, dass Ihre Kollegen jederzeit auf aktuelle Statusberichte zugreifen können.

Kehren Sie zu der Arbeit zurück, auf die Sie sich wirklich konzentrieren müssen.

Weg Nr. 6 von 7 neue Wege, um Ihre Herausforderungen bei der Migration von Domino-Anwendungen zu meistern

Von Projektleitern hören wir immer wieder dasselbe: „Das Erstellen von Fortschrittsberichten ist eine endlose Arbeit, nimmt viel Zeit in Anspruch und wird normalerweise zu den denkbar ungünstigsten Zeiten benötigt!“.

Es gibt einen einfacheren Weg.

Mithilfe von Business Intelligence- und Datenexplorationstools können Sie Informationen sammeln, zusammenstellen und in Dashboards zur Verfügung stellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Verbrauchergruppen zugeschnitten sind.

Ihr gesamtes Unternehmen profitiert von diesem Self-Service-Ansatz. Die Berichte, die Sie mit dieser Lösung erstellen, sind:

Sie können diese Informationen auf viele nützliche und interessante Weisen präsentieren. Sie können Dashboards, Diagramme und sogar eine neue Art interaktiver Berichte verwenden.

Um Ihre Berichte zu erstellen, können Sie aus einer Reihe von speziell entwickelten Tools wählen, die auf dem Markt erhältlich sind. In der Praxis verwenden Sie etwas, das in Ihrer Organisation bereits verfügbar ist. Wenn Sie Glück haben, ist dies eine der Lösungen, die in der „Gartner Magic Quadrant 2020 für Analytics- und Business-Intelligence-Plattformen".

Ohne eine unternehmerische Kaufentscheidung zu benötigen, haben Sie wahrscheinlich bereits Zugriff auf eine Kombination der software unter. Wenn ja, lesen Sie weiter!

Zugegeben, diese Kombination ist keineswegs ein BI- oder Dashboarding-Tool. Es ist jedoch fair zu sagen, dass Excel mit seinen Pivot-Tabellen, Diagrammen und Datenquellenfunktionen viel zu bieten hat, wenn es um Datenanalyse und -exploration geht. Kombinieren Sie dies mit den Präsentationsfunktionen von PowerPoint, und Sie werden überrascht sein, wie nahe Sie automatisierten Berichten kommen.

Diese Kombination bietet zwei große Vorteile:

In diesem Beispiel verwenden wir eine Excel-Datei, die aus exportiert wurde iDNA Applications. Die von uns gezeigten Techniken funktionieren jedoch auch für alle möglichen anderen Quellen. Das Arbeiten mit Excel-Tabellen, die nicht mit der ursprünglichen Datenquelle verbunden sind, erschwert die Aktualisierung der Berichte erheblich. Dennoch werden wir dieses Beispiel verwenden, um die einfachste Variante zu präsentieren.

Hinweis – Neuere Versionen von Excel und Power BI überschneiden sich beim Importieren von Daten aus externen Quellen erheblich in ihren Funktionen und ihrer Benutzerfreundlichkeit. Wenn Sie Ihre Tabellenkalkulationen mit Live-Daten verknüpfen möchten, folgen Sie bitte den Anweisungen im Power BI-Kapitel bevor Sie mit dem nächsten Kapitel fortfahren.

Der Inhalt unseres Datensatzes ist eine Liste von Domino-Datenbankinstanzen. Jeder hat eine Vielzahl von Eigenschaften wie Titel, Server, Dateiname und Datenbanktyp. Unser Ziel ist es herauszufinden, wie viele davon Applikationen und wie viele Mail-In-Datenbanken sind. Wir möchten die Daten mithilfe einer Visualisierung anzeigen, die die relative Größe zwischen den beiden Kategorien zeigt.

Als erstes fügen wir eine Pivot-Tabelle (PT) basierend auf den Daten ein. Dazu wählen wir eine Zelle in der Tabelle aus und klicken im Menüband „Einfügen“ auf „Pivot-Tabelle“.

In der Konfigurationsoberfläche von PT Fields ziehen wir „database_type“ auf Rows, um unsere Kategorien zu erstellen, und „Replica ID“ auf Values, um sie zu zählen. Die Operation „Anzahl von“ ist standardmäßig ausgewählt. Das zeigt uns die Anzahl der DBs pro Kategorie.

Da uns nur Focus-Datenbanken interessieren, ziehen wir das Feld „is_focus_db“ in das Feld Filter und wählen dann im Filter-Dialog über unserer Ergebnistabelle „true“. Dadurch erhalten wir die Ergebnisse nur für die Datenbanktypen, an denen wir interessiert sind.

Jetzt haben wir die gewünschten Datenpunkte. Als Nächstes erstellen wir unsere erste Visualisierung. Wählen Sie eine Zelle der Pivot-Tabelle aus und klicken Sie dann auf das Tortendiagramm-Symbol im Menüband Einfügen. Dort haben wir das gesuchte Diagramm: eine Darstellung, wie viele Focus DBs Anwendungen und wie viele Mail-In-Datenbanken sind. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie Kopieren, um dieses in die Zwischenablage zu laden.

Im nächsten Schritt müssen wir PowerPoint öffnen, da wir es verwenden, um unseren Bericht zu erstellen. Hier fügen wir unser Diagramm ein, indem wir mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle auf der Leinwand klicken und eine Option mit „Daten verknüpfen“ auswählen. Ob Sie das Ziel- oder Quellthema verwenden, liegt bei Ihnen.

Hinweis – Verlinkung ist hier sehr wichtig, da durch die Einbettung die Verbindung zwischen der Excel-Tabelle und der PowerPoint-Präsentation unterbrochen wird. Diese Trennung kann in einigen Situationen wünschenswert sein, bietet jedoch nicht die Funktionalität, die wir benötigen.

Das Diagramm ist jetzt ein PowerPoint-Objekt, das Sie nach Ihrem Geschmack, Ihren Bedürfnissen oder Ihrem Corporate Design frei gestalten und formatieren können.

Das Wichtigste an dieser Kombination ist jedoch, dass Datenänderungen in der Excel-Tabelle die Visualisierung in PowerPoint beeinflussen. Wenn Sie nun beispielsweise einen monatlichen Bericht erstellen möchten, müssen Sie lediglich das Excel-Sheet mit der richtigen Datenbankliste aktualisieren. Das Pivot-Diagramm spiegelt diese Änderungen wider, ebenso wie das Diagramm in PowerPoint (möglicherweise ist eine manuelle Aktualisierung erforderlich). Wenn Sie ein Dutzend Diagramme und Tabellen basierend auf dem Excel-Blatt erstellt haben, werden alle mit den Datenänderungen aktualisiert. Deshalb ist diese Lösung so mächtig.

Die Frage ist dann, wie Sie Ihren Bericht teilen. Wir haben gesehen, wie Kunden aus der PowerPoint-Präsentation PDF-Dateien erstellt und diese in HCL Connections oder SharePoint geteilt haben. Natürlich ist es eine Option, die Datei einfach per E-Mail zu versenden, aber das würde Sie wieder in die Situation bringen, dass Sie die Berichte an jemanden „liefern“ müssen, anstatt sie an einem zentralen Ort abzulegen, an dem Ihre Stakeholder die Informationen abrufen können aus.

Mit Power BI haben wir ein großartiges Werkzeug für die Aufgabe, die wir zu erfüllen versuchen. Seine Fähigkeiten rund um die Datenanalyse und -exploration sowie das Dashboarding sind erstklassig. Sie sind nicht ohne Grund führend im Magic-Quadranten von Gartner für Analysis.

Microsoft hat es geschafft, eine schöne Balance zwischen leistungsstarker Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu finden. Viele seiner Datenquellenintegrations- und Datenbearbeitungsfunktionen sind Excel sehr ähnlich. Dies sorgt für eine außergewöhnlich reibungslose Lernkurve.

„Power BI Desktop“ ist kostenlos. Im Vergleich zur Pro-Version gibt es nicht viele Einschränkungen. Sie können Ihre Inhalte jedoch nicht für Kollegen freigeben, es sei denn, Sie geben die gesamte Power BI-Datei frei. Auch bei Verwendung der Pro-Version benötigen Informationskonsumenten eine Power BI-Lizenz, es sei denn, Ihre Dashboards sind öffentlich im Internet verfügbar. Für viele Organisationen ist das keine Option. Dennoch ist es immer noch eine großartige Lösung für unsere Bedürfnisse, auch wenn wir das Ergebnis teilen müssen, als wäre es nur ein weiteres Office-Dokument.

Wir sammeln unsere Daten von panagenda iDNA Applications nochmal. Diesmal werden wir jedoch eine Live-Verbindung zu den Daten herstellen, indem wir DataMiner, iDNAs-Analyse-API. Unser gesamtes Dashboard wird automatisch aktualisiert, wenn sich Daten im Backend ändern. Dieselbe Methode kann in Excel verwendet werden, da die Datenquellenfunktionen sehr ähnlich sind.

In DataMiner, wählen Sie die Abfrage aus, zu der Sie einen Link erstellen möchten, und klicken Sie auf das Zwischenablagesymbol, um die URL im JSON-Format in das Abfrageergebnis zu kopieren. Sowohl Power BI als auch Excel können nativ damit arbeiten und Sie müssen sich keine Gedanken über Trennzeichen in DB-Titeln machen, wie dies bei CSV der Fall wäre.

Zurück in Power BI klicken Sie im Menüband Home auf „Daten abrufen“ und wählen als Quelle „Web“ aus. Als nächstes werden Sie aufgefordert, eine URL einzugeben und wir können einfach die soeben kopierte einfügen DataMiner. Nachdem Sie die Standardauthentifizierung ausgewählt und die Anmeldeinformationen eingegeben haben, können wir die Verbindung zur Datenquelle herstellen.

Nachdem die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, öffnet sich der Abfrageeditor in einem neuen Fenster. Als erstes müssen wir auf die Schaltfläche „Zu Tabelle“ in der oberen linken Ecke klicken, um die Liste der Datensätze in eine Tabelle umzuwandeln, mit der wir später arbeiten können. Akzeptieren Sie einfach die Standardoptionen im Popup-Fenster und klicken Sie auf OK.

Nachdem wir nun eine Tabelle haben, geben wir ihr einen richtigen Namen, damit wir sie später identifizieren können, falls wir mehrere Quellen haben. Dann klicken wir auf das kleine Symbol oben rechts in unserer ersten Spalte, das wie Pfeile aussieht, die voneinander weg zeigen. Damit können wir den JSON-Record in einzelne Spalten erweitern. Ich empfehle, die Option „Originalspaltennamen als Präfix verwenden“ zu deaktivieren, da alle unsere Spalten eindeutige Namen haben und wir nicht mehr als ein JSON-Feld erweitern.

Sobald das erledigt ist, sehen wir unsere Daten zum ersten Mal in einzelnen Spalten und könnten Datentypen ändern oder sogar bereits Daten manipulieren. In unserem Fall ist dies jedoch nicht erforderlich, daher klicken wir einfach oben links auf „Schließen & Übernehmen“.

Zurück in der Dashboard-Ansicht klicken wir im Bereich Visualisierungen auf „Kreisdiagramm“. Nachdem Sie das neue Objekt ausgewählt haben, ziehen Sie das Feld „database_type“ aus der Liste Felder rechts in das Feld Legende (2), um die Kategorien für unser Diagramm festzulegen. Innerhalb dieser Kategorien wollen wir Artikel zählen. Dies erreichen wir, indem wir das Feld „replicaid“ in das Feld „Werte“ (3) ziehen.

Wir haben jedoch das gleiche Problem wie in Excel. Wir sehen alle Datenbanktypen, aber wir möchten nur Focus-Datenbanken sehen. Ziehen Sie dazu das Feld „is_focus_db“ aus der Liste Felder in das Feld „Filter auf dieser Seite“ im Filterbereich (möglicherweise standardmäßig minimiert). Danach haben wir jetzt die Möglichkeit auszuwählen, welche Elemente wir sehen möchten, und wir wählen "true", um nur Focus DBs zu sehen.

Voilà, da haben wir wieder unser Tortendiagramm. Wir sehen das Verhältnis zwischen Bewerbungen und Mail-In-Datenbanken!

Dies ist natürlich ein extrem einfaches Beispiel für die Fähigkeiten von Power BI. Weitere Informationen finden Sie im webinar das begleitet das blog Post. Dort verwenden wir einen zusätzlichen Datensatz, um die Benutzeraktivität nach Abteilungen in den Mix einzubringen. Power BI ermöglicht das Verknüpfen der beiden Datensätze und das gemeinsame Erkunden.

In diesem Beispiel haben wir Daten von panagendaeigene Lösungen. Natürlich hätten wir uns mit jeder kompatiblen Datenquelle verbinden oder sogar einfach aus einer Excel-Datei starten können. Unabhängig von der Datenquelle macht Power BI das Erstellen von Dashboards sehr einfach und hebt die Visualisierung und Präsentation auf eine neue Ebene. Benutzer, die mein Dashboard öffnen, können nicht nur mein Dashboard, sondern auch die Daten dahinter erkunden. Sie werden in der Lage sein, zu filtern, zu formatieren und aufzuschlüsseln, was für sie wichtig ist. Auch wenn die kostenlose Version ihre Grenzen hat und ich sie wie die zuvor erstellte PowerPoint-Präsentation als Datei teilen muss, ist dies ein immenser Fortschritt gegenüber „nur“ ein paar Folien mit statischem Inhalt.

Hier finden wir einen drastisch anderen Ansatz, um etwas Ähnliches wie in Power BI zu erreichen.

Metabase ist eine Open-Source-Lösung zur Datenexploration und -analyse, mit der Sie „Ihre eigenen Fragen stellen können“. Es ist vollständig webbasiert und bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Fragen und Dashboards öffentlich oder mit Einzelpersonen zu teilen.

Eine der wichtigsten Eigenschaften, die wir suchen, ist die Möglichkeit, es vor Ort auszuführen. Obwohl ein gehostetes Metabase-Angebot in Arbeit ist und eine Enterprise-Version verfügbar ist, können wir für unser Szenario das Angebot der kostenlosen On-Prem-Edition nutzen.

Metabase unterscheidet sich von Excel und Power BI dadurch, dass es eng mit dem zu analysierenden Datenbanksystem verflochten ist. Wenn Sie Ihre Fragen in der eleganten Weboberfläche stellen, werden SQL-Abfragen im Handumdrehen erstellt, sodass der Datenbankserver die Datenverarbeitung übernimmt. Das ist eine großartige Möglichkeit, Daten zu erkunden, zumal die Tabellen und Spalten an zentraler Stelle mit Metadaten angereichert werden können.

Hier ist ein Beispiel, wie Sie dies verwenden können. Sie würden benutzerfreundliche Namen für Spalten erstellen (wie „DB Type“ anstelle von „database_type_text“) oder Beziehungen zwischen Tabellen einrichten. Der Endbenutzer kann leicht von SQL JOINs profitieren, ohne die Daten kennen zu müssen oder gar was ein JOIN ist!

Dies hat jedoch eine Kehrseite. Metabase kann nicht mit einfachen Dateien wie CSV oder Excel als Datenquelle arbeiten, es sei denn, Sie importieren sie zuerst in eine relationale Datenbank. Das ist keine schwierige Hürde, aber es fügt eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Wenn eine einfache Datei Ihre einzige Datenquelle ist, ist Power BI möglicherweise die bequemere Lösung für Sie.

Das heißt, wir bei panagenda haben lange nach einer webbasierten Lösung wie Metabase gesucht. Nichts, was wir gefunden haben, kommt an die Fülle an Funktionen, Einfachheit und Eleganz heran, die es als Open-Source-Lösung bietet. Darüber hinaus hat es eine sehr aktive community und eine gesunde Entwicklerbeteiligung. Es ist ein erstaunliches Paket!

Hinweis – Wenn Sie . verwenden iDNA Applications, Metabase wird vorinstalliert, konfiguriert und einsatzbereit geliefert! Wenn Sie dies nicht tun, würde eine Diskussion über das Einrichten von Metabase den Rahmen sprengen blog. Wer mehr wissen möchte, kann hier nachschauen:

Um mit Metabase zu beginnen, können wir einfach auf die Schaltfläche „Frage stellen“ in der oberen Menüleiste klicken. Es wird uns drei Optionen präsentieren:

Wir gehen einfach weiter und wählen eine einfache Frage aus. Wir können sie später in eine benutzerdefinierte Frage umwandeln oder bei Bedarf die SQL dahinter anzeigen.

Nachdem wir die Tabelle „Datenbank“ als Datenquelle ausgewählt haben, zeigt uns Metabase einige der Inhalte, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Daten aussehen.

Hier wählen wir „Zusammenfassen“ (1) und wählen „Datenbanktyp“ (2) als das Feld, nach dem wir gruppieren oder zusammenfassen möchten.

Als Ergebnis erhalten wir ein Balkendiagramm mit der Anzahl der Einträge innerhalb jeder Datenbankkategorie. Lassen Sie uns das in ein Kreisdiagramm ändern, indem Sie unten auf „Visualisierung“ (1) klicken und dann als Diagrammtyp „Kreis“ (2) auswählen.

Wir sind wieder an dem Punkt angelangt, an dem wir die Verteilung von DBs über Datenbankkategorien in einem Kreisdiagramm (oder in diesem Fall Donut) sehen. Auch hier wollen wir nur Focus DBs anzeigen. Dies erreichen wir, indem wir in der oberen Navigationsleiste auf „Filter“ (1) klicken und dann in der Feldliste „Is Focus DB“ (2) auswählen.

Yay! Wir haben unser Ziel erreicht und sehen die Verteilung der DBs zwischen den beiden Datenbanktypen. Von hier aus können wir mit unserer Frage einiges tun. Wenn wir auf „Editor anzeigen“ (1) klicken, gelangen wir zum selben Editor, den wir erhalten hätten, wenn wir zunächst „Benutzerdefinierte Frage“ ausgewählt hätten.

Hier können wir unsere Frage weiter verfeinern oder die von Metabase für uns generierte SQL (1) einsehen. Wir haben auch eine Reihe fortschrittlicher Techniken, die wir hier verwenden: mit anderen Datentabellen verbinden, sortieren, einschränken oder sogar benutzerdefinierte Spalten erstellen.

Wie teilen wir dies nun mit unseren Stakeholdern? Alles beginnt mit dem Speichern dieser Frage (1) und dem optionalen Hinzufügen zu einem Dashboard.

NB – Wir werden hier nicht auf Dashboards eingehen blog posten, aber wenn Sie mehr zum Thema oder zur erweiterten Metabase sehen möchten use cases, bitte lass es uns in den Kommentaren wissen.

Da wir nun eine gespeicherte Frage haben, erhalten wir in der unteren Reihe (2) eine zusätzliche Option, um unsere Frage zu teilen und einzubetten.

Mit diesem Dialog können wir (1) unsere Frage oder unser Dashboard öffentlich teilen oder in eine Site einbetten, auf der wir den Zugriff kontrollieren. Sie können auch (2) ein Dashboard mit Übersichtsdaten im Intranet ohne zusätzliche Zugriffskontrolle veröffentlichen, wenn das Mitarbeiter-Intranet eingeschränkt ist. Erweiterte Statistiken sind eingebettet (3) in einen Bereich mit erweiterter Zugangskontrolle.

Auch wenn diese Methode des Teilens großartig ist, wird sie nicht wirklich benötigt. Sie können Ihren Mitarbeitern einfach Zugriff auf die Metabase-Installation gewähren und benutzerdefinierte Dashboards für alle Informationen erstellen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen möchten.

Dies sind nur 3 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Leben vereinfachen können, indem Sie Ihre Berichterstattung automatisieren. Mit den richtigen Werkzeugen und ein wenig Know-how können Sie noch viel mehr machen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihren Arbeitstag produktiver gestalten können, werfen Sie einen Blick auf unsere Webinare und blogs. Es wartet eine Welt voller Informationen auf Sie.

Migrations- und Modernisierungsprojekte sind enorm teuer und sehr öffentlichkeitswirksam. Von Anfang an werden viele Augen auf Sie gerichtet sein. Die Erwartungen werden hoch sein. Wie können Sie verhindern, dass Ihr Projekt scheitert? Manchmal kann man es nicht. Manche Projekte sind zum Scheitern verurteilt, bevor sie überhaupt beginnen. Sie sollten es wissen, bevor Sie gehen.

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt haben sich dazu verpflichtet HCL Notes/Domino* jahrelang. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Funktionsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino möglicherweise eine geringere oder gar keine Rolle spielt.

Von nun an wird sich der Kreis der Anwendungen, an denen wir arbeiten, kontinuierlich erweitern. Jeder Schritt wird kostenintensiver und eine umsichtige Planung bringt immer größere Vorteile.

*ehemals IBM Notes/Domino