Wir haben letztes Jahr ein soziales Unternehmensnetzwerk eingerichtet, aber niemand nutzt es. Es ist eine virtuelle Geisterstadt.

Implementieren eines sozialen Unternehmensnetzwerks (ESN), um es Mitarbeitern zu ermöglichen, Wissen und Ressourcen auszutauschen, über Ländergrenzen hinweg zusammenzuarbeiten, Geschäftsprozesse zu verbessern und sogar mit Kunden zu kommunizieren, geht es nicht nur um den Kauf der richtigen Tools. Eine wichtige Komponente für den Erfolg einer ESN-Implementierung basiert auf vielen verschiedenen Faktoren. Nicht wenige davon haben nichts mit der Lösung selbst zu tun, sondern mit der Kultur, der Unterstützung und der Bereitschaft, Veränderungen in der Organisation anzunehmen.

Also ESN software ist im Allgemeinen nicht etwas, das ohne irgendeine Form von Einführungsprogramm sofort zum Erfolg wird, vor allem, da es oft Änderungen an bestehenden Prozessen erfordert collaboration. Das Niveau und die Komplexität der Adoptionsverfahren erforderlich ist, hängt stark von der Bereitschaft, aber auch der Bereitschaft einer Organisation ab, solche Veränderungen anzunehmen.

Organisationsbereitschaft

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass die Annahme einer ESN wie jede andere behandelt werden kann software adoption Programm. Das ist nicht der Fall.

Wertschöpfung

Ein ESN ist zunächst ein Mittel, um Wertschöpfung, Organisationsentwicklung und Veränderung durch die Erschließung des organisationalen Potenzials zu ermöglichen. Dies bedeutet an sich, dass viele seiner Ergebnisse und Ergebnisse noch nicht bekannt und zu Beginn definiert sind. Es ist ein Prozess, der ein gewisses Maß an Vertrauen und Kreativität erfordert und daher für Unternehmen, die auf Hierarchie und Kontrolle angewiesen sind, ziemlich entmutigend sein kann.

Infrastruktur versus Tool

Zweitens ist ein ESN kein Werkzeug, sondern eine Infrastruktur. Mit anderen Worten, es handelt sich nicht um ein einzelnes Tool für einen einzigen Zweck, sondern um eine Infrastruktur verknüpfter und miteinander verbundener Funktionen, Anwendungen und Tools, die es Benutzern ermöglichen, Wege zu finden, um ihre Arbeit besser aufeinander abzustimmen und auszuführen.

Dies bedeutet, dass die Annahme einer ESN in Bezug auf die oben genannten Punkte berücksichtigt werden muss. Ja, natürlich gilt die Durchführung eines ESN ohne Grundausbildung und Einweisung als gescheitert. Auf der anderen Seite jedoch, „nur“ die praktische Seite zu betrachten, um den Leuten zu vermitteln, wie ihre Funktionen funktionieren, ohne das Gesamtbild zu erklären und anzusprechen, WARUM die Änderungen vorgenommen werden und wie sie sich auf die Organisation und die Rolle des Benutzers darin auswirken, wird höchstwahrscheinlich auch zum Scheitern führen.

ESNs werden manchmal als Bedrohung für bestehende Hierarchien und Organisationsgrenzen wahrgenommen. Eine Organisation, die für die Diskussion noch nicht bereit ist, könnte mit ihrer Annahme Schwierigkeiten haben. Wenn die Leute sich nicht wohl dabei fühlen oder das Gefühl haben, dass es ihre Position verletzen könnte, werden sie es ignorieren.

Bedrohungen und Herausforderungen bei der Einführung von Enterprise Social software

HerausforderungBeschreibung
AnfangsinvestitionenDie Umsetzung sozialer software mit Investitionen in Bezug auf Schulung, Wartung, Verwaltung, Einrichtung von Compliance-Teams usw. verbunden sind. Dies macht es einigen Unternehmen, insbesondere KMU, schwer, sie einzuführen.
Fehlende Integration mit Workflow-/GeschäftsanwendungenDas Vorhandensein einer großen Anzahl von Optionen (Werkzeugen), die im sozialen Bereich vorhanden sind software, führt manchmal zu Verwirrung, was für bestimmte Aufgaben zu verwenden ist. Um soziales zu integrieren software Bei etablierten Geschäftsprozessen ist es wünschenswert, Klarheit darüber zu haben, welche Tools und Systeme optional und welche obligatorisch sind.
Sicherheits- und DatenschutzbedenkenViele Unternehmen zögern aus Sicherheits- und Compliance-Bedenken, soziale Plattformen zu nutzen. Sie befürchten, dass Mitarbeiter zu viele oder vertrauliche Informationen über das Netzwerk teilen. Manchmal zögern Mitarbeiter auch, die Plattform zu nutzen, weil sie nicht bereit sind, Informationen mit der Geschäftsleitung zu teilen.
Bedrohung der HierarchieIn einigen Unternehmen betrachtet die Geschäftsleitung solche Tools als Bedrohung ihrer Position. Sie haben das Gefühl, dass eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern ihre Kontrolle und Kontrolle über die Mitarbeiter einschränken kann.
Fehlendes Management-Buy-inUnternehmen, die nur ungern bestehende Prozesse ändern oder keine langfristige Vision haben, zögern auch, soziale Maßnahmen einzuführen software.
Mangel an Bewusstsein und SchulungMangelnde Schulung, unklare Anweisungen und software Komplexitäten könnten auch dazu führen, dass Benutzer zögern, das System zu übernehmen.
Quelle: Enterprise-2.0-Perspectives, Vlatkahlupic.com, März 2011; Der soziale Zustand, Avanade.com, April 2013; Geschäftsmöglichkeiten: Social Media, Ec.Europa.eu, Juli 2013

Praktiken zur Steigerung der Akzeptanz

VersandartBeschreibung
Verwenden Sie AnreizeUnternehmen können Anerkennungsprogramme starten, um Mitarbeiter zu ermutigen, soziale Netzwerke ihres Unternehmens zu nutzen und zu ihnen beizutragen. Im Rahmen dieser Programme können sie Punkte vergeben und Personen für die Verbindung und Kommunikation auf der Plattform (z. B. durch Gamification) belohnen. Accenture hat ein Bewertungssystem eingeführt, um Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihr Profil zu vervollständigen. Dadurch stieg die Akzeptanzrate innerhalb weniger Monate auf fast 60 %. Beachten Sie jedoch auch die Kehrseite der Gamification. Wie Eli Goldratt einmal sagte:
"Sagen Sie mir, wie Sie mich messen und ich sage Ihnen, wie ich mich verhalten werde."
Das Spielen des Gamification-Tools ist eine echte Bedrohung, wenn es beispielsweise um Rückwirkungen oder finanzielle Anreize geht.
Integration verwandter Technologien über eine soziale PlattformAuch die Integration der täglichen Arbeitsaktivitäten, Projekte und Prozesse der Mitarbeiter in die soziale Plattform kann die Akzeptanz erhöhen. Bei einer solchen Integration müssen die Mitarbeiter keine separate Anwendung starten, um auf die Plattform zuzugreifen. Mehrere Schnittstellen, die das ESN verwenden (z. B. Plugins in E-Mail- und Produktivitätstools), können die Akzeptanz wirklich fördern.
Mit gutem Beispiel vorangehenEin beispielhafter Ansatz, bei dem Führungskräfte, Management und andere führende Persönlichkeiten der Organisation eingeladen werden, Updates zu teilen, Ideen auszutauschen und Beiträge von Mitarbeitern zu kommentieren, kann Mitarbeiter ebenfalls dazu ermutigen, die Plattform zu nutzen. Es wird ihnen auch zeigen, dass es „sicher“ ist und dass Initiativen belohnt werden.
Erstellen community FührungskräfteUnternehmen könnten Early Adopters des Systems oder sogar Mitarbeiter als community Manager, um die weitere Akzeptanz zu fördern. Diese Manager können ermutigt werden, Gespräche zu beginnen, Kampagnen zu leiten, den Wissensaustausch zu erleichtern und andere mit neuen Funktionen vertraut zu machen und aus Gesprächen praktikable Lösungen auszuwählen. Denken Sie daran, wie wichtig es ist, den Menschen dies zu ermöglichen, indem Sie ihnen beispielsweise Zeit einräumen oder dies sogar in ihre Stellenbeschreibung aufnehmen. Das sorgt für Engagement und Anerkennung für die Bedeutung der neuen Plattform.
Szenariobasiertes TrainingDurch die Kommunikation relevanter und organisationsspezifischer Beispiele, use cases und Szenarien des Tools erkennen Benutzer die Vorteile und können die Neuerungen schneller und einfacher übernehmen.
'Champion-Programme'Wenn einzelne Benutzer, die sich durch die Nutzung der neuen Plattform auszeichnen oder anderweitig engagiert sind, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, durch zusätzliche Schulungen, Informationen und Unterstützung sowie Belohnungen/Anerkennungen für ihre gute Arbeit dazu angeregt werden. Ernennung von Key Usern oder Champions innerhalb von Organisationsbereichen oder Abteilungen und deren Unterstützung, beispielsweise durch ein „Train the Trainer“-Programm, das dazu beitragen kann, dass sich Menschen durch die Einführung neuer Strategien und Optionen weniger bedroht fühlen.
Gehen Sie dorthin, wo Ihr Benutzer istBieten Sie Ihren Benutzern mehrere Möglichkeiten zur Interaktion mit dem System, beispielsweise über Portale, Widget-Integration mit anderen Anwendungen und durch die Unterstützung mehrerer Plattformen. Ein gutes Beispiel und absolut unverzichtbar für den derzeit global vernetzten Mitarbeiter ist der mobile Zugriff.
Quelle: Der Aufstieg sozialer Unternehmensnetzwerke, Microsoft, abgerufen am 15. Juni 2016

Phasen der Annahme und Reife

Das Adoptionsverfahren läuft. Es kennt mehrere Reifestadien, kann aber auch abfallen, wenn es nicht gepflegt wird. Benutzer müssen ständig daran erinnert werden, welchen Wert diese Strategien und Arbeitsgewohnheiten für das Unternehmen haben können. Ebenso können sich Strategien und Ziele weiterentwickeln, Tools werden aktualisiert und zusätzliche Funktionen und Optionen werden regelmäßig hinzugefügt. Es ist daher von größter Bedeutung, die sich ändernden Adoptionsbedürfnisse wachsam zu halten, um sich rechtzeitig anpassen zu können.

Jane McConnell identifiziert drei Reifegrade bei der digitalen Einführung. Ihr Bericht über die Organisation im digitalen Zeitalter lässt sich sehr gut auf ESNs übertragen:

BEGINNEND:

„Begründen Sie das Warum“
In dieser Phase gibt es ein Bewusstsein für den Wandel und oft seltene und spontane Initiativen, aber es gibt noch keine Koordination und Konzepte wie selbstorganisierende Gemeinschaften sind noch nicht weit verbreitet.
ENTWICKLUNG

„Kritische Masse erreichen“
Es gibt mehrere Initiativen, einige Koordinationen von der Managementebene und die ersten Elemente werden organisationsweit ausgerollt. Die Geschäftsleitung nimmt das wahr und beginnt sich zu engagieren.
REIFUNG

„Aufrechterhaltung der Dynamik“
Das ESN ist in Arbeitspraktiken eingebettet und erreicht die gesamte Belegschaft. Die meisten oder alle leitenden Angestellten nehmen teil und sind direkt beteiligt. Es können auch Partner und externe Kunden beteiligt sein, und das ESN wird als strategischer Vorteil für das Unternehmen angesehen.
Quelle: Die Organisation im digitalen Zeitalter – Jane McConnell 2015

Fahrplan für die Einführung: Bereiche und Aktivitäten

Die Einführung von ESNs erfordert Maßnahmen in vielen Bereichen und oft die Einbeziehung mehrerer Abteilungen wie Kommunikation, IT, Personalwesen usw. Im Allgemeinen gibt es jedoch eine Reihe grundlegender Themen, die jede Organisation zumindest prüfen sollte, bevor sie mit der Einführung von ESNs beginnt. Die folgende Liste ist nicht erschöpfend, könnte aber als eine solche grundlegende Checkliste von Themen dienen, die bei der Planung und Durchführung von Adoptionsprogrammen zu berücksichtigen sind.

Bereitschaft

  • Benutzerkontext und -kultur verstehen
  • Identifizieren Sie vorhandene Tools und Technologien, Schulungsansätze, Einführungsansätze, Führungskräftekommunikation

Ansätze und Organisationsstruktur

  • Identifizieren Sie Geschäftsziele, Rollen/Stakeholder, die zu übernehmende Lösung usw.

Strategie und Werbung

  • Erstellen Sie eine Adoptions-Roadmap und richten Sie diese an den Entwicklungszielen / Change Management der Organisation aus
  • Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Identifizieren Sie, welche Nachrichten während des Prozesses gesendet werden müssen und von wem
  • Erstellen Sie einen Incentive-Plan: Identifizieren Sie Wege, um Erfolge anzuerkennen und zu belohnen. Definieren Sie ein Nutzungsbewertungssystem und unterstützen und fördern Sie Plattform-Champions als Fachexperten

Verfahren

  • Erstellen Sie eine Prioritätenliste wichtiger Geschäftsprozesse, bei denen ESN helfen könnte
  • Dokumentieren Sie „Ist“-Prozesse: Identifizieren Sie betroffene Benutzer und Prozesse und verstehen Sie den aktuellen Ansatz
  • Dokumentieren Sie „zukünftige“ Prozesse: Heben Sie hervor, wie Benutzer ihre Arbeitsweise durch die Implementierung ändern können collaboration Werkzeuge
  • Werben Sie für Gewinne, indem Sie Prozesseffizienzen dokumentieren und fördern

Schulungen und Ressourcen

  • Bestehende Trainingsansätze verstehen und bewerten
  • Überprüfen Sie, wie Sie die Tools verwenden und warum sie verwendet werden sollten
  • Etablieren und belohnen Sie Plattform-Champions aus der Nutzerpopulation
  • Durchführung von „Ask-the-Expert“-Schulungen und Roundtable-Gesprächen

Benchmarking und Metriken

  • Bewerten Sie den Einführungsfortschritt und identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial
  • Identifizieren und erfassen software Metriken
  • Bewerten Sie die Kundenzufriedenheit und Produktivitätssteigerungen
  • Veröffentlichen Sie Dashboards für Führungskräfte, um den Fortschritt zu demonstrieren

Innovation

  • Nutzungsmuster und kontinuierliche Kundenzufriedenheit überprüfen
  • Passen Sie jeden Fokusbereich nach Bedarf kontinuierlich an

Quelle: Enterprise Social Software: Ein umfassender Ansatz für Collaboration, Cisco 2012