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Warum Sie das Microsoft 365 Lizenzmanagement priorisieren sollten

Softwareausgaben sind wieder auf dem Vormarsch und werden im Jahr 506 weltweit voraussichtlich 2021 Milliarden US-Dollar übersteigen. Da der Kauf von Software mit dem Siegeszug von Cloud-Service-Angeboten wie Microsoft 365 zu einem sogenannten SaaS-Modell übergegangen ist, ist der Druck auf IT-Teams, das Software Lifecycle Management (SLM) zu optimieren und die Kosten zu senken, exponentiell gewachsen. Howard Daws, Head of Software Lifecycle Services bei Insight, fand heraus, dass es an genauen Datenanalysen fehlt und deswegen schwierig ist, diese horrenden Ausgaben einzudämmen.

by Ben Menesi

Softwareausgaben steigen wieder, und werden voraussichtlich XNUMX XNUMX Milliarden US-Dollar überschreiten. Softwarekäufe sind mit der Weiterentwicklung von Cloud-Service-Angeboten wie z. B. zu einem SaaS-Modell wie Microsoft 365 übergegangen. Die Belastung der IT-Gruppen, um Software Lifecycle Management (SLM) zu verbessern und Kosten zu senken ist exponentiell gewachsen. Howard Daws, Head of Software Lifecycle Services bei Insight fand heraus, dass es schwierig ist, die aufgeblähten Softwarekosten in den Griff zu bekommen, und identifizierte als Hauptschuldigen das Fehlen einer genauen Datenanalyse.

„56 Prozent der Unternehmen glauben, dass sie zu viel Geld für Lizenzen ausgeben, haben aber nicht die Daten, um dies zu bestätigen und zu beheben.“

Ein grundlegendes Ziel eines erfolgreichen SLMs ist es, die IT-Kosten zu senken. Aber da Mitarbeiter ständig zwischen den Abteilungen wechseln und Consultants oder Praktikanten unaufhörlich kommen und gehen, ist die Komplexität nicht einfach zu erfassen. Wie viel zahlen die Unternehmen also zu viel?

Ohne ein effektives SLM Programm zur aktiven Kontrolle und Umwidmung von Lizenzen neigen die jährlichen Softwareausgaben dazu, passiv um XNUMX-XNUMX Prozent zu steigen, wie SoftwareONE, ein großer Reseller für Microsoft-Lizenzen, berichtet. Bei jährlichen SaaS-Software-Budgets in Millionenhöhe ist es offensichtlich, warum sich Unternehmen intensiv um die Optimierung ihrer Lizenzbestände bemühen sollten.

Wiederverwendung von inaktiven Lizenzen

SLM bietet einen wirtschaftlichen Mechanismus, mit dem Lizenzen (und die damit verbundenen Kosten) zurückgewonnen werden können. Somit wird der Druck auf die IT-Budgets verringert. Diese Prozesse sind jedoch manuell eher schwer und meist nur sehr aufwendig durchführbar. Unternehmen benötigen also automatisierte Tools, die ihre IT-Teams bei der Ermittlung inaktiver M365 Accounts unterstützen. Diese Lizenzen können damit entweder zurückgewonnen oder gegen kostengünstigere Lizenzen ausgetauscht werden, wenn die verknüpften Accounts eingemottet und die Mailboxen stillgelegt werden.

Eine Organisation, die diese Art von proaktivem Modell zur Verwaltung des Bestands an MXNUMX Lizenzen einsetzt, benötigt nur einen minimalen Overhead an überschüssigen Lizenzen, da neue Lizenzen bei Bedarf schnell von Microsoft erworben werden können. Die Kunden, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass ihre Ausgaben für überschüssige Lizenzen hauptsächlich durch dieses Problem verursacht wurden. Das führte dazu, dass sie im Durchschnitt XNUMX % zusätzliche Lizenzen in ihrem Bestand hatten.

Beispiel: Inaktive Konten durch zugewiesene Lizenzabonnements
Beispiel: Inaktive Konten durch zugewiesene Lizenzabonnements

Ungenutzte Speziallizenzen umwidmen

Ein weiterer Anwendungsfall, der von vielen Kunden genannt wurde, betraf Zusatz- und Speziallizenzen für Microsoft Produkte. Diese Anwendungen sind nicht Teil eines Software Bundles in M365, wie die kommerziellen E1-, E3- und E5-Lizenzpakete, sondern werden als eigenständige Anwendungen, wie PowerBI Pro, verkauft. Durch die Nutzung detaillierter Nutzungsanalysen für jeden Account ist es möglich, jene Endanwender zu ermitteln, denen diese Speziallizenzen zugewiesen sind, die aber seit mehr als 60 Tagen nicht mehr auf die entsprechenden Anwendungen zugegriffen haben. Kunden und Partner berichten, dass über 4 % ihrer Ausgaben bei der Überlizenzierung auf dieses Problem zurückzuführen sind. Anstatt diese ungenutzten Speziallizenzen zurückzuziehen und wiederzuverwenden, kauften sie mehr, wenn eine Abteilung sie anforderte

Beispiel: Nicht verwendete Speziallizenzen
Beispiel: Nicht verwendete Speziallizenzen

Übernehmen Sie die Kontrolle über das Software Lebenszyklus-Management

Die Unterstützung eines erfolgreichen SLM Programms kann sehr komplex sein. Es ist unglaublich schwierig ohne die Datenanalyse, die die notwendigen umsetzbaren Erkenntnisse liefert, eine Umgebung zu optimieren. Microsoft hat dies durch seine kostenlosen Verwaltungstools nicht unbedingt einfacher gemacht. Stattdessen wuchs die Verwirrung durch immer mehr Add-on Produkt- und Softwarelizenz-Bundles. IT-Abteilungen sehen sich nun mit einem Mix aus M365 Lizenzplänen konfrontiert, die verschiedenen Aufgabenbereichen in den Geschäftseinheiten zugeordnet sind. Daraus ergeben sich immer wieder Herausforderungen bei der korrekten Verteilung von Lizenzen und der Kontrolle, ob die Lizenzen verwendet oder neu vergeben werden müssen. Unternehmen, die proaktiv mit SLM umgehen, die die Rückgewinnung von Lizenzen automatisieren und ein straffes Steuermodell in Bezug auf überschüssige Lizenzen beibehalten wollen, benötigen eine robuste Lösung zur Datenanalyse, die ihnen dabei hilft.

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