Sobre esta serie:

Muchas empresas de todo el mundo se han comprometido a HCL Notes/Domino* durante años. Conocen los muchos beneficios que se derivan de esa relación. Además, Notes / Domino se encuentra en el centro de sus procesos y cómo funcionan. A pesar de todo esto, los responsables de la toma de decisiones de TI de todo el mundo están empezando a imaginar un futuro en el que Notes / Domino puede desempeñar un papel reducido o ningún papel en absoluto.

Este es el primero de una serie de siete blog publicaciones que analizan los desafíos más difíciles de migración de Notes/Domino. Las soluciones del mundo real que proporcionaremos no están disponibles de ninguna otra fuente única.

Aprenderá cómo adoptar un nuevo enfoque para el análisis y la presentación de datos puede revolucionar su capacidad para simplificar los proyectos de Domino más complejos y entregarlos de manera eficiente, a tiempo y dentro del presupuesto.

Ayudarle a montar la cresta de la ola tecnológica del éxito es la motivación detrás de esta serie.

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El desafío de la migración

En muchas organizaciones, el entorno de Notes/Domino ha crecido orgánicamente durante décadas. Está profundamente integrado en los procesos comerciales y representa una gran inversión en el panorama de las aplicaciones. En los años 90, muchos no programadores crearon sus propias aplicaciones utilizando plantillas. Incluso modificaron el diseño y la funcionalidad sin codificación. Hoy en día, se habla de esto como ciudadanos-desarrolladores que hacen poca o ninguna codificación. Independientemente del término, el resultado fue que los números de bases de datos/aplicaciones se dispararon a medida que más y más plantillas estaban disponibles.

El mercado muestra que en los últimos años muchas empresas ya han migrado de Notes/Domino a Microsoft Outlook u Office 365. Otras están en proceso de hacerlo. En muchos casos, la decisión de migrar es estratégica, no está impulsada por problemas técnicos o características faltantes.

Microsoft dice y nuestra experiencia confirma que migrar Mail suele ser un proceso sencillo. Hay varias herramientas en el mercado que pueden ayudar con la planificación y ejecución de esto.

La migración de aplicaciones es mucho más compleja. La mayoría de las organizaciones han estado desarrollando aplicaciones durante años. Puede haber decenas de miles de solicitudes que deben procesarse. Todos son únicos y tienen requisitos específicos. ¿Qué valor tienen para la empresa? ¿Con qué frecuencia se usan? ¿Por quién son utilizados? ¿Qué tan complejo es el código? Estas son solo algunas de las preguntas que debe responder. Habiendo trabajado con cientos de clientes a lo largo de los años, sabemos lo difícil que puede ser encontrar la experiencia interna para poder entregar rápida y fácilmente respuestas precisas para toda la organización.

Aquí es donde radica el verdadero desafío. Por lo tanto, los defensores de Microsoft lo descartan a menudo por ser tan fácil de implementar como la migración de correo. Desafortunadamente, es todo lo contrario.

Para la mayoría de las organizaciones, Note/Domino está tan profundamente arraigado en sus sistemas y procesos que reemplazar por completo todas sus aplicaciones de Domino llevará muchos meses y, a menudo, muchos años. La aplicación intensiva de tiempo, personas y dinero podría acortar el proceso. Al igual que nosotros, probablemente sabrá que incluso algunas de las organizaciones más grandes con los bolsillos más grandes han tardado más de 10 años en eliminar toda su infraestructura de Notes/Domino.

Obtener respuestas: sus primeros pasos para un proyecto exitoso

Tener respuestas correctas a las preguntas correctas desde el principio y poder acceder a esa información crítica en un depósito central sienta las bases para un proyecto exitoso. Con esa información a mano, puede desarrollar rápidamente un plan de migración preciso que minimizará el tiempo, los recursos y los costos involucrados en el proyecto.

Hacerlo bien puede reconciliar el conflicto entre el deseo de simplemente "deshacerse de Notes para fin de año" y la implementación real que llevarán a cabo los gerentes de proyecto, los administradores de Domino, los desarrolladores y los gerentes de TI.

El primer paso es entender la magnitud del proyecto:

  • ¿Cuál es la estructura y el tamaño de su entorno?
  • ¿Cuántas bases de datos no se utilizan?
  • ¿Cuántas bases de datos se pueden excluir del proyecto?
  • ¿Cuántos usuarios utilizan Notes de forma activa?
  • ¿Cuáles son las rutas de migración más eficientes para sus aplicaciones?
  • ¿Cómo afecta la complejidad del diseño de la base de datos a los costos de redesarrollo?
  • ¿Quiénes son los propietarios de la aplicación que son partes interesadas en el proyecto?

Muchas de estas preguntas deben hacerse continuamente y las respuestas cambiarán con el tiempo a medida que el proyecto avanza y las circunstancias evolucionan.

El enfoque habitual

Como se indicó anteriormente, muchas empresas tienen poca o ninguna experiencia interna para ayudarlos a navegar a través de las complejidades inherentes a un proyecto de migración. Esto los lleva a traer consultores externos a quienes se les pagará para auditar el entorno existente, para dar respuestas a las preguntas anteriores y para diseñar un plan de proyecto.

Los beneficios de tal enfoque parecen ser claros. La migración será realizada por expertos con mucha experiencia. Esta experiencia debería reducir el alcance del proyecto, reducir el potencial de errores en la implementación y ahorrar costos.

Sin embargo, mire un poco más profundo y los beneficios pueden verse superados por las desventajas.

La desventaja más obvia es que estos proyectos son largos y el costo de los consultores externos a menudo aumenta con el tiempo.

Menos evidente es el sesgo inherente que tienen las empresas de consultoría para prolongar los proyectos en lugar de acortarlos.

A menudo usarán sus propios software herramientas durante la etapa preliminar de investigación del proyecto para encontrar respuestas a las preguntas anteriores. Una vez finalizado el proyecto, el software y el acceso a estos datos se va con ellos.

También existe la posibilidad de que tengan acceso a los datos más confidenciales de sus clientes.

Una vez que desarrollan un plan de migración, a menudo serán contratados para realizar la implementación. Al hacerlo, naturalmente adquieren una comprensión íntima del diseño y la función del nuevo entorno. Nuevamente, cuando finaliza el proyecto, este conocimiento se pierde y no hay nadie interno con esa experiencia.

Un nuevo enfoque con un mejor resultado

¿Hay un enfoque alternativo? ¿Existe una única fuente de información para usted que sea fácil de usar, completa, precisa e imparcial? ¿Hay alguna manera de obtener esta información de forma independiente y continua sin tener que contratar a un grupo de costosos consultores externos?

Afortunadamente, lo hay.

iDNA Applications es un nuevo software diseñado para ayudarlo durante lo que puede ser uno de los proyectos de TI más desafiantes de su carrera: migrar de un entorno Notes/Domino arraigado desde hace mucho tiempo.

  • Le brinda una vista completamente nueva de su entorno de aplicación.
  • Con el clic de un mouse, incluso los entornos más complejos se representan en gráficos y puntos de datos simples y fáciles de entender que le brindan las respuestas que necesita.
  • El análisis de la complejidad del código combinado con el uso de la aplicación le brinda la capacidad de tomar decisiones basadas en el valor para cada paso de su proceso de migración.
  • Las clasificaciones de aplicaciones patentadas lo mantienen enfocado en los entregables más importantes del proyecto.
  • Estos puntos y más le aseguran que podrá entregar su proyecto de manera más fácil y rápida de lo que nunca pensó posible.

Recortar su proyecto a medida

Verá un diagrama del entorno completo de Notes/Domino en el panel de información general del entorno: el punto de partida para su análisis. Puede determinar rápidamente el potencial de reducción del alcance comparando la información de las bases de datos implementadas con las bases de datos tocadas.

Panel de descripción general del entorno
Figura 1: Tablero de descripción general del entorno

Ahora mire el tablero 'Scope Focus Funnel'. Aquí hay una representación gráfica fácil de leer del potencial de reducción del alcance. Cada sección del embudo describe el proceso utilizado para eliminar aplicaciones que no necesitan migrarse. Además, puede ver rápidamente en la esquina superior derecha el potencial de reducción del alcance que se muestra como un porcentaje.

Panel de embudo de ScopeFocus
Figura 2: Panel de embudo de ScopeFocus

¡Se ha demostrado que el efecto combinado de eliminarlos de su proyecto reduce el tamaño del proyecto hasta en un 90 %!

Esta es una ganancia rápida para usted, y es enorme. Imagine los ahorros en tiempo, costo y recursos cuando reduce el alcance del proyecto al 10% de lo que era.

Uso eficiente de sus recursos de programación

Ciertas aplicaciones, como las bases de datos del sistema y los archivos de correo, no son candidatos adecuados para la migración. Estos se excluyen automáticamente de su universo de migración potencial. Las aplicaciones restantes se analizan para usted. Puede ver su complejidad de programación y similitudes. Armado con esta información, sabrá cómo dedicar sus recursos de programación de la manera más eficiente. Las aplicaciones populares y complejas requerirán más tiempo y recursos para migrar. Otras aplicaciones se pueden manejar de manera simple y rápida con una inversión mínima. Además, las aplicaciones se pueden consolidar para que pueda reducir aún más el alcance de la migración. Obtendrá otra ganancia rápida al saber qué aplicaciones se pueden migrar rápidamente.

Además de estos dos beneficios, puede asignar los recursos de su programador de manera eficiente. Tendrá a las personas que necesita, donde las necesita para ejecutar esas aplicaciones complejas a tiempo.

Ahorro de costos y obstáculos

Proyectos como estos son costosos y de alto perfil. ¿Cómo le gustaría poder proponer compensar parte del costo mediante la eliminación de licencias no utilizadas? ¡Es fácil! La información que necesita para monitorear el uso del usuario final está al alcance de su mano. Las licencias no utilizadas se pueden cancelar o asignar mejor.

El panel de información general de la actividad del usuario le permite ver rápida y fácilmente qué tan activamente interactúan los usuarios finales con las aplicaciones. Armado con este conocimiento, es una decisión simple reasignar o cancelar las licencias no utilizadas para maximizar el valor que su empresa recibe de su gasto en licencias.

Panel de descripción general de la actividad del usuario
Figura 3: Panel de descripción general de la actividad del usuario

Quitarle a alguien las aplicaciones Notes/Domino queridas de alguien puede ser un tema delicado y tener un impacto real en el negocio. Es por eso que los propietarios de las aplicaciones están identificados para usted. Puede allanar el camino de su migración acercándose a ellos con anticipación y eliminando posibles obstáculos antes de que surjan.

También puede usar esta información para asignar racionalmente los costos del proyecto. Las aplicaciones complejas requieren más recursos y, por lo tanto, cuesta más migrar. Dado que conocerá al propietario y podrá ver el uso, podrá ver quién se beneficia de migrar cada aplicación y podrá asignar costos proporcionalmente en consecuencia.

¿Tú qué sacas de esto?

¿Quién no quiere poder hacer sus proyectos más simples, más pequeños, más rápidos y más baratos? ¿Quién no quiere tener un presupuesto mayor, digamos en forma de reducción de costos de licencia?

Todo comienza con tener a mano las herramientas que le darán rápida y fácilmente las respuestas que necesita en un solo lugar. Desde aquí puede diseñar la mejor estrategia posible para entregar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto y disfrutar de los siguientes beneficios:

  • Saber qué aplicaciones no necesitan migrarse reduce su proyecto a su tamaño real para un alcance más preciso
  • Sus plazos se acortan
  • Tus plazos son más precisos
  • Cumplir con los plazos significa que no hay efectos colaterales para los proyectos ya planificados para el futuro
  • Los requisitos de recursos de programación pueden estimarse con mayor precisión y asignarse mejor a donde los necesita
  • El acceso a información continua sobre su entorno hace que sus informes de progreso sean fáciles, flexibles y precisos

Próximamente en nuestra serie

Armado con las respuestas a estas preguntas, el siguiente paso es considerar los diferentes escenarios objetivo para el proyecto. Muchas organizaciones comienzan con el plan de abandonar completamente la plataforma en una fecha determinada. Nuestra experiencia con muchos de nuestros clientes ha sido que es casi seguro que planes como este fracasarán.

Los proyectos 'más saludables' que observaron nuestros expertos fueron los que se consolidaron paso a paso durante varios años. Están respaldados por un entorno de coexistencia planificada que se reduce continuamente a medida que se reemplazan las aplicaciones críticas para el negocio. Este entorno puede incluso ser alojado por un proveedor de la nube para minimizar la licencia y el costo operativo y convertirse en un 'hogar de retiro' para aplicaciones donde la migración o la modernización no se pueden justificar económicamente.

Ningún ejecutivo quiere escuchar que llevará años dejar la plataforma de aplicaciones Notes/Domino. Sin embargo, es la forma más segura de minimizar el impacto negativo en el negocio y evitar una serie de plazos incumplidos debido a proyectos planificados con demasiadas cantidades desconocidas.

* anteriormente IBM Notes/Domino