Para muchas organizaciones, HCL Notes y Domino forman la columna vertebral de sus procesos comerciales críticos. Para mantenerse al día con las innovaciones, los requisitos organizacionales y las crecientes expectativas de los usuarios, los grupos de TI están realizando actualizaciones periódicas en sus entornos de producción de Notes y Domino.

Pero a pesar de beneficios obvios de las actualizaciones, los errores en el proceso pueden erosionar rápidamente el valor de la actualización. Realizar una actualización importante en toda la empresa suele ser una tarea desafiante para cualquier departamento de TI, ya que muchas de las actividades se realizan manualmente. Hay muchos obstáculos que pueden prevent la actualización exitosa de su HCL Notes/Domino ambiente.

La complejidad, el costo y el compromiso de recursos dependerán de una variedad de factores. Estos incluyen la fecha de su versión existente y si su implementación de Notes/Domino se ha personalizado, ya sea a través de complementos, con cambios en el sistema central o mediante la integración de otras soluciones.

Si su organización se está preparando para actualizar HCL Notes/Domino, esta lista de mejores prácticas lo ayudará a evitar errores comunes en los proyectos.

NOTA:

  • Si solo planea instalar un fixpack o hotfix, ¡hágalo! La siguiente lista es para actualizaciones importantes de una anterior release como 8, 9 o 10 para Notes y Domino 11, así como para clientes que planean usar Notes Nomad Móvil por primera vez.
  • Si está ejecutando clientes básicos de Notes, también puede ignorar con seguridad una buena parte de lo siguiente. El cliente estándar de Notes 11 (=Eclipse) viene con bonitas mejoras visuales (más aún, "cambios para usuarios finales"), especialmente para el espacio de trabajo/escritorio de Notes, la "Lista abierta" y la plantilla de correo V11.
  • Los saltos de actualización más grandes (Notas 8 o 9 a 11 frente a Notas 10 a 11) exigen atención para todos los siguientes temas.

1. Encuentre primero a sus partes interesadas

Es esencial para su éxito incluir a las partes interesadas tanto internas como externas. Es posible que también deba considerar a los usuarios finales, capacitadores, desarrolladores de contenido, administradores, equipos de soporte y hospedaje, equipos de control de calidad y pruebas, propietarios de sistemas, proveedores externos y socios de servicios. Averigüe cómo interactúa cada grupo con su sistema, cómo les afectará una actualización de Notes/Domino y qué nivel de compromiso continuo podrían necesitar.

Especialmente cuando se trata de sus aplicaciones de Domino, hay una diferencia entre el propietario de una aplicación y una verdadera parte interesada.

Si no planea cambiar su cliente principal utilizado para trabajar con sus aplicaciones (piense: Básico vs. Estándar vs. Navegador vs. Nomad móvil frente a lo próximo Nomad cliente web), entonces lo único que debe tener en cuenta son las Clases recién introducidas que podrían entrar en conflicto con las Clases preexistentes desarrolladas por uno mismo o por terceros con el mismo nombre.

Si planea cambiar el cliente principal para trabajar con aplicaciones, entonces, además del tema de Clases en conflicto, la pregunta es si sus aplicaciones dependen de XPages o Java, y si el nuevo cliente lo admite.

Y no lo olvides: puede haber muchos obstáculos en su código que debe tratar de evitar, para no aprovechar el peligro de retrasar todo su proyecto.

2. Emprender la planificación del control de cambios

Además del trabajo técnico involucrado en la actualización de su entorno de Notes/Domino, el control de cambios efectivo será probablemente el mayor desafío en torno a un software ascender de categoría. Puede ser difícil mantener el equilibrio entre una comunicación y una consulta adecuadas y abrumar a las partes interesadas con detalles. Considere asignar un administrador de control de cambios dedicado al proceso e incluya el desarrollo de un plan de comunicaciones y un plan de proyecto de alto nivel como entregables para ese rol.

3. Realizar auditorías del sistema

Realizar una auditoría del sistema implica realizar un inventario de todas las personalizaciones dentro del entorno tanto para las instalaciones del cliente como para los servidores. Identifique todas las modificaciones y extraiga las especificaciones y otra documentación relevante relacionada con este trabajo. Evalúe cada implementación no estándar para el riesgo de actualización.

Ejemplos:

  • Asegúrese de que las extensiones y aplicaciones de terceros, ya sean para clientes o servidores, admitan la release te estás actualizando. Piensa: Telefonía software, Crossware Signature, iQ.Suite o nuestro propio MarvelClient, por ejemplo.
  • Verifique si debe agregar, cambiar o eliminar entradas anteriores de notes.ini en clientes y servidores, por ejemplo, documentos de configuración del servidor y documentos de políticas, por ejemplo CREATE_R##_DATABASES, DPABRemoveRule, DisableAccessibility, ENABLE_ACL_FILES, ENABLE_NEW_FTLEXWORD_HANDLING y cualquier nueva opción disponible con el release te estás actualizando.

¿Hay una característica (o algo muy similar) ahora disponible en el nuevo release? ¿Sigue siendo aplicable una personalización actual? Es software integrado con otros sistemas o aplicaciones? ¿Se utiliza una plantilla, que se actualizará durante la actualización, en muchas variaciones diferentes (por ejemplo, plantilla de correo o libreta de direcciones pública)?

4. Establecer puntos de referencia de rendimiento

Actualizar Notes también puede ayudar a mejorar el rendimiento. Asegúrese de recopilar todas las métricas relevantes para el análisis comparativo previo y posterior a la actualización. Asegúrese de actualizar las exclusiones de su escáner de virus de las rutas de IBM (o incluso de Lotus) a HCL. No olvide actualizar las optimizaciones del espacio de trabajo, especialmente en Citrix.

Y prepárese para responder preguntas típicas como: ¿Ha mejorado el tiempo de inicio del cliente (rendimiento de inicio e inicio de sesión)? Y si no, ¿la degradación del rendimiento se aplica a toda la empresa o solo a departamentos o regiones específicos?

5. Determine sus necesidades (especialmente en entornos Citrix)

Según la auditoría de su sistema, ¿necesita volver a desarrollar personalizaciones e integraciones o actualizar complementos específicos? ¿Puedes actualizar a la última versión del software de su versión actual o necesita actualizar primero a una versión intermedia?

Consulte las especificaciones técnicas de la nueva versión de Notes: ¿necesita actualizar, instalar o comprar algo como parte de la actualización? ¿También necesita actualizar su tema/diseño/especificaciones, o funcionará en la versión actualizada?

Tienes que actualizar Notes en una infraestructura de escritorio virtual (VDI) como Citrix? Recuerde que en Citrix, el rendimiento y la estabilidad óptimos requieren una configuración especial.

6. Crear y mantener un plan de actualización

Dependiendo de sus hallazgos de los pasos anteriores, ha creado una lista de todos los detalles ahora. Su próxima pregunta y tarea es: quién realizará la actualización y qué debe actualizarse y en qué orden. Por lo general, después de asegurarse de que todas las dependencias anteriores se hayan aclarado y resuelto, se recomienda actualizar primero los servidores y luego los clientes.
Otras preguntas importantes para su actualización son: ¿Cómo se realizará la actualización? Hay alguna guía en la actualización de la software ¿proveedor? ¿Qué tiempo, personas, recursos y presupuesto necesita aplicar al proceso de actualización?

Incluso el mejor plan se encuentra con la realidad en algún momento. Cuanto mejor haya hecho sus auditorías y su planificación de requisitos, menos problemas tendrá que enfrentar en este paso.

7. Use un Plan de Implementación reflexivo

No confunda su plan de actualización con su plan de implementación. Si bien su plan de actualización se ocupa del tema de su actualización y todas las preguntas de contenido, su plan de implementación es el momento y la forma en que su actualización llegará a sus usuarios finales.
Por eso es importante determinar de antemano cuestiones como las siguientes:

  • ¿Cuándo se realizará la actualización?
  • ¿Habrá un apagón?
  • ¿Cuánto tiempo tardará?
  • ¿Qué tipo de mensajes deben enviarse a las partes interesadas?
  • ¿Cuál es el proceso de implementación planificado?
  • ¿Cuál es su plan de recuperación?

8. Más vale prevenir que curar con las copias de seguridad

Guarde su copia de seguridad en un lugar seguro y protegido. Realice una copia de seguridad secundaria y almacene ese archivo en otro lugar seguro y protegido.

Esto no es demasiado cauteloso sino considerado. Nunca se sabe a qué influencias ambientales tendrá que enfrentarse justo en el momento de planificar su despliegue.

Y no necesita una copia de seguridad solo para la actualización: la necesita en producción, constantemente.

9. Ejecute una actualización de prueba

La mejor manera de saber si surgirán problemas durante la actualización es intentar actualizar una copia del sistema en vivo. Identificará cualquier conflicto de código o sistema y señalará dónde se requiere más trabajo. Es importante dejar suficiente tiempo para este paso y comprometerse con las partes interesadas relevantes.

10. Realice todas las pruebas

Esto incluye pruebas funcionales, no funcionales y técnicas, integridad de datos, seguridad, rendimiento y pruebas de tema/diseño, incluidas pruebas entre clientes y dispositivos. Vital para el proceso de prueba es un mecanismo compartido para capturar y rastrear problemas. Los problemas deben describirse en detalle, tener un identificador único para fines de seguimiento, tener un estado actual y asignarse a alguien hasta que se resuelvan por completo.

También es importante dejar tiempo y gestionar las expectativas en torno a las pruebas de aceptación del usuario. Si bien un sistema actualizado puede ser funcional, es posible que no cumpla con todos los requisitos comerciales para los que se implementó.

11. Configurar el Despliegue

Con su versión de prueba recién actualizada ahora implementada, probada y los problemas resueltos, los administradores necesitarán algo de tiempo para asegurarse de que las nuevas características y funcionalidades introducidas por las actualizaciones estén configuradas correctamente. Esto podría implicar activar o desactivar funciones o actualizar la configuración para adaptarse mejor a sus usuarios.

12. Prepare documentación buena y clara

La preparación de archivos de ayuda o manuales de usuario, así como documentación técnica que detalle cualquier desarrollo personalizado o requisitos de implementación, es vital para el éxito de su actualización actual.

Aproveche cualquier documentación proporcionada por el software proveedor o su proveedor de tecnología y resalte las diferencias entre versiones para enfatizar cambios importantes en el nuevo release.

13. Proporcione capacitación para todos

Formar a las personas adecuadas en el momento adecuado no solo requiere recursos de formación adecuados, sino también una planificación adecuada. Los formadores y los alumnos deben estar disponibles al mismo tiempo, en un espacio adecuado.

La cantidad de capacitación, el tipo de capacitación y la duración de la capacitación dependerán de la funcionalidad que enfrenta el usuario final y los cambios de características dentro de su actualización. software.

14. Prepare su infraestructura

Si su actualización introduce varios cambios significativos o está cronometrando la software actualizar con un re-release del sistema, deberá asegurarse de que la configuración de su alojamiento pueda hacer frente a un aumento en el acceso y el uso, aunque solo sea por un corto período de tiempo.

15. Ir en vivo

Tiene algunas opciones en torno a su proceso de puesta en marcha, incluido un cambio completo o ejecutar el sistema anterior y el sistema actualizado en paralelo durante un período de tiempo. Consulte su plan de implementación para asegurarse de que todos conozcan su función y responsabilidades para el release.

16. Ofrece apoyo

Probablemente habrá una demanda inicial de recursos de soporte después de que se haya realizado una actualización. released a medida que los usuarios se familiaricen con el nuevo sistema.

Es posible que se requieran cambios en el soporte continuo debido a las nuevas características y funcionalidades del sistema o cambios en los procesos y políticas. Asegúrese de que el equipo de soporte tenga suficiente documentación, capacitación y cobertura para satisfacer la demanda de la actualización release.

17. Realice una revisión de actualización

Es importante revisar el proyecto de actualización en retrospectiva para identificar qué funcionó bien y dónde se pueden realizar mejoras para la próxima vez que se requiera una actualización.

En general, es una buena idea tener estos 7 consejos sobre cómo mantener un entorno Notes/Domino sano, estable y actualizado, junto a sus nuevos aprendizajes en mente.

18. Actualice continuamente su entorno

… aunque solo sea por razones de seguridad.

Finalmente, incluso si cree que su sistema de Notas actualizado es seguro, debe comprobar de forma rutinaria los boletines de seguridad y las actualizaciones para proteger su sistema de ataques maliciosos.

Si bien la pandemia en curso ha obligado a un número sin precedentes de personas a trabajar desde casa y renunciar a la seguridad de una infraestructura de TI de Notes bien desarrollada, los ciberdelincuentes han marcado a los empleados desprevenidos como el objetivo preferido.

Asegúrese de mantener actualizado su entorno de Notes para protegerlo contra piratas informáticos, malware, ataques DDoS y más.

Recuerde: las actualizaciones pierden su fuerza cuando se realizan con regularidad.

¿Tienes Preguntas?

Nos encantaría saber de ti si encuentra que esta lista es útil para planificar y ejecutar su próxima actualización.

Si cree que es necesario agregar o mejorar algo, háganoslo saber dejando un comentario.

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