3 nuevas formas de automatizar sus informes de progreso

Deje que los paneles de administración reemplacen sus informes de progreso

Informes de progreso. Son parte de cada proyecto y no son divertidos de producir. No es solo tu progreso lo que debes compartir. También debe proporcionar a los equipos de proyecto los datos que necesitan para hacer su trabajo. Es difícil de coordinar y nunca termina.

Permita que las API de Analytics capaciten a sus equipos con acceso de autoservicio a los datos que necesitan. Una configuración única lo libera de la monotonía de los informes manuales y garantiza que sus colegas tengan acceso continuo a los informes de estado que siempre están actualizados.

Vuelve al trabajo en el que realmente necesitas concentrarte.

Vía #6 de 7 nuevas formas de dominar los desafíos de migración de aplicaciones de Domino

Escuchamos lo mismo una y otra vez de los gerentes de proyectos: "Crear informes de progreso es una tarea interminable, lleva mucho tiempo y generalmente se requiere en los peores momentos imaginables".

Hay una manera más fácil.

Mediante el uso de herramientas de inteligencia comercial y exploración de datos, puede recopilar, compilar y hacer que la información esté disponible en tableros adaptados a las necesidades específicas de varios grupos de consumidores.

Toda su organización se beneficiará de este enfoque de autoservicio. Los informes que cree utilizando esta solución serán:

Puede presentar esta información de varias maneras útiles e interesantes. Puede utilizar paneles, gráficos e incluso una nueva generación de informes interactivos.

Para crear sus informes, puede elegir entre una serie de herramientas especialmente diseñadas disponibles en el mercado. En la práctica, utilizará algo que ya está disponible en su organización. Si tiene suerte, será una de las soluciones mencionadas en el “Cuadrante Mágico de Gartner 2020 para plataformas de análisis e inteligencia comercial.

Sin necesidad de una decisión de compra corporativa, probablemente ya tenga acceso a alguna combinación de los software debajo. Si es así, ¡sigue leyendo!

Es cierto que esta combinación no es de ninguna manera una herramienta de BI o de tablero. Sin embargo, es justo decir que con sus tablas dinámicas, gráficos y capacidades de fuente de datos, Excel tiene mucho que ofrecer cuando se trata de análisis y exploración de datos. Combine eso con las capacidades de presentación de PowerPoint y se sorprenderá de lo cerca que está de los informes automatizados.

Esta combinación ofrece dos grandes ventajas:

En este ejemplo, usamos un archivo de Excel exportado desde iDNA Applications. Sin embargo, las técnicas que mostramos también funcionarán para todo tipo de otras fuentes. Trabajar con hojas de Excel que no están conectadas a la fuente de datos original hace que sea mucho más difícil mantener los informes actualizados. Aún así, usaremos este ejemplo para mostrar la variante más simple.

NB: las versiones recientes de Excel y Power BI tienen una superposición significativa en sus conjuntos de características y facilidad de uso cuando se trata de importar datos de fuentes externas. Si desea vincular sus hojas de cálculo a datos en vivo, siga las instrucciones en el Capítulo de Power BI antes de continuar con el próximo capítulo.

El contenido de nuestro conjunto de datos es una lista de instancias de bases de datos de Domino. Cada uno tiene una variedad de propiedades como título, servidor, nombre de archivo y tipo de base de datos. Nuestro objetivo es averiguar cuántas de ellas son aplicaciones y cuántas son bases de datos enviadas por correo. Estamos buscando mostrar los datos usando una visualización que muestre el tamaño relativo entre las dos categorías.

Lo primero que hacemos es insertar una tabla dinámica (PT) basada en los datos. Para hacer eso, seleccionamos una celda en la tabla y hacemos clic en "Tabla dinámica" en la cinta "Insertar".

En la interfaz de configuración de PT Fields, arrastramos “database_type” a Filas para crear nuestras categorías y “Replica ID” a Valores para contarlo. La operación "Recuento de" está seleccionada de forma predeterminada. Eso nos mostrará el número de bases de datos por categoría.

Dado que solo nos interesan las bases de datos de enfoque, arrastramos el campo "is_focus_db" al cuadro Filtros y luego seleccionamos "verdadero" en el cuadro de diálogo de filtros sobre nuestra tabla de resultados. Eso nos dará los resultados solo para los tipos de bases de datos que nos interesan.

Ahora, tenemos los puntos de datos que queremos. A continuación, creemos nuestra primera visualización. Seleccione una celda de la tabla dinámica y luego haga clic en el símbolo del gráfico circular en la cinta Insertar. Ahí tenemos el gráfico que buscábamos: una representación de cuántas bases de datos Focus son aplicaciones y cuántas son bases de datos de correo. Ahora, haga clic derecho en el gráfico y seleccione Copiar para obtener esto en el portapapeles.

En el próximo paso necesitaremos abrir PowerPoint ya que lo estamos usando para compilar nuestro informe. Aquí pegamos nuestro gráfico haciendo clic con el botón derecho en cualquier parte del lienzo y seleccionando una opción con "Datos de enlace". Depende de usted si usa el tema de destino o de origen.

NB: la vinculación es muy importante aquí, porque la incrustación romperá la conexión entre la hoja de Excel y la presentación de PowerPoint. Esta desconexión puede ser deseable en algunas situaciones, pero no proporcionará la funcionalidad que necesitamos.

El gráfico ahora es un objeto de PowerPoint que puede diseñar y formatear libremente según sus gustos, necesidades o diseño corporativo.

Sin embargo, lo más importante de esta combinación es que los cambios de datos en la hoja de Excel influirán en la visualización en PowerPoint. Si ahora desea crear un informe mensual, por ejemplo, todo lo que necesita hacer es actualizar la hoja de Excel con la lista de base de datos correcta. El gráfico dinámico reflejará esos cambios y también lo hará el gráfico en PowerPoint (es posible que se requiera una actualización manual). Si creó una docena de gráficos y tablas basados ​​en la hoja de Excel, todos ellos se actualizarán con los cambios de datos. Es por eso que esta solución es tan poderosa.

La pregunta entonces es cómo comparte su informe. Hemos visto a clientes crear archivos PDF a partir de la presentación de PowerPoint y compartirlos en HCL Connections o SharePoint. Por supuesto, es una opción simplemente enviar el archivo por correo electrónico, pero eso lo pondría nuevamente en la situación en la que tiene que "entregar" los informes a alguien en lugar de colocarlos en una ubicación central donde las partes interesadas puedan ir y obtener la información. desde.

Con Power BI tenemos una gran herramienta a mano para el trabajo que estamos tratando de realizar. Sus capacidades en torno al análisis y la exploración de datos, así como los paneles, son de primera categoría. Son líderes en el Cuadrante mágico de análisis de Gartner por una razón.

Microsoft logró lograr un hermoso equilibrio entre la potente funcionalidad y la facilidad de uso. Muchas de sus funciones de integración de fuentes de datos y manipulación de datos son muy similares a Excel. Esto hace que la curva de aprendizaje sea excepcionalmente suave.

“Power BI Desktop” es gratuito. No hay muchas limitaciones en comparación con la versión Pro. Sin embargo, no puede compartir su contenido con compañeros de trabajo a menos que comparta todo el archivo de Power BI. Incluso cuando usan la versión pro, los consumidores de información necesitan una licencia de Power BI a menos que sus paneles estén disponibles públicamente en Internet. Para muchas organizaciones, esa no es una opción. Aún así, sigue siendo una gran solución para nuestras necesidades, aunque tenemos que compartir el resultado como si fuera un documento más de Office.

Recopilaremos nuestros datos de panagenda iDNA Applications de nuevo. Esta vez, sin embargo, crearemos una conexión en vivo a los datos usando DataMiner, API de análisis de iDNA. Todo nuestro tablero se actualizará automáticamente si los datos cambian en el backend. El mismo método se puede utilizar en Excel, ya que las características de la fuente de datos son muy similares.

In DataMiner, seleccione la consulta a la que desea vincular y haga clic en el icono del portapapeles para copiar la URL al resultado de la consulta en formato JSON. Tanto Power BI como Excel pueden trabajar con él de forma nativa y no tiene que preocuparse por los delimitadores en los títulos de las bases de datos, como tendría que hacer con CSV.

De vuelta en Power BI, haga clic en "Obtener datos" en la cinta Inicio y seleccione "Web" como fuente. Se le pedirá que ingrese una URL a continuación y podemos simplemente pegar la que acabamos de copiar en DataMiner. Después de seleccionar Autenticación básica e ingresar las credenciales, podemos terminar de conectarnos a la fuente de datos.

Una vez que la conexión se haya establecido correctamente, el Editor de consultas se abrirá en una nueva ventana. Lo primero que debemos hacer es hacer clic en el botón "A la tabla" en la esquina superior izquierda para convertir la lista de registros en una tabla con la que podamos trabajar más adelante. Simplemente acepte las opciones predeterminadas en la ventana emergente y haga clic en Aceptar.

Ahora que tenemos una tabla, démosle un nombre propio, para que podamos identificarla más tarde, en caso de que tengamos múltiples fuentes. Luego, hacemos clic en el ícono pequeño en la parte superior derecha de nuestra primera columna que parece flechas que apuntan hacia el lado contrario. Con él podemos expandir el registro JSON en columnas individuales. Recomiendo desmarcar la opción "Usar el nombre de la columna original como prefijo", ya que todas nuestras columnas tienen nombres únicos y no estamos expandiendo más de un campo JSON.

Una vez hecho esto, veremos nuestros datos en columnas individuales por primera vez y podríamos cambiar los tipos de datos o incluso manipularlos. Sin embargo, no es necesario en nuestro caso, así que simplemente hacemos clic en "Cerrar y aplicar" en la esquina superior izquierda.

De vuelta en la vista del tablero, hacemos clic en "Gráfico circular" en el área de visualizaciones. Después de seleccionar el nuevo objeto, arrastre el campo "tipo_de_base_de_datos" de la lista Campos a la derecha al cuadro Leyenda (2) para especificar las categorías de nuestro gráfico. Dentro de esas categorías queremos contar artículos. Lo logramos arrastrando el campo "replicaid" al cuadro Valores (3).

Sin embargo, tenemos el mismo problema que tuvimos en Excel. Vemos todos los tipos de bases de datos, pero solo queremos ver las bases de datos de Focus. Para lograrlo, arrastre el campo "is_focus_db" de la lista de campos al cuadro "Filtrar en esta página" en el área de filtros (es posible que esté minimizado de forma predeterminada). Una vez hecho esto, ahora tenemos la opción de seleccionar qué elementos queremos ver y seleccionamos "verdadero" para ver solo Focus DB.

Voilà, ahí tenemos nuestro gráfico circular de nuevo. ¡Podemos ver la relación entre las aplicaciones y las bases de datos de correo!

Por supuesto, ese es un ejemplo extremadamente simple de las capacidades de Power BI. Puede encontrar más información en el webinar que acompaña a este blog post. Allí usamos un conjunto de datos adicional para incluir la actividad de los usuarios por departamento en la mezcla. Power BI permite vincular los dos conjuntos de datos y explorarlos juntos.

En este ejemplo, usamos datos de panagendaSoluciones propias. Por supuesto, podríamos habernos conectado a cualquier fuente de datos compatible o simplemente comenzar desde un archivo de Excel. Independientemente de la fuente de datos, Power BI facilita la creación de paneles y lleva la visualización y la presentación a un nuevo nivel. Los usuarios que abran mi tablero podrán explorar no solo mi tablero, sino también los datos detrás de él. Podrán filtrar, dar formato y profundizar en lo que es importante para ellos. A pesar de que la versión gratuita tiene sus limitaciones y tengo que compartir archivos como la presentación de PowerPoint que creamos anteriormente, es un gran paso adelante de "solo" un par de diapositivas con contenido estático.

Aquí encontramos un enfoque drásticamente diferente para lograr algo similar a lo que hicimos en Power BI.

Metabase es una solución de análisis y exploración de datos de código abierto que "le permite hacer sus propias preguntas". Está completamente basado en la web y tiene múltiples formas de compartir sus preguntas y paneles públicamente o con individuos.

Una de las características clave que estamos buscando es la capacidad de ejecutarlo en las instalaciones. Aunque se está trabajando en una oferta de Metabase alojada y hay una versión Enterprise disponible, para nuestro escenario podemos usar lo que ofrece la edición local gratuita.

Metabase se diferencia de Excel y Power BI por estar profundamente entrelazado con el sistema de base de datos que se propone analizar. Cuando hace sus preguntas en la elegante interfaz web, crea consultas SQL sobre la marcha para que el servidor de la base de datos haga el procesamiento de datos. Esa es una excelente manera de explorar datos, especialmente porque las tablas y columnas se pueden enriquecer con metadatos en un punto central.

Aquí hay un ejemplo de cómo puedes usar esto. Crearía nombres fáciles de usar para las columnas (como "Tipo de base de datos" en lugar de "texto_tipo_base de datos") o establecería relaciones entre tablas. ¡El usuario final puede beneficiarse fácilmente de SQL JOIN sin tener que conocer los datos o incluso qué es un JOIN!

Sin embargo, hay una desventaja en esto. Metabase no puede funcionar con archivos simples como CSV o Excel como fuente de datos a menos que primero los importe a una base de datos relacional. No es un obstáculo difícil de cruzar, pero agrega otra capa de complejidad. Si un archivo simple es su única fuente de datos, Power BI podría ser la solución más conveniente para usted.

Dicho eso, estamos en panagenda han buscado durante mucho tiempo una solución basada en web como Metabase. Nada de lo que hemos encontrado se ha acercado a la riqueza de funciones, la simplicidad y la elegancia que ofrece como una solución de código abierto. Más allá de que tiene una muy activa community y una sana participación de los desarrolladores. ¡Es un paquete increíble!

Nota: si usas iDNA Applications¡Metabase viene preinstalado, configurado y listo para usar! Si no lo hace, una discusión sobre cómo configurar Metabase está más allá del alcance de este blog. Si quieres saber más, puedes mirar aquí:

Para comenzar en Metabase, simplemente podemos hacer clic en el botón "Hacer una pregunta" en la barra de menú superior. Nos presentará tres opciones:

Seguiremos adelante y seleccionaremos una pregunta simple. Podemos convertirlo en una pregunta personalizada más tarde o ver el SQL detrás de él si es necesario.

Después de seleccionar la tabla "Base de datos" como nuestra fuente de datos, Metabase nos muestra parte del contenido para tener una idea de cómo se ven los datos.

Aquí seleccionamos "Resumir" (1) y elegimos "Tipo de base de datos" (2) como el campo por el que queremos agrupar o resumir.

El resultado que obtenemos es un gráfico de barras con el número de entradas dentro de cada categoría de la base de datos. Avancemos y cambiemos eso a un gráfico circular haciendo clic en "Visualización" (1) en la parte inferior y luego eligiendo "Circular" (2) como tipo de gráfico.

Volvemos al punto en el que vemos la distribución de las bases de datos en las categorías de la base de datos en un gráfico circular (o dona en este caso). Nuevamente, queremos mostrar solo Focus DB. Podemos lograrlo haciendo clic en "Filtro" (1) en la barra de navegación superior y luego seleccionando "Es Focus DB" (2) en la lista de campos.

¡Hurra! Hemos logrado nuestro objetivo y vemos la distribución de bases de datos entre los dos tipos de bases de datos. Desde aquí hay un par de cosas que podemos hacer con nuestra pregunta. Si hacemos clic en “Mostrar editor” (1) se nos llevará al mismo editor que habríamos obtenido si hubiéramos seleccionado “Pregunta personalizada” inicialmente.

Aquí podemos continuar refinando nuestra pregunta o ver el SQL (1) que Metabase generó para nosotros. También tenemos un montón de técnicas avanzadas que utilizamos aquí: unión con otras tablas de datos, clasificación, limitación o incluso creación de columnas personalizadas.

Ahora, ¿cómo compartimos esto con nuestros grupos de interés? Todo comienza guardando esa pregunta (1) y, opcionalmente, agregándola a un tablero.

NB: no entraremos en el panel de control en este blog publicación, pero si desea ver más sobre el tema o la Metabase avanzada use cases, por favor háganoslo saber en los comentarios.

Ahora que tenemos una pregunta guardada, tenemos una opción adicional en la fila inferior (2) para compartir e insertar nuestra pregunta.

Con este cuadro de diálogo, podemos compartir (1) nuestra pregunta o tablero públicamente o incrustarlo en un sitio donde controlamos el acceso. También puede publicar (2) un panel de información general en la intranet sin control de acceso adicional si la intranet de los empleados es limitada. Las estadísticas más avanzadas están integradas (3) en un área con control de acceso avanzado.

Aunque este método de compartir es excelente, en realidad no es necesario. Simplemente puede dar a sus compañeros de trabajo acceso a la instalación de Metabase y crear paneles personalizados para cualquier información que desee proporcionarles.

Estas son solo 3 formas en que puede simplificar su vida al automatizar sus informes. Hay mucho más que puede hacer con las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento.

Si desea obtener más información sobre cómo hacer que su jornada laboral sea más productiva, eche un vistazo a nuestro webinars y Blogs. Hay un mundo de información esperándote.

Los proyectos de migración y modernización son enormemente costosos y de muy alto perfil. Desde el principio, muchos ojos estarán puestos en ti. Las expectativas serán altas. ¿Cómo puedes evitar que tu proyecto fracase? A veces no puedes. Algunos proyectos están condenados incluso antes de comenzar. Deberías saberlo antes de ir.

Muchas empresas de todo el mundo se han comprometido a HCL Notes/Domino* durante años. Conocen los muchos beneficios que se derivan de esa relación. Además, Notes / Domino se encuentra en el centro de sus procesos y cómo funcionan. A pesar de todo esto, los responsables de la toma de decisiones de TI de todo el mundo están empezando a imaginar un futuro en el que Notes / Domino puede desempeñar un papel reducido o ningún papel en absoluto.

De aquí en adelante será una continua ampliación del círculo de aplicaciones en las que estamos trabajando. Cada paso será más costoso y una planificación prudente producirá beneficios cada vez mayores.

*anteriormente IBM Notes/Domino