Aprovechando Data Analytics para optimizar la gestión de licencias para Microsoft 365

Software la concesión de licencias ha cambiado a lo largo de los años. Ahora muchos software los acuerdos se basan en suscripciones pagadas mensual o anualmente. Lo que significa que solo debe pagar por lo que realmente usa, ¿CORRECTO? Eso puede sonar simple, pero realmente no lo es. La responsabilidad ahora recae directamente en el grupo de TI de cada empresa para realizar un seguimiento del uso y las licencias asociadas, recuperar las licencias de cuentas inactivas, eliminar las licencias no utilizadas que se asignaron innecesariamente y, en general, protegerse contra el pago excesivo.

Microsoft 365 es una suscripción basada, software modelo. Los clientes eligen las licencias que necesitan por empleado, las compran a Microsoft como parte de un acuerdo anual y luego las implementan según sea necesario. Sin embargo, casi todas las organizaciones están suscritas en exceso y pagan más licencias de las que usan. ¿Cómo se produce esta llamada “brecha de licencias”?

Durante los últimos cinco meses hemos discutido esto con empresas de todo el mundo. Lo que descubrimos fue un promedio de 17% de costos de licencia adicionales pagados más allá de las licencias reales utilizadas. Hubo tres áreas de enfoque que causaron esta brecha que se describen dentro de este blog. Puede encontrar estos útiles si está tratando de reducir sus costos de licencia para Microsoft 365. Si desea adoptar un enfoque más proactivo para la gestión de licencias para Microsoft 365, entonces estas tres tareas deben realizarse regularmente aprovechando un data analytics herramienta como OfficeExpert.

Existen diferentes razones por las que las cuentas de usuario quedan inactivas, pero la más común es cuando los becarios, empleados o consultores dejan la empresa. Si los procesos de recursos humanos no están estrechamente vinculados al directorio corporativo y Azure AD, esas cuentas de usuario permanecerán intactas, al igual que las licencias asignadas, aunque las entradas de la cuenta de recursos humanos estén deshabilitadas.

Al monitorear con precisión la actividad del usuario en Microsoft 365 e identificar las cuentas inactivas, las registradas Microsoft 365 las licencias se pueden reclamar y reutilizar para nuevos empleados según sea necesario. Al final del día, este proceso puede ahorrar bastante dinero ya que no es necesario comprar nuevas licencias.

Una organización que utiliza este tipo de modelo de gestión de inventario viable para Microsoft 365 las licencias requerirán una sobrecarga mínima de exceso de licencias ya que se pueden adquirir nuevas rápidamente de Microsoft según sea necesario. Los clientes con los que hablamos informaron que su brecha de licencias se debió principalmente a este problema. Se pagó un promedio de 11 % de licencias adicionales debido a este proceso de TI faltante para identificar y reclamar licencias de cuentas inactivas.

La siguiente categoría de administración de licencias requiere un poco de investigación para determinar las funciones superpuestas que están disponibles en diferentes paquetes de licencias, o SKU, de Microsoft. Por ejemplo, si a un usuario se le asigna un Microsoft 365 Licencia E3, no requieren una licencia adicional para ProPlus, porque ya está incluido dentro del paquete de licencias E3. Hay un costo adicional innecesario aplicado a esta cuenta si también tenían asignada la licencia de ProPlus.

Hay muchas combinaciones confusas de este problema de licencia superpuesto para Microsoft 365. Para protegerse contra el pago excesivo de licencias redundantes, es extremadamente útil usar perfiles configurables y algoritmos de filtrado para identificar las cuentas que coinciden con los criterios y eliminar esas licencias redundantes.

La categoría final se relaciona con las asignaciones de licencias especiales para productos complementarios como PowerBI Pro, Visio o MS Project. Esas aplicaciones no son parte de un paquete software modelo en M365 pero se venden como aplicaciones independientes. Al aprovechar el análisis de uso para cada cuenta, puede identificar a los usuarios finales que tienen estas licencias asignadas pero que no han accedido a ellas en más de 30 días o 90 días, según su modelo de corte para reclamar esas licencias y reutilizarlas. Las organizaciones con las que hablamos informaron que más del 4 % de su brecha de licencias se debió a este problema. En lugar de retirar esas licencias especiales no utilizadas, comprarían más de Microsoft.

Las organizaciones de TI ahora se encuentran apoyando una combinación de Microsoft 365 planes de licencia que incluyen paquetes de versiones que ofrecen diferentes complementos para habilitar o deshabilitar según sea necesario. Como resultado, surgen continuamente desafíos relacionados con la distribución adecuada de licencias, el control de cuentas inactivas, la recuperación de licencias especiales no utilizadas y la eliminación de licencias superpuestas. Para las organizaciones que desean ser más proactivas en la administración de sus licencias, automatizar la recuperación de licencias y mantener un modelo fiscal estricto en relación con las suscripciones excesivas, necesitan un sistema más sólido. data analytics solución como OfficeExpert para ayudarlos. Informes complementarios disponibles en OfficeExpert también proporciona monitoreo de licencias disponibles que aún no han sido asignadas.

Si está interesado en obtener más información sobre el OfficeExpert solución y cómo puede ayudarlo a optimizar la administración de licencias para Microsoft 365 ambiente, por favor mire nuestro reciente webinar sobre la optimización de la gestión de licenciaso contáctenos .