Implementamos una red social empresarial el año pasado, pero nadie la está usando. Es un pueblo fantasma virtual.

Implementación de una red social empresarial (ESN) para permitir que los empleados compartan conocimientos y recursos, colaboren entre geografías, mejoren los procesos comerciales e incluso se comuniquen con los clientes, no se trata solo de comprar las herramientas adecuadas. Un componente importante para que cualquier implementación de ESN sea un éxito se basa en muchos factores diferentes. Muchos de los cuales no tienen nada que ver con la solución en sí, sino con la cultura, el apoyo y la voluntad de adoptar el cambio de la organización.

Entonces ESN software generalmente no es algo que se convertirá en un éxito instantáneo sin algún tipo de programa de adopción, lo que es más importante, ya que a menudo requiere cambios en los procesos existentes de collaboration. El nivel y la complejidad de la proceso de adopción requiere, difiere mucho dependiendo de la disposición pero también de la preparación de una organización para adoptar dichos cambios.

preparación organizacional

Una idea errónea común es que la adopción de un ESN puede tratarse como cualquier otro software adoption programa. Este no es el caso.

Creación de valor

En primer lugar, una ESN es un medio para permitir la creación de valor, el desarrollo organizacional y el cambio aprovechando el potencial organizacional. Esto significa intrínsecamente que gran parte de sus resultados y resultados aún no se conocerán ni definirán desde el principio. Es un proceso que requiere un nivel de confianza y creatividad y, por lo tanto, puede ser bastante desalentador para las organizaciones que dependen de la jerarquía y el control.

Infraestructura versus herramienta

En segundo lugar, una ESN no es una herramienta, es una infraestructura. En otras palabras, no es una sola herramienta para un solo propósito, sino una infraestructura de características, aplicaciones y herramientas vinculadas e interconectadas que permiten a los usuarios encontrar formas de alinear y realizar mejor su trabajo.

Esto significa que se debe considerar la adopción de un ESN con respecto a los puntos mencionados anteriormente. Sí, por supuesto, la implementación de un ESN sin capacitación e instrucción básicas se considera un fracaso. Sin embargo, por otro lado, 'simplemente' mirar el lado práctico de hacer que las personas entiendan cómo funcionan sus características sin explicar y abordar el panorama general de POR QUÉ se están realizando los cambios y cómo afectarán a la organización y el rol del usuario en ella. lo más probable es que también resulte en una falla.

A veces, los ESN se perciben como una amenaza para las jerarquías existentes y los límites organizacionales. Una organización que no esté lista para la discusión podría tener dificultades para su adopción. Si las personas no se sienten cómodas usándolo o sienten que podría perjudicar su posición, lo ignorarán.

Amenazas y desafíos para la adopción de empresas sociales software

DesafíoDescripción
Inversiones inicialesLa implementación de software implica inversiones relacionadas con la formación, el mantenimiento, la administración, la creación de equipos de cumplimiento, etc. Esto dificulta su adopción por parte de algunas empresas, especialmente las pymes.
Falta de integración con el flujo de trabajo/aplicaciones comercialesPresencia de un gran número de opciones (herramientas) presentes en la red social. software, a veces genera confusión sobre qué usar para tareas específicas. Para integrar la sociedad software con procesos comerciales establecidos, es deseable tener claridad sobre qué herramientas y sistemas son opcionales y cuáles son obligatorios.
Problemas de seguridad y privacidadMuchas organizaciones dudan en usar plataformas sociales debido a preocupaciones de seguridad y cumplimiento. Temen que los empleados puedan compartir demasiada información o información confidencial a través de la red. A veces, los empleados también dudan en usar la plataforma porque no están dispuestos a compartir información con la alta dirección.
Amenaza a la jerarquíaEn algunas empresas, la alta dirección considera que dichas herramientas son una amenaza para su puesto. Sienten que relacionarse estrechamente con los empleados puede reducir su mando y control sobre los empleados.
Falta de compromiso de la gerenciaLas empresas que son reacias a cambiar los procesos existentes o carecen de una visión a largo plazo, también dudan en adoptar estrategias sociales. software.
Falta de concienciación y formación.Falta de capacitación, instrucciones poco claras y software las complejidades también pueden hacer que los usuarios se muestren reacios a adoptar el sistema.
Fuente: Enterprise- 2.0-Perspectives, Vlatkahlupic.com, marzo de 2011; El estado de las redes sociales, Avanade.com, abril de 2013; Oportunidades de negocio: Redes sociales, Ec.Europa.eu, julio de 2013

Prácticas para aumentar la adopción

MétodoDescripción
Utilice incentivosLas organizaciones pueden lanzar programas de reconocimiento para alentar a los empleados a usar y contribuir a las redes sociales de su empresa. Bajo estos programas, pueden asignar puntajes y recompensar a las personas por conectarse y comunicarse en la plataforma (por ejemplo, a través de la gamificación). Accenture adoptó un sistema de puntuación para persuadir a los empleados a completar su perfil. Esto llevó la tasa de adopción a casi el 60 % en unos pocos meses. Sin embargo, también tenga en cuenta la desventaja de la gamificación. Como dijo una vez Eli Goldratt:
“Dime cómo me mides y te diré cómo me comportaré”.
El juego de la herramienta de gamificación es una amenaza real si, por ejemplo, hay repercusiones o incentivos financieros involucrados.
Integración de tecnologías relacionadas en una plataforma socialLa integración de las actividades, proyectos y procesos laborales cotidianos de los empleados en la plataforma social también puede aumentar su adopción. Con tal integración, los empleados no necesitan iniciar una aplicación separada para acceder a la plataforma. Tener múltiples interfaces que utilizan ESN (por ejemplo, complementos en herramientas de correo y productividad) realmente puede ayudar a impulsar la adopción.
Predicar con el ejemploUn enfoque de liderar con el ejemplo que implica invitar a los altos ejecutivos, la gerencia y otras figuras destacadas de la organización a compartir actualizaciones, intercambiar ideas y comentar las publicaciones de los empleados, también puede alentar a los empleados a usar la plataforma. También les mostrará que es 'seguro' de usar y que las iniciativas son recompensadas.
Crear community gerentesLas empresas podrían asignar a los primeros en adoptar el sistema o incluso a los empleados para que sirvan como community gerentes para fomentar una mayor adopción. Se puede alentar a estos gerentes a iniciar conversaciones, liderar campañas, facilitar el intercambio de conocimientos y familiarizar a otros con nuevas funciones y elegir soluciones viables de las conversaciones. Tenga en cuenta la importancia de permitir que las personas hagan esto, por ejemplo, asignándoles tiempo o incluso incluyéndolo en la descripción de su trabajo. Esto asegura compromiso y un sentimiento de reconocimiento por la importancia de la nueva plataforma.
Entrenamiento basado en escenariosAl comunicar ejemplos relevantes y específicos de la organización, use cases y escenarios de la herramienta, los usuarios comienzan a ver los beneficios y pueden adoptar las innovaciones antes y con mayor facilidad.
'Programas de campeones'Donde los usuarios individuales que sobresalen o muestran dedicación en el uso de la nueva plataforma para crear valor para la organización, son estimulados a hacerlo al brindar capacitación adicional, información y apoyo, así como recompensas/reconocimiento por su buen trabajo. Designar usuarios clave o campeones dentro de las divisiones o departamentos de la organización y apoyarlos, por ejemplo, a través de un programa de "Formación de formadores", que puede ayudar a las personas a sentirse menos amenazadas por la introducción de nuevas estrategias y opciones.
Ve donde está tu usuarioProporcione múltiples formas para que sus usuarios interactúen con el sistema, por ejemplo, a través de portales, integración de widgets con otras aplicaciones y compatibilidad con múltiples plataformas. Un buen ejemplo y absolutamente imperativo para el trabajador globalmente conectado actual es el acceso móvil.
Fuente: El auge de las redes sociales empresariales, Microsoft, consultado el 15 de junio de 2016

Etapas de adopción y madurez

El proceso de adopción está en curso. Conoce varias etapas de madurez pero también puede decaer si no se mantiene. Los usuarios necesitan recordatorios constantes del valor que estas estrategias y hábitos de trabajo pueden aportar a la organización. Del mismo modo, las estrategias y los objetivos pueden evolucionar, las herramientas se actualizan y se agregan características y opciones adicionales con regularidad. Por lo tanto, es de suma importancia mantenerse atento a las cambiantes necesidades de adopción para adaptarse de manera oportuna.

Jane McConnell identifica tres etapas de madurez en la adopción digital. Su informe sobre la organización en la era digital se puede aplicar muy bien a las ESN:

COMENZANDO:

“Establecer el por qué”
En esta fase hay conciencia de la transformación y, a menudo, iniciativas puntuales y poco frecuentes, pero todavía no hay coordinación y conceptos como el de comunidades autoorganizadas aún no prevalecen.
DESARROLLANDO

“Alcanzar la masa crítica”
Hay múltiples iniciativas, cierta coordinación desde el nivel de gestión y los primeros elementos se están implementando en toda la organización. La alta gerencia está tomando nota y comenzando a involucrarse.
MADURANDO

“Manteniendo el impulso”
El ESN está integrado en las prácticas de trabajo y llega a toda la fuerza laboral. La mayoría o todos los altos ejecutivos participan y están directamente involucrados. Los socios y clientes externos también pueden estar involucrados y la ESN se considera un activo estratégico para la organización.
Fuente: La Organización en la era digital – Jane McConnell 2015

Hoja de ruta para la adopción: áreas y actividades

La adopción de ESN requiere acciones en muchas áreas y, a menudo, la participación de varios departamentos, como comunicación, TI, RR. La siguiente lista no es exhaustiva, pero podría servir como una lista de verificación básica de temas a considerar al planificar y ejecutar esquemas de adopción.

Preparación

  • Comprender el contexto y la cultura del usuario.
  • Identificar herramientas y tecnologías existentes, enfoques de capacitación, enfoques de adopción, comunicación ejecutiva

Enfoques y esquema organizativo

  • Identifique los objetivos comerciales, los roles/las partes interesadas, la solución que se adoptará, etc.

Estrategia y promoción

  • Cree una hoja de ruta de adopción y alinéela con los objetivos de desarrollo/gestión del cambio de la organización
  • Cree un plan de comunicación: identifique qué mensajes deben enviarse durante el proceso y por quién
  • Cree un plan de incentivos: identifique formas de reconocer y recompensar el éxito. Defina un sistema de puntuación de uso y apoye y promueva a los campeones de la plataforma para que actúen como expertos en la materia.

Proceso

  • Cree una lista de prioridades de procesos comerciales importantes en los que ESN podría ayudar
  • Documente los procesos "tal cual": identifique los usuarios y procesos afectados y comprenda el enfoque actual
  • Documente los procesos "futuros": destaque cómo los usuarios pueden cambiar la forma en que trabajan implementando collaboration
  • Anuncie ganancias documentando y promoviendo la eficiencia de los procesos

Formación y recursos

  • Comprender y evaluar los enfoques de capacitación existentes
  • Revise cómo usar las herramientas y por qué deben usarse
  • Establezca y recompense a los campeones de la plataforma dentro de la población de usuarios
  • Llevar a cabo capacitaciones y mesas redondas de "pregunte al experto"

Benchmarking y métricas

  • Evaluar el progreso de adopción e identificar áreas de mejora
  • Identificar y capturar software métrica
  • Evaluar la satisfacción del cliente y las ganancias de productividad
  • Publique paneles ejecutivos para demostrar el progreso

Innovación

  • Revise los patrones de uso y la satisfacción continua del cliente
  • Ajuste continuamente cada área de enfoque según corresponda

Fuente: Empresa Social Software: un enfoque integral para Collaboration, Cisco 2012