Deja de buscar a los propietarios de tus aplicaciones

¿Está involucrado en un proyecto en el que decide el futuro de sus aplicaciones de Notes/Domino y busca propietarios de aplicaciones? Si es así, sabe que es una tarea abrumadora en la que la decisión que tome tendrá repercusiones para toda su organización.

Puede parecer imposible encontrar la información que necesita para tomar decisiones basadas en hechos. Para la mayoría de las organizaciones, la cantidad de aplicaciones en el entorno de Notes es enorme, ya que ha crecido durante años o incluso décadas. A medida que cambian las estructuras y los procesos comerciales, es posible que las aplicaciones que eran importantes hace 10 años ya no lo sean. Los usuarios de la aplicación original han seguido adelante. A menudo es imposible saber quién encargó originalmente una aplicación determinada y quién, si es que hay alguien, la está utilizando actualmente.

Muchos gerentes de proyecto en esta situación intentan encontrar a los propietarios de la aplicación. La lógica es que estas son las personas o departamentos que conocen la aplicación. Deberían poder decidir el futuro de sus aplicaciones. Como propietarios, también se les podría asignar cualquier costo de desarrollo del proyecto asociado con su procesamiento. Desafortunadamente, los propietarios de las aplicaciones pueden ser difíciles de encontrar y, a menudo, no son de mucha utilidad cuando lo hace.

En la parte #4 de nuestra serie queremos explorar una mejor manera de ayudarlo a tomar decisiones.

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Los propietarios son difíciles de encontrar y probablemente no puedan ayudarlo.

¿Cómo encuentras a los dueños de tus aplicaciones? ¿Qué sucede si ese departamento ya no existe o si el propietario original ha dejado la organización?

Incluso si puede encontrar el nombre de la persona o el departamento que originalmente encargó la aplicación en algunos registros antiguos, no tiene garantía de que resolverá su problema. Los procesos comerciales pueden haber cambiado. Es posible que ese departamento ya no use la aplicación, pero otro diferente sí.

¿Quiénes son las partes interesadas de su aplicación?

Las partes interesadas de la aplicación son las personas que actualmente usan y obtienen un beneficio de una aplicación. Si puedes responder las siguientes preguntas, sabrás quiénes son:

  • ¿Quiénes son los principales usuarios?
  • ¿A qué departamentos pertenecen?
  • ¿Dónde están ubicados?
  • ¿Quién crea contenido en la aplicación en estos días?
  • ¿Quién está consumiendo ese contenido?

Las respuestas a estas preguntas son mucho más poderosas que saber el nombre de un jefe de departamento o desarrollador de hace 10 años.

Una vez que conozca a sus partes interesadas, también sabrá:

  • ¿Quién se verá afectado por los cambios que realice en una aplicación?
  • ¿Cómo se verán afectados?
  • ¿A quién debe consultar antes de comenzar a hacer cambios?
  • ¿Quién está recibiendo el beneficio del trabajo que está haciendo?

Fortalezas y debilidades de los enfoques tradicionales

Aquí hay cuatro fuentes potenciales para encontrar las partes interesadas de su aplicación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.

  1. LCA de base de datos
    Este es a menudo el primer lugar donde buscan muchas empresas. Tiene la ventaja de estar siempre disponible para todas las aplicaciones sin configuración adicional o software instalación. Además, los datos de las ACL son relativamente fáciles de recopilar y procesar. Desafortunadamente, existen numerosas desventajas que pueden conducir a suposiciones erróneas. Existe el riesgo de que la ACL contenga información obsoleta. El simple hecho de tener derechos de acceso no implica un uso real. Saber por qué alguien está en una ACL rara vez está disponible. La sencillez de uso se ve superada por la superficialidad de la información que proporciona.
  2. Inventario de base de datos personalizado
    Muchas empresas han creado sus propias aplicaciones para recopilar y mantener información sobre bases de datos, propietarios, centros de costos, etc. Si están bien mantenidas, pueden proporcionarle un fácil acceso a información muy útil. Sin embargo, si no se mantiene bien, la información puede estar desactualizada o ser incorrecta. Si tiene la suerte de tener acceso a dicho inventario, ¿cómo sabe si la información que contiene es precisa? Una vez más, se enfrenta al riesgo de utilizar datos erróneos para la toma de decisiones críticas.
  3. metadatos de contenido
    Los registros de metadatos de documentos son otra posible fuente de información. Los campos como "modificado por última vez por" pueden ser muy reveladores a la hora de decidir quiénes son las partes interesadas o los creadores de contenido.
    Aunque estos campos son fuentes confiables de información precisa, son difíciles de recopilar y combinar en múltiples réplicas. También se limitan a revelar solo a los editores. Notes no almacena el último lector. No tendrá una imagen precisa de todos los beneficiarios de la aplicación. Sin esta información, no puede comprender el impacto potencial completo de su toma de decisiones.
  4. Actividad del usuario
    Finalmente, puede buscar el uso de recopilación de varias fuentes como log.nsf o la actividad del usuario registrada por la propia base de datos. Si se recopila durante un período de tiempo adecuado, la calidad de los datos es alta y se basa en la actividad real del usuario. También puede distinguir entre la actividad de lectura/escritura y diferenciar entre el cliente de Notes y el uso de la web. Esto te permite tomar las mejores decisiones posibles, porque tendrás una muy buena idea de quiénes son los creadores y consumidores de contenido y cómo usan la aplicación. Sin embargo, la información no es trivial de recopilar y combinar en múltiples réplicas. Sin embargo, la barrera es sustancialmente más baja que la de recopilar metadatos de contenido. Por lo tanto, vemos la actividad del usuario como la fuente de datos más prometedora. Es un buen compromiso entre la calidad de la información que recibe y el esfuerzo que tiene que invertir para recopilarla.

Una mejor manera de encontrar a sus partes interesadas

Cuando se trabaja con datos de fuentes basadas en el uso, como la actividad del usuario y los metadatos de contenido, hay varios KPI disponibles. No todos se aplican a todas las fuentes de datos, pero en general son muy útiles si desea tomar decisiones basadas en números. Entonces, tome lo que está disponible de la fuente que elija.

Al mirar las lecturas/escrituras de documentos, obtiene fácilmente una descripción general rápida de la actividad. Puedes diferenciar entre creadores de contenido y consumidores. Estas son las personas que entienden el valor de la aplicación para el negocio. Ellos son los que se verán afectados por cualquier decisión que tome, y sería prudente consultarlos antes de formarse una opinión. Además, comprender quién se beneficia de una aplicación le permite asignar los costos del proyecto en consecuencia.

Además, eche un vistazo a las sesiones/transacciones para comprender el impacto que tendrán sus decisiones en la carga del servidor. Esto tendrá un impacto directo en su potencial de consolidación, que discutimos en capitulo #3 de esta serie.

Además de saber quién está usando una aplicación, es importante comprender cuántas personas están usando una aplicación. Esto es particularmente cierto si puede realizar un seguimiento del uso durante un período de tiempo. ¿La aplicación se está volviendo más o menos popular? ¿Se usa solo una vez al año pero para hacer algo que es crítico para el negocio? ¿Qué departamentos consumen proporcionalmente más la aplicación?

Las partes interesadas le brindan mejores resultados

Una vez que se han recopilado los datos y se han realizado los cálculos, es hora de poner esa información a trabajar para usted.

Conocer a las partes interesadas y sus patrones de uso de aplicaciones le permite identificar las unidades de negocio con las que necesita hablar sobre el futuro de cada aplicación. Pueden decirle el valor que una aplicación aporta a una empresa. Sabrán el impacto que tendrá un cambio en esa aplicación en su capacidad para llevar a cabo sus funciones.

También podrá prorratear y discutir los costos del proyecto en los que incurrirán las unidades de negocios para las aplicaciones que están utilizando. Podrán tomar una decisión informada sobre si una aplicación genera suficiente valor para justificar el gasto de mantenimiento. Tendrá un método lógico basado en evidencia para explicar por qué se asignarán costos a los departamentos y cómo se asignan esos costos de acuerdo con el beneficio recibido de ellos.

Involucrar a los usuarios de la aplicación en el proceso de toma de decisiones garantizará que las necesidades del negocio se consideren e incorporen plenamente en su proyecto. El proyecto será más eficiente. Los resultados serán mejores y las unidades comerciales relevantes habrán aceptado la necesidad y la lógica utilizada para determinar el futuro de sus aplicaciones.

Siguiente en nuestra serie

La mayoría de sus aplicaciones tendrán dependencias en una parte de su entorno u otra. Muchos de ellos estarán arraigados en el código mismo: servidor o nombres de usuario codificados, direcciones IP, bibliotecas externas, sistemas de fax, etc. Necesitamos saber dónde están estas dependencias, qué impacto tienen y cómo se pueden solucionar en el manera más eficiente, sin tener que rediseñar cientos o miles de diseños.

Reporte de progreso. Son parte de cada proyecto y no son divertidos de producir. No es solo tu progreso lo que tienes que compartir. También debe proporcionar a los equipos de proyecto los datos que necesitan para hacer su trabajo. Es difícil de coordinar y nunca termina. ¡Pero los informes de progreso pueden ser su amigo cuando informa sobre el éxito!

De aquí en adelante será una continua ampliación del círculo de aplicaciones en las que estamos trabajando. Cada paso será más costoso y una planificación prudente producirá beneficios cada vez mayores.

Muchas empresas de todo el mundo se han comprometido a HCL Notes/Domino* durante años. Conocen los muchos beneficios que se derivan de esa relación. Además, Notes/Domino se encuentra en el centro de sus procesos y de su funcionamiento. A pesar de todo esto, los responsables de la toma de decisiones de TI de todo el mundo están empezando a imaginar un futuro en el que Notes/Domino puede desempeñar un papel reducido o no desempeñar ningún papel.

*anteriormente IBM Notes/Domino