アプリケーションの所有者を探すのをやめる
Notes/Domino アプリケーションの将来を決定し、アプリケーションの所有者を探しているプロジェクトに携わっていますか? もしそうなら、あなたが下す決定が組織全体に影響を与える、困難な仕事であることをご存知でしょう。
事実に基づいた決定を下すために必要な情報を見つけることは不可能に思えるかもしれません。 ほとんどの組織にとって、Notes環境のアプリケーションの数は膨大であり、数年または数十年にわたって増加しています。 ビジネスの構造とプロセスが変化するにつれて、10年前に重要だったアプリは、もはや関連性がなくなる可能性があります。 元のアプリケーションユーザーは先に進みました。 誰が最初に特定のアプリケーションを委託し、誰が現在それを使用しているのかを知ることはしばしば不可能です。
この状況の多くのプロジェクトマネージャーは、アプリケーションの所有者を見つけようとします。 これらの論理は、アプリケーションを知っている人または部門です。 彼らは彼らのアプリケーションの将来を決定することができるはずです。 所有者として、それらの処理に関連するプロジェクト開発コストも割り当てられる場合があります。 残念ながら、アプリケーションの所有者を見つけるのは難しい場合があり、そうする場合、アプリケーションの所有者はあまり使用されないことがよくあります。
のパート＃4 私たちのシリーズ 私たちはあなたが決定を下すのを助けるためのより良い方法を模索したいと思っています。
所有者を見つけるのは難しく、おそらくあなたを助けることはできません
それらをアプリケーションの所有者としてどのように見つけますか？ その部門がもう存在しない場合、または元の所有者が組織を離れた場合はどうなりますか？
いくつかの古代の記録で最初にアプリケーションを委託した人または部門の名前を見つけたとしても、あなたはあなたの問題を解決するという保証はありません。 ビジネスプロセスが変更された可能性があります。 その部門はアプリケーションをもう使用しないかもしれませんが、別の部門が使用します。
アプリケーションの利害関係者は誰ですか？
アプリケーションの利害関係者とは、アプリケーションを現在使用し、アプリケーションから利益を得る人々です。 次の質問に答えることができれば、彼らが誰であるかがわかります。
- 主なユーザーは誰ですか？
- 彼らはどの部門に属していますか？
- 彼らはどこに位置していますか？
- 最近、誰がアプリケーションでコンテンツを作成しますか？
- 誰がそのコンテンツを消費していますか？
これらの質問への回答は、10年前の部門長や開発者の名前を知るよりもはるかに強力です。
利害関係者を知ると、次のこともわかります。
- アプリケーションに加えた変更によって誰が影響を受けますか？
- それらはどのように影響を受けますか？
- 変更を開始する前に、誰に相談する必要がありますか？
- あなたがしている仕事の恩恵を受けているのは誰ですか？
従来のアプローチの長所と短所
アプリケーションの利害関係者を見つけるためのXNUMXつの潜在的な情報源は次のとおりです。 それぞれに長所と短所があります。
- データベースACL
これは多くの場合、多くの企業が最初に目にする場所です。 追加の構成や追加の構成なしで、すべてのアプリケーションで一貫して利用できるという利点があります。 software インストール。 さらに、ACLからのデータは、収集と処理が比較的簡単です。 残念ながら、誤った仮定につながる可能性のある多くの欠点があります。 ACLに古い情報が含まれているリスクがあります。 アクセス権を持っているだけでは、実際の使用を意味するものではありません。 誰かがACLに参加している理由を知ることは、めったに利用できません。 使用の単純さは、それが提供する情報の表面性よりも重要です。 - カスタムデータベースインベントリ
多くの企業は、データベース、所有者、コストセンターなどの情報を収集および維持するための独自のアプリケーションを構築しています。適切に維持されている場合、これらは非常に有用な情報への簡単なアクセスを提供します。 ただし、適切に管理されていない場合、情報が古くなったり、正しくなかったりする可能性があります。 幸運にもそのようなインベントリにアクセスできる場合、そこに含まれる情報が正確であるかどうかをどのようにして知ることができますか？ 繰り返しになりますが、重要な意思決定に誤ったデータを使用するリスクに直面します。 - コンテンツメタデータ
ドキュメントメタデータレコードは、もうXNUMXつの可能な情報源です。 「最終変更者」のようなフィールドは、利害関係者またはコンテンツ作成者を決定するときに非常に明らかになる可能性があります。
これらのフィールドは正確な情報の信頼できるソースですが、複数のレプリカ間で収集して組み合わせるのは困難です。 また、編集者のみを公開するように制限されています。 Notesは最後のリーダーを保存しません。 アプリケーションのすべての受益者の正確な全体像を把握することはできません。 この情報がないと、意思決定の潜在的な影響を完全に理解することはできません。 - ユーザーの活動
最後に、log.nsfやデータベース自体によってログに記録されたユーザーアクティビティなど、さまざまなソースから使用状況を収集する方法を確認できます。 適切な期間収集された場合、データの品質は高く、実際のユーザーアクティビティに基づいています。 また、読み取り/書き込みアクティビティを区別し、NotesクライアントとWebの使用法を区別することもできます。 これにより、コンテンツの作成者と利用者、およびそれらがアプリケーションをどのように使用するかについて非常に優れたアイデアが得られるため、可能な限り最善の決定を下すことができます。 ただし、情報を収集して複数のレプリカ間で組み合わせるのは簡単ではありません。 ただし、バリアはコンテンツメタデータを収集するためのバリアよりも大幅に低くなっています。 したがって、ユーザーアクティビティが最も有望なデータソースであると考えています。 これは、受け取る情報の品質と、それを収集するために投資しなければならない努力との間の適切な妥協点です。
利害関係者を見つけるためのより良い方法
ユーザーアクティビティやコンテンツメタデータなどの使用量ベースのソースからのデータを操作する場合、使用可能なKPIがいくつかあります。 それらのすべてがすべてのデータソースに適用されるわけではありませんが、一般に、数値に基づいて決定を下したい場合に非常に役立ちます。 だから、あなたが選んだソースから入手可能なものを取りなさい。
ドキュメントの読み取り/書き込みを見ると、アクティビティの概要を簡単に確認できます。 コンテンツの作成者と消費者を区別できます。 これらは、ビジネスに対するアプリケーションの価値を理解している人々です。 彼らはあなたが下す決定によって影響を受けるものであり、あなたは意見を形成する前に彼らに相談するのが賢明でしょう。 さらに、誰がアプリケーションから利益を得るのかを理解することで、それに応じてプロジェクトコストを割り当てることができます。
また、セッション/トランザクションを調べて、決定がサーバーの負荷に与える影響を理解してください。 これは、統合の可能性に直接影響します。これについては、 このシリーズの第3章.
誰がアプリケーションを使用しているかを知ることに加えて、何人の人がアプリケーションを使用しているかを理解することが重要です。 これは、一定期間の使用状況を追跡できる場合に特に当てはまります。 アプリケーションは多かれ少なかれ人気になっていますか？ 年にXNUMX回だけ使用されますが、ビジネス上重要なことを行うために使用されますか？ どの部門が比例してアプリケーションを最も消費していますか？
利害関係者はあなたにより良い結果をもたらします
データが収集され、計算が完了したら、その情報を活用してください。
利害関係者とそのアプリケーションの使用パターンを知ることで、各アプリケーションの将来について話す必要のあるビジネスユニットを特定できます。 彼らは、アプリケーションがビジネスにもたらす価値を教えてくれます。 彼らは、そのアプリケーションへの変更が彼らの職務を遂行する能力に与える影響を知るでしょう。
また、ビジネスユニットが使用しているアプリケーションに対して発生するプロジェクトコストを配分して話し合うこともできます。 彼らは、アプリケーションがそれを維持するための費用を正当化するのに十分な価値を生み出すかどうかについて、情報に基づいた決定を下すことができます。 論理的で証拠に基づいた方法で、部門にコストが割り当てられる理由と、部門から受け取った利益に応じてそれらのコストがどのように割り当てられるかを説明します。
意思決定プロセスにアプリケーションユーザーを関与させることで、ビジネスのニーズが十分に考慮され、プロジェクトに組み込まれるようになります。 プロジェクトはより効率的になります。 結果はより良くなり、関連するビジネスユニットは、アプリケーションの将来を決定するために使用される必要性とロジックに組み込まれます。
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ほとんどのアプリケーションは、環境のいずれかの部分に依存しています。 それらの多くはコード自体に根ざしています：ハードコードされたサーバーまたはユーザー名、IPアドレス、外部ライブラリ、ファックスシステムなど。これらの依存関係がどこにあるか、それらがどのような影響を及ぼし、どのように修正できるかを知る必要があります。数百または数千の設計を再設計する必要なしに、最も効率的な方法。
進捗報告。 それらはすべてのプロジェクトの一部であり、制作するのは楽しいものではありません。 あなたが共有しなければならないのはあなたの進歩だけではありません。 また、プロジェクトチームに仕事をするために必要なデータを提供する必要があります。 調整するのは難しく、終わりはありません。 しかし、成功を報告するとき、進捗レポートはあなたの友達になることができます！
これからは、私たちが取り組んでいるアプリケーションの輪が継続的に拡大していきます。 各ステップはよりコストがかかり、慎重な計画はこれまで以上に大きな利益をもたらします。
世界中の多くの企業が HCL Notes/Domino* 長年。 彼らはその関係から来る多くの利点を知っています。 さらに、Notes / Dominoは、プロセスとその動作の中心にあります。 これらすべてにもかかわらず、世界中のIT意思決定者は、Notes / Dominoが役割を減らすか、まったく役割を果たさない未来を想像し始めています。
*以前のIBMNotes / Domino
