18 etapas essenciais para HCL Notes e dominó Software Upgrades

Para muitas organizações, HCL Notes e Domino formam a espinha dorsal de seus processos críticos de negócios. Para acompanhar as inovações, os requisitos organizacionais e as crescentes expectativas dos usuários, os grupos de TI estão realizando atualizações regulares em seus ambientes de produção do Notes e Domino.

Mas apesar do benefícios óbvios das atualizações, erros no processo podem corroer rapidamente o valor da atualização. A execução de uma atualização importante em toda a empresa geralmente é uma tarefa desafiadora para qualquer departamento de TI, pois muitas das atividades são executadas manualmente. Existem muitos obstáculos que podemevent a atualização bem sucedida do seu HCL Notes/Domino ambiente.

A complexidade, o custo e o comprometimento de recursos dependerão de vários fatores. Isso inclui a data de sua versão existente e se sua implantação do Notes/Domino foi personalizada – seja por meio de plug-ins, com alterações no sistema principal ou por meio da integração de outras soluções.

Se sua organização está se preparando para atualizar HCL Notes/Domino, esta lista de práticas recomendadas o ajudará a evitar armadilhas comuns do projeto.

NOTA:

É essencial para o seu sucesso incluir as partes interessadas internas e externas. Você também pode precisar considerar usuários finais, instrutores, desenvolvedores de conteúdo, administradores, equipes de suporte e hospedagem, equipes de controle de qualidade e testes, proprietários de sistemas, fornecedores externos e parceiros de serviço. Descubra como cada grupo interage com seu sistema, como uma atualização do Notes/Domino os afetará e qual nível de envolvimento contínuo eles podem exigir.

Especialmente quando se trata de seus aplicativos Domino, há uma diferença entre um proprietário de aplicativo e um verdadeiro stakeholder.

Se você não planeja mudar seu cliente principal usado para trabalhar com seus aplicativos (pense: Básico vs. Padrão vs. navegador vs. Nomad móvel vs. o futuro Nomad web cliente), então a única coisa que você precisa considerar são Classes recém-introduzidas que podem entrar em conflito com Classes pré-existentes ou desenvolvidas por terceiros com o mesmo nome.

Se você planeja alterar o cliente principal para trabalhar com aplicativos, além do tópico Classes conflitante, a questão é se seus aplicativos dependem de XPages ou Java e se o novo cliente o suporta.

E não se esqueça: pode haver muitos obstáculos em seu código que você deve tentar evitar, para não correr o risco de atrasar todo o seu projeto.

Além do trabalho técnico envolvido na atualização de seu ambiente Notes/Domino, o controle efetivo de alterações provavelmente será o maior desafio em torno de um software melhoria. Manter o equilíbrio entre comunicação e consulta adequadas e sobrecarregar as partes interessadas com detalhes pode ser difícil. Considere atribuir um Gerente de Controle de Mudanças dedicado ao processo e inclua o desenvolvimento de um plano de comunicação e um plano de projeto de alto nível como entregas para essa função.

A execução de uma auditoria do sistema envolve fazer um inventário de todas as personalizações no ambiente para instalações de clientes e servidores. Identifique todas as modificações e extraia as especificações e outras documentações relevantes relacionadas a este trabalho. Avalie cada implementação fora do padrão quanto ao risco de atualização.

Exemplos:

Existe um recurso (ou algo muito semelhante) agora disponível no novo release? Uma personalização atual ainda é aplicável? É software integrado com quaisquer outros sistemas ou aplicativos? Um modelo, que será atualizado durante a atualização, é usado em muitas variações diferentes (por exemplo, modelo de correio ou catálogo de endereços público)?

A atualização do Notes também pode ajudar a aumentar o desempenho. Certifique-se de reunir todas as métricas relevantes para análise de benchmarking pré-atualização/pós-atualização. Certifique-se de atualizar suas exclusões de antivírus dos caminhos da IBM (ou mesmo da Lotus) para HCL. Não se esqueça de atualizar as otimizações do espaço de trabalho, especialmente no Citrix.

E esteja preparado para responder a perguntas típicas, como: O tempo de inicialização do cliente (desempenho de inicialização e login) melhorou? E se não, a degradação do desempenho se aplica a toda a empresa ou apenas a departamentos ou regiões específicos?

Com base na auditoria do seu sistema, você precisa desenvolver novamente personalizações e integrações ou atualizar plugins específicos? Você pode atualizar para a versão mais recente do software da sua versão atual ou você precisa atualizar para uma versão intermediária primeiro?

Verifique as especificações técnicas da nova versão do Notes — você precisa atualizar, instalar ou comprar algo como parte da atualização? Você também precisa atualizar seu tema/design/especificações, ou funcionará na versão atualizada?

Você tem que notas de atualização em uma infraestrutura de desktop virtual (VDI) como Citrix? Lembre-se de que no Citrix, o desempenho e a estabilidade ideais requerem uma configuração especial.

Dependendo de suas descobertas das etapas acima, você construiu uma lista de todos os detalhes agora. Sua próxima pergunta e tarefa é: Quem fará a atualização e o que precisa ser atualizado em que ordem. Normalmente, depois de garantir que todas as dependências acima foram esclarecidas e resolvidas, é recomendável atualizar primeiro os servidores e depois os clientes.
Outras questões importantes para sua atualização são: Como a atualização será realizada? Existe algum orientações na atualização do software fornecedor? De que tempo, pessoas, recursos e orçamento você precisa aplicar ao processo de atualização?

Mesmo o melhor plano encontra a realidade em algum momento. Quanto melhor você fizer suas auditorias e seu planejamento de requisitos, menos problemas você enfrentará nesta etapa.

Não confunda seu plano de upgrade com seu plano de implantação. Enquanto seu plano de atualização cuida do assunto de sua atualização e de todas as questões de conteúdo, seu plano de implantação é o tempo e a maneira pela qual sua atualização chegará aos usuários finais.
É por isso que é importante determinar previamente questões como as seguintes:

Armazene seu backup em algum lugar seguro e protegido. Execute um backup secundário e armazene esse arquivo em outro lugar seguro.

Isso não é excessivamente cauteloso, mas atencioso. Você nunca sabe quais influências ambientais terá que enfrentar no momento em que planeja sua implantação.

E você não precisa de um backup apenas para a atualização – você precisa dele em produção, constantemente.

A melhor maneira de saber se algum problema surgirá durante a atualização é tentar atualizar uma cópia do sistema ativo. Ele identificará qualquer conflito de código ou sistema e destacará onde é necessário mais trabalho. É importante dar bastante tempo para esta etapa e envolver as partes interessadas relevantes.

Isso inclui testes funcionais, não funcionais e técnicos, integridade de dados, segurança, desempenho e testes de tema/design, incluindo teste de cliente cruzado e teste de dispositivo. Vital para o processo de teste é um mecanismo compartilhado para capturar e rastrear problemas. Os problemas devem ser descritos em detalhes, ter um identificador exclusivo para fins de rastreamento, ter um status atual e ser alocados a alguém até que sejam totalmente resolvidos.

Também é importante dar tempo e gerenciar as expectativas em torno do teste de aceitação do usuário. Embora um sistema atualizado possa ser funcional, ele pode não atender a todos os requisitos de negócios para os quais foi implementado.

Com sua avaliação recém-atualizada agora implantada, testada e com problemas resolvidos, os administradores precisarão de algum tempo para garantir que todos os novos recursos e funcionalidades introduzidos pelas atualizações sejam configurados corretamente. Isso pode envolver a ativação ou desativação de recursos ou a atualização das configurações para melhor acomodar seus usuários.

Preparar arquivos de ajuda ou manuais do usuário, bem como documentação técnica detalhando quaisquer desenvolvimentos personalizados ou requisitos de implantação é vital para o sucesso de sua atualização atual.

Aproveite toda a documentação fornecida pelo software fornecedor ou seu fornecedor de tecnologia e destacar as diferenças entre as versões para enfatizar mudanças importantes no novo release.

Treinar as pessoas certas no momento certo não requer apenas recursos de treinamento adequados, mas também um planejamento adequado. Os formadores e os formandos devem estar disponíveis ao mesmo tempo, num espaço adequado.

A quantidade de treinamento, o tipo de treinamento e a duração do treinamento dependerão da funcionalidade voltada para o usuário final e das alterações de recursos no seu upgrade software.

Se sua atualização introduzir várias mudanças significativas ou você estiver cronometrando a software atualize com um re-release do sistema, você precisará garantir que sua configuração de hospedagem seja capaz de lidar com um aumento no acesso e no uso - mesmo que apenas por um curto período de tempo.

Você tem algumas opções em torno do seu processo de ativação, incluindo uma transição completa ou executar o sistema antigo e o sistema atualizado em paralelo por um período de tempo. Consulte seu plano de distribuição para garantir que todos conheçam sua função e responsabilidades para o release.

Provavelmente haverá uma demanda inicial de recursos de suporte após uma atualização ter sido released à medida que os usuários se familiarizam com o novo sistema.

Alterações no suporte contínuo podem ser necessárias devido a novos recursos e funcionalidades do sistema ou alterações em processos e políticas. Certifique-se de que a equipe de suporte tenha documentação, treinamento e cobertura suficientes para atender à demanda da atualização release.

É importante revisar o projeto de atualização em retrospectiva para identificar o que funcionou bem e onde melhorias podem ser feitas para a próxima vez que uma atualização for necessária.

Em geral, é uma boa idéia ter esses 7 dicas sobre como manter um ambiente Notes/Domino saudável, estável e atualizado, ao lado de seus novos aprendizados em mente.

… mesmo que apenas por razões de segurança.

Finalmente, mesmo que você ache que seu sistema de notas atualizado é seguro, você deve verifique rotineiramente se há boletins de segurança e atualizações para proteger seu sistema contra ataques maliciosos.

Embora a pandemia em curso tenha forçado um número sem precedentes de pessoas a trabalhar em casa e renunciar à segurança de uma infraestrutura de TI bem desenvolvida do Notes, os cibercriminosos marcaram os funcionários incautos como o alvo preferido.

Certifique-se de manter seu ambiente do Notes atualizado para se proteger contra hackers, malware, ataques DDoS e muito mais.

Lembre-se: as atualizações perdem o efeito quando realizadas regularmente.

Adoraríamos ouvir de você se você achar que esta lista é útil para planejar e executar sua próxima atualização.

Se você acha que algo precisa ser adicionado ou melhorado, por favor nos avise deixando um comentário.

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