Software licenciamento mudou ao longo dos anos. Agora muitos software acordos são baseados em assinaturas pagas mensalmente ou anualmente. O que significa que você só deve pagar pelo que realmente usa, CORRETO? Isso pode parecer simples, mas na verdade não é. A responsabilidade agora é diretamente do grupo de TI de cada empresa para rastrear o uso e licenças associadas, recuperar licenças de contas inativas, remover licenças não utilizadas que foram atribuídas desnecessariamente e geralmente proteger contra pagamentos excessivos.

Microsoft 365 é baseado em assinatura, software modelo. Os clientes escolhem as licenças de que precisam por funcionário, compram-nas da Microsoft como parte de um contrato anual e as implantam conforme necessário. No entanto, quase todas as organizações estão sobrecarregadas e pagam por mais licenças do que usam. Como ocorre essa chamada “lacuna de licenciamento”?

Nos últimos cinco meses, discutimos isso com empresas de todo o mundo. O que descobrimos foi uma média de 17% de custos adicionais de licença pagos além das licenças reais utilizadas. Houve três áreas de foco que causaram essa lacuna que são descritas neste blog. Você pode achar isso útil se estiver tentando reduzir seus custos de licenciamento para Microsoft 365. Se você deseja adotar uma abordagem mais proativa para o gerenciamento de licenças para Microsoft 365, então essas três tarefas devem ser executadas regularmente, aproveitando um data analytics ferramenta como OfficeExpert.

  1. Identifique contas inativas e recupere essas licenças
  2. Remova licenças sobrepostas/redundantes
  3. Reutilize licenças de especialidade não utilizadas (ou seja, PowerBI Pro, Project, Visio, etc.)

Identifique contas inativas e recupere essas licenças

Existem diferentes razões pelas quais as contas dos usuários ficam inativas, mas a mais comum é quando estagiários, funcionários ou consultores saem da empresa. Se os processos de RH não estiverem intimamente ligados ao diretório corporativo e Azure AD, essas contas de usuário permanecerão intactas, assim como as licenças atribuídas, mesmo que as entradas da conta de RH estejam desabilitadas.

Ao monitorar com precisão a atividade do usuário em Microsoft 365 e identificação de contas inativas, as registradas Microsoft 365 as licenças podem ser recuperadas e reaproveitadas para novos funcionários, conforme necessário. No final das contas, esse processo pode economizar bastante dinheiro, pois novas licenças não precisam ser compradas.

Uma organização que adota esse tipo de modelo viável de gestão de estoque para Microsoft 365 as licenças exigirão uma sobrecarga mínima de licenças em excesso, pois novas licenças podem ser adquiridas rapidamente da Microsoft, conforme necessário. Os clientes com quem conversamos relataram que a lacuna de licenciamento foi causada principalmente por esse problema. Uma média de 11% de licenças extras foram pagas devido a esse processo de TI ausente para identificar e recuperar licenças de contas inativas.

Exemplo: contas inativas por assinaturas de licença atribuídas
Exemplo: contas inativas por assinaturas de licença atribuídas

Remover licenças sobrepostas/redundantes

A próxima categoria de gerenciamento de licenças requer alguma pesquisa para determinar os recursos sobrepostos que estão disponíveis em diferentes pacotes de licenciamento, ou SKUs, da Microsoft. Por exemplo, se um usuário recebe um Microsoft 365 licença E3, eles não exigem uma licença adicional para o ProPlus, pois ele já está incluído no pacote de licenças do E3. Há um custo adicional desnecessário aplicado a esta conta se eles também tiverem a licença ProPlus atribuída.

Existem muitas combinações confusas desse problema de licença sobreposta para Microsoft 365. Para se proteger contra o pagamento excessivo de licenças redundantes, é extremamente útil usar perfis configuráveis ​​e algoritmos de filtragem para identificar contas que correspondam aos critérios e remover essas licenças redundantes.

Reutilizar licenças de especialidade não utilizadas

A categoria final refere-se a atribuições de licenças especiais para produtos complementares, como PowerBI Pro, Visio ou MS Project. Esses aplicativos não fazem parte de um pacote software modelo em M365 mas são vendidos como aplicativos independentes. Ao aproveitar a análise de uso de cada conta, você pode identificar os usuários finais que têm essas licenças atribuídas, mas não as acessam há mais de 30 ou 90 dias, dependendo do seu modelo de corte para recuperar essas licenças e reaproveitá-las. As organizações com as quais conversamos relataram que mais de 4% de sua lacuna de licenciamento foi causada por esse problema. Em vez de retirar as licenças especiais não utilizadas, eles comprariam mais da Microsoft.

Best Practices para otimizar o gerenciamento de licenças

As organizações de TI agora apoiam uma combinação de Microsoft 365 planos de licenciamento, incluindo pacotes de versões que oferecem diferentes complementos para habilitar ou desabilitar conforme necessário. Como resultado, os desafios com a distribuição adequada de licenças, monitoramento de contas inativas, recuperação de licenças especiais não utilizadas e remoção de licenças sobrepostas surgem continuamente. Para organizações que desejam ser mais proativas no gerenciamento de suas licenças, automatizar a recuperação de licenças e manter um modelo fiscal rígido relacionado a excesso de assinaturas, elas precisam de um data analytics solução como OfficeExpert para ajudá-los. Relatórios complementares disponíveis em OfficeExpert também fornecem monitoramento para licenças disponíveis que ainda não foram atribuídas.

Exemplo: Relatório de licenças não atribuídas disponíveis
Exemplo: Relatório de licenças não atribuídas disponíveis

Se você estiver interessado em saber mais sobre o OfficeExpert solução e como ela pode ajudá-lo a otimizar o gerenciamento de licenças para Microsoft 365 ambiente, por favor, assista ao nosso recente webinar na Otimização do Gerenciamento de Licençasou Contacte-nos diretamente.