Navegando com segurança em seus projetos do Domino com confiança

Muitas empresas em todo o mundo estão comprometidas com HCL Notes/Domino* por anos. Eles conhecem os muitos benefícios que advêm desse relacionamento. Além disso, o Notes / Domino está no centro de seus processos e de como eles funcionam. Apesar de tudo isso, os tomadores de decisões de TI em todo o mundo estão começando a imaginar um futuro onde o Notes / Domino pode desempenhar uma função reduzida ou nenhuma função.

Caminho nº 1 de 7 novas maneiras de dominar seus desafios de migração de aplicativos Domino

Este é o primeiro de uma série de sete blog posts discutindo seus desafios mais difíceis de migração do Notes/Domino. As soluções do mundo real que forneceremos não estão disponíveis em nenhuma outra fonte única.

Você aprenderá como adotar uma nova abordagem para análise e apresentação de dados pode revolucionar sua capacidade de simplificar os projetos Domino mais complexos e entregá-los com eficiência, dentro do prazo e do orçamento.

Ajudá-lo a subir na crista da onda tecnológica de sucesso é a motivação por trás desta série.

Em muitas organizações, o ambiente Notes/Domino cresceu organicamente ao longo de décadas. Ele está profundamente incorporado aos processos de negócios e representa um grande investimento no cenário de aplicativos. Nos anos 90, muitos não programadores criaram seus próprios aplicativos usando modelos. Eles até modificaram o design e a funcionalidade sem codificação. Hoje, isso é chamado de desenvolvedores-cidadãos fazendo pouca ou nenhuma codificação. Independentemente do termo, o resultado foi que os números de banco de dados/aplicativos dispararam à medida que mais e mais modelos se tornaram disponíveis.

O mercado mostra que nos últimos dois anos muitas empresas já migraram do Notes/Domino para o Microsoft Outlook ou Office 365. Outras estão em processo de fazê-lo. Em muitos casos, a decisão de migrar é estratégica, não motivada por problemas técnicos ou falta de recursos.

A Microsoft diz e nossa experiência confirma que a migração do Mail geralmente é um processo simples. Existem diversas ferramentas no mercado que podem ajudar no planejamento e execução disso.

A migração de aplicativos é muito mais complexa. A maioria das organizações desenvolve aplicativos há anos. Pode haver dezenas de milhares de aplicativos que precisam ser processados. Todos eles são únicos e têm requisitos específicos. Qual o valor deles para a empresa? Com que frequência são usados? Por quem são usados? Quão complexo é o código? Estas são apenas algumas das perguntas que você precisa responder. Tendo trabalhado com centenas de clientes ao longo dos anos, sabemos como pode ser difícil encontrar o conhecimento interno para poder fornecer respostas precisas de forma rápida e fácil para toda a organização.

É aqui que reside o verdadeiro desafio. É, portanto, muitas vezes rejeitado pelos proponentes da Microsoft como sendo tão fácil de implementar quanto a migração de correio. Infelizmente, é tudo menos isso.

Para a maioria das organizações, o Note/Domino está tão profundamente embutido em seus sistemas e processos que a substituição completa de todos os seus aplicativos Domino levará muitos meses e, muitas vezes, muitos anos. A aplicação intensiva de tempo, pessoas e dinheiro pode encurtar o processo. Como nós, você provavelmente saberá que mesmo algumas das maiores organizações com os bolsos mais abastados levaram mais de 10 anos para eliminar gradualmente toda a infraestrutura do Notes/Domino.

Ter as respostas certas para as perguntas certas desde o início e poder acessar essas informações críticas em um repositório central estabelece as bases para um projeto bem-sucedido. Com essas informações em mãos, você pode desenvolver rapidamente um plano de migração preciso que minimizará o tempo, os recursos e os custos envolvidos no projeto.

Acertar pode conciliar o conflito entre o desejo de simplesmente 'se livrar do Notes até o final do ano' e a implementação real a ser realizada pelos gerentes de projeto, administradores do Domino, desenvolvedores e gerentes de TI.

O primeiro passo é entender a magnitude do projeto:

Muitas dessas perguntas devem ser feitas continuamente e as respostas mudarão ao longo do tempo à medida que o projeto avança e as circunstâncias evoluem.

Como dito anteriormente, muitas empresas têm pouca ou nenhuma experiência interna para ajudar a navegar pelas complexidades inerentes a um projeto de migração. Isso os leva a contratar consultores externos que serão pagos para auditar o ambiente existente, fornecer respostas às perguntas acima e elaborar um plano de projeto.

Os benefícios de tal abordagem parecem ser claros. A migração será realizada por especialistas com muita experiência. Essa especialização deve reduzir o escopo do projeto, reduzir o potencial de erros na implementação e economizar custos.

Olhe um pouco mais profundo, no entanto, e os benefícios podem ser superados pelas desvantagens.

A desvantagem mais óbvia é que esses projetos são longos e o custo de consultores externos geralmente aumenta com o tempo.

Menos aparente é o viés inerente que as empresas de consultoria têm de prolongar projetos em vez de encurtá-los.

Eles costumam usar seus próprios software ferramentas durante a fase preliminar de investigação do projeto para encontrar respostas para as perguntas acima. Terminado o projeto, o software e o acesso a esses dados fica com eles.

Há também a possibilidade de que eles tenham acesso aos dados mais confidenciais de seus clientes.

Depois de desenvolver um plano de migração, eles geralmente serão retidos para realizar a implementação. Ao fazer isso, eles naturalmente adquirem uma compreensão íntima do design e da função do novo ambiente. Novamente, quando o projeto termina, esse conhecimento é perdido e não há ninguém interno com esse conhecimento.

Existe uma abordagem alternativa? Existe uma única fonte de informação para você que seja fácil de usar, abrangente, precisa e imparcial? Existe uma maneira de obter essas informações de forma independente e contínua sem trazer um monte de consultores externos caros?

Felizmente, existe.

iDNA Applications é um novo software projetado para apoiá-lo durante o que pode ser um dos projetos de TI mais desafiadores de sua carreira – migrar de um ambiente Notes/Domino há muito enraizado.

Você verá um diagrama do ambiente completo do Notes/Domino no painel Visão geral do ambiente – o ponto de partida para sua análise. Você pode determinar rapidamente o potencial de redução de escopo comparando as informações de bancos de dados implantados com bancos de dados tocados.

Agora veja o painel 'Scope Focus Funnel'. Aqui está uma representação gráfica fácil de ler do potencial de redução do escopo. Cada seção do funil descreve para você o processo usado para eliminar aplicativos que não precisam ser migrados. Além disso, você pode ver rapidamente no canto superior direito o potencial de redução do escopo exibido como uma porcentagem.

O efeito combinado de eliminá-los do seu projeto demonstrou reduzir o tamanho do projeto em até 90%!

Esta é uma vitória rápida para você, e é enorme. Imagine a economia de tempo, custo e recursos quando você reduz o escopo do projeto para 10% do que era.

Certos aplicativos, como BDs de sistema e arquivos de correio, não são candidatos adequados para migração. Estes são automaticamente excluídos do seu universo de migração potencial. Os aplicativos restantes são então analisados ​​para você. Você pode ver sua complexidade de programação e semelhanças. Armado com essas informações, você saberá como dedicar seus recursos de programação com mais eficiência. Aplicativos populares e complexos exigirão mais tempo e recursos para migrar. Outras aplicações podem ser manuseadas de forma simples e rápida com um investimento mínimo. Além disso, os aplicativos podem ser consolidados para que você possa reduzir ainda mais o escopo da migração. Você terá outra vitória rápida sabendo quais aplicativos podem ser migrados rapidamente.

Além desses dois benefícios, você pode alocar seus recursos de programador de forma eficiente. Você terá as pessoas de que precisa, onde precisa delas para colocar esses aplicativos complexos na linha a tempo.

Projetos como esses são caros e de alto perfil. Como você gostaria de propor a compensação de alguns dos custos eliminando licenças não utilizadas? É fácil! As informações de que você precisa para monitorar o uso do usuário final estão ao seu alcance. Licenças não utilizadas podem ser canceladas ou melhor alocadas.

O painel Visão geral da atividade do usuário permite que você veja de forma rápida e fácil como os usuários finais se envolvem ativamente com os aplicativos. Armado com esse conhecimento, é uma decisão simples realocar ou cancelar licenças não utilizadas para maximizar o valor que sua empresa está recebendo de seus gastos com licenciamento.

Tirar os aplicativos do Notes/Domino muito queridos de alguém pode ser uma questão delicada e ter um impacto real nos negócios. É por isso que os proprietários do aplicativo são identificados para você. Você pode facilitar o caminho de sua migração abordando-os com antecedência e eliminando possíveis obstáculos antes que eles surjam.

Você também pode usar essas informações para alocar racionalmente os custos do projeto. Aplicativos complexos exigem mais recursos e, portanto, custos para migrar. Como você conhecerá o proprietário e poderá ver o uso, poderá ver quem se beneficia com a migração de cada aplicativo e pode alocar os custos proporcionalmente de acordo.

Quem não quer poder tornar seus projetos mais simples, menores, mais rápidos e mais baratos? Quem não quer ter um orçamento maior, digamos na forma de reduzir os custos de licença?

Tudo começa com as ferramentas à mão que lhe darão rápida e facilmente as respostas que você precisa em um só lugar. A partir daqui, você pode elaborar a melhor estratégia possível para entregar seu projeto no prazo e dentro do orçamento e aproveitar os seguintes benefícios:

Armado com as respostas para essas perguntas, o próximo passo é considerar os diferentes cenários-alvo para o projeto. Muitas organizações começam com o plano de deixar completamente a plataforma em uma data definida. Nossa experiência com muitos de nossos clientes é que planos como esse quase sempre falharão.

Os projetos 'mais saudáveis' que nossos especialistas observaram foram aqueles com uma consolidação passo a passo ao longo de vários anos. Eles são suportados por um ambiente de coexistência planejado que diminui continuamente à medida que os aplicativos essenciais aos negócios são substituídos. Esse ambiente pode até ser hospedado por um fornecedor de nuvem para minimizar os custos operacionais e de licença e se tornar uma "casa de repouso" para aplicativos em que a migração ou modernização não pode ser justificada economicamente.

Nenhum executivo quer ouvir que levará anos para deixar a plataforma de aplicativos Notes/Domino. É, no entanto, a maneira mais segura de minimizar o impacto negativo para o negócio e evitar uma série de prazos perdidos devido a projetos planejados com muitas quantidades desconhecidas.

* anteriormente IBM Notes/Domino