Um estudo de 2019 conduzido pela Forrester confirma o que ouvimos de nossos clientes. As organizações interessadas em transformação digital estão implementando o Microsoft Teams para alcançar 3 principais resultados de negócios:[1]

  • Aumente a produtividade dos funcionários
  • Melhore a capacidade de colaboração
  • Habilite a inovação

Embora em segundo lugar na lista de resultados desejados, para melhorar a produtividade e a inovação, as empresas devem primeiro garantir que os funcionários possam colaborar.

O impacto de collaboration no ROI da sua transformação digital

Collaboration paga dividendos em todos os níveis de uma organização. Usando a funcionalidade existente do Teams, os executivos e os principais tomadores de decisão tomam decisões 17.7% mais rápido quando se conectam com seus colegas. Os profissionais da informação economizam 4 horas por semana com o compartilhamento aprimorado de informações e collaboration.[2]

Essas são duas estatísticas surpreendentes quando você considera que a função de pesquisa existente no Teams limita você a encontrar colegas cujos nomes você já conhece.

Agora, pare e pense por um momento. Quanto mais você poderia alcançar se, em vez de procurar por pessoas, você pudesse buscar conhecimento em toda a sua organização? Imagine um mundo no qual você pode encontrar instantaneamente um especialista no assunto para responder a todas as suas perguntas. Você seria mais eficiente e sua produtividade aumentaria.

Aplique essa capacidade a todos os funcionários e o impacto na transformação digital é enorme! Considere, por exemplo, os seguintes resultados da pesquisa:

  • A falta de informação é a maior causa de estresse no trabalho para 53% dos trabalhadores do conhecimento
  • Os trabalhadores gastam 19% de sua semana de trabalho procurando informações
  • 57% dos gerentes de nível médio dizem que recorrer a fontes diferentes para compilar informações é uma dificuldade que enfrentam.[3]

Mas ser capaz de encontrar rápida e facilmente o conhecimento de que você precisa é apenas metade da equação da transformação digital. O collaboration ferramentas que você usa e o desempenho delas são igualmente importantes.

Monitore a experiência do usuário final e alcance a inovação

Encontrar fontes de informação e conhecimento por si só não é suficiente. Depois de localizar seus especialistas, você deve ser capaz de se comunicar com eles. Você não pode permitir que o conhecimento que você obtém deles permaneça em silos. Você também deve ser capaz de compartilhar o produto de sua collaboration com outros. Como ondulações em um lago, as informações que você compartilha se espalharão por toda a sua organização e estimularão a inovação. 86% dos funcionários e executivos acreditam que a falta de collaboration e comunicação ineficaz são responsáveis ​​por falhas no local de trabalho.[4]

Collaboration ferramentas e a qualidade de seu desempenho são essenciais para democratizar dados e destruir silos de informações. Para atingir seu objetivo, eles devem ser fáceis e confiáveis ​​de usar. Se não forem confiáveis, se a experiência do usuário final for ruim, os funcionários recorrerão aos métodos de trabalho tradicionais e menos produtivos ou deixarão de trabalhar completamente! Por exemplo, 25% dos funcionários pararão completamente de trabalhar se uma paralisação técnica durar mais de 1 hora.[5] O monitoramento contínuo da qualidade de serviço [QoS] é, portanto, essencial para alcançar a inovação.

Um exemplo particularmente atual em que isso pode ser colocado em prática é monitorar as reuniões de QoS de voz/vídeo para equipes. Durante as recentes crises de Corona, muitos funcionários foram repentinamente obrigados a trabalhar em casa. Em apenas um mês, o número de pessoas que dependem do Skype para continuar trabalhando aumentou 70% e os minutos de chamadas de Skype para Skype aumentaram 220%![6]

Claramente, seria bom saber que todos que dependem do Skype estão recebendo um serviço de boa qualidade. Infelizmente, simplesmente não é possível fazer isso usando a funcionalidade existente do Office 365. Mas, não se desespere. No momento, estamos desenvolvendo essa funcionalidade para você.

Como você mede o impacto da collaboration e inovação na produtividade?

Quando perguntado: “Qual é a sua principal métrica de progresso e sucesso da transformação digital?”, metade dos CEOs entrevistados respondeu “nenhuma”.[7]
Depois de lançar as bases para habilitar collaboration e inovação, é hora de medir o impacto do seu trabalho. Os ganhos de produtividade e o ROI de todo o seu investimento em adoção digital dependem da adoção e do envolvimento do usuário. Aqui estão apenas algumas razões pelas quais isso é assim:

  • 71% dos executivos dizem que employee engagement é fundamental para o sucesso de sua empresa.[8]
  • As taxas de retenção de clientes são 18% maiores quando os funcionários estão altamente engajados.[9]
  • Empresas com alta employee engagement são 22% mais rentáveis.[10]
  • Encontre seus campeões de adoção digital e histórias de sucesso para definir best practices e servem como modelos.
  • Identifique os retardatários de adoção individual, em grupo e geográfico que podem precisar de treinamento e incentivo focados para se alinharem aos objetivos da empresa.

Os benefícios são claros. Então, como você mede a adoção e o engajamento?

Um método é rastrear e contrastar o uso do Teams com e-mail durante um período significativo de tempo. Idealmente, você deve ver o uso do e-mail diminuir à medida que o uso do Teams aumenta. Isso indica que você teve sucesso em quebrar os silos tradicionais de comunicação e compartilhamento de conhecimento. O conhecimento agora pode atingir um público mais amplo, aumentando seu valor para a organização, aprimorando a inovação e melhorando a produtividade.

Saiba mais sobre as inovações de modernização digital

Para se manterem competitivas, as empresas devem se tornar inovadoras digitais. Possibilitando collaboration é fundamental para alcançar o sucesso. Os funcionários devem ser capazes de encontrar com eficiência as informações de que precisam. Eles devem ter ferramentas para processar e compartilhar o conhecimento que adquirem para promover a inovação. As organizações devem acompanhar a qualidade do serviço que essas ferramentas fornecem para garantir seu uso e maximizar a produtividade.

Ouvimos as necessidades dos nossos clientes. Seu compromisso com a inovação se reflete em três novos recursos que colocamos em OfficeExpert para ajudar a gerar resultados de valor comercial e ajudar na transformação digital dos clientes usando o Office 365:

  1. Alcançar melhorado collaboration encontrando especialistas no assunto (SMEs) rapidamente em toda a organização,
  2. Monitorar o desempenho das reuniões do Teams (em breve as medições de desempenho de QoS de voz/vídeo) e
  3. Avalie as tendências de adoção com comparações de “trabalho mais inteligente” do uso do Teams com e-mail.

A webinar sobre como melhorar a detecção de talentos no MS Teams e descobrir mais sobre como você pode atingir suas metas de transformação digital já ocorreu.

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Referências:

  1. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/wp-content/uploads/sites/2/2019/04/Total-Economic-Impact-Microsoft-Teams.pdf
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/wp-content/uploads/sites/2/2019/04/Total-Economic-Impact-Microsoft-Teams.pdf
  3. https://www.bcs.org/content-hub/the-fragmentation-problem/
  4. https://www.salesforce.com/blog/2012/09/nick-stein-work-post-2.html
  5. https://www.bcs.org/content-hub/the-fragmentation-problem/
  6. https://www.reuters.com/article/us-microsoft-skype-idUSKBN21H2J7
  7. https://emtemp.gcom.cloud/ngw/globalassets/en/information-technology/documents/trends/gartner-cio-executive-communication-guide-ebook.pdf
  8. https://blog.smarp.com/employee-engagement-8-statistics-you-need-to-know 
  9. https://smarp.com/benefits/#internal-comms
  10. https://blog.smarp.com/what-is-the-true-cost-of-poor-employee-communication