Pare de procurar os proprietários de seus aplicativos
Você está envolvido em um projeto em que está decidindo o futuro de seus aplicativos Notes/Domino e procurando proprietários de aplicativos? Em caso afirmativo, você sabe que é uma tarefa assustadora em que a decisão que você toma terá repercussões para toda a sua organização.
Pode parecer impossível encontrar as informações necessárias para tomar decisões baseadas em fatos. Para a maioria das organizações, o número de aplicativos no ambiente do Notes é enorme, tendo crescido ao longo dos anos ou mesmo décadas. À medida que as estruturas e processos de negócios mudam, os aplicativos que eram importantes há 10 anos podem não ser mais relevantes. Os usuários do aplicativo original seguiram em frente. Muitas vezes é impossível saber quem originalmente encomendou um determinado aplicativo e quem, se houver, está usando-o atualmente.
Muitos gerentes de projeto nessa situação tentam encontrar os proprietários do aplicativo. A lógica é que essas são as pessoas ou departamentos que conhecem o aplicativo. Eles devem ser capazes de decidir o futuro de suas aplicações. Como proprietários, eles também podem receber quaisquer custos de desenvolvimento do projeto associados ao seu processamento. Infelizmente, os proprietários de aplicativos podem ser difíceis de encontrar e geralmente não são muito úteis quando você o faz.
Na parte #4 de nossa série queremos explorar uma maneira melhor de ajudá-lo a tomar decisões.
Os proprietários são difíceis de encontrar e provavelmente não podem ajudá-lo
Como você os encontra seus proprietários de aplicativos? E se esse departamento não existir mais ou se o proprietário original tiver deixado a organização?
Mesmo que você possa encontrar o nome da pessoa ou departamento que originalmente encomendou o aplicativo em alguns registros antigos, você não tem garantia de que resolverá seu problema. Os processos de negócios podem ter mudado. Esse departamento pode não usar mais o aplicativo, mas um departamento diferente usa.
Quem são as partes interessadas do seu aplicativo?
As partes interessadas do aplicativo são as pessoas que atualmente usam e obtêm benefícios de um aplicativo. Se você puder responder às seguintes perguntas, saberá quem são:
- Quem são os principais usuários?
- A que departamentos pertencem?
- Onde eles estão localizados?
- Quem cria conteúdo no aplicativo hoje em dia?
- Quem está consumindo esse conteúdo?
As respostas a essas perguntas são muito mais poderosas do que saber o nome de um chefe de departamento ou desenvolvedor de 10 anos atrás.
Depois de conhecer seus stakeholders, você também saberá:
- Quem será afetado por quaisquer alterações que você fizer em um aplicativo?
- Como eles serão afetados?
- Quem você deve consultar antes de começar a fazer mudanças?
- Quem está recebendo o benefício do trabalho que você está fazendo?
Pontos fortes e fracos das abordagens tradicionais
Aqui estão quatro fontes potenciais para encontrar as partes interessadas do seu aplicativo. Cada um tem vantagens e desvantagens.
- ACL do banco de dados
Este é frequentemente o primeiro lugar que muitas empresas procuram. Tem a vantagem de estar consistentemente disponível para todas as aplicações sem configuração adicional ou software instalação. Além disso, os dados das ACLs são relativamente fáceis de coletar e processar. Infelizmente, existem inúmeras desvantagens que podem levar a suposições erradas. Existe o risco de a ACL conter informações desatualizadas. Apenas ter direitos de acesso não implica em uso real. Saber por que alguém está em uma ACL raramente está disponível. A simplicidade de uso é superada pela superficialidade das informações que ele fornece. - Inventário de banco de dados personalizado
Muitas empresas construíram seus próprios aplicativos para coletar e manter informações sobre bancos de dados, proprietários, centros de custo, etc. Se bem mantidos, eles podem fornecer acesso fácil a informações muito úteis para você. No entanto, se não for bem mantida, as informações podem estar desatualizadas ou incorretas. Se você tiver a sorte de ter acesso a esse inventário, como saberá se as informações nele contidas são precisas? Novamente, você corre o risco de usar dados defeituosos para a tomada de decisões críticas. - Metadados de conteúdo
Os registros de metadados de documentos são outra fonte possível de informações. Campos como “última modificação por” podem ser muito reveladores ao decidir quem são as partes interessadas ou os criadores de conteúdo.
Embora esses campos sejam fontes confiáveis de informações precisas, eles são difíceis de coletar e combinar em várias réplicas. Eles também estão limitados a revelar apenas os editores. O Notes não armazena o último leitor. Você não terá uma imagem precisa de todos os beneficiários do aplicativo. Sem essas informações, você não pode entender todo o impacto potencial de sua tomada de decisão. - Atividade do usuário
Finalmente, você pode observar a coleta de uso de várias fontes, como log.nsf ou atividade do usuário registrada pelo próprio banco de dados. Se coletados por um período de tempo adequado, a qualidade dos dados é alta e é baseada na atividade real do usuário. Você também pode distinguir entre a atividade de leitura/gravação e diferenciar entre o Notes Client e o uso da web. Isso permite que você tome as melhores decisões possíveis, pois terá uma ideia muito boa de quem são os criadores e consumidores de conteúdo e como eles usam o aplicativo. No entanto, as informações não são triviais para coletar e combinar em várias réplicas. A barreira é substancialmente menor do que a coleta de metadados de conteúdo. Assim, vemos a atividade do usuário como a fonte de dados mais promissora. É um bom compromisso entre a qualidade das informações que você recebe e o esforço que você tem que investir para reuni-las.
Uma maneira melhor de encontrar seus stakeholders
Ao trabalhar com dados de fontes baseadas em uso, como atividade do usuário e metadados de conteúdo, há vários KPIs disponíveis. Nem todos se aplicam a todas as fontes de dados, mas em geral são muito úteis se você quiser tomar decisões com base em números. Então, pegue o que está disponível na fonte que você escolher.
Ao analisar as leituras/gravações de documentos, você obtém facilmente uma visão geral rápida da atividade. Você pode diferenciar entre criadores de conteúdo e consumidores. Essas são as pessoas que entendem o valor da aplicação para o negócio. São eles que serão afetados por quaisquer decisões que você tome, e seria prudente consultá-los antes de formar uma opinião. Além disso, entender quem obtém o benefício de um aplicativo permite atribuir os custos do projeto de acordo.
Além disso, dê uma olhada nas sessões/transações para entender o impacto que suas decisões terão na carga do servidor. Isso terá um impacto direto no seu potencial de consolidação, que discutimos em capitulo 3 desta serie.
Além de saber quem está usando um aplicativo, é importante entender quantas pessoas estão usando um aplicativo. Isso é particularmente verdadeiro se você puder rastrear o uso durante um período de tempo. O aplicativo está se tornando mais ou menos popular? É usado apenas uma vez por ano, mas para fazer algo que é crítico para os negócios? Quais departamentos estão consumindo proporcionalmente mais o aplicativo?
As partes interessadas oferecem melhores resultados
Uma vez que os dados foram coletados e os cálculos feitos, é hora de colocar essas informações para trabalhar para você.
Conhecer seus stakeholders e seus padrões de uso de aplicativos permite identificar as unidades de negócios com as quais você precisa falar sobre o futuro de cada aplicativo. Eles podem dizer o valor que um aplicativo traz para um negócio. Eles saberão o impacto que uma mudança nesse aplicativo terá em sua capacidade de desempenhar suas funções.
Você também poderá distribuir e discutir os custos do projeto que as unidades de negócios incorrerão para os aplicativos que estão usando. Eles serão capazes de tomar uma decisão informada se um aplicativo gera valor suficiente para justificar a despesa de mantê-lo. Você terá um método lógico baseado em evidências para explicar por que os departamentos receberão custos e como esses custos serão alocados de acordo com o benefício recebido deles.
Envolver os usuários do aplicativo no processo de tomada de decisão garantirá que as necessidades do negócio sejam totalmente consideradas e incorporadas ao seu projeto. O projeto será mais eficiente. Os resultados serão melhores e as unidades de negócios relevantes terão adquirido a necessidade e a lógica usadas para determinar o futuro de suas aplicações.
Próximo em nossa série
A maioria de seus aplicativos terá dependências em uma parte de seu ambiente ou em outra. Muitos deles estarão enraizados no próprio código: servidor codificado ou nomes de usuário, endereços IP, bibliotecas externas, sistemas de fax, etc. Precisamos saber onde estão essas dependências, que impacto elas têm e como podem ser corrigidas no maneira mais eficiente, sem ter que reprojetar centenas ou milhares de projetos.
Relatórios de progresso. Eles fazem parte de todos os projetos e não são divertidos de produzir. Não é apenas o seu progresso que você precisa compartilhar. Você também deve fornecer às equipes de projeto os dados de que precisam para realizar seu trabalho. É difícil coordenar e nunca termina. Mas os relatórios de progresso podem ser seus amigos quando você relatar sucesso!
Daqui em diante será uma ampliação contínua do círculo de aplicações em que estamos trabalhando. Cada passo será mais custoso e um planejamento prudente trará benefícios cada vez maiores.
Muitas empresas em todo o mundo estão comprometidas com HCL Notes/Domino* por anos. Eles sabem os muitos benefícios que vêm desse relacionamento. Além disso, o Notes/Domino está no centro de seus processos e de como eles funcionam. Apesar de tudo isso, os tomadores de decisões de TI em todo o mundo estão começando a vislumbrar um futuro em que o Notes/Domino pode ter um papel reduzido ou nenhum papel.
*anteriormente IBM Notes/Domino
