Conheça o verdadeiro escopo do seu projeto desde o início

Na série partes anteriores desta série, falamos sobre como focar o escopo do projeto no que é mais importante e como ter uma visão geral de sua base de código pode ajudá-lo a ser mais eficiente e tomar melhores decisões para seu projeto.

Na parte 3, queremos enfrentar um dos grandes obstáculos que a maioria de nós conhece muito bem por experiência pessoal e profissional: “Encontrar um bom lugar para começar”.

Não importa se o seu projeto Notes/Domino está modernizando sua infraestrutura, migrando para a Nuvem ou deixando totalmente a plataforma. Consolidar sua infraestrutura existente é um primeiro passo crucial para os projetos mais bem-sucedidos. Encontrar e remover a madeira morta em seu ambiente reduzirá significativamente o esforço geral do projeto e economizará custos.

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Faça as perguntas que revelam o núcleo do seu projeto

Fazer as perguntas certas foi um fator chave para reduzir o escopo do projeto no primeira parte desta série. Vamos dar uma olhada em algumas dessas perguntas novamente e nos concentrar em como podemos usar as respostas para identificar o potencial de consolidação.

1. Qual é a estrutura e tamanho do meu ambiente?

Você deve ter uma verdadeira compreensão da magnitude do empreendimento. Você precisa de KPIs para ajudar a avaliar o potencial de consolidação e medir o sucesso:

Utilizadores

  • Quantos usuários estão registrados versus ativos?
  • Quando os usuários foram ativos pela última vez?
  • Com quantos aplicativos meus usuários realmente trabalham?

Servidores

  • Quantos servidores estão ativos?
  • Quantos são servidores de aplicativos?
  • Quantos bancos de dados estão sendo usados ​​em um servidor?
  • Quantos usuários estão ativos em um servidor?

Aplicações

  • Quantos aplicativos são implantados versus usados?
  • Quantos DBs podem ser excluídos do meu projeto?
  • Quantos bancos de dados são baseados em modelos padrão?
  • Quantas réplicas de cada banco de dados existem?
  • Quantos usuários estão ativos por banco de dados?

2. Quantos bancos de dados não são utilizados?

Essa é uma das perguntas mais frequentes que ouvimos. É um ponto de partida óbvio para a consolidação.

O primeiro instinto geralmente é simplesmente remover todas as instâncias de banco de dados não utilizadas e comemorar uma vitória rápida. Isso pode fazer sentido em algumas situações: por exemplo, quando se está apenas procurando reduzir o número de servidores, mas não é confiável para julgar quais aplicativos podem ser desativados.

Mais interessante é descobrir para quantas aplicações nenhuma instância de banco de dados é usada. Esses grupos de instâncias de banco de dados que compartilham o mesmo ID de réplica são o que chamamos de "conjuntos de réplicas". Somente se todo o conjunto de réplicas não for usado e a atividade não ocorrer em nenhum servidor, um aplicativo poderá realmente ser considerado não utilizado.

O período durante o qual a atividade é observada desempenha um papel importante no descomissionamento. Nem todo banco de dados é usado todos os dias. Você pode ter bancos de dados com uso sazonal que são usados ​​apenas uma vez por ano, trimestre ou mês. Para capturar essa variação, panagenda recomenda um período mínimo de observação de três meses para garantir que um banco de dados não seja utilizado. Quanto maior o período de observação, melhores decisões você poderá tomar.

Identificada a madeira morta, damos o primeiro passo para a limpeza do nosso ambiente, continuamos a procurar oportunidades em áreas um pouco mais exigentes.

3. Onde os custos podem ser reduzidos?

Uma consolidação é uma oportunidade de encontrar e eliminar o custo de licenças não utilizadas. A maioria das organizações carrega usuários inativos e servidores subutilizados em seus livros. Agir com base nessas informações pode economizar muito dinheiro com muito pouco esforço.

Encontrar e eliminar bancos de dados inativos de seu ambiente resulta na diminuição da utilização do servidor. A consolidação de vários servidores subutilizados reduz os custos de licença, operações e administração.

A consolidação também é uma oportunidade de revisar o design de sua rede Domino. Por exemplo, ambientes projetados há 15 anos com considerações de largura de banda em mente devem ser reavaliados. A infraestrutura moderna pode já ter tornado obsoletas as redundâncias anteriormente importantes ou partes do conceito de descentralização do servidor.

Muitas organizações optam por criar ambientes híbridos com aplicativos executados em várias soluções. Mesmo que o Domino continue sendo uma plataforma de aplicação estratégica, certos serviços genéricos (por exemplo, correio, salas de equipe ou bibliotecas de arquivos) podem ser desacoplados dele ao longo do tempo. Nesse cenário de migração, a atividade do usuário também é afetada. Potencial de economia de licença adicional é gerado e pode ser previsto pela compreensão do design do banco de dados.

Mesmo que você não esteja envolvido em um projeto específico, o ritmo acelerado das mudanças em ambientes de trabalho dinâmicos cria oportunidades constantes para reduzir os gastos gerais de TI por meio de revisões contínuas de atividades.

Encontre a fruta mais fácil – aplicativos baseados em modelos padrão

O conceito de herança de design será um tópico importante em toda a jornada do projeto. A segunda parte desta série nos apresentou o tema geral e o impacto que ele tem no crescimento dos ambientes Notes/Domino. O design em geral é de grande importância durante os projetos de migração e modernização. Sua importância pode começar já na fase de consolidação.

Identificar bancos de dados que herdam o design de modelos padrão é importante por alguns motivos diferentes. Do ponto de vista organizacional, é comparativamente fácil entender o propósito a que servem, mesmo sem conhecer o processo de negócios em que estão envolvidos. Por exemplo, uma biblioteca de documentos será usada para trocar arquivos, arquivar documentos ou algo nesse sentido. Não importa se são utilizados nos departamentos de Compras, Controladoria ou Manufatura. Obter esse nível de percepção sobre aplicativos desenvolvidos personalizados pode ser um grande desafio se esses aplicativos evoluíram ao longo dos anos. Isso é especialmente verdadeiro se você não estiver olhando apenas para um ou dois, mas para centenas ou milhares.

De uma perspectiva técnica, é imensamente valioso saber quais recursos técnicos esses bancos de dados padrão fornecem. Ele fornecerá uma perspectiva sobre se é viável usá-los pela web ou disponibilizá-los em dispositivos móveis. Especialmente porque a HCL está investindo muito na modernização de templates clássicos, isso pode ser um grande ganho em um projeto de modernização. Na migração também pode ser muito lucrativo, pois para a maioria dos templates padrão, existem ISVs que oferecem caminhos de migração padrão para outras plataformas. Eles quase podem ser excluídos do escopo do trabalho de migração manual que, por sua vez, influencia vários KPIs como “usuários ativos” ou “DBs usados ​​no servidor”. Seja qual for o caminho, trabalhar com aplicativos padrão baseados em modelos será muito mais barato do que transformar aplicativos desenvolvidos sob medida.

Agora, colha os frutos

Vamos combinar esses tópicos e aplicá-los ao seu projeto de consolidação para resumir como você pode se beneficiar melhor das descobertas. Podemos até criar um pequeno checklist para usar como passo a passo guide através das coisas mais importantes a considerar:

Tarefa: identificar aplicativos não utilizados

  • Impacto: preparar a redução da utilização do servidor
  • Impacto: reduzir o escopo do projeto

Tarefa: identificar aplicativos com base em modelos padrão

  • Impacto: minimizar o esforço de migração/modernização
  • Impacto: descobrir o potencial de redução de custos de licença de usuário

Tarefa: identificar usuários inativos

  • Impacto: descobrir gastos excessivos de licença de usuário
  • Impacto: preparar a redução da utilização do servidor

Tarefa: identificar servidores subutilizados

  • Impacto: descobrir o potencial de redução de custos de licença de servidor

Tarefa: revisar o design da rede Domino

  • Impacto: descobrir o potencial de redução de custos de licença de servidor

Próximo em nossa série

Após essa fase inicial de consolidação, uma vez que tudo é cortado, os frutos mais fáceis são colhidos e o potencial de economia de custos de licença é claro, assumimos as tarefas que consomem mais tempo e recursos. Aqui, a diferença entre projetos de modernização e migração se tornará mais pronunciada. No entanto, também será um momento para verificar os cálculos por trás de sua business case. Se você quiser saber mais, este tópico será discutido no último blog postar e webinar desta série.

Não importa qual seja o seu projeto, existem algumas informações estratégicas que você sempre precisará. Abordaremos dois dos tópicos mais importantes em nosso próximo blog mensagens e webinars:

A capacidade de identificar as partes interessadas do aplicativo é de importância crucial ao tentar decidir sobre o futuro de um aplicativo. Precisamos que os departamentos ou pessoas que usam o aplicativo entendam seu papel no processo de negócios. No entanto, também precisamos saber quais departamentos ou locais o utilizam para poder distribuir o custo de nosso esforço de modernização ou migração.

A maioria de seus aplicativos terá dependências em uma parte de seu ambiente ou em outra. Muitos deles estarão enraizados no próprio código: servidor codificado ou nomes de usuário, endereços IP, bibliotecas externas, sistemas de fax, etc. Precisamos saber onde estão essas dependências, que impacto elas têm e como podem ser corrigidas no maneira mais eficiente, sem ter que reprojetar centenas ou milhares de projetos.

Daqui em diante será uma ampliação contínua do círculo de aplicações em que estamos trabalhando. Cada passo será mais custoso e um planejamento prudente trará benefícios cada vez maiores.

Sobre esta série:

Muitas empresas em todo o mundo estão comprometidas com HCL Notes/Domino* por anos. Eles sabem os muitos benefícios que vêm desse relacionamento. Além disso, o Notes/Domino está no centro de seus processos e de como eles funcionam. Apesar de tudo isso, os tomadores de decisões de TI em todo o mundo estão começando a vislumbrar um futuro em que o Notes/Domino pode ter um papel reduzido ou nenhum papel.

*anteriormente IBM Notes/Domino