Перестаньте искать владельцев приложений

Участвуете ли вы в проекте, в котором решаете будущее своих приложений Notes / Domino? Если это так, то вы знаете, что это непростая задача, когда принятое вами решение будет иметь последствия для всей вашей организации.

Может показаться невозможным найти информацию, необходимую для принятия решений, основанных на фактах. Для большинства организаций количество приложений в среде Notes огромно, за годы или даже десятилетия они выросли. По мере изменения бизнес-структур и процессов приложения, которые были важны 10 лет назад, могут перестать быть актуальными. Первоначальные пользователи приложения ушли. Часто невозможно узнать, кто изначально заказал данное приложение и кто его использует в настоящее время.

Многие руководители проектов в этой ситуации пытаются найти владельцев приложений. По логике, это люди или отделы, которые знают приложение. Они должны иметь возможность определять будущее своих приложений. Как владельцы, они также могут нести любые затраты на разработку проекта, связанные с их обработкой. К сожалению, бывает трудно найти владельцев приложений, и они часто не очень полезны, когда вы это делаете.

В части №4 из наша серия мы хотим найти лучший способ помочь вам в принятии решений.

Владельцев найти сложно, и они, вероятно, не смогут вам помочь

Как вы находите их владельцев приложений? Что, если этого отдела больше нет или первоначальный владелец покинул организацию?

Даже если вы можете найти имя человека или отдела, который изначально заказал приложение в некоторых древних записях, у вас нет гарантии, которая решит вашу проблему. Возможно, изменились бизнес-процессы. Этот отдел может больше не использовать приложение, но его использует другой.

Кто заинтересован в вашем приложении?

Заинтересованные стороны приложения - это люди, которые в настоящее время используют приложение и извлекают из него выгоду. Если вы сможете ответить на следующие вопросы, вы узнаете, кто они:

  • Кто основные пользователи?
  • К каким отделам они принадлежат?
  • Где они расположены?
  • Кто сегодня создает контент в приложении?
  • Кто потребляет этот контент?

Ответы на эти вопросы гораздо эффективнее, чем знать имя руководителя отдела или разработчика 10 лет назад.

Узнав своих заинтересованных сторон, вы также узнаете:

  • На кого повлияют любые изменения, внесенные вами в приложение?
  • Как они пострадают?
  • С кем вам следует проконсультироваться, прежде чем начинать вносить изменения?
  • Кто получает выгоду от работы, которую вы делаете?

Сильные и слабые стороны традиционных подходов

Вот четыре потенциальных источника для поиска заинтересованных сторон в вашем приложении. У каждого есть свои преимущества и недостатки.

  1. ACL базы данных
    Часто это первое место, куда смотрят многие компании. Его преимущество состоит в том, что он всегда доступен для всех приложений без дополнительной настройки или software установка. Кроме того, данные из списков ACL относительно легко собирать и обрабатывать. К сожалению, существует множество недостатков, которые могут привести к ошибочным предположениям. Есть риск, что ACL содержит устаревшую информацию. Просто наличие прав доступа не означает фактического использования. Информация о том, почему кто-то находится в ACL, редко доступна. Простота использования перевешивается поверхностностью предоставляемой информации.
  2. Настраиваемая инвентаризация базы данных
    Многие компании создали свои собственные приложения для сбора и поддержки информации о базах данных, владельцах, центрах затрат и т. Д. При хорошем обслуживании они могут предоставить вам легкий доступ к очень полезной информации. Однако при плохом обслуживании информация может быть устаревшей или неверной. Если вам посчастливилось иметь доступ к такому инвентарю, как узнать, верна ли содержащаяся в нем информация? Опять же, вы рискуете использовать неверные данные для принятия важных решений.
  3. Метаданные контента
    Записи метаданных документа - еще один возможный источник информации. Такие поля, как «автор последнего изменения», могут быть очень полезными при принятии решения о том, кто является заинтересованными сторонами или создателями контента.
    Хотя эти поля являются надежными источниками точной информации, их сложно собрать и объединить в нескольких репликах. Они также ограничиваются раскрытием только редакторов. В Notes не сохраняется последний читатель. У вас не будет точной картины всех бенефициаров приложения. Без этой информации вы не сможете полностью понять потенциальное влияние вашего решения.
  4. Активность пользователя
    Наконец, вы можете посмотреть на сбор данных об использовании из различных источников, таких как log.nsf или активность пользователей, регистрируемую самой базой данных. Если данные собираются в течение адекватного периода времени, качество данных будет высоким, и оно основано на фактической активности пользователей. Вы также можете различать действия чтения / записи и различать использование клиента Notes и веб-использования. Это позволяет вам принимать наилучшие возможные решения, потому что вы будете иметь очень хорошее представление о том, кто является создателями и потребителями контента и как они используют приложение. Однако информацию нетривиально собрать и объединить в нескольких репликах. Однако барьер существенно ниже, чем барьер для сбора метаданных контента. Таким образом, мы рассматриваем активность пользователей как наиболее многообещающий источник данных. Это хороший компромисс между качеством получаемой информации и усилиями, которые вы вкладываете в ее сбор.

Лучший способ найти заинтересованных лиц

При работе с данными из источников, основанных на использовании, таких как активность пользователей и метаданные контента, доступен ряд ключевых показателей эффективности. Не все из них применимы к каждому источнику данных, но в целом они очень полезны, если вы хотите принимать решения на основе цифр. Итак, возьмите то, что доступно, из выбранного вами источника.

Просматривая документ Чтение / запись, вы легко получите быстрый обзор активности. Вы можете различать создателей контента и потребителей. Это люди, которые понимают ценность приложения для бизнеса. На них повлияют любые решения, которые вы примете, и вам будет разумно проконсультироваться с ними, прежде чем формировать мнение. Кроме того, понимание того, кто извлекает выгоду из приложения, позволяет соответствующим образом распределять затраты по проекту.

Кроме того, взгляните на сеансы / транзакции, чтобы понять, как ваши решения повлияют на нагрузку на сервер. Это окажет прямое влияние на ваш потенциал консолидации, который мы обсуждали в глава # 3 этой серии.

Помимо информации о том, кто использует приложение, важно понимать, сколько людей использует приложение. Это особенно верно, если вы можете отслеживать использование в течение определенного периода времени. Приложение становится более-менее популярным? Используется ли он только один раз в год, но для того, чтобы делать что-то критически важное для бизнеса? Какие отделы пропорционально используют приложение больше всего?

Заинтересованные стороны дают вам лучшие результаты

После того, как данные собраны и расчеты выполнены, пора использовать эту информацию для работы на вас.

Знание ваших заинтересованных сторон и моделей использования их приложений позволяет вам определить бизнес-единицы, с которыми вам нужно поговорить о будущем каждого приложения. Они могут сказать вам ценность приложения для бизнеса. Они будут знать, как изменение этого приложения повлияет на их способность выполнять свои обязанности.

Вы также сможете распределить и обсудить проектные затраты, которые бизнес-единицы понесут за приложения, которые они используют. Они смогут принять обоснованное решение о том, приносит ли приложение достаточную ценность, чтобы оправдать расходы на его поддержку. У вас будет логический, основанный на фактах метод, чтобы объяснить, почему отделам будут назначены затраты и как эти затраты распределяются в соответствии с получаемой от них выгодой.

Вовлечение пользователей приложения в процесс принятия решений гарантирует, что потребности бизнеса будут полностью учтены и включены в ваш проект. Проект будет более эффективным. Результаты будут лучше, и соответствующие бизнес-подразделения будут куплены на необходимость и логику, используемую для определения будущего своих приложений.

Далее в нашей серии

Большинство ваших приложений будут зависеть от той или иной части вашей среды. Многие из них будут укоренены в самом коде: жестко запрограммированные серверы или имена пользователей, IP-адреса, внешние библиотеки, факс-системы и т. Д. Нам нужно знать, где находятся эти зависимости, какое влияние они оказывают и как их можно исправить в наиболее эффективным способом, без необходимости перепроектировать сотни или тысячи проектов.

Отчеты о проделанной работе. Они являются частью каждого проекта, и их неинтересно производить. Вы должны делиться не только своим прогрессом. Вы также должны предоставить проектным командам данные, необходимые им для работы. Это сложно координировать, и это никогда не заканчивается. Но отчеты о проделанной работе могут быть вам другом, когда вы сообщаете об успехе!

С этого момента круг приложений, над которыми мы работаем, будет постоянно расширяться. Каждый шаг будет более затратным, а разумное планирование принесет еще большие выгоды.

Многие компании по всему миру взяли на себя обязательство HCL Notes/Domino* годами. Они знают, какие преимущества приносят эти отношения. Кроме того, Notes / Domino находится в центре их процессов и того, как они работают. Несмотря на все это, лица, принимающие решения в области ИТ по всему миру, начинают предвидеть будущее, в котором Notes / Domino могут играть меньшую роль или вообще не играть.

* ранее IBM Notes / Domino