Wenn Unternehmen Domino-Transformationen planen, konzentriert sich die erste Überlegung oft auf die Frage: „Was soll migriert werden?“ Für eine wirklich auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtete Aufbewahrung von Inhalten ist es jedoch vorteilhafter, einen umfassenden Ansatz zu wählen und zunächst zu prüfen: „Welche Informationen müssen aufbewahrt werden, und was ist für den Geschäftsbetrieb weiterhin wichtig?“ Diese Methode stellt sicher, dass Aufbewahrungsanforderungen und kritische Geschäftsfunktionen Vorrang vor der bloßen Übertragung von Daten haben.

Warum das Alter der Inhalte das Rückgrat für konforme Entscheidungen ist

Die Analyse des Alters von Inhalten zeigt, welche Anwendungen inaktiv sind und welche aktiv aktualisiert werden und unverzichtbar sind. iDNA Applications analysiert die Metadaten von Dokumenten, um den Verlauf der Erstellung und Änderung in großem Umfang aufzudecken und so verstreute Notes-Anwendungen in Altersverteilungen zu verwandeln, auf die Sie reagieren können.

Dies ist wichtig, weil die meisten Rechtsordnungen von Ihnen verlangen, dass Sie bestimmte Aufzeichnungen für bestimmte Zeiträume aufbewahren, aber nicht länger als nötig. Nach der DSGVO verlangt der Grundsatz der Speicherbegrenzung, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den beabsichtigten Zweck erforderlich ist, kann aber länger aufbewahrt werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht. In vielen Fällen können Sie also in eine Situation geraten, in der Sie ein Gleichgewicht zwischen der sektoralen Mindestaufbewahrung und den Datenschutzbestimmungen „nicht länger als nötig“ herstellen müssen.

In allen Branchen sind diese Regeln konkret. Im Finanzdienstleistungssektor (z.B. SEC/FINRA) ist die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und einigen Mitteilungen in der Regel für fünf bis sieben Jahre vorgeschrieben, wobei die Aufsichtsbehörden die elektronische Aufbewahrung von Aufzeichnungen in Legacy- und Multiplattform-Systemen zunehmend unter die Lupe nehmen. Die Dokumentation des Gesundheitswesens im Rahmen des HIPAA muss mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden (nach den Gesetzen der einzelnen Bundesstaaten oft länger), einschließlich Richtlinien, Genehmigungen und anderer PHI-bezogener Unterlagen. Wenn Ihr Unternehmen in der EU tätig ist, gelten länderspezifische Aufbewahrungsfristen für Personal-, Steuer-, Sicherheits- und Umweltunterlagen, die sich oft auf Jahrzehnte erstrecken.

Fazit: Das Löschen veralteter Inhalte ist nicht der einzige Hebel. Für viele Anwendungen mit älteren Inhalten ist die gesetzeskonforme Archivierung der richtige Ansatz. Für andere, die erst seit kurzem aktiv sind, ist der weitere Betrieb oder die Modernisierung auf Domino die weitaus kosteneffizientere und risikooptimiertere Option.

Warum die Altersverteilung Ihr strategisches Objektiv für die Archivierung ist

Bei der Archivierung geht es nicht darum, alte Daten in den kalten Speicher zu werfen – es geht darum, kluge, vertretbare Entscheidungen zu treffen. Content Age gibt Ihnen die Klarheit, genau das zu tun:

  • Erkennen Sie die wahren Archivkandidaten: Anwendungen mit überwiegend älteren Inhalten gehören vielleicht nicht mehr zum Tagesgeschäft, enthalten aber oft Datensätze, die aus Gründen der Compliance über längere Zeiträume zugänglich bleiben müssen. Anstatt sie zu migrieren (und die Kosten in die Höhe zu treiben), sollten Sie sie in ein konformes Archiv verschieben, das die Integrität und Durchsuchbarkeit bewahrt.
  • Richten Sie sich nach den Aufbewahrungspflichten: Ganz gleich, ob es sich um den Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO oder um branchenspezifische Regeln wie HIPAA oder SEC-Aufzeichnungen handelt, Altersdaten helfen Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien ohne Rätselraten durchzusetzen. Sie wissen, was seine aktive Lebensdauer überschritten hat, aber noch innerhalb des gesetzlichen Zeitfensters liegt.
  • Reduzieren Sie Risiko und Komplexität: Indem Sie inaktive Anwendungen archivieren, anstatt sie zu löschen, vermeiden Sie Fallstricke bei der Einhaltung von Vorschriften und geben Ihrem Modernisierungsteam den nötigen Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: aktive, geschäftskritische Anwendungen.

Entwerfen eines konformen Domino-Archivs

Für eine echte, auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtete Aufbewahrung von Inhalten bestimmt die Art und Weise, wie Sie inaktive Domino-Anwendungen archivieren, die Einhaltung von Vorschriften, die Kosten und die Audit-Bereitschaft Ihres Unternehmens.

  • Zuerst die Aufbewahrungszeitpläne: Beginnen Sie mit Ihrem Unternehmenszeitplan und ordnen Sie die Anwendungen für Notizen bestimmten Zeiträumen nach Gerichtsbarkeit und Branche zu (Finanzen, Gesundheitswesen, Fertigung, Personalwesen, …).
  • Integrität und Aufbewahrung: Die meisten Aufsichtsbehörden haben die Vorschriften für die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen modernisiert, aber sie erwarten immer noch Aufbewahrungsmethoden, die Manipulationen verhindern und eine vollständige Rekonstruktion ermöglichen. Die gute Nachricht? In vielen Fällen bietet Domino diese Funktionen bereits von Haus aus, z. B. robuste Zugriffskontrollen und Prüfpfade. Anstatt diese Anwendungen zu migrieren (und damit hohe Kosten zu verursachen), ist es oft am effizientesten, sie auf Domino zu belassen und sie z.B. auf einen Archivserver zu verschieben , auf den die Benutzer nur lesend zugreifen können. Diese Strategie gewährleistet Unveränderlichkeit, Konformität und Kosteneffizienz, während die Auffindbarkeit für Audits und rechtliche Schritte erhalten bleibt.
  • Zugänglichkeit & DSARs: Die DSGVO verlangt, dass aufbewahrte personenbezogene Daten für legitime Zwecke (z.B. behördliche Anfragen, Anfragen von Betroffenen) zugänglich bleiben und dass Sie sie nicht länger als nötig aufbewahren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Archiv durchsucht, gefiltert, exportiert und gelöscht werden kann, wenn die Rechtsgrundlage endet.
  • Nachweis der Kontrolle: Führen Sie Berichte, die die Altersverteilung von Inhalten mit den Aufbewahrungsergebnissen (aktiv, archiviert, entsorgt) pro Anwendung verknüpfen. Dieses Protokoll ist bei Audits von unschätzbarem Wert. iDNA Applications liefert die Insights zum Alter und zur Nutzung von Inhalten, die eine solche Berichterstattung rechtfertigen.

Warum On-Premises für die Datensouveränität wichtig ist

Bei einem gesetzeskonformen Archiv geht es nicht nur um die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, sondern auch darum, dass die Domino-Daten Ihres Unternehmens durch eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Inhalten unter Ihrer Kontrolle bleiben. Durch die Archivierung inaktiver Anwendungen und sensibler Daten innerhalb Ihrer eigenen HCL Domino-Umgebung schützen Sie sich vor den Unwägbarkeiten des Cloud-Hostings. Jüngste Ereignisse haben gezeigt, dass Cloud-Anbieter externen behördlichen Anforderungen unterliegen können, was den Zugriff auf und die Souveränität über Ihre Daten gefährden könnte.

Wenn Sie Ihr Archiv vor Ort aufbewahren, haben Sie die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, auf Audits zu reagieren und behördliche Anforderungen zu erfüllen – ohne unerwartete Störungen oder Kontrollverluste zu riskieren. In einer Welt, in der die Datenverwaltung immer stärker unter die Lupe genommen wird, ist die Domino-Archivierung vor Ort Ihr stärkster Schutz für die Einhaltung von Vorschriften und die Geschäftskontinuität.

Bewertung des fortlaufenden Geschäftswerts von Domino

Ein häufiges Missverständnis bei der Transformation ist, dass Domino „veraltet“ und daher unbedeutend ist. Das Alter der Inhalte beweist oft das Gegenteil: die entscheidende Tatsache, dass viele Anwendungen die jüngsten Bearbeitungen und die laufende aktive Erstellung von Dokumenten zeigen. Gepaart mit Nutzungsanalysen können Sie einen klaren Hinweis darauf erhalten, ob Domino nach wie vor eine zentrale Rolle in den Arbeitsabläufen spielt und für viele Geschäftsprozesse unverzichtbar sein kann.

iDNA Applications kombiniert das Alter von Inhalten mit echten Nutzungsdaten, um ein vollständiges Bild Ihrer Domino-Umgebung zu erhalten. Durch die Analyse der Aktivitätsdatensätze jeder Datenbank zusammen mit den Serverprotokollen liefert es schnell umsetzbare Insights – so können Sie ohne langwierige Erkennungszyklen geschäftskritische Anwendungen von solchen unterscheiden, die zur Archivierung bereit sind.

Diese Erkenntnisse prägen Ihre Portfoliostrategie:

  • Modernisieren Sie zuerst dort, wo die Inhalte jung sind und viel genutzt werden.
  • Stabilisieren und pflegen Sie geschäftskritische Domino-Anwendungen, wenn eine Modernisierung kurzfristig nicht kosteneffektiv ist, die Aktivität aber eindeutig weitere Investitionen rechtfertigt.
  • Archivieren Sie Inhalte, die nicht mehr täglich verwendet werden, aber dennoch für den Rest der Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben müssen.

Die Modernisierung ist keine einfache binäre Entscheidung zwischen der Migration aller Daten oder dem Löschen der alten Daten. Content Age ermöglicht einen nuancierten, konformen Weg: Archivieren Sie inaktive Anwendungen, um Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und sie auffindbar zu halten. Gleichzeitig können Sie mit Beweisen belegen, dass Domino auch heute noch ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens ist. Wenn Sie sich schneller Klarheit verschaffen wollen, vereint iDNA Applications Content Age, Nutzungshistorie und Portfoliokontext, damit Sie auf Anhieb die richtige Entscheidung treffen können.

Sind Sie bereit, dieses Modell zu operationalisieren?

Sehen Sie, wie iDNA Applications Ihnen hilft, Kandidaten für die Archivierung zu identifizieren und die Domino-Anwendungen zu finden, die Ihr Unternehmen noch antreiben.

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