Gemeinsam genutzte Postfächer: Der blinde Fleck in Ihrer Microsoft 365-Überwachung

Dieser Blog ist Teil einer Reihe von technischen Artikeln über Microsoft 365 Produkte im Allgemeinen und Microsoft Teams im Besonderen.

Gemeinsame Postfächer gehören zu den Dingen, die in jedem Microsoft 365-Mieter vorhanden sind, aber selten die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen. Sie sind nicht glamourös. Sie sind nicht aufregend. Und bei allem, was in einer typischen IT-Umgebung vor sich geht, von Problemen mit der Anrufqualität bei Teams bis hin zur Einführung neuer Funktionen und Netzwerkmigrationen, neigen sie dazu, einfach nur dazusitzen und ihr Ding zu machen.

Lassen Sie uns also in dieses etwas übersehene Thema eintauchen und herausfinden, warum es so wichtig ist.

Ihre support@-, info@-, helpdesk@- und billing@-Adressen sind oft der erste Kontaktpunkt, den Kunden mit Ihrem Unternehmen haben, und ein wichtiger Bestandteil der internen Abläufe. Sie bearbeiten wichtige Kommunikationsströme: Kundenbeschwerden, Rechnungsstreitigkeiten, interne IT-Anfragen. Und doch fallen sie in dieses seltsame Niemandsland. Sie gehören nicht zu einer bestimmten Person. Es gibt keinen Benutzer, der sich jeden Morgen anmeldet und denkt: „Hmm, irgendetwas fühlt sich heute komisch an.“ Stattdessen gehen fünf, vielleicht zehn Leute im Laufe des Tages ein und aus, und jeder von ihnen geht davon aus, dass jemand anderes dafür zuständig ist.

Die meisten M365-Administratoren arbeiten täglich mit gemeinsam genutzten Postfächern, aber es gibt ein paar Merkmale, die oft unvorbereitet sind.

Kostenlos, unbegrenzt und unkontrolliert. Für gemeinsam genutzte Postfächer bis zu 50 GB ist keine Lizenz erforderlich (Hinweis: Benutzer, die diese Postfächer nutzen, benötigen ein Exchange-Abonnement) und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der gemeinsam genutzten Postfächer, die Sie pro Mieter erstellen können. Großartig für das Budget, nicht so großartig für die Verwaltung. In der Praxis bedeutet dies, dass sich gemeinsame Postfächer im Laufe der Jahre ansammeln, ohne dass jemand den Überblick behält.

25 Benutzer ist das sichere Maximum. Microsoft gibt an, dass ein gemeinsames Postfach bis zu 25 gleichzeitige Benutzer unterstützt. Darüber hinaus kann es zu Verbindungsfehlern und merkwürdigen Synchronisierungsproblemen kommen. Bei einem stark frequentierten Support-Postfach zu Stoßzeiten ist diese Grenze von 25 Benutzern leichter zu erreichen, als Sie denken. Microsoft empfiehlt, stattdessen eine Microsoft 365 Gruppe zu verwenden, aber das wirft eine ganze Reihe von Fragen auf, warum Sie entweder ein gemeinsames Postfach oder eine M365 Gruppe verwenden sollten. Lassen Sie uns erst einmal das verwenden, was Copilot’s auf die Frage nach dem Unterschied zu sagen hat: „Gemeinsame Postfächer sind besser geeignet, wenn die darin enthaltene E-Mail die Arbeit ist (HR@…, Support@…, usw.), während eine Microsoft 365 Gruppe zur Unterstützung der Arbeit verwendet wird„.

Keine Verschlüsselung für ausgehende E-Mails. Da ein gemeinsames Postfach über keinen eigenen Sicherheitskontext verfügt (kein Benutzername/Passwort), können die von ihm gesendeten E-Mails nicht verschlüsselt werden. Wenn Mitglieder mit ihren eigenen Schlüsseln verschlüsseln würden, könnten andere Mitglieder diese Nachrichten nicht lesen.

Die Lizenzierung würde mehr als nur Speicherplatz freischalten. Die meisten Unternehmen verwenden gemeinsam genutzte Postfächer ohne Lizenzierung. Das funktioniert so lange gut, bis Sie eine Prozesssperre, eine Vor-Ort-Archivierung, Microsoft Defender für Office 365, eDiscovery oder Aufbewahrungsrichtlinien benötigen. All dies erfordert die Zuweisung einer Lizenz (in der Regel Exchange Online Plan 2). Viele Administratoren entdecken diese Lücke erst, wenn die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung anklopft.

Ältere Postfächer verhalten sich möglicherweise anders. Nicht lizenzierte gemeinsame Postfächer, die vor Juli 2018 erstellt wurden, wurden mit 100 GB statt 50 GB bereitgestellt. Wenn Sie sich fragen, warum einige Ihrer Postfächer mehr Speicherplatz haben als andere, ist das wahrscheinlich der Grund.

Wenn Sie beim Lesen der obigen Ausführungen Lust bekommen haben, zu überprüfen, was in Ihrem Mieter tatsächlich vor sich geht, können Sie hier nachsehen.

Im Microsoft 365 Admin Center finden Sie unter Teams & Gruppen > Freigegebene Postfächer eine entsprechende Übersicht. Informationen zu Speicherplatz und Kontingenten finden Sie unter Berichte > Nutzung > Exchange > Postfachnutzung und schalten Sie das Dropdown-Menü oben rechts auf „Gemeinsam genutzt“ um.

Alternativ können Sie auch die PowerShell verwenden, um Informationen zu erhalten:

wird Ihnen alle verfügbaren Informationen liefern. Hinweis! Microsoft empfiehlt die Verwendung von

stattdessen für alle Exchange Online-Umgebungen.

Es lohnt sich, in regelmäßigen Abständen eine Überprüfung durchzuführen. Sie werden überrascht sein, wie viele gemeinsame Postfächer es gibt, die niemand aktiv nutzt oder an deren Erstellung sich niemand erinnert.

Wir wissen also, dass gemeinsam genutzte Postfächer kostenlos, einfach zu erstellen, schwer zu verfolgen und von zentraler Bedeutung für die Geschäftskommunikation sind. Das Admin Center liefert Informationen über die Nutzung, den Speicherplatz und die Kontingente, aber was ist mit der Leistungsüberwachung?

Die Realität ist, dass die IT-Abteilung in den meisten Unternehmen zu raten beginnt, wenn die Benutzer melden, dass „es langsam ist“…

Gemeinsame Postfächer werden in der Region erstellt, in der der Mieter ansässig ist. Für Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern bedeutet dies, dass Benutzer möglicherweise auf Postfächer zugreifen, die am anderen Ende der Welt gehostet werden. In diesen Fällen ist eine gewisse Latenz zu erwarten, aber die Frage ist: Wie können Sie den Unterschied zwischen einer normalen geografischen Verzögerung, einem Netzwerkproblem oder einer tatsächlichen Serviceverschlechterung erkennen?

Die kurze Antwort lautet: Ohne aktive Messung können Sie das nicht.

Das Microsoft Admin Center wird Ihnen hier nicht weiterhelfen. Es liefert Ihnen Postfachzahlen, Speicherstatistiken und Kontingentinformationen. Was es Ihnen nicht bietet, sind tatsächliche Daten zur Zugriffsleistung aus der Sicht des Benutzers.

Wir bei panagenda arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um herauszufinden, wo mehr Einblicke in die Benutzererfahrung benötigt werden, und Shared Mailboxes kamen immer wieder zur Sprache. Aus diesem Grund befinden wir uns derzeit in der Endphase der Tests für neue M365-Scans, die die Latenzzeit beim Zugriff auf gemeinsam genutzte Postfächer pro Benutzer messen, die beteiligten Backend-Server identifizieren und Leistungsunterschiede zwischen Regionen und Standorten aufdecken.

Kontaktieren Sie uns wenn Sie mehr über diese und andere Exchange-Scans erfahren möchten, die wir zu veröffentlichen planen. Denn „irgendjemand wird es schon merken“ ist keine zuverlässige Überwachungsstrategie. Schon gar nicht, wenn es um die Postfächer geht, die für den reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen sorgen.