Outlook Versionsverwaltung in Microsoft 365 – Warum Sie sich darum kümmern sollten

In der heutigen SaaS-getriebenen Welt sind sich viele Unternehmen nicht bewusst, dass in ihrer Umgebung Dutzende verschiedener Versionen des Outlook-Clients laufen – und das könnte ein größeres Problem sein, als Sie denken.

Microsoft kontrolliert den Update-Prozess und verspricht, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Aber halten sie dieses Versprechen auch wirklich ein? IT-Administratoren könnten argumentieren, dass sie sich keine Gedanken über Software-Updates für SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365 machen sollten. Schließlich geht es bei SaaS darum, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Unterstützung von Funktionen zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Benutzer immer Zugriff auf die neuesten Funktionen haben.

Aber hier ist der Haken: In der Vor-SaaS-Ära war die Versionsverwaltung eine Herausforderung, aber zumindest hatten Unternehmen die Kontrolle und den Überblick. Heute, mit Microsoft 365, ist die Versionsverwaltung weitgehend aus den Augen – und aus dem Sinn – verloren. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihre Benutzer mit der neuesten Version arbeiten, wie können Sie dann Probleme beheben oder sicherstellen, dass sie von den neuen Funktionen profitieren? Und da Microsoft Updates schrittweise einführt, ist es noch schwieriger zu wissen, wann Ihre Benutzer Zugang zu diesen neuen Funktionen erhalten.

Wie funktioniert also der Update-Prozess von Microsoft für Outlook wirklich? Und was sollten IT-Administratoren wissen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer die neuesten Funktionen optimal nutzen können? Lassen Sie uns eintauchen.

Der neue Outlook-Client ist Teil der Microsoft 365 Apps-Suite, die verwaltet und automatisch für Ihre Benutzer bereitgestellt werden kann. Über den Ring Targeted oder Standard Release können Sie entscheiden, ob die Benutzer die neuesten Vorschaufunktionen erhalten sollen, sobald sie verfügbar sind, oder ob sie bei der Standardversion bleiben sollen, sobald diese aktualisiert ist.

Im Allgemeinen werden Updates für Outlook regelmäßig veröffentlicht und verursachen nur wenige Probleme. Aber „im Allgemeinen“ bedeutet nicht „immer“. Wie können Sie also auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass Ihre Benutzer von den neuesten Updates profitieren?

Microsoft veröffentlicht Versionshinweise für Microsoft 365 Anwendungen, einschließlich Outlook, auf der Seite M365 Release notes for Current Channel. Diese Build-Versionshinweise bieten eine zusammengefasste Ansicht und enthalten im Allgemeinen nicht viele Details. Für bestimmte Anwendungen wie OneDrive und Teamssind zusätzliche Seiten mit spezifischen Versionsinformationen verfügbar, aber für Outlook ist es meist nur die M365 Build-Seite selbst.

M365 Builds sind mit ihrem Veröffentlichungsdatum aufgeführt. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Benutzer alle genannten Funktionen sofort oder sogar gleichzeitig erhalten werden. Microsoft weist auf der Seite mit den Versionshinweisen ausdrücklich darauf hin, dass die Funktionen schrittweise eingeführt werden und dass es keine Garantie dafür gibt, dass alle Benutzer die Updates gleichzeitig erhalten.

Außerdem wird in den Versionshinweisen nicht für jede Funktion eine spezifische Versionsnummer für den Outlook-Client angegeben, sondern nur die allgemeine Build-Nummer. Dies macht es fast unmöglich, neue Funktionen der jeweiligen Outlook-Client-Version zuzuordnen, in der sie veröffentlicht wurden.

Beispiel: Die letzten Build-Versionshinweise, die sich auf Änderungen in Outlook beziehen, könnten Build 2412 sein, veröffentlicht am 7. Januar 2025. Dies stimmt jedoch nicht mit der Outlook-Versionsnummer überein, die Sie in den Einstellungen der App sehen (z.B. 1.2025.117.600). Diese Unklarheit kann es schwierig machen, nachzuvollziehen, welche Funktionen in welchen Versionen verfügbar sind .

Eine weitere Möglichkeit, sich über bevorstehende Änderungen zu informieren, ist das Message Center, in dem Microsoft Informationen über neue Funktionen veröffentlicht. Aber auch hier gibt es keinen Hinweis darauf, welche Outlook-Version für den Zugriff auf eine bestimmte Funktion erforderlich ist.

Vielleicht denken Sie jetzt: „Aber Stefan, das ist doch nicht wichtig, denn jeder Benutzer sollte immer die gleiche, neueste Version haben. Alles, was ich auf den Seiten von Microsoft sehe, wird bald auch für meine Benutzer verfügbar sein!“

Meine Antwort? Das stimmt – wenn die Updates wie vorgesehen funktionieren. Aber was ist, wenn sie das nicht tun? Was ist, wenn einige Benutzer aufgrund von technischen Problemen keine Updates erhalten? Oder was ist, wenn Microsofts schrittweise Einführung bedeutet, dass einige Benutzer vorübergehend zurückbleiben?

Es kann frustrierend sein, Benutzer in eine neue Funktion einzuweisen, nur um dann festzustellen, dass sie noch keinen Zugang dazu haben. Noch schlimmer ist es, wenn Sie nicht wissen, ob das Problem auf eine verspätete Einführung oder ein fehlgeschlagenes Update zurückzuführen ist. Und ja, das passiert öfter, als Sie denken.

Schauen wir uns ein Beispiel an. Für zwei Unternehmen haben wir die verschiedenen Outlook-Client-Versionen analysiert, die in den letzten sieben Tagen verwendet wurden. Das Ergebnis? In der großen Organisation waren zum Zeitpunkt der Überprüfung fast 90 verschiedene Versionen im Einsatz, in der mittelgroßen Organisation 36 verschiedene Outlook-Client-Versionen.

Das klingt nach viel – und das ist es auch! Viele dieser Versionen unterscheiden sich zwar nur geringfügig in Bezug auf Verbesserungen und Fehlerkorrekturen, aber einige Diskrepanzen sind erheblich. Zum Beispiel lagen zwischen der Veröffentlichung der ältesten Version, die bei diesen Unternehmen im Einsatz war, und der neuesten Version mehr als drei Jahre. Die Benutzer der älteren Version verpassten mehrere Updates, darunter vielleicht wichtige Sicherheits-Patches und neue Funktionen. Das ist ein potenzielles Risiko, das kein Unternehmen ignorieren sollte.

Zu wissen, welche Benutzer mit älteren Outlook-Versionen arbeiten und welche Versionen in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, ist entscheidend für:

Würde die Sichtbarkeit der Version alle Ihre Probleme lösen? Nicht ganz, denn Microsoft stellt immer noch keine umfassenden Versionshinweise für den Outlook-Client zur Verfügung. Aber es würde Ihnen ein klareres Bild davon geben, worauf Ihre Benutzer wahrscheinlich Zugriff haben und ob die Updates so funktionieren, wie sie sollten.

Aus diesem Grund führt panagenda den Outlook Versions Report als Teil seiner M365 Monitoring Suite ein. Mit diesem Tool können Sie:

Kurz gesagt: Das SaaS-Modell von Microsoft 365vereinfacht zwar viele Aspekte der IT-Verwaltung, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich – vor allem, was die Versionskontrolle und die Transparenz von Updates betrifft. Bei Dutzenden von Outlook-Versionen, die möglicherweise in Ihrer Umgebung laufen, ist es für die Aufrechterhaltung von Sicherheit, Benutzerzufriedenheit und betrieblicher Effizienz von entscheidender Bedeutung, auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch den Einsatz von Tools wie OfficeExpert TrueDEMerhalten Sie den nötigen Einblick, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer von den neuesten Outlook-Updates profitieren – und dass Ihr Unternehmen nicht durch veraltete Software gefährdet ist.

¹ Wenn Sie mit nicht aktualisierenden Clients zu kämpfen haben, finden Sie vielleicht unseren früheren Blog-Beitrag zur Lösung von Problemen mit Teams Versions-Updates hilfreich. Viele der Probleme mit Teams Updates ähneln denen mit Outlook.