Noch vor wenigen Jahren waren Videokonferenzen eine aufstrebende Technologie, die durch komplexe Schnittstellen, uneinheitliche Qualität und zögerliche Benutzer geplagt wurde. In den letzten vier Jahren hat sich die Akzeptanz von Remote-Arbeit jedoch dramatisch beschleunigt, was die Nachfrage nach robusten Collaboration-Tools wie Microsoft Teams erhöht hat. Heute sind Online-Meetings ein fester Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs geworden, aber die Analyse von Video- und Bildschirmfreigaben ist in vielen Unternehmen immer noch kein Standard.
Der Wechsel von herkömmlichen Telefongesprächen zu videogestützten Meetings für Telearbeiter hat erhebliche Vorteile mit sich gebracht. Visuelle Kommunikation, sowohl über Video als auch über die gemeinsame Nutzung des Bildschirms, fördert das Engagement, stärkt den Zusammenhalt im Team und verbessert die Konzentration bei Online-Interaktionen. Auf der anderen Seite ist es wichtig, die möglichen Nachteile zu erkennen. Die ständige Verwendung von Video in Online-Anrufen und -Besprechungen kann zu sozialen Ermüdungserscheinungen, Ängsten und Datenschutzproblemen führen. Daher ist die Gewährleistung einer zuverlässigen IT-Infrastruktur zur Unterstützung von Teams sowie die Festlegung klarer Richtlinien und Erwartungen für die Mediennutzung innerhalb von Teams von entscheidender Bedeutung, um die Vorteile zu maximieren und gleichzeitig die potenziellen Nachteile zu minimieren.
Die Bedeutung der Microsoft Teams Mediennutzungsanalyse
Es ist daher nicht verwunderlich, dass Unternehmen daran interessiert sind, besser zu verstehen, wie ihre Mitarbeiter ihre Meetings abhalten und welche Medienoptionen (Audio, Video, Screensharing) sie tendenziell nutzen. Sowohl aus technischer Sicht als auch aus kultureller/organisatorischer Sicht. Dies ist jedoch nicht einfach und die vorhandenen Überwachungsmöglichkeiten sind oft unzureichend. Denn es sind keine oder nur wenige Daten dazu verfügbar.
Es ist auch wichtig, die Umstände zu erkennen, die die Nutzung von Medien in Besprechungen beeinflussen können, z. B. ob der Benutzer ein mobiles Gerät oder einen Desktop-Computer benutzt hat, ob es sich um ein Gespräch zwischen Kollegen oder eine Gruppenbesprechung handelte und ob die Anrufe überwiegend innerhalb der Abteilung oder mit Personen außerhalb der Abteilung geführt wurden.
Neuer TrueDEM Bericht
Um Unternehmen einen Einblick in die Mediennutzung ihrer Abteilungen zu geben, wird OfficeExpert TrueDEM einen aktualisierten Bericht veröffentlichen, der die Nutzung von Medien (Audio, Video und Screensharing) während Teams Anrufen in den letzten sieben Tagen zusammenfasst. Der Bericht konzentriert sich auf die Kombination von Medien (Video, Audio, Screensharing), die von jedem Teilnehmer genutzt wurden, anstatt nur die einzelnen Teams Anrufe zu betrachten, und fasst dies nach Unternehmen und Abteilung zusammen. Aufgeschlüsselt nach Art des Anrufs (Peer-to-Peer, Gruppenmeeting, PSTN) und Plattform (Windows, Mac, iOS, Android usw.) erhalten Sie eine Fülle von Informationen zur Interpretation der Mediennutzung Ihres Unternehmens während der Anrufe. Außerdem erhalten Sie einen Einblick in die Anzahl der Anrufe, bei denen die Teilnehmer überwiegend aus derselben Abteilung oder aus mehreren Abteilungen kamen, da auch dies ein Faktor sein kann. Dieser Ansatz hilft Unternehmen zu verstehen, wie verschiedene Abteilungen ihre Online-Anrufe und -Besprechungen durchführen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Kommunikationsstrategien zu treffen.
Hier sind drei Beispiele, die wir von unseren Kunden gehört haben, in denen sie die bereitgestellten Daten verwenden oder zu verwenden planen:
- Engagement der Benutzer: Die Personalabteilung führte eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit durch und erhielt die Ergebnisse zurück, die besagen, dass sich die Mitarbeiter in bestimmten Abteilungen nicht ausreichend mit ihren Kollegen verbunden fühlen. Sie wollten überprüfen, ob es einen Zusammenhang zwischen diesen Ergebnissen und der Nutzung von Video-Sharing in Abteilungsbesprechungen für bestimmte Abteilungen gibt, um festzustellen, ob die Förderung von mehr Online-Videobesprechungen sinnvoll ist. Mit TrueDEM war die IT-Abteilung in der Lage, die von der Personalabteilung gewünschten Statistiken zu liefern.
- Proaktives Lösen von Problemen: Die Videonutzung variiert zwischen Unternehmen und Abteilungen, da sie weitgehend von der Unternehmenskultur und den Anforderungen beeinflusst wird. Die Nutzungsraten sind jedoch in der Regel in einem großen Unternehmen und im Laufe der Zeit relativ konstant. Wenn bestimmte Abteilungen plötzlich signifikante Abweichungen vom Unternehmensdurchschnitt aufweisen, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass die Benutzer Schwierigkeiten haben, auch wenn sie diese nicht gemeldet haben. Durch die Kontaktaufnahme mit Abteilungen, die plötzlich einen Rückgang der Videonutzung, aber nicht der Anzahl der Anrufe verzeichneten, konnte die IT-Abteilung mehrere Standorte identifizieren, an denen Benutzer Netzwerkprobleme hatten, die zu schlechten Videos führten und die noch nicht gemeldet worden waren. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren.
- Einblicke auf Abteilungsebene: Die Zusammenfassung von Videonutzungsdaten auf Abteilungsebene bietet eine Makroperspektive darauf, wie verschiedene Teams die Videokommunikation nutzen. Diese Informationen können genutzt werden, um Schulungsprogramme anzupassen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.
Sehen wir uns ein Beispiel an:
Schlussfolgerung
Jedes Unternehmen könnte davon profitieren, eine ähnliche Analyse der Video- und Bildschirmfreigabe durchzuführen, um Einblicke in das Mediennutzungsverhalten zu erhalten. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, um die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern, Probleme proaktiv zu erkennen und zu lösen und die Mediennutzungsmuster der einzelnen Abteilungen zu verstehen. So können Unternehmen neue Ebenen der Benutzerzufriedenheit, Effizienz und Produktivität erschließen.
