Notizen des Moderators – Wem gehören sie eigentlich? Spoiler: Nicht der Besprechung

Ein Teams-Meeting kann mit mehreren Dateien und Dokumenten verknüpft sein – von Aufzeichnungen und Transkripten bis hin zu gemeinsamen Notizen und Moderatorennotizen. Wie diese gespeichert werden, ist eine komplexe Angelegenheit, bei der es um gemischte Eigentumsverhältnisse und den potenziellen Verlust von Informationen geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Ab Mitte November führt Microsoft Änderungen bei der Speicherung von Notizen im Rahmen der Collaboration und Moderatorennotizen ein. Die Änderungen betreffen jedoch nur die zukünftige Speicherung, nicht bereits vorhandene Dateien. Es ist wichtig zu verstehen, wie Besprechungsartefakte und Notizen bisher und künftig gespeichert werden, damit Sie die Risiken einschätzen und entscheiden können, ob Sie Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen müssen.

Stellen Sie sich ein wöchentliches Statusmeeting vor, das zwei Jahre lang reibungslos verläuft. Der Moderator führt Protokoll, alle sind zufrieden. Dann verlässt ein Kollege das Unternehmen, nach einem Monat räumt der „Leaver-Prozess“ sein OneDrive auf – und schwupps!: Ein Großteil der KI-Notizen aus dem Meeting ist damit verloren gegangen.

Niemand hat etwas falsch gemacht. Was ist also passiert? Die Antwort liegt in einem verwirrenden Berechtigungssystem in Microsoft Teams. Schauen wir uns das Thema also einmal genauer an.

Bevor wir darüber diskutieren, schauen wir uns doch erst einmal an, wie und wo Teams Daten im Zusammenhang mit Besprechungen tatsächlich speichert.

Bei Kanalbesprechungen ist es ganz einfach. Alles wird in dem mit dem Team verknüpften SharePoint gespeichert und bleibt dort, unabhängig von Änderungen bei den Teilnehmern. Bei Besprechungen außerhalb von Kanälen war die Situation (bis jetzt) jedoch etwas komplexer. Dort konnte jedes Besprechungsdokument (Aufzeichnung, Transkript, Notizen usw.) einen anderen Eigentümer und somit einen eigenen Speicherort haben:

*Sofern es sich um einen internen Teilnehmer mit Copilot-Lizenz handelt

Aufzeichnungen und Transkripte folgen meist dem Organisator. Die Notizen des Moderators folgten der Person, die die Moderatorenfunktion aktiviert hatte. Dies kann – abhängig von den Besprechungseinstellungen – jeder (interne) Teilnehmer der Besprechung tun, der über eine Copilot-Lizenz verfügt. Schlimmer noch: Wenn die Moderatorenfunktion vom Organisator in den Besprechungseinstellungen standardmäßig aktiviert war, war der Initiator einfach der erste Teilnehmer (intern / mit einer Copilot-Lizenz), der der Besprechung beitrat. Der Roadmap-Eintrag Nr. 576194 behebt dies nun, indem alle Notizen stattdessen im OneDrive des Organisators gespeichert werden.

Wie die obige Tabelle bereits zeigt, basiert Facilitator auf Loop, sodass bei jeder Aktivierung für einen neuen Termin eine .loop-Datei erstellt wird. Bisher wurde jede .loop-Datei einzeln im OneDrive der Person gespeichert, die den Termin initiiert hat oder als Erste an der Besprechung teilgenommen hat. Dies war nicht sehr übersichtlich, und den meisten Nutzern fiel es gar nicht auf, da die Notizen zur Besprechungsreihe in der Loop-Oberfläche alle Besprechungsnotizen als eine einzige Reihe anzeigen – unabhängig vom Speicherort der einzelnen .loop-Dateien. Dadurch sieht es so aus, als befänden sie sich alle an einem Ort, auch wenn dies eindeutig nicht der Fall ist. Wenn das OneDrive einer Person bereinigt wurde, konnte dies dazu führen, dass einzelne Notizen einfach verschwanden.

Schauen wir uns einmal ein Beispiel an, wie das bisher in der Praxis ausgesehen hätte:

Benutzer 1 plant eine wiederkehrende Besprechung (nicht in einem Kanal) und lädt 10 Kollegen aus aller Welt ein. Alle sind Referenten. Bei jedem Termin ist der Moderator aktiv. Nichts Besonderes.

Benutzer 1 hat die ersten 10 Moderatorsitzungen gestartet. Danach haben Benutzer 2, Benutzer 8 oder Benutzer 10 die übrigen Sitzungen gestartet, je nachdem, wer zuerst online war.

Wenn jeder von ihnen als Initiator der Moderatorsitzung gilt, führt dies dazu, dass eine Besprechungsreihe .loop-Dateien an vier verschiedenen OneDrive-Speicherorten hinterlässt. Bei Multi-Geo möglicherweise sogar in vier verschiedenen Regionen. Die Aufzeichnung und das Transkript verbleiben unterdessen bei Benutzer 1. Somit sind die Aufzeichnungen einer Besprechung auf mehrere Eigentümer verteilt.

Nun kündigt Nutzer 2. Im Rahmen des Standardverfahrens bei Austritt wird sein Konto gelöscht, und sein OneDrive-Konto wird ebenfalls gelöscht, sobald die Aufbewahrungsfrist für gelöschte Nutzer abgelaufen ist.

Man würde doch annehmen, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie dies abdeckt, oder? Zum Teil. Eine Aufbewahrungsrichtlinie von Purview kann eine Kopie für eDiscovery aufbewahren. Allerdings verweist die Registerkarte „Notizen“ dieser Besprechungsereignisse auf eine Datei, die nicht mehr existiert, und Teams bietet keine Möglichkeit zur Übertragung der Eigentumsrechte, durch die der Link weiterhin funktionieren würde. Aus Sicht der Besprechungsteilnehmer sind diese Notizen daher einfach verschwunden. Die Aufbewahrungsfunktion speichert eine Kopie zu Compliance-Zwecken. Die Notizen bleiben dabei jedoch nicht nutzbar. Die einzige Lösung besteht darin, alle .loop-Dateien mit Notizen zu kopieren, bevor OneDrive gelöscht wird, und sie im OneDrive eines anderen Benutzers zu speichern. Da Teams jedoch nicht auf einen neuen Speicherort umgeleitet werden kann, müssen Sie den neuen Speicherort der Dateien im Chat des betroffenen Meetings angeben. Genau aus diesem Grund hat Microsoft die Änderung wahrscheinlich eingeführt, doch für bereits vorhandene Notizen löst sie das Problem nicht, da die Änderung nur für zukünftige Notizen gilt, nicht für bereits vorhandene.

Microsoft dokumentiert das meiste davon offen. Dennoch summieren sich die Lücken hinsichtlich der Zuständigkeit für Besprechungsnotizen, und meiner Meinung nach gehören sie auf die Governance-Checkliste:

Microsoft hat die Risiken, die sich aus dieser Unklarheit bezüglich der Eigentumsverhältnisse bei Besprechungsnotizen ergeben, eindeutig erkannt und führt nun Änderungen ein, um zumindest einen Teil davon zu beheben. Ab November 2026 werden neue gemeinsame Besprechungsnotizen und Moderatorennotizen aus Besprechungen, die nicht in einem Kanal stattfinden, im OneDrive des Organisators gespeichert und nicht mehr im OneDrive der Person, die die Besprechung gestartet hat (Roadmap-Eintrag Nr. 576194). Super, Problem gelöst! Nun ja, ja und nein. Beachten Sie, dass Microsoft darauf hingewiesen hat, dass bestehende .loop-Dateien nicht umgezogen. Damit wird das Problem für künftig erstellte Dateien behoben, nicht jedoch für bereits vorhandene. Das bedeutet, dass das oben beschriebene Problem auch in ferner Zukunft noch auftreten könnte, solange die Sitzungsprotokolle vor Mitte November 2026 erstellt wurden.

Wenn Sie oder Ihre Organisation also Facilitator für wichtige Besprechungsnotizen nutzen, wären die kommenden Wochen ein guter Zeitpunkt, um Ihre Abwicklungsverfahren (sind .loop-Dateien darin enthalten?) und Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen und zu prüfen, ob es Besprechungsnotizdateien gibt, die Sie bereits vorsorglich zusammenführen möchten. Es ist besser, sich dessen bewusst zu sein und jetzt Maßnahmen zu ergreifen, als abzuwarten und erst dann damit konfrontiert zu werden, wenn es zu spät ist.