Obniż koszty licencji użytkownika Notes dzięki iDNA dla DLAU

panagenda ostatnio released iDNA Applications v2.4.0 , który obejmuje nową, ekscytującą funkcję „Panel optymalizacji licencjonowania użytkowników”. Pomaga naszym klientom obniżyć koszty licencji użytkownika Notes, dostarczając dane o bieżącej aktywności użytkowników Notes i możliwość aktywnego zarządzania autoryzacją użytkowników.

Zarządzanie licencjami użytkowników jest często kluczową częścią kontrolowania kosztów licencji. Chociaż określenie liczby użytkowników i potrzebnych licencji wydaje się proste, może to być trudne, w zależności od tego, jak sprzedawca ich liczy.

Sposób określania wymagań licencyjnych jest zwykle zapisany w umowie licencyjnej. Interpretacja tych umów może być również trudna w zależności od brzmienia i indywidualnych okoliczności. W 2023 r. HCL Software wprowadziła nowy rozdział w swoich wysiłkach zmierzających do usprawnienia obliczeń licencyjnych i ułatwienia klientom zrozumienia ich wymagań licencyjnych: narzędzie HCL Domino License Analysis Utility (DLAU).

Cytuję bezpośrednio z stronie internetowej narzędzia DLAU, to nowe narzędzie jest do tego przeznaczone „pomagać administratorom HCL Domino w przeprowadzaniu kontroli stanu na podstawie wdrożenia best practices i określenie Liczby Autoryzowanych Użytkowników w środowisku HCL Domino zgodnie z modelem licencji CCB i CCX” i „w celu zapewnienia szybkiego i dokładnego zliczania autoryzowanych użytkowników dla środowisk HCL Domino poprzez agregację informacji, które w przeciwnym razie administrator Domino musiałby zebrać ręcznie”.

Odbiór wyników narzędzia był mieszany. Wielu klientów zgłaszało, że DLAU odnotowało zaskakująco dużą liczbę użytkowników, za których licencje musieliby płacić. Właściwie nawet w środku panagendaw środowisku wewnętrznym DLAU odnotowało liczbę prawie czterokrotnie przekraczającą liczbę rzeczywistych pracowników. Chociaż coraz większa liczba może wywołać „szok naklejkowy”, nie była to całkowita niespodzianka.

Podobnie jak wiele organizacji, panagenda ma wiele specjalnych identyfikatorów dostępu administracyjnego, użytkowników funkcjonalnych i użytkowników testowych. Od naszych klientów słyszymy nawet o scenariuszach, w których zamiast dokumentów przesyłanych pocztą używa się dokumentów osobistych z powodów technicznych lub istotnych ze względów historycznych. Tak czy inaczej prowadzi to do zawyżonej liczby użytkowników, na którą DLAU zwraca teraz uwagę.

Jednak w naszym przypadku zaskakujące było to, że DLAU zliczyło również użytkowników, którzy opuścili firmę i zostali na wiele sposobów zablokowani w systemie. Od tego zaczęło się nasze śledztwo. Stało się podstawą nowego pulpitu nawigacyjnego „Optymalizacja licencjonowania użytkowników” w iDNA Applications.

Nie możemy zagłębić się we wszystkie szczegóły tego, co jest analizowane, oceniane i obliczane przez silnik DLAU. Bardzo złożone i wzajemnie powiązane koncepcje, takie jak dostęp do bazy danych, członkostwo w katalogach, struktura grupy, konfiguracja grupy Odmowa dostępu (aby wymienić tylko kilka), odgrywają tu rolę. Strona internetowa DLAU firmy HCL zawiera wiele szczegółowych informacji na temat wpływu każdej z tych koncepcji na liczbę użytkowników. Zachęcamy do zapoznania się z tym tematem.

Istnieje jednak jeden czynnik, który można stosunkowo łatwo wyjaśnić i na który można wpłynąć z dużym skutkiem: Autoryzowani Użytkownicy. Według strony internetowej DLAU są to: „… użytkownicy, którzy są upoważnieni lub mają możliwość dostępu do serwerów HCL Domino.”.

Ponownie na tę kategoryzację wpływa kilka czynników, ale zdolność do uwierzytelnienia jest podstawą Autoryzowanego Użytkownika. Potrzebują ważnego certyfikatu programu Notes lub hasła HTTP ustawionego w dokumencie osobistym.

Okazuje się, że był to dokładnie ten sam problem, z którym mieliśmy do czynienia w naszym własnym środowisku panagenda. Dokumenty osobowe niektórych byłych pracowników nadal zawierały ważne certyfikaty lub ustawione hasła HTTP. Teraz możesz argumentować, że DLAU nie powinien był liczyć tych użytkowników, ponieważ ich identyfikatory zostały zablokowane. Albo za pośrednictwem dokumentu osoby, albo grup Odmów dostępu. Niektóre nie były aktywne nawet dłużej niż sześć miesięcy.

Jednak ta kwestia jest dyskusyjna, ponieważ nie jesteśmy w stanie zmienić sposobu, w jaki DLAU oblicza swoje liczby. Jeśli użytkownicy zostali policzeni z powodu błędu (np. niemożności rozpoznania rekurencyjnych grup Odmowy dostępu), zostanie to ostatecznie naprawione przez HCL. Być może nasze konfiguracje Notes i Domino nie są zgodne z oczekiwaniami HCL. Być może przyczyną większej liczby użytkowników są nawet błędy w naszych środowiskach. Tak czy inaczej, jest coś, co możemy zmienić i iDNA Applications wskazuje, gdzie można wprowadzić te zmiany.

Ostatecznie sprowadza się to do prostego odebrania użytkownikowi podstawowej możliwości uwierzytelnienia. Można to osiągnąć, upewniając się, że nie ma ważnego certyfikatu programu Notes i nie ustawiono hasła HTTP. Obydwa są zawarte i kontrolowane poprzez pola w dokumencie osoby. Pola te można łatwo edytować lub usunąć za pomocą różnych narzędzi. Pomiędzy nimi panagendawłasny Document Properties wtyczki.

Dzięki temu klient może skutecznie kontrolować, którzy użytkownicy nie wymagają indywidualnej tożsamości i możliwości uwierzytelnienia. To z kolei powoduje, że nie są one liczone przez DLAU jako użytkownicy wymagający licencji, co pomaga zmniejszyć koszt licencji użytkownika Notes.

Wszystko to wydaje się proste, ale bardzo ważne jest, aby zachować szczególną ostrożność podczas wykonywania działań na użytkownikach! To jest gdzie iDNA Applications może pomóc. Nie tylko informuje Cię, jakie działania należy wykonać dla poszczególnych użytkowników, aby pozbawić ich Autoryzacji, ale także udostępnia wszystkie informacje o tych użytkownikach, dzięki czemu możesz podjąć świadomą decyzję, czy ich autoryzacja powinna w ogóle zostać usunięta.

iDNA łączy dane zebrane i obliczone przez DLAU z własną hurtownią danych iDNA:

iDNA Applications możliwość łączenia wyników narzędzia HCL Domino License Analysis Utility z bogactwem danych zgromadzonych w iDNA Applications hurtownia danych w nowym pulpicie nawigacyjnym optymalizacji licencjonowania użytkowników zapewnia klientom możliwości „jednego uderzenia” w celu aktywnego zmniejszania kosztów licencji użytkownika Notes.