Przestań szukać właścicieli aplikacji
Czy jesteś zaangażowany w projekt, w którym decydujesz o przyszłości swoich aplikacji Notes/Domino i szukasz właścicieli aplikacji? Jeśli tak, wiesz, że jest to trudne zadanie, w którym decyzja, którą podejmiesz, będzie miała konsekwencje dla całej Twojej organizacji.
Znalezienie informacji potrzebnych do podejmowania decyzji opartych na faktach może wydawać się niemożliwe. W przypadku większości organizacji liczba aplikacji w środowisku Notes jest ogromna i rosła przez lata, a nawet dziesięciolecia. W miarę jak zmieniają się struktury i procesy biznesowe, aplikacje, które były ważne 10 lat temu, mogą już nie być istotne. Oryginalni użytkownicy aplikacji przeszli dalej. Często nie wiadomo, kto pierwotnie zlecił daną aplikację i kto, jeśli w ogóle, obecnie z niej korzysta.
Wielu kierowników projektów w takiej sytuacji próbuje znaleźć właścicieli aplikacji. Logika polega na tym, że są to osoby lub działy, które znają aplikację. Powinni mieć możliwość decydowania o przyszłości swoich aplikacji. Jako właściciele mogą również zostać przydzielone wszelkie koszty rozwoju projektu związane z ich przetwarzaniem. Niestety, znalezienie właścicieli aplikacji może być trudne i często nie są one zbyt przydatne, gdy to robisz.
W części nr 4 nasza seria chcemy zbadać lepszy sposób, aby pomóc Ci w podejmowaniu decyzji.
Właściciele są trudni do znalezienia i prawdopodobnie nie mogą ci pomóc
Jak znaleźć ich właścicieli aplikacji? Co jeśli ten dział już nie istnieje lub pierwotny właściciel opuścił organizację?
Nawet jeśli możesz znaleźć nazwisko osoby lub działu, który pierwotnie zlecił aplikację w niektórych starożytnych dokumentach, nie masz gwarancji, że rozwiąże Twój problem. Procesy biznesowe mogły ulec zmianie. Ten dział może już nie korzystać z aplikacji, ale inny tak.
Kim są interesariusze Twojej aplikacji?
Interesariusze aplikacji to ludzie, którzy obecnie używają aplikacji i czerpią z niej korzyści. Jeśli potrafisz odpowiedzieć na poniższe pytania, będziesz wiedział, kim oni są:
- Kim są główni użytkownicy?
- Do jakich działów należą?
- Gdzie się znajdują?
- Kto obecnie tworzy treści w aplikacji?
- Kto konsumuje te treści?
Odpowiedzi na te pytania są o wiele potężniejsze niż znajomość nazwiska szefa działu lub programisty sprzed 10 lat.
Gdy poznasz swoich interesariuszy, będziesz także wiedział:
- Na kogo będą miały wpływ wszelkie zmiany wprowadzone w aplikacji?
- W jaki sposób zostaną one naruszone?
- Z kim powinieneś się skonsultować, zanim zaczniesz wprowadzać zmiany?
- Kto czerpie korzyści z pracy, którą wykonujesz?
Mocne i słabe strony podejść tradycyjnych
Oto cztery potencjalne źródła wyszukiwania interesariuszy aplikacji. Każdy ma zalety i wady.
- ACL bazy danych
Jest to często pierwsze miejsce, na które patrzy wiele firm. Ma tę zaletę, że jest stale dostępny dla wszystkich aplikacji bez dodatkowej konfiguracji lub software instalacja. Ponadto dane z list ACL są stosunkowo łatwe do gromadzenia i przetwarzania. Niestety, istnieje wiele wad, które mogą prowadzić do błędnych założeń. Istnieje ryzyko, że lista ACL zawiera nieaktualne informacje. Samo posiadanie praw dostępu nie oznacza rzeczywistego użytkowania. Wiedza o tym, dlaczego ktoś jest na liście ACL, jest rzadko dostępna. Prostota obsługi przeważa nad powierzchownością dostarczanych informacji. - Niestandardowa inwentaryzacja bazy danych
Wiele firm stworzyło własne aplikacje do zbierania i utrzymywania informacji o bazach danych, właścicielach, centrach kosztów itp. Jeśli są dobrze utrzymane, mogą zapewnić łatwy dostęp do bardzo przydatnych informacji. Jeśli jednak nie są dobrze utrzymane, informacje mogą być nieaktualne lub nieprawidłowe. Jeśli masz to szczęście, że masz dostęp do takiego spisu, skąd możesz wiedzieć, czy zawarte w nim informacje są dokładne? Ponownie ryzykujesz wykorzystaniem błędnych danych do podejmowania krytycznych decyzji. - Metadane treści
Innym możliwym źródłem informacji są rekordy metadanych dokumentów. Pola takie jak „ostatnia modyfikacja przez” mogą być bardzo odkrywcze przy podejmowaniu decyzji o tym, kto jest interesariuszem lub twórcą treści.
Chociaż te pola są niezawodnymi źródłami dokładnych informacji, trudno je zebrać i połączyć w wielu replikach. Ograniczają się również do ujawnienia tylko redaktorów. Notatki nie przechowują ostatniego czytnika. Nie będziesz miał dokładnego obrazu wszystkich beneficjentów wniosku. Bez tych informacji nie można w pełni zrozumieć potencjalnego wpływu podejmowanych decyzji. - Aktywność użytkownika
Na koniec możesz spojrzeć na gromadzenie użycia z różnych źródeł, takich jak log.nsf lub aktywność użytkownika rejestrowana przez samą bazę danych. Jeśli są gromadzone przez odpowiedni okres czasu, jakość danych jest wysoka i opiera się na rzeczywistej aktywności użytkownika. Można także rozróżnić działanie Odczyt/Zapis oraz rozróżnić między Klientem Notes a korzystaniem z Internetu. Pozwala to na podejmowanie najlepszych możliwych decyzji, ponieważ będziesz miał bardzo dobre rozeznanie, kim są twórcy treści i konsumenci oraz w jaki sposób korzystają z aplikacji. Jednak gromadzenie i łączenie informacji w wielu replikach nie jest proste. Bariera jest jednak znacznie niższa niż w przypadku gromadzenia metadanych treści. Dlatego uważamy, że aktywność użytkowników jest najbardziej obiecującym źródłem danych. To dobry kompromis między jakością otrzymywanych informacji a wysiłkiem, jaki trzeba włożyć w ich zebranie.
Lepszy sposób na znalezienie interesariuszy
Podczas pracy z danymi ze źródeł opartych na użyciu, takich jak aktywność użytkownika i metadane zawartości, dostępnych jest wiele wskaźników KPI. Nie wszystkie z nich dotyczą każdego źródła danych, ale ogólnie są bardzo pomocne, jeśli chcesz podejmować decyzje na podstawie liczb. Więc weź to, co jest dostępne z wybranego źródła.
Przeglądając Odczyty/Zapisy dokumentu, łatwo uzyskasz szybki przegląd czynności. Możesz rozróżnić twórców treści i konsumentów. Są to ludzie, którzy rozumieją wartość aplikacji dla biznesu. To na nich będą miały wpływ wszelkie podejmowane przez ciebie decyzje i mądrze byłoby skonsultować się z nimi przed sformułowaniem opinii. Dodatkowo zrozumienie, kto czerpie korzyści z aplikacji, pozwala odpowiednio przypisać koszty projektu.
Przyjrzyj się także sesjom/transakcjom, aby zrozumieć wpływ, jaki Twoje decyzje będą miały na obciążenie serwera. Będzie to miało bezpośredni wpływ na Twój potencjał konsolidacyjny, o którym mówiliśmy w Rozdział 3 tej serii.
Oprócz wiedzy o tym, kto korzysta z aplikacji, ważne jest, aby zrozumieć, ile osób korzysta z aplikacji. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli możesz śledzić użycie przez pewien okres czasu. Czy aplikacja staje się bardziej lub mniej popularna? Czy jest używany tylko raz w roku, ale do zrobienia czegoś, co ma kluczowe znaczenie dla biznesu? Które działy proporcjonalnie zużywają aplikację najbardziej?
Interesariusze zapewniają lepsze wyniki
Po zebraniu danych i wykonaniu obliczeń nadszedł czas, aby te informacje zadziałały dla Ciebie.
Znajomość interesariuszy i ich wzorców korzystania z aplikacji pozwala zidentyfikować jednostki biznesowe, z którymi należy rozmawiać na temat przyszłości każdej aplikacji. Mogą ci powiedzieć, jaką wartość aplikacja wnosi do firmy. Będą wiedzieć, jaki wpływ będzie miała zmiana w tej aplikacji na ich zdolność do wykonywania swoich obowiązków.
Będziesz także w stanie podzielić i omówić koszty projektu, które jednostki biznesowe poniosą w związku z używanymi aplikacjami. Będą mogli podjąć świadomą decyzję, czy aplikacja generuje wystarczającą wartość, aby uzasadnić wydatki na jej utrzymanie. Będziesz dysponował logiczną, opartą na dowodach metodą wyjaśniania, dlaczego departamenty zostaną przypisane do kosztów i jak te koszty zostaną przydzielone zgodnie z uzyskanymi z nich korzyściami.
Zaangażowanie użytkowników aplikacji w proces decyzyjny zapewni pełne uwzględnienie potrzeb firmy i uwzględnienie ich w projekcie. Projekt będzie bardziej wydajny. Wyniki będą lepsze, a odpowiednie jednostki biznesowe zostaną przekonane do konieczności i logiki stosowanej do określania przyszłości ich aplikacji.
Następny w naszej serii
Większość twoich aplikacji będzie zależna od jednej lub drugiej części twojego środowiska. Wiele z nich będzie zakorzenionych w samym kodzie: zakodowane na stałe serwery lub nazwy użytkowników, adresy IP, biblioteki zewnętrzne, systemy faksowe itp. Musimy wiedzieć, gdzie są te zależności, jaki mają wpływ i jak można je naprawić w najbardziej efektywny sposób, bez konieczności ponownego projektowania setek lub tysięcy projektów.
Raporty z postępów. Są częścią każdego projektu i nie są zabawne w produkcji. Musisz dzielić się nie tylko swoimi postępami. Musisz także dostarczyć zespołom projektowym dane, których potrzebują do wykonywania swojej pracy. To trudne do skoordynowania i nigdy się nie kończy. Ale raporty z postępów mogą być twoim przyjacielem, gdy zgłaszasz sukces!
Odtąd będzie to ciągłe poszerzanie kręgu zastosowań, nad którymi pracujemy. Każdy krok będzie bardziej kosztowny, a rozważne planowanie przyniesie jeszcze większe korzyści.
Wiele firm na całym świecie zobowiązało się do HCL Notes/Domino* przez lata. Znają wiele korzyści płynących z tego związku. Ponadto Notes/Domino leży w centrum ich procesów i sposobu ich działania. Mimo to decydenci IT na całym świecie zaczynają wyobrażać sobie przyszłość, w której Notes/Domino może odgrywać mniejszą rolę lub wcale.
*dawniej IBM Notes/Domino
