Microsoft Teams ボットが従業員のサポートにどのように役立つか

Microsoft Teams 内のチャットボット (Microsoft Teams ボットとも呼ばれます) は、企業インフラストラクチャへの強力な追加機能です。 これは基本的に、カスタマー サービスやサポート スタッフなどのユーザーによる単純で反復的なタスクを実行するアプリです。 ボットとのやり取りは、簡単な質問と回答の場合もあれば、複雑な会話の場合もあります。 これらにより、従業員はより迅速にナビゲートし、リクエストを簡単に残して、他の従業員とより効果的にコミュニケーションできるようになります。

これらのボットがどのようにタスクを自動化し、組織の効率を向上させるかをご覧ください。 ビジネスが詰まった use caseと専門家のアドバイスにより、このテクノロジーの力を活用してワークフローを簡素化し、生産性を高める方法がわかります。 Teams ボットをまだ使用していない場合は、役立つ情報を活用してください。 best practices この記事で詳しく説明します。

Microsoft Teams を使用する最も良い点は、他のユーザーと共同作業しながらコンテキストを維持できることです。 Microsoft Teams ボットを使用すると、アプリ内から離れることなく Web サービスと対話できるため、これを次のレベルに進めることができます。 それは自分専用の携帯情報端末を持つようなものですが、それよりも優れています。 Microsoft Teams プラットフォーム上に構築されたボットは、他のサービスやワークフローを接続し、アクティブなコンテキストに取り込む方法を提供します。 collaboration プラットホーム。 つまり、作業を行うために別のアプリに切り替える必要はなく、関連する Microsoft Teams ボットと自動会話するだけで、情報がアプリに渡されます。 超便利ですよ！

Microsoft Teams のボットは次の一部となることができます。

ユーザーはテキスト、インタラクティブ カード、タスク モジュールを通じてボットと対話し、対話は単純な検索リクエストから AI を利用した複雑な会話まで多岐にわたります。 Teams はチャットベースなので、 collaboration ツールと同様に、会話型ボットは非常に意味があります。唯一の違いは、別のユーザーではなくコンピューターとチャットしていることです。

Microsoft Teams のボットは多用途であり、より大きなアプリケーションの一部として使用することも、スタンドアロン アプリとして設計することもできます。 ほとんどのボットは生産性の向上に焦点を当てており、 collaboration多くの場合、コンテキスト切り替えの必要性を制限したり、異なる人やシステム間の特定のワークフローやタスクを自動化したりします。

Teams ボットは通常、次の機能に使用されます。

Microsoft からオンラインで入手できるボットがいくつかあります。 Microsoft Teams アプリ ストアはボットでいっぱいです released 他の企業やサービスによるもの。 Adobe Creative Cloud ボット、と Dynamics 365 のボット。 このような場合、ボットをインストールした後、Microsoft Teams でボットと直接対話して、関連情報を取得、取得、送信できます。

これらのインテリジェントなアシスタントは、会議のスケジュール設定から一般的な質問への回答まであらゆることを支援し、マネージャーの時間を解放し、従業員の生産性を向上させます。 さらに、24 時間年中無休で利用できるため、従業員は必要なときにいつでも必要なサポートを受けることができます。 適切なボットを導入すれば、従業員はどこにいても接続、サポート、生産性を維持できます。 今すぐその可能性を探ってみませんか?

今日の現代の職場では、内部ビジネス プロセスを最適化することが生産性を高め、効率を最大化する鍵となります。 幸いなことに、Microsoft Teams は、企業がボットを使用して会話とワークフローを統合できるようにする堅牢なプラットフォームを提供しています。 ボットをビジネス プロセスに組み込むことで、反復的なタスクを迅速に自動化し、複雑なワークフローを合理化できます。 これにより、よくある質問に回答できるだけでなく、以前は手動介入が必要だったアクションを開始することもできます。

たとえば、ボットは従業員の年次休暇時間などの重要な情報を提供できます。 さらに、人事システムを手動で更新する必要がなくなるため、休暇申請などの実行可能な要求が容易になります。 代わりに、ボットは承認を含むプロセス全体を自動化できるため、タスクが簡素化され、シームレスなユーザー エクスペリエンスが実現します。

Microsoft Teams でボットを作成すると、既存のシステムに簡単に接続して、より一貫性のある効率的な作業方法を実現できます。 ボットは支援とガイダンスを提供し、基本的にコネクターとして機能し、よりスムーズで管理しやすいプロセスを作成します。

ボットが特に効果を発揮している分野の XNUMX つは、カスタマー サービスと IT サポートの分野です。 Microsoft Teams などのコミュニケーション ツールの人気の高まりに伴い、管理者やヘルプ デスク チームにはリクエストや問い合わせが殺到しています。 この殺到する問い合わせに対処するために、多くの企業は、発生する一般的な質問や問題の多くに自動的に応答できるボットの使用に注目しています。

おそらく、この文脈で使用される最も一般的なタイプのボットは「ヘルプ ボット」です。これは、簡単で簡単に自動化される傾向がある下位レベルの IT サポート タスクの多くを処理できます。 ヘルプ ボットを使用してこれらの日常的なリクエストを処理することで、IT チームは貴重な時間とリソースを解放し、より複雑で差し迫った問題に集中できます。

IT サポートにボットを使用する主な利点は、ボットが 24 時間年中無休で稼働し、昼夜を問わずいつでもユーザーにサポートと支援を提供できることです。 そのため、チームや従業員が異なるタイムゾーンに分散している企業や組織にとって、理想的なリソースとなります。 さらに、ボットは拡張性が高いため、圧倒されたりダウンタイムを経験したりすることなく、無制限の数の問い合わせやリクエストを処理できます。

さらに、Teams のグループ チャットやチャネルなどのオンライン コミュニティ内でのコミュニケーションを促進するために、ボットがますます普及しています。 グループ チャット設定では、ボットは期限を追跡し、タスクを割り当て、今後の会議についてチーム メンバーに通知することで、チームの調整を支援できます。 重要なのは、ボットは Teams チャネルを維持し、ディスカッションが焦点を絞ったトピックに沿ったものに保たれるようにすることにも役立ちます。

実際、ボットはグループ会話の開始とグループ会話への参加の両方に使用できます。 ボットの場合 @ユーザーが言及すると、特定のトピックに関する関連情報を提供したり、事前にプログラムされたルールに基づいて特定のアクションを実行したりできます。 これらのコマンドは、タスクの期限の取得などの単純なタスクから、期限を過ぎたアクティビティの監査の実施などのより複雑なアクションまで多岐にわたります。 対照的に、プロアクティブ ボットは会話を監視し、プロンプトを表示することなく、カスタマイズされた応答や提案を提供できます。 これにより、専門知識のレベルやトピックへの精通度に関係なく、すべてのメンバーがチャットにアクセスでき、魅力的な状態を保つことができます。

ただし、グループ チャットでボットを実装および管理するには、セキュリティと権限について慎重に検討する必要があることに注意することが重要です。 ボット作成者は、ボットが倫理的および法律に準拠していることを確認する必要があります guideユーザーデータを潜在的な侵害から保護することを保証します。 グループ チャットにボットを統合する前に、ユーザーの同意を得ることが重要です。 ボット作成者は、適切なドキュメントとトレーニングを提供し、ボットのパフォーマンスを監視して、発生する問題や懸念事項に対処することで、実装プロセスを支援できます。

ボットは、Microsoft Teams を離れることなく、XNUMX 日の計画を立てたり、情報をすばやく入手したり、プロセス ワークフローを開始したりするのに役立ちます。 チャットボットを始める準備ができている場合は、次のとおりです。 best practices 移行を容易にし、展開を確実に成功させるのに役立つヒントが含まれています。

テクノロジー開発者は通常、自然言語でのコーディングが自分たちの得意分野であるとは考えていません。 そのため、チャットボットのセットアップは、平均的な開発者にとっては少し学習が難しいかもしれません。 必要となる主なことは、同じことを要求するための 5、10、15 の異なる方法をボットに入力しようとする際に、自然言語での「短期集中コース」です。

ボットのバックグラウンドでのワークフローは、実際には新しいものではありません。 たとえば、プロビジョニングの処理を支援するボットを構築したい場合、すでに存在するプロビジョニング ワークフローが多数あります。 ただし、ユーザーは IT 部門の担当者と同じコマンドを使用するとは限りません。 実際のエンドユーザーは、たとえば「プロビジョニング」という単語を入力することはおそらくありません。 代わりに「create」または「make」と入力する場合があります。これらのオプションはすべて同じ意味であることをボットに理解させる必要があります。 シソーラスは、駆け出しのボット開発者にとって良い投資となるかもしれません。

ボットと AI は、既存のワークフローの生産性の向上に役立ちます。 ただし、チャットボットだけでユーザーによる新しいツールの採用を促進する必要はありません。 これらは、人々を Microsoft Teams の使用に引き込むためのニンジンであってはなりません。

Microsoft Teams の導入ははるかに大規模な作業であり、独自の多角的な変更管理とユーザー導入戦略が必要です。 ユーザーが現在 SharePoint に住んでいて、SharePoint イントラネット ホームページに XNUMX 日に何千ものアクセスがある場合は、ユーザーが Microsoft Teams をより定期的に使用し始めるまで、そこにボットを配置することを検討してください。

ボットを導入するときは、ボットで何ができるのか、何ができないのかを人々が理解できるようにしてください。 導入は簡単かもしれませんが、導入の容易さは諸刃の剣になる可能性があります。 多くのコンサルタントは、人々が他の種類のアプリケーションよりもボットから離れる可能性がはるかに高いことに同意しています。

会話形式の課題の XNUMX つは、その非表示性です。 チャット ボックスには何でも入力できます。 事前に知らされない限り、それが何をするように訓練されているかは必ずしもわかりません。 チャットボットは元々目に見えないため、人々はチャットボットの使用に慣れません。

導入を成功させるには、他の展開と同様に、新しいボットの機能と利点について事前にエンドユーザーを教育し、いつ展開されるかを全員に知らせることで、新しいボットをワークフローに統合して、それは誰の日常生活にも欠かせないものです。 質問に答える場合でも、日常的なタスクを処理する場合でも、Teams のボットを使用すると、あなたや他の人が最も重要なことに集中する時間を節約できます。

この記事で示したように、Teams ボットの機能を活用できるビジネス機能は数多くあります。 ボットをビジネス プロセスに組み込むことは、組織の生産性を大幅に向上させる可能性を秘めた賢明な投資です。 最小限の投資でプロセスの自動化を Microsoft Teams 環境に導入し、社内の従業員と社外のビジネス パートナーの両方とのやり取りを最新化できるため、大きなメリットがあります。

組織がすでに日常のコミュニケーションとして Microsoft Teams を標準化している場合、 collaboration プラットフォームを構築した場合、ボットの実装は自然な拡張です。

Teams ボットの開発に関する詳細情報を確認し、実際のボットの動作を示すオンライン デモを表示するには、以下のリンクを使用してください。

Microsoft Teams で 10 分でチャットボットを作成

クイック スタート: Power Virtual Agent ボットを作成して展開する (方法) Guide)

Teams チャットボットのサンプル コード

デモ: Microsoft Teams での会話ボットの作成