Reduza o custo de licença de usuário do Notes com iDNA para DLAU

panagenda tem recentemente released iDNA Applications v2.4.0 , que inclui o novo recurso “Painel de otimização de licenciamento de usuário”. Ele ajuda nossos clientes a reduzir o custo de licença de usuário do Notes, fornecendo dados sobre a atividade atual do usuário do Notes e a capacidade de gerenciar ativamente a autorização do usuário.

O gerenciamento de licenças de usuário costuma ser uma parte crítica para manter os custos de licenciamento sob controle. Embora pareça simples determinar quantos usuários existem e quantas licenças você precisa, pode ser complicado, dependendo de como o fornecedor os conta.

O modo como os requisitos de licença são determinados geralmente está escrito em um contrato de licença. A interpretação destes acordos pode, mais uma vez, ser complicada, dependendo da redacção e das circunstâncias individuais. Em 2023, HCl Software introduziu um novo capítulo em seu esforço para tentar agilizar os cálculos de licenciamento e facilitar a compreensão dos requisitos de licenciamento pelos clientes: o HCL Domino License Analysis Utility (DLAU).

Citando diretamente de a página web da ferramenta DLAU, esta nova ferramenta pretende “ajudar os administradores do HCL Domino a fazer uma verificação de integridade com base na implantação best practices e determinar a contagem de usuários autorizados em um ambiente HCL Domino de acordo com o modelo de licença CCB e CCX” e “para fornecer contagens rápidas e precisas de usuários autorizados para ambientes HCL Domino, agregando informações que um administrador Domino teria que coletar manualmente”.

A recepção aos resultados da ferramenta foi mista. Muitos clientes relataram que a DLAU registrou números surpreendentemente altos de usuários pelos quais teriam que pagar licenças. Na verdade, mesmo dentro panagendaNo ambiente interno da DLAU, a DLAU registou números quase quatro vezes superiores aos efetivos de colaboradores. Embora o número cada vez mais alto possa resultar em “choque de etiqueta”, não foi uma surpresa completa.

Como muitas organizações, panagenda possui vários IDs especiais para acesso administrativo, usuários funcionais e usuários de teste. Nossos clientes até ouvimos falar de cenários em que documentos pessoais são usados ​​em vez de documentos enviados por correio por motivos técnicos ou historicamente significativos. De qualquer forma, isso leva a um número inflacionado de usuários que agora são colocados diretamente no centro das atenções pela DLAU.

O que foi surpreendente em nosso caso foi que a DLAU também contou usuários que deixaram a empresa e foram bloqueados no sistema de várias maneiras. Foi aí que nossa investigação começou. Tornou-se a base do novo painel “Otimização de licenciamento de usuário” em iDNA Applications.

Não podemos aprofundar todos os detalhes do que está sendo analisado, avaliado e calculado pelo motor da DLAU. Conceitos muito complexos e interconectados, como acesso ao banco de dados, associação a diretórios, estrutura de grupo, configuração de grupo Negar acesso (para citar alguns), desempenham um papel aqui. A página da web do DLAU da HCL fornece muitos detalhes sobre como cada um desses conceitos pode afetar a contagem de usuários e encorajamos você a ler sobre o assunto.

No entanto, há um fator que pode ser explicado de forma relativamente fácil e influenciado com grande efeito: Usuários Autorizados. De acordo com o site da DLAU, estes são “…usuários que estão autorizados ou têm capacidade para acessar seus servidores HCL Domino.”.

Novamente, vários fatores influenciam essa categorização, mas a capacidade de autenticação está no centro de um Usuário Autorizado. Eles precisam de um certificado válido do Notes ou de uma senha HTTP definida em seu documento pessoal.

Acontece que este era exatamente o problema que tínhamos em nosso próprio ambiente em panagenda. Os documentos pessoais de alguns ex-funcionários ainda tinham certificados válidos ou senhas HTTP definidas. Agora você pode argumentar que a DLAU não deveria ter contado esses usuários porque seus IDs foram bloqueados. Por meio do documento pessoal ou dos grupos Negar acesso. Alguns nem estiveram ativos por mais de seis meses.

No entanto, esse ponto é discutível, pois não podemos alterar a forma como o DLAU calcula seus números. Se os usuários foram contados devido a um bug (por exemplo, não conseguir resolver grupos recursivos de negação de acesso), isso será corrigido pela HCL. Talvez nossas configurações do Notes e do Domino não estejam de acordo com o que a HCL espera. Talvez sejam até erros em nossos ambientes que resultem em contagens maiores de usuários. De qualquer forma, há algo que podemos mudar, e iDNA Applications destaca onde essas alterações podem ser feitas.

No final, tudo se resume ao simples ato de remover a capacidade básica de autenticação de um usuário. Você pode conseguir isso certificando-se de que não haja nenhum certificado válido do Notes presente e que nenhuma senha HTTP esteja definida. Ambos estão contidos e controlados por meio de campos no documento pessoal. Esses campos podem ser facilmente editados ou removidos com várias ferramentas. Entre eles panagendapor conta própria Document Properties plugin.

Ao fazer isso, um cliente pode controlar efetivamente quais usuários não necessitam de uma identidade individual e da capacidade de autenticação. Isso, por sua vez, faz com que eles não sejam contabilizados pela DLAU como usuários que necessitam de uma licença e ajuda a reduzir o custo de licença de usuário do Notes.

Tudo isso parece fácil, mas é muito importante tomar muito cuidado ao realizar ações nos usuários! É aqui que iDNA Applications pode ajudar. Ele não apenas informa quais ações executar para quais usuários retirarão sua autorização, mas também fornece todas as informações sobre esses usuários para que você possa tomar uma decisão informada sobre se sua autorização deve ou não ser removida.

O iDNA combina dados coletados e calculados pela DLAU com o data warehouse próprio do iDNA:

iDNA Applications capacidade de combinar os resultados do utilitário de análise de licença HCL Domino com a riqueza de dados coletados no iDNA Applications o data warehouse no novo Painel de Otimização de Licenciamento de Usuário oferece aos clientes recursos “one-two punch” para reduzir ativamente o custo de licença de usuário do Notes.