Reduzca el costo de la licencia de usuario de Notes con iDNA para DLAU

panagenda recientemente ha released iDNA Applications v2.4.0 , que incluye la nueva y emocionante función "Panel de optimización de licencias de usuario". Ayuda a nuestros clientes a reducir el costo de la licencia de usuario de Notes al proporcionar datos sobre la actividad actual del usuario de Notes y la capacidad de administrar activamente la autorización del usuario.

La gestión de licencias de usuario suele ser una parte fundamental para mantener bajo control los costes de las licencias. Si bien parece sencillo determinar cuántos usuarios hay y cuántas licencias necesita, puede resultar complicado, dependiendo de cómo los cuente el proveedor.

La forma en que se determinan los requisitos de licencia suele estar escrita en un acuerdo de licencia. La interpretación de estos acuerdos puede, nuevamente, ser complicada dependiendo de la redacción y las circunstancias individuales. En 2023 HCl Software ha introducido un nuevo capítulo en su esfuerzo por intentar agilizar los cálculos de licencias y facilitar a los clientes la comprensión de sus requisitos de licencia: la Utilidad de análisis de licencias HCL Domino (DLAU).

Citando directamente de página web de la herramienta DLAU, esta nueva herramienta está destinada a “ayudar a los administradores de HCL Domino a realizar una verificación de estado basada en la implementación best practices y determinar el recuento de usuarios autorizados dentro de un entorno HCL Domino según el modelo de licencia CCB y CCX” y “proporcionar recuentos de usuarios autorizados rápidos y precisos para entornos HCL Domino agregando información que, de otro modo, un administrador de Domino tendría que recopilar manualmente”.

La recepción de los resultados de la herramienta fue mixta. Muchos clientes informaron que DLAU registró un número de usuarios sorprendentemente alto por el que tendrían que pagar licencias. De hecho, incluso dentro panagendaEn el entorno interno, DLAU registró cifras casi cuatro veces mayores que el número de empleados reales. Si bien el número cada vez mayor puede resultar en un “shock de etiqueta”, no fue una sorpresa total.

Como muchas organizaciones, panagenda tiene muchas identificaciones especiales para acceso administrativo, usuarios funcionales y usuarios de prueba. Nuestros clientes incluso nos hablan de escenarios en los que se utilizan documentos personales en lugar de documentos enviados por correo por sus propias razones técnicas o históricamente significativas. De cualquier manera, conduce a números de usuarios inflados que ahora DLAU pone directamente en el foco de atención.

Sin embargo, lo sorprendente en nuestro caso fue que DLAU también contó a los usuarios que habían abandonado la empresa y quedaron excluidos del sistema de múltiples maneras. Ahí comenzó nuestra investigación. Se convirtió en la base del nuevo panel de “Optimización de licencias de usuario” en iDNA Applications.

No podemos profundizar en todos los detalles de lo que analiza, evalúa y calcula el motor de DLAU. Conceptos muy complejos e interconectados, como el acceso a la base de datos, la membresía en el directorio, la estructura del grupo y la configuración del grupo Denegar acceso (por nombrar algunos), desempeñan un papel aquí. La página web de DLAU de HCL proporciona una gran cantidad de detalles sobre cómo cada uno de estos conceptos puede afectar el recuento de usuarios y le recomendamos que lea sobre el tema.

Sin embargo, hay un factor que se puede explicar con relativa facilidad y en el que se puede influir con gran efecto: los usuarios autorizados. Según el sitio web de DLAU, estos son "... usuarios que están autorizados o tienen la capacidad de acceder a sus servidores HCL Domino"..

Nuevamente, varios factores influyen en esta categorización, pero la capacidad de autenticarse es la esencia de un Usuario Autorizado. Necesitan un certificado de Notes válido o su contraseña HTTP establecida en su documento personal.

Resulta que este era exactamente el problema que teníamos en nuestro propio entorno en panagenda. Los documentos personales de algunos antiguos empleados todavía tenían certificados válidos o contraseñas HTTP establecidas. Ahora se puede argumentar que DLAU no debería haber contado a estos usuarios porque sus identificaciones estaban bloqueadas. Ya sea a través del documento de persona o de grupos Denegar acceso. Algunos ni siquiera estuvieron activos durante más de seis meses.

Sin embargo, ese punto es discutible ya que no podemos cambiar la forma en que DLAU calcula sus números. Si los usuarios se contaron debido a un error (por ejemplo, no poder resolver grupos recursivos de denegación de acceso), HCL finalmente lo solucionará. Quizás nuestras configuraciones de Notes y Domino no estén en línea con lo que espera HCL. Quizás sean incluso los errores en nuestros entornos los que resulten en un mayor número de usuarios. De cualquier manera, hay algo que podemos cambiar y iDNA Applications resalta dónde se pueden realizar esos cambios.

Al final, todo se reduce al simple acto de eliminar la capacidad básica de autenticación del usuario. Puede lograr esto asegurándose de que no haya ningún certificado de Notes válido presente y que no haya ninguna contraseña HTTP establecida. Ambos están contenidos y controlados a través de campos en el documento de persona. Estos campos se pueden editar o eliminar fácilmente con varias herramientas. Entre ellos panagendapropio Document Properties .

Al hacerlo, un cliente puede controlar eficazmente qué usuarios no requieren una identidad individual y la capacidad de autenticarse. Esto, a su vez, hace que DLAU no los cuente como usuarios que requieren una licencia y ayuda a reducir el costo de la licencia de usuario de Notes.

Todo esto suena fácil, pero es muy importante tener mucho cuidado al realizar acciones con los usuarios. Aquí es donde iDNA Applications poder ayudar. No solo le indica qué acciones realizar para qué usuarios quitarles su autorización, sino que también le brinda toda la información sobre estos usuarios para que pueda tomar una decisión informada sobre si se debe eliminar o no su autorización.

iDNA combina los datos recopilados y calculados por DLAU con el almacén de datos propio de iDNA:

iDNA Applications capacidad de combinar los resultados de la utilidad de análisis de licencias HCL Domino con la gran cantidad de datos recopilados en el iDNA Applications El almacén de datos en el nuevo Panel de optimización de licencias de usuario brinda a los clientes capacidades de “un doble golpe” para reducir activamente el costo de la licencia de usuario de Notes.