Os 5 principais benefícios comerciais das salas do Microsoft Teams

Para aqueles que são novos no Microsoft Teams ou migraram recentemente do Google Workplace, deixe-me apresentar os benefícios comerciais das salas do Microsoft Teams. Esses hardwares/software Os produtos fornecem uma variedade de soluções de videoconferência projetadas para salas de reunião de vários tamanhos. Eles são equipados com câmeras, microfones e alto-falantes de alta qualidade e se integram perfeitamente à plataforma de comunicação do Microsoft Teams para simplificar o processo de ingresso e realização de reuniões virtuais. Organizações que já usam o Teams para reuniões online, esses pacotes de conferência modernizados são uma opção fabulosa para atualizar seus espaços de reunião no escritório.

As salas do Microsoft Teams suportam compartilhamento de tela, gravação e outros collaboration recursos para ajudar equipes remotas a trabalhar juntas de forma eficaz. E os dispositivos de hardware incluídos nas implantações de Teams Rooms são muito mais baratos do que as configurações tradicionais de salas de reunião de outros provedores de soluções. Nisso Blog, discutiremos alguns dos benefícios comerciais do uso de salas do Microsoft Teams. No final, você encontrará links para vários sites onde poderá encontrar um tesouro de informações adicionais sobre as soluções de videoconferência da Microsoft e os dispositivos certificados que você pode integrar por meio de plug-and-play. Além disso, se você deseja fazer um ótimo trabalho de monitoramento e solução de problemas de desempenho de suas implantações de Teams Rooms, temos uma solução escalável disponível em OfficeExpert TrueDEM que descrevemos no final deste blog.

Um dos maiores benefícios é, sem dúvida, o aspecto do custo. As incríveis opções de preços da Microsoft e a possibilidade de reaproveitar equipamentos existentes, como câmeras e microfones, ao invés de investir em novos dispositivos, o tornam muito interessante para muitas organizações. Nos anos 90 e no início dos anos 2000, quando a videoconferência estava começando a ganhar força, o preço da Cisco e de outros provedores de ponta para configurar salas de reunião era de cinco a seis dígitos. Sim, isso era muito caro para a maioria das organizações implantar em massa.

A beleza das salas do Microsoft Teams é que elas são totalmente escaláveis, começando com opções de baixo custo que exigiriam um investimento de menos de 2000 dólares em hardware necessário para acomodar uma pequena sala de reunião. Mas eles também podem suportar espaços de reunião muito grandes com hardware mais avançado para configurações maiores ou propósitos específicos. Ao adicionar um microfone externo ao seu pacote, por exemplo, você pode facilmente transformar um grande espaço de apresentação, sala de reuniões ou sala de reuniões em uma sala do Microsoft Teams. Adicione um microfone de teto e até mesmo um grande salão municipal pode se tornar uma sala de reuniões do Teams. E a software preço da Microsoft para executar o Teams Room necessário software é muito acessível. O Teams Rooms básico é gratuito e a versão Pro custa apenas US$ 40/mês. 

O preço do hardware certificado de fornecedores como Logitech, HP, Lenovo e outros também é muito razoável. A Microsoft também oferece suporte a sistemas baseados em Windows e Android, mas esteja ciente de que algumas limitações se aplicam às Teams Rooms no Android. Confira essas opções e preços no site da Microsoft em configurações de hardware disponíveis do Teams Rooms.

Benefício comercial tangível: As salas do Microsoft Teams oferecem às organizações a capacidade de configurar rapidamente instalações de sala de reunião acessíveis e totalmente integradas para sua organização. Usando licenciamento acessível e hardware escalável para cada situação/ponto de preço ou até mesmo reutilizando o hardware existente já existente. 

Tempo gasto pelos administradores de TI implantando, gerenciando e dando suporte a videoconferências e collaboration dispositivos é outra entrada que deve ser incluída em seus cálculos de ROI. Quando se trata da plataforma de solução Microsoft Teams Rooms, esse é um benefício enorme. Quando você compra um kit Microsoft Teams Room, ele inclui tudo, menos a tela da TV. Este é o único requisito adicional para o seu quarto - você não precisa se preocupar com câmeras, microfones ou qualquer outra peça de hardware. E a configuração é fácil, pois se integra perfeitamente a um ambiente existente do Microsoft Teams que a maioria das organizações de TI já implantou.

Se o seu grupo de TI precisar de assistência, existem inúmeras opções. A maioria dos fornecedores de hardware recomendados do Microsoft Teams Room, como Creston, Logitech e Lenovo, terá uma lista de integradores certificados. Estes são instaladores de AV que eles recomendam por terem realizado um treinamento de alto nível na solução de videoconferência do Microsoft Teams. Como alternativa, se você acha que possui o conhecimento necessário internamente, nada o impede de instalar uma sala do Microsoft Teams por conta própria.

Benefício comercial tangível: Os grupos de TI geralmente se preocupam com a sobrecarga administrativa desconhecida necessária para qualquer grande investimento/implantação de nova tecnologia. Com o Microsoft Teams Rooms e a integração simples com os ambientes existentes do Microsoft Teams e do sistema operacional Windows, as mesmas ferramentas de gerenciamento podem ser aproveitadas junto com best practices que já estão no lugar. Isso faz com que quaisquer requisitos administrativos adicionais para monitoramento e solução de problemas sejam extremamente baixos. Os administradores de TI também apreciarão o aplicativo Windows 10 Teams Rooms facilmente implantado e gerenciado para monitoramento e solução de problemas.

Os sistemas de videoconferência são um grande investimento para as organizações de TI, e cada lançamento vem com a grande preocupação de que eles acumulem poeira e não sejam usados. Bem, não tema. Se seus usuários finais já estiverem familiarizados com a interface de reunião do Teams, a adoção das salas do Microsoft Teams será fácil. O Microsoft Teams Rooms conecta a plataforma do Microsoft Teams aos seus dispositivos de sala de reunião. Isso oferece aos usuários um ambiente de reunião nativo e acessível que permite que eles tenham reuniões mais eficientes. Com os mesmos controles intuitivos do Teams que eles já conhecem, os funcionários podem facilmente iniciar reuniões com apenas o toque de um botão e ter a participação de seus colegas do escritório doméstico ou de outros locais de trabalho.

E para tornar ainda mais fácil fazer login em uma sala do Teams, a Microsoft planeja lançar uma nova experiência de login com código QR no final do verão de 2023. Isso permitirá que os usuários de hotdesking acessem facilmente sua conta pessoal do Teams simplesmente digitalizando o QR código na exibição da Teams Room e, em seguida, usando o aplicativo Teams em seus dispositivos móveis para entrar mais rapidamente.

Investimentos anteriores em sistemas de videoconferência não são perdidos. A integração da plataforma Teams Rooms em sua tecnologia de sala de conferência existente permite uma experiência de reunião híbrida abrangente. Como está hoje, uma sala do Microsoft Teams pode ingressar em chamadas do Microsoft Teams e chamadas do Cisco Webex, com chamadas do Zoom em breve. E com uma assinatura de terceiros, você pode abrir seus sistemas Microsoft Teams Room para qualquer outra chamada de vídeo SIP/H3.

Benefício comercial tangível: Todos os investimentos em TI têm um ponto de interrogação semelhante anexado a eles. Eles serão adotados e usados ​​pelo público-alvo? Ao implantar uma extensão de plataforma simples como o Microsoft Teams Rooms, essa preocupação desaparece. Tanto os CIOs quanto os CTOs podem ter certeza de que o investimento em Teams Rooms fornecerá o ROI necessário.

Reuniões virtuais com vídeo e compartilhamento de tela facilitam a comunicação face a face e collaboration em tempo real, independentemente da localização física dos participantes. A videoconferência permite interações mais significativas, maior envolvimento e comunicação aprimorada, o que pode levar a uma melhor tomada de decisão, maior produtividade e um ambiente próspero de collaboration entre membros da equipe, clientes e parceiros de negócios.

O Microsoft Teams Rooms oferece uma experiência de reunião mais imersiva ao integrar várias ferramentas e recursos, como quadro branco e compartilhamento de tela. E os novos aprimoramentos da Microsoft também são benéficos para a interação em reuniões. Alguns recursos novos e em breve incluem o Front Row, que aproveita a cobertura inteligente de áudio e vídeo para colocar a galeria do participante na parte inferior da tela para interações cara a cara mais naturais com colegas remotos, enquanto o palestrante atual ou seu conteúdo é exibido no top ao lado de informações adicionais sobre reuniões e bate-papo, mãos levantadas e reações ao vivo. Além disso, o novo Speaker Coach no Microsoft Teams usa IA para fornecer orientação privada sobre o ritmo da sua apresentação e irá notificá-lo se você estiver interrompendo alguém e lembrá-lo de verificar com seu público.

Benefício comercial tangível: A videoconferência elimina a necessidade de viagens, reduzindo custos e impacto ambiental. As organizações podem receber o mesmo tipo de interação pessoal durante uma reunião sem o investimento em passagens aéreas e acomodações em hotéis. O Microsoft Teams Rooms torna isso uma realidade, com um investimento de baixo custo para qualquer organização.

Existem muitos recursos interessantes de segurança disponíveis para salas do Microsoft Teams quando se trata do sistema operacional Windows. Para ajudar a entender todas essas opções e recursos diferentes, use este link para uma postagem recente de engenheiros da Microsoft. Salas do Microsoft Teams na segurança do Windows.

Além disso, existem alguns recursos de segurança excelentes fornecidos para facilitadores e organizadores de reuniões. Uma das mais úteis é a capacidade de fechar o acesso a uma reunião depois que ela começa, impedindo que convidados não convidados ou mesmo retardatários o interrompam. A Microsoft oferece algumas maneiras de fazer isso, mas uma opção é simplesmente bloquear a reunião. Essa capacidade é uma melhoria em relação ao processo antigo, no qual você precisava responder a cada visitante individualmente. Quando você bloqueia uma reunião, a pessoa recebe uma notificação informando que a reunião está bloqueada. As pessoas que foram convidadas para a reunião, mas não podem entrar, ainda podem acessar o bate-papo, a gravação e outras informações da reunião. Se necessário, você pode desbloquear facilmente uma reunião existente para permitir que os retardatários participem. aqui está um link para um artigo de visão geral explicando como funciona.

Benefício comercial tangível: A segurança é uma grande preocupação para todos os grupos de operações de TI. Como a maioria das organizações já está familiarizada com a plataforma do sistema operacional Windows e o Microsoft Teams, há uma sensação reconfortante de aceitação de novas soluções que se encaixam nesse ecossistema, sem a preocupação de revisões de segurança adicionais e dores de cabeça de suporte de TI. A Microsoft também anunciou que aprimorará ainda mais a segurança do terminal do Team Rooms para o Teams Rooms Pro para garantir que a experiência da reunião seja sempre segura. A longo prazo, a Microsoft pretende integrar o Microsoft Defender para Endpoint Plan 2 na licença Microsoft Teams Rooms Pro e no Pro Management Portal até o final do segundo trimestre de 2, tornando a experiência melhor e mais segura.

O Teams Rooms é a solução de vídeo e teleconferência da Microsoft projetada para transformar suas salas de reunião em experiências ricas e colaborativas. Como descrevemos neste Blog há enormes benefícios para o investimento mínimo nesta plataforma para levar a videoconferência a todos os espaços de reunião, grandes ou pequenos. Se sua organização já padronizou o Microsoft Teams como sua comunicação diária e collaboration plataforma, escolher Teams Rooms é uma extensão natural. Use os links abaixo para encontrar mais informações sobre os dispositivos suportados e ver demonstrações online das Teams Rooms em ação.

Demonstração e visão geral das salas do Teams (hospedadas no YouTube)

Descrição de marketing e visualização animada das salas do Teams (hospedadas no YouTube)

Lista de dispositivos e complementos de salas do Teams

Se você já implantou várias dessas salas do Microsoft Teams em sua organização e deseja acompanhar seu uso e desempenho, temos uma solução SaaS comprovada para você chamada OfficeExpert TrueDEM. Os principais benefícios incluem o seguinte:

Se você estiver interessado em saber mais sobre nosso OfficeExpert TrueDEM solução e como ela pode ajudá-lo a otimizar proativamente a experiência digital do Microsoft Teams em sua organização, visite nossa página de visão geral online ou inscreva-se para uma avaliação em https://www.panagenda.com/products/officeexpert