Reduzieren Sie die Kosten für Notes-Benutzerlizenzen mit iDNA für DLAU

panagenda hat kürzlich released iDNA Applications v2.4.0 , das die aufregende neue Funktion „User Licensing Optimization Dashboard“ enthält. Es hilft unseren Kunden, die Kosten für Notes-Benutzerlizenzen zu senken, indem es Daten über die aktuelle Notes-Benutzeraktivität bereitstellt und die Möglichkeit bietet, die Benutzerautorisierung aktiv zu verwalten.

Die Verwaltung von Benutzerlizenzen ist oft ein entscheidender Faktor, um die Lizenzkosten unter Kontrolle zu halten. Auch wenn es einfach klingt, die Anzahl der Benutzer und die Anzahl der benötigten Lizenzen zu bestimmen, kann es schwierig sein, je nachdem, wie ein Anbieter sie zählt.

Wie die Lizenzanforderungen ermittelt werden, wird in der Regel in einer Lizenzvereinbarung niedergelegt. Die Auslegung dieser Vereinbarungen kann je nach Wortlaut und individuellen Umständen wiederum schwierig sein. Im Jahr 2023 HCL Software hat ein neues Kapitel in seinem Bemühen eingeführt, Lizenzberechnungen zu rationalisieren und es Kunden leichter zu machen, ihre Lizenzanforderungen zu verstehen: das HCL Domino License Analysis Utility (DLAU).

Direkt zitieren von die Webseite des DLAU-Tools, dieses neue Tool ist dafür gedacht „Unterstützen Sie HCL Domino-Administratoren bei der Durchführung einer Gesundheitsprüfung basierend auf der Bereitstellung.“ best practices und Bestimmen der Anzahl autorisierter Benutzer innerhalb einer HCL Domino-Umgebung gemäß dem CCB- und CCX-Lizenzmodell.“ und „um schnelle und genaue Zählungen autorisierter Benutzer für HCL Domino-Umgebungen bereitzustellen, indem Informationen aggregiert werden, die ein Domino-Administrator sonst manuell sammeln müsste“.

Die Reaktionen auf die Ergebnisse des Tools waren gemischt. Viele Kunden berichteten, dass DLAU überraschend hohe Nutzerzahlen verzeichnete, für die sie Lizenzen bezahlen müssten. Tatsächlich sogar drinnen panagendaIm internen Umfeld verzeichnete DLAU Zahlen, die fast viermal so hoch waren wie die der tatsächlichen Mitarbeiter. Obwohl die schrittweise höhere Zahl zu einem „Sticker-Schock“ führen kann, war dies keine völlige Überraschung.

Wie viele Organisationen, panagenda verfügt über viele spezielle IDs für administrativen Zugriff, funktionale Benutzer und Testbenutzer. Von unseren Kunden hören wir sogar von Szenarien, in denen aus technischen oder historisch bedeutsamen Gründen Personendokumente anstelle von Postdokumenten verwendet werden. So oder so führt es zu überhöhten Nutzerzahlen, die nun von DLAU deutlich ins Rampenlicht gerückt werden.

Überraschend war in unserem Fall jedoch, dass DLAU auch Benutzer zählte, die das Unternehmen verlassen hatten und auf verschiedene Weise vom System ausgeschlossen wurden. Dort begann unsere Untersuchung. Es wurde zur Grundlage des neuen Dashboards „User Licensing Optimization“ im Jahr iDNA Applications.

Wir können nicht auf alle Details dessen eingehen, was von der DLAU-Engine analysiert, bewertet und berechnet wird. Hier spielen sehr komplexe und miteinander verbundene Konzepte wie Datenbankzugriff, Verzeichnismitgliedschaft, Gruppenstruktur, Deny Access-Gruppenkonfiguration (um nur einige zu nennen) eine Rolle. Die DLAU-Webseite von HCL bietet eine Fülle von Details darüber, wie sich jedes dieser Konzepte auf die Benutzerzahlen auswirken kann, und wir empfehlen Ihnen, sich über das Thema zu informieren.

Es gibt jedoch einen Faktor, der relativ einfach erklärt und wirkungsvoll beeinflusst werden kann: Autorisierte Benutzer. Laut der DLAU-Website sind dies der Fall „… Benutzer, die berechtigt oder berechtigt sind, auf Ihre HCL Domino-Server zuzugreifen.“.

Auch bei dieser Kategorisierung spielen mehrere Faktoren eine Rolle, aber die Fähigkeit zur Authentifizierung ist das Herzstück eines autorisierten Benutzers. Sie benötigen entweder ein gültiges Notes-Zertifikat oder ihr HTTP-Passwort, das in ihrem Personendokument festgelegt ist.

Es stellte sich heraus, dass dies genau das Problem war, das wir damals in unserer eigenen Umgebung hatten panagenda. In den Personendokumenten einiger ehemaliger Mitarbeiter waren noch entweder gültige Zertifikate oder HTTP-Passwörter festgelegt. Nun können Sie argumentieren, dass DLAU diese Benutzer nicht hätte zählen dürfen, weil ihre IDs gesperrt waren. Entweder über das Personendokument oder Zugriffsverweigerungsgruppen. Einige waren nicht einmal länger als sechs Monate aktiv.

Dieser Punkt ist jedoch umstritten, da wir nicht ändern können, wie DLAU ihre Zahlen berechnet. Wenn Benutzer aufgrund eines Fehlers gezählt wurden (z. B. weil rekursive Zugriffsverweigerungsgruppen nicht aufgelöst werden konnten), wird dies letztendlich von HCL behoben. Möglicherweise entsprechen unsere Notes- und Domino-Konfigurationen nicht den Erwartungen von HCL. Vielleicht sind es sogar Fehler in unseren Umgebungen, die zu höheren Benutzerzahlen führen. Wie auch immer, es gibt etwas, das wir ändern können, und iDNA Applications hebt hervor, wo diese Änderungen vorgenommen werden können.

Letztendlich läuft es auf den einfachen Vorgang hinaus, einem Benutzer die grundlegende Authentifizierungsfähigkeit zu entziehen. Dies können Sie erreichen, indem Sie sicherstellen, dass kein gültiges Notes-Zertifikat vorhanden ist und kein HTTP-Passwort festgelegt ist. Beide sind in den Feldern des Personendokuments enthalten und werden über diese gesteuert. Diese Felder können mit verschiedenen Tools einfach bearbeitet oder entfernt werden. Darunter panagendaist eigen Document Properties plugin.

Auf diese Weise kann ein Kunde effektiv steuern, welche Benutzer keine individuelle Identität und Authentifizierungsfähigkeit benötigen. Dies wiederum führt dazu, dass sie von DLAU nicht als Benutzer gezählt werden, die eine Lizenz benötigen, und trägt dazu bei, die Lizenzkosten für Notes-Benutzer zu senken.

Das klingt alles einfach, aber es ist sehr wichtig, bei der Durchführung von Aktionen an Benutzern große Sorgfalt walten zu lassen! Das ist wo iDNA Applications kann helfen. Es sagt Ihnen nicht nur, welche Aktionen Sie für welche Benutzer ausführen müssen, um ihre Autorisierung zu entziehen, sondern es liefert Ihnen auch alle Informationen über diese Benutzer, sodass Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob ihre Autorisierung überhaupt entfernt werden soll oder nicht.

iDNA kombiniert von DLAU gesammelte und berechnete Daten mit dem eigenen Data Warehouse von iDNA:

iDNA Applications Möglichkeit, die Ergebnisse des HCL Domino License Analysis Utility mit der Fülle der im HCL Domino License Analysis Utility gesammelten Daten zu kombinieren iDNA Applications Das Data Warehouse im neuen User Licensing Optimization Dashboard bietet Kunden die Möglichkeit, die Kosten für Notes-Benutzerlizenzen aktiv zu senken.