3 novas maneiras de automatizar seus relatórios de progresso

Permita que os painéis de gerenciamento substituam seus relatórios de progresso

Relatório de progresso. Eles fazem parte de todos os projetos e não são divertidos de produzir. Não é apenas o seu progresso que você deve compartilhar. Você também deve fornecer às equipes de projeto os dados de que precisam para realizar seu trabalho. É difícil coordenar e nunca termina.

Permita que as APIs do Analytics capacitem suas equipes com acesso de autoatendimento aos dados de que precisam. Uma configuração única libera você do trabalho pesado de relatórios manuais e garante que seus colegas tenham acesso contínuo a relatórios de status que estão sempre atualizados.

Volte para o trabalho em que você realmente precisa se concentrar.

Caminho nº 6 de 7 novas maneiras de dominar seus desafios de migração de aplicativos Domino

Ouvimos a mesma coisa repetidamente dos gerentes de projeto: “Criar relatórios de progresso é uma tarefa interminável, leva muito tempo e geralmente é necessária nos piores momentos imagináveis!”.

Existe uma maneira mais fácil.

Utilizando ferramentas de business intelligence e exploração de dados, você pode coletar, compilar e disponibilizar informações em dashboards adaptados às necessidades específicas de diversos grupos de consumidores.

Toda a sua organização se beneficiará dessa abordagem de autoatendimento. Os relatórios que você cria usando esta solução são:

Você pode apresentar essas informações de várias maneiras úteis e interessantes. Você pode usar painéis, gráficos e até mesmo uma nova geração de relatórios interativos.

Para criar seus relatórios, você pode escolher entre uma série de ferramentas específicas disponíveis no mercado. Na prática, você usará algo que já está disponível em sua organização. Se você tiver sorte, será uma das soluções mencionadas no “Gartner 2020 Magic Quadrant para plataformas de Analytics e Business Intelligence".

Sem precisar de uma decisão de compra corporativa, você provavelmente já tem acesso a alguma combinação dos software abaixo. Se sim, continue lendo!

É certo que essa combinação não é de forma alguma uma ferramenta de BI ou dashboard. No entanto, é justo dizer que, com suas tabelas dinâmicas, gráficos e recursos de fonte de dados, o Excel tem muito a oferecer quando se trata de análise e exploração de dados. Combine isso com os recursos de apresentação do PowerPoint e você ficará surpreso com o quão perto você chega dos relatórios automatizados.

Esta combinação oferece duas grandes vantagens:

Neste exemplo, usamos um arquivo Excel exportado de iDNA Applications. No entanto, as técnicas que mostramos também funcionarão para todos os tipos de outras fontes. Trabalhar com planilhas do Excel que não estão conectadas à fonte de dados original torna significativamente mais difícil manter os relatórios atualizados. Ainda assim, usaremos este exemplo para mostrar a variante mais simples.

NB – As versões recentes do Excel e do Power BI têm uma sobreposição significativa em seus conjuntos de recursos e usabilidade quando se trata de importar dados de fontes externas. Se você deseja vincular suas planilhas a dados ao vivo, siga as instruções no Capítulo do Power BI antes de continuar para o próximo capítulo.

O conteúdo do nosso conjunto de dados é uma lista de instâncias do banco de dados Domino. Cada um tem uma variedade de propriedades como título, servidor, nome de arquivo e tipo de banco de dados. Nosso objetivo é descobrir quantos deles são aplicativos e quantos são bancos de dados de correio. Estamos procurando exibir os dados usando uma visualização que mostrará o tamanho relativo entre as duas categorias.

A primeira coisa que fazemos é inserir uma Tabela Dinâmica (PT) com base nos dados. Para fazer isso, selecionamos uma célula na tabela e clicamos em “Tabela Dinâmica” na faixa “Inserir”.

Na interface de configuração PT Fields, arrastamos “database_type” para Rows para criar nossas categorias e “Replica ID” para Values ​​para contá-lo. A operação “Contagem de” é selecionada por padrão. Isso nos mostrará o número de DBs por categoria.

Como estamos interessados ​​apenas em Focus Databases, arrastamos o campo “is_focus_db” para a caixa Filters e selecionamos “true” na caixa de diálogo de filtros acima da nossa tabela de resultados. Isso nos dará os resultados apenas para os tipos de banco de dados nos quais estamos interessados.

Agora, temos os pontos de dados que queremos. Em seguida, vamos criar nossa primeira visualização. Selecione uma célula da Tabela Dinâmica e clique no símbolo do gráfico de pizza na faixa Inserir. Lá temos o gráfico que estávamos procurando: uma representação de quantos Focus DBs são Aplicativos e quantos são bancos de dados de correio. Agora, clique com o botão direito do mouse no gráfico e selecione Copiar para obter isso na área de transferência.

Na próxima etapa, precisaremos abrir o PowerPoint, pois o estamos usando para compilar nosso relatório. Aqui colamos nosso gráfico clicando com o botão direito do mouse em qualquer lugar da tela e selecionando uma opção com “Link Data”. Se você usa o tema de destino ou de origem, depende de você.

NB – A vinculação é muito importante aqui, porque a incorporação quebrará a conexão entre a planilha do Excel e a apresentação do PowerPoint. Essa desconexão pode ser desejável em algumas situações, mas não fornecerá a funcionalidade de que precisamos.

O gráfico agora é um objeto do PowerPoint que você pode estilizar e formatar livremente de acordo com seu gosto, necessidades ou design corporativo.

A coisa mais importante sobre essa combinação, porém, é que as alterações de dados na planilha do Excel influenciarão a visualização no PowerPoint. Se agora você deseja criar um relatório mensal, por exemplo, basta atualizar a planilha do Excel com a lista de banco de dados correta. O gráfico dinâmico refletirá essas alterações, assim como o gráfico no PowerPoint (uma atualização manual pode ser necessária). Se você criou uma dúzia de gráficos e tabelas com base na planilha do Excel, todos eles serão atualizados com as alterações dos dados. É por isso que esta solução é tão poderosa.

A questão torna-se então como você compartilha seu relatório. Vimos clientes criarem arquivos PDF a partir da apresentação do PowerPoint e compartilhá-los no HCL Connections ou no SharePoint. É claro que é uma opção simplesmente enviar o arquivo por e-mail, mas isso o colocaria novamente na situação em que você precisa “entregar” os relatórios a alguém em vez de colocá-los em um local central onde seus stakeholders possam ir e obter as informações a partir de.

Com o Power BI, temos uma ótima ferramenta em mãos para o trabalho que estamos tentando realizar. Seus recursos de análise e exploração de dados, bem como painéis, são de primeira qualidade. Eles são líderes no Quadrante Mágico do Gartner em Análise por um motivo.

A Microsoft conseguiu encontrar um belo equilíbrio entre funcionalidade poderosa e facilidade de uso. Muitos de seus recursos de integração de fontes de dados e manipulação de dados são muito semelhantes ao Excel. Isso contribui para uma curva de aprendizado excepcionalmente suave.

O “Power BI Desktop” é gratuito. Não há muitas limitações em comparação com a versão Pro. No entanto, você não pode compartilhar seu conteúdo com colegas de trabalho, a menos que compartilhe todo o arquivo do Power BI. Mesmo ao usar a versão pro, os consumidores de informações precisam de uma licença do Power BI, a menos que seus painéis estejam disponíveis publicamente na Internet. Para muitas organizações, isso não é uma opção. Ainda assim, ainda é uma ótima solução para nossas necessidades, embora tenhamos que compartilhar o resultado como se fosse apenas mais um documento do Office.

Reuniremos nossos dados de panagenda iDNA Applications novamente. Desta vez, porém, criaremos uma conexão ao vivo com os dados usando DataMiner, API de análise de iDNAs. Todo o nosso painel será atualizado automaticamente se os dados forem alterados no back-end. O mesmo método pode ser usado no Excel, pois os recursos da fonte de dados são muito semelhantes.

In DataMiner, selecione a consulta à qual deseja vincular e clique no ícone da área de transferência para copiar a URL para o resultado da consulta no formato JSON. Tanto o Power BI quanto o Excel podem trabalhar com ele de forma nativa e você não precisa se preocupar com delimitadores em títulos de banco de dados, como faria com o CSV.

De volta ao Power BI, clique em “Obter dados” na faixa de opções Home e selecione “Web” como a fonte. Você será solicitado a inserir um URL em seguida e podemos simplesmente colar o que acabamos de copiar DataMiner. Depois de selecionar a autenticação básica e inserir as credenciais, podemos concluir a conexão com a fonte de dados.

Depois que a conexão for estabelecida com sucesso, o Editor de Consultas será aberto em uma nova janela. A primeira coisa que precisamos fazer é clicar no botão “To Table” no canto superior esquerdo para converter a lista de registros em uma tabela com a qual podemos trabalhar posteriormente. Basta aceitar as opções padrão na janela pop-up e clicar em OK.

Agora que temos uma tabela, vamos dar um nome próprio, para que possamos identificá-la depois, caso tenhamos várias fontes. Em seguida, clicamos no pequeno ícone no canto superior direito de nossa primeira coluna que se parece com setas apontando para longe uma da outra. Com ele podemos expandir o registro JSON em colunas individuais. Recomendo desmarcar a opção “Usar nome de coluna original como prefixo”, pois todas as nossas colunas possuem nomes únicos e não estamos expandindo mais de um campo JSON.

Feito isso, veremos nossos dados em colunas individuais pela primeira vez e poderemos alterar os tipos de dados ou até mesmo manipulá-los. No entanto, não é necessário no nosso caso, então simplesmente clicamos em “Fechar e Aplicar” no canto superior esquerdo.

De volta à visualização do painel, clicamos em “Gráfico de pizza” na área de visualizações. Após selecionar o novo objeto, arraste o campo “database_type” da lista Campos à direita para a caixa Legenda (2) para especificar as categorias do nosso gráfico. Dentro dessas categorias, queremos contar os itens. Fazemos isso arrastando o campo “replicaid” para a caixa Valores (3).

Temos o mesmo problema que tivemos no Excel. Vemos todos os tipos de banco de dados, mas queremos ver apenas os bancos de dados Focus. Para fazer isso, arraste o campo “is_focus_db” da lista Campos para a caixa “Filtro nesta página” na área de filtros (pode ser minimizado por padrão). Feito isso, agora temos a opção de selecionar quais itens queremos ver e selecionamos “true” para ver apenas os Focus DBs.

Voilà, aí temos nosso gráfico de pizza novamente. Podemos ver a proporção entre aplicativos e bancos de dados de correio!

Claro, esse é um exemplo extremamente simples dos recursos do Power BI. Você pode encontrar mais informações no webinar que acompanha este blog postar. Lá, usamos um conjunto de dados adicional para trazer a atividade do usuário por departamento para o mix. O Power BI permite vincular os dois conjuntos de dados e explorá-los juntos.

Neste exemplo, usamos dados de panagendapróprias soluções. É claro que poderíamos ter nos conectado a qualquer fonte de dados compatível ou até mesmo iniciado a partir de um arquivo do Excel. Independentemente da fonte de dados, o Power BI facilita muito a criação de painéis e leva a visualização e a apresentação a um novo nível. Os usuários que abrirem meu painel poderão explorar não apenas meu painel, mas também os dados por trás dele. Eles poderão filtrar, formatar e detalhar o que é importante para eles. Embora a versão gratuita tenha suas limitações e eu tenha que compartilhá-la como a apresentação do PowerPoint que criamos anteriormente, é um imenso avanço em relação a “apenas” alguns slides com conteúdo estático.

Aqui encontramos uma abordagem drasticamente diferente para realizar algo semelhante ao que fizemos no Power BI.

Metabase é uma solução de exploração e análise de dados de código aberto que “permite que você faça suas próprias perguntas”. É totalmente baseado na web e tem várias maneiras de compartilhar suas perguntas e painéis publicamente ou com indivíduos.

Uma das principais características que estamos procurando é a capacidade de executá-lo no local. Embora uma oferta hospedada do Metabase esteja em andamento e uma versão Enterprise esteja disponível, para o nosso cenário, podemos usar o que a edição gratuita no local tem a oferecer.

O Metabase difere do Excel e do Power BI por estar profundamente entrelaçado com o sistema de banco de dados que se propõe a analisar. Quando você faz suas perguntas na interface da Web, ela cria consultas SQL em tempo real para que o servidor de banco de dados faça o processamento de dados. Essa é uma ótima maneira de explorar dados, especialmente porque as tabelas e colunas podem ser enriquecidas com metadados em um ponto central.

Aqui está um exemplo de como você pode usar isso. Você criaria nomes amigáveis ​​para colunas (como “DB Type” em vez de “database_type_text”) ou configuraria relações entre tabelas. O usuário final pode facilmente se beneficiar de SQL JOINs sem precisar conhecer os dados ou mesmo o que é um JOIN!

Há um lado negativo para isso embora. O Metabase não pode funcionar com arquivos simples como CSV ou Excel como fonte de dados, a menos que você os importe primeiro para um banco de dados relacional. Esse não é um obstáculo difícil de atravessar, mas adiciona outra camada de complexidade. Se um arquivo simples for sua única fonte de dados, o Power BI pode ser a solução mais conveniente para você.

Dito isso, nós da panagenda procuraram muito por uma solução baseada na web como o Metabase. Nada do que encontramos chegou perto da riqueza de recursos, simplicidade e elegância que oferece como uma solução de código aberto. Além disso, tem uma atividade muito community e uma participação saudável do desenvolvedor. É um pacote incrível!

NB – Se utilizar iDNA Applications, Metabase vem pré-instalado, configurado e pronto para você usar! Se você não fizer isso, uma discussão sobre como configurar o Metabase está além do escopo deste blog. Se você quiser saber mais, você pode olhar aqui:

Para começar no Metabase, basta clicar no botão “Fazer uma pergunta” na barra de menu superior. Ele nos apresentará três opções:

Vamos em frente e selecionar uma pergunta simples. Podemos convertê-la em uma pergunta personalizada posteriormente ou visualizar o SQL por trás dela, se necessário.

Depois de selecionar a tabela “Database” como nossa fonte de dados, o Metabase nos mostra parte do conteúdo para ter uma ideia de como são os dados.

Aqui selecionamos “Resumir” (1) e escolhemos “Tipo de banco de dados” (2) como o campo pelo qual queremos agrupar ou resumir.

O resultado que obtemos é um gráfico de barras com o número de entradas dentro de cada categoria do banco de dados. Vamos em frente e mudar isso para um gráfico de pizza clicando em “Visualização” (1) na parte inferior e escolhendo “Torta” (2) como tipo de gráfico.

Estamos de volta ao ponto em que vemos a distribuição de DBs em categorias de banco de dados em um gráfico de pizza (ou rosquinha neste caso). Novamente, queremos exibir apenas os bancos de dados Focus. Podemos fazer isso clicando em “Filter” (1) na barra de navegação superior e selecionando “Is Focus DB” (2) na lista de campos.

Yay! Atingimos nosso objetivo e vemos a distribuição de DBs entre os dois tipos de banco de dados. A partir daqui, há algumas coisas que podemos fazer com nossa pergunta. Se clicarmos em “Mostrar Editor” (1) seremos levados ao mesmo editor que teríamos se tivéssemos selecionado “Pergunta personalizada” inicialmente.

Aqui podemos continuar a refinar nossa pergunta ou visualizar o SQL (1) que foi gerado para nós pelo Metabase. Também temos várias técnicas avançadas que utilizamos aqui: juntar-se a outras tabelas de dados, classificar, limitar ou até mesmo criar colunas personalizadas.

Agora, como compartilhamos isso com nossos stakeholders? Tudo começa salvando essa pergunta (1) e, opcionalmente, adicionando-a a um painel.

NB – Não vamos entrar em dashboards neste blog post, mas se você quiser ver mais sobre o tema ou Metabase avançada use cases, por favor, deixe-nos saber nos comentários.

Agora que temos uma pergunta salva, temos uma opção adicional na linha inferior (2) para compartilhar e incorporar nossa pergunta.

Com esta caixa de diálogo, podemos compartilhar (1) nossa pergunta ou painel publicamente ou incorporá-lo em um site onde controlamos o acesso. Você também pode publicar (2) um painel de dados de visão geral na intranet sem controle de acesso adicional se a intranet do funcionário for limitada. Estatísticas mais avançadas são incorporadas (3) em uma área com controle de acesso avançado.

Mesmo que esse método de compartilhamento seja ótimo, não é realmente necessário. Você pode simplesmente dar aos seus colegas de trabalho acesso à instalação do Metabase e criar painéis personalizados para qualquer informação que você queira fornecer a eles.

Estas são apenas 3 maneiras de simplificar sua vida automatizando seus relatórios. Há muito mais que você pode fazer com as ferramentas certas e um pouco de know-how.

Se você quiser saber mais como tornar seu dia de trabalho mais produtivo, dê uma olhada em nosso webinars e Blogs. Há um mundo de informações esperando por você.

Os projetos de migração e modernização são extremamente caros e de alto perfil. Desde o início, muitos olhos estarão em você. As expectativas serão altas. Como você pode evitar que seu projeto falhe? Às vezes você não pode. Alguns projetos estão condenados antes mesmo de começar. Você deve saber antes de ir.

Muitas empresas em todo o mundo estão comprometidas com HCL Notes/Domino* por anos. Eles conhecem os muitos benefícios que advêm desse relacionamento. Além disso, o Notes / Domino está no centro de seus processos e de como eles funcionam. Apesar de tudo isso, os tomadores de decisões de TI em todo o mundo estão começando a imaginar um futuro onde o Notes / Domino pode desempenhar uma função reduzida ou nenhuma função.

Daqui em diante será uma ampliação contínua do círculo de aplicações em que estamos trabalhando. Cada passo será mais custoso e um planejamento prudente trará benefícios cada vez maiores.

*anteriormente IBM Notes/Domino