Como os bots do Microsoft Teams ajudam a apoiar sua força de trabalho

Os chatbots dentro do Microsoft Teams (também conhecidos como Microsoft Teams Bots) são uma adição poderosa a qualquer infraestrutura da empresa. É basicamente um aplicativo que executa tarefas simples e repetitivas por parte dos usuários, como atendimento ao cliente ou equipe de suporte. As interações com bots podem ser perguntas e respostas rápidas ou conversas complexas. Eles podem ajudar os funcionários a navegar mais rapidamente, deixar solicitações sem esforço e se comunicar com outros funcionários de maneira mais eficaz.

Descubra como esses bots podem automatizar tarefas e aumentar a eficiência em sua organização. Embalado com negócios use cases e conselhos de especialistas, você descobrirá como aproveitar o poder dessa tecnologia para simplificar seus fluxos de trabalho e aumentar a produtividade. Se você ainda não estiver usando os bots do Teams, aproveite as informações úteis e best practices neste artigo para se atualizar.

A melhor parte de usar o Microsoft Teams é que você pode permanecer no contexto enquanto colabora com outras pessoas. Com os bots do Microsoft Teams, você pode levar isso para o próximo nível interagindo com um serviço da Web dentro do aplicativo sem precisar sair. É como ter seu próprio assistente digital pessoal, mas melhor! Os bots criados na plataforma Microsoft Teams oferecem uma maneira de conectar e trazer outros serviços e fluxos de trabalho para o contexto de sua atividade. collaboration plataforma. Isso significa que você não precisa alternar para aplicativos diferentes para fazer as coisas, basta ter uma conversa automatizada com o bot relevante do Microsoft Teams e ele passará as informações para o aplicativo para você. É super conveniente!

Os bots no Microsoft Teams podem fazer parte de:

Os usuários interagem com os bots por meio de texto, cartões interativos e módulos de tarefas, e as interações podem variar de uma simples solicitação de pesquisa a uma complexa conversa baseada em IA. E como o Teams é um aplicativo baseado em chat collaboration ferramenta, os bots de conversação fazem muito sentido - a única diferença é que você está conversando com um computador em vez de outro usuário.

Os bots no Microsoft Teams são versáteis e podem fazer parte de um aplicativo maior ou ser projetados como aplicativos independentes. A maioria dos bots se concentra em melhorar a produtividade e collaboration, geralmente limitando a necessidade de troca de contexto ou automatizando determinados fluxos de trabalho e tarefas entre diferentes pessoas e sistemas.

Os bots do Teams são comumente usados ​​para as seguintes funções:

Você pode encontrar alguns bots disponíveis online na Microsoft. A loja de aplicativos do Microsoft Teams está cheia de bots released por outras empresas e serviços, incluindo um bot da Adobe Creative Cloude um bot para Dynamics 365. Nesses casos, depois de instalar o bot, você pode interagir com ele diretamente no Microsoft Teams para obter, capturar e transmitir informações relevantes.

Esses assistentes inteligentes podem ajudar em tudo, desde o agendamento de reuniões até a resposta a perguntas comuns, liberando tempo para os gerentes e melhorando a produtividade dos funcionários. Além disso, eles estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que os funcionários possam obter a ajuda necessária sempre que precisarem. Com os bots certos, sua força de trabalho pode permanecer conectada, com suporte e produtiva, não importa onde esteja. Então, por que não explorar as possibilidades hoje?

No local de trabalho moderno de hoje, otimizar os processos de negócios internos é fundamental para promover a produtividade e maximizar a eficiência. Felizmente, o Microsoft Teams forneceu uma plataforma robusta que capacita as empresas a mesclar conversa com fluxo de trabalho usando bots. Ao incorporar bots em seus processos de negócios, você pode automatizar rapidamente tarefas repetitivas e simplificar fluxos de trabalho complexos. Isso não apenas permite responder a perguntas frequentes, mas também iniciar ações que anteriormente exigiam intervenção manual.

Por exemplo, um bot pode fornecer informações vitais, como as férias anuais de um funcionário. Além disso, solicitações acionáveis, como solicitação de folga, podem ser facilitadas eliminando a necessidade de atualizações manuais do sistema de RH. Em vez disso, os bots podem automatizar todo o processo, incluindo aprovações, simplificando assim as tarefas e criando uma experiência de usuário perfeita.

A criação de bots no Microsoft Teams facilita a conexão de sistemas existentes para oferecer uma maneira de trabalhar mais coesa e eficiente. Os bots podem fornecer assistência e orientação, atuando essencialmente como um conector, criando um processo muito mais suave e gerenciável.

Uma área em que os bots têm sido particularmente eficazes é o atendimento ao cliente e o suporte de TI. Com o aumento da popularidade de ferramentas de comunicação como o Microsoft Teams, os administradores e as equipes de suporte técnico foram inundados com solicitações e consultas. Para lidar com esse fluxo de consultas, muitas empresas recorreram ao uso de bots, que podem responder automaticamente a muitas das perguntas e problemas comuns que surgem.

Talvez o tipo mais popular de bot usado nesse contexto seja o “bot de ajuda”, que pode lidar com muitas das tarefas de suporte de TI de nível inferior que tendem a ser diretas e facilmente automatizadas. Ao usar um bot de ajuda para lidar com essas solicitações de rotina, as equipes de TI podem liberar tempo e recursos valiosos para se concentrar em problemas mais complexos e urgentes.

Uma das principais vantagens de usar bots para suporte de TI é que eles podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, fornecendo suporte e assistência aos usuários a qualquer hora do dia ou da noite. Isso os torna um recurso ideal para empresas e organizações com equipes distribuídas ou trabalhadores em diferentes fusos horários. Além disso, os bots são altamente escaláveis, o que significa que eles podem lidar com um número ilimitado de consultas e solicitações sem ficarem sobrecarregados ou sofrerem tempo de inatividade.

Além disso, os bots tornaram-se cada vez mais predominantes na facilitação da comunicação em comunidades online, como chats e canais em grupo do Teams. Nas configurações de bate-papo em grupo, os bots podem ajudar na coordenação da equipe, acompanhando os prazos, atribuindo tarefas e lembrando os membros da equipe sobre as próximas reuniões. É importante ressaltar que os bots também podem ajudar a manter um canal do Teams e garantir que as discussões permaneçam focadas e no tópico.

De fato, os bots podem ser usados ​​para iniciar e participar de conversas em grupo. Quando um bot é @-mencionado por um usuário, pode fornecer informações relevantes sobre um determinado tópico ou executar uma ação específica com base em regras pré-programadas. Esses comandos podem variar de tarefas simples, como recuperar datas de vencimento de tarefas, a ações mais complexas, como conduzir auditorias de atividades vencidas. Por outro lado, os bots proativos podem monitorar a conversa e fornecer respostas e sugestões personalizadas sem serem solicitados. Isso garante que o bate-papo permaneça acessível e envolvente para todos os membros, independentemente de seu nível de especialização ou familiaridade com o tópico.

No entanto, é importante observar que implementar e gerenciar bots em bate-papos em grupo exige uma consideração cuidadosa de segurança e permissões. Os criadores de bots devem garantir que estejam em conformidade com os princípios éticos e legais guidelinhas e que protegem os dados do usuário contra possíveis violações. Também é importante obter o consentimento do usuário antes de integrar bots em chats em grupo. Os criadores de bot podem ajudar no processo de implementação, fornecendo documentação e treinamento apropriados e monitorando o desempenho do bot para resolver quaisquer problemas ou preocupações que possam surgir.

Os bots podem ajudá-lo a planejar seu dia, obter informações rapidamente, iniciar fluxos de trabalho de processos e muito mais, tudo sem sair do Microsoft Teams. Se você está pronto para começar com Chatbots, estes best practices e dicas podem ajudar a facilitar a transição e garantir uma implantação bem-sucedida.

Os desenvolvedores de tecnologia geralmente não consideram a codificação em linguagem natural um ponto forte deles. Portanto, configurar chatbots pode ser uma curva de aprendizado para o desenvolvedor médio. A principal coisa que vai exigir é um 'curso intensivo' em linguagem natural enquanto tenta preencher o bot com 5, 10, 15 maneiras diferentes de pedir a mesma coisa.

Os fluxos de trabalho em segundo plano dos bots não são realmente nada de novo. Se você deseja criar um bot para ajudar a lidar com o provisionamento, por exemplo, já existem muitos fluxos de trabalho de provisionamento. Mas os usuários podem não usar os mesmos comandos que alguém da TI. Um usuário final real provavelmente não digitará a palavra “provisão”, por exemplo. Eles podem inserir “criar” ou “criar” e você precisa que seu bot entenda que todas essas opções têm o mesmo significado. Um dicionário de sinônimos pode ser um bom investimento para seus desenvolvedores de bot iniciantes.

Bots e IA podem ajudar a melhorar a produtividade nos fluxos de trabalho existentes. Mas você não deve confiar em um chatbot para impulsionar a adoção de uma nova ferramenta por si só. Eles não devem ser uma cenoura para atrair as pessoas a usar o Microsoft Teams.

A implantação do Microsoft Teams é uma tarefa muito maior, que exige seu próprio gerenciamento de alterações multifacetado e estratégia de adoção do usuário. Se os usuários estiverem atualmente no SharePoint e sua página inicial da intranet do SharePoint estiver recebendo milhares de acessos por dia, considere colocar o bot lá até que os usuários comecem a usar o Microsoft Teams com mais regularidade.

Ao implantar um bot, certifique-se de que as pessoas entendam o que ele pode ou não fazer. Embora possam ser fáceis de implantar, a facilidade de adoção pode ser uma faca de dois gumes. Muitos consultores concordam que é muito mais provável que as pessoas abandonem um bot do que qualquer outro tipo de aplicativo.

Um desafio para o formato de conversação é sua invisibilidade. Você pode digitar qualquer coisa na caixa de bate-papo; você não sabe necessariamente o que é treinado para fazer, a menos que seja informado com antecedência. As pessoas não se acostumarão a usar um chatbot por causa de sua invisibilidade nativa.

Para uma adoção bem-sucedida, como em qualquer implantação, educando os usuários finais sobre os recursos e benefícios de um novo bot com antecedência e certificando-se de que todos saibam quando ele está sendo implantado, é mais provável que você ajude a integrar o novo bot em fluxos de trabalho e faça é uma parte indispensável da rotina diária de todos. Seja respondendo a perguntas ou cuidando de tarefas mundanas, os bots no Teams economizam tempo para você e outras pessoas se concentrarem no que é mais importante.

Como mostrei neste artigo, há muitas funções de negócios que podem aproveitar os recursos de bot do Teams. Incorporar bots em seus processos de negócios é um investimento inteligente que tem o potencial de aumentar significativamente a produtividade de sua organização. Existem enormes benefícios para o investimento mínimo para trazer a automação de processos para o ambiente do Microsoft Teams e modernizar a interação com funcionários internos e parceiros de negócios externos.

Se sua organização já padronizou o Microsoft Teams como sua comunicação diária e collaboration plataforma, a implementação de bots é uma extensão natural.

Use os links abaixo para encontrar mais informações sobre o desenvolvimento de bots do Teams e ver demonstrações online mostrando-os em ação.

Crie um Chatbot no Microsoft Teams em 10 minutos

Início rápido: criar e implantar um bot de agente virtual poderoso (como Guide)

Exemplo de código para um chatbot de equipes

Demonstração: Criando um bot de conversação no Microsoft Teams