Hören Sie auf, nach Ihren Anwendungsbesitzern zu suchen

Sind Sie an einem Projekt beteiligt, bei dem Sie über die Zukunft Ihrer Notes/Domino-Anwendungen entscheiden? Wenn ja, wissen Sie, dass es eine entmutigende Aufgabe ist, bei der die von Ihnen getroffene Entscheidung Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen hat.

Es kann unmöglich erscheinen, die Informationen zu finden, die Sie benötigen, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Für die meisten Unternehmen ist die Anzahl der Anwendungen in der Notes-Umgebung enorm und ist über Jahre oder sogar Jahrzehnte gewachsen. Da sich Geschäftsstrukturen und -prozesse ändern, sind Apps, die vor 10 Jahren wichtig waren, möglicherweise nicht mehr relevant. Die Benutzer der ursprünglichen Anwendung sind weitergezogen. Es ist oft unmöglich zu wissen, wer eine Anwendung ursprünglich in Auftrag gegeben hat und wer sie, wenn überhaupt, derzeit nutzt.

Viele Projektmanager versuchen in dieser Situation, die Anwendungseigner zu finden. Die Logik besteht darin, dass dies die Personen oder Abteilungen sind, die die Anwendung kennen. Sie sollen über die Zukunft ihrer Bewerbungen entscheiden können. Als Eigentümer können ihnen auch etwaige Projektentwicklungskosten im Zusammenhang mit deren Bearbeitung zugerechnet werden. Leider sind Anwendungseigentümer schwer zu finden, und sie sind oft nicht sehr nützlich, wenn Sie dies tun.

In Teil #4 von unsere Serie Wir möchten einen besseren Weg finden, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Besitzer sind schwer zu finden und können dir wahrscheinlich nicht helfen

Wie finden Sie sie als Ihre Anwendungsbesitzer? Was ist, wenn diese Abteilung nicht mehr existiert oder der ursprüngliche Eigentümer die Organisation verlassen hat?

Selbst wenn Sie den Namen der Person oder Abteilung, die den Antrag ursprünglich in Auftrag gegeben hat, in einigen alten Aufzeichnungen finden können, haben Sie keine Garantie, dass Ihr Problem gelöst wird. Geschäftsprozesse können sich geändert haben. Diese Abteilung verwendet die Anwendung möglicherweise nicht mehr, eine andere jedoch.

Wer sind Ihre Anwendungsbeteiligten?

Anwendungsbeteiligte sind die Personen, die derzeit eine Anwendung nutzen und daraus einen Nutzen ziehen. Wenn Sie die folgenden Fragen beantworten können, wissen Sie, wer sie sind:

  • Wer sind die Hauptnutzer?
  • Zu welchen Abteilungen gehören sie?
  • Wo befinden Sie sich?
  • Wer erstellt heutzutage Inhalte in der Anwendung?
  • Wer konsumiert diese Inhalte?

Die Antworten auf diese Fragen sind weitaus aussagekräftiger, als den Namen eines Abteilungsleiters oder Entwicklers von vor 10 Jahren zu kennen.

Sobald Sie Ihre Stakeholder kennen, wissen Sie auch:

  • Wer ist von Änderungen betroffen, die Sie an einer Anwendung vornehmen?
  • Wie werden sie betroffen sein?
  • Wen sollten Sie konsultieren, bevor Sie Änderungen vornehmen?
  • Wer profitiert von Ihrer Arbeit?

Stärken und Schwächen traditioneller Ansätze

Hier sind vier potenzielle Quellen, um Ihre Anwendungsbeteiligten zu finden. Jedes hat Vor- und Nachteile.

  1. Datenbank-ACL
    Dies ist oft der erste Ort, an dem viele Unternehmen suchen. Es hat den Vorteil, ohne zusätzliche Konfiguration für alle Anwendungen durchgängig verfügbar zu sein oder software Installation. Außerdem sind die Daten aus ACLs relativ einfach zu sammeln und zu verarbeiten. Leider gibt es zahlreiche Nachteile, die zu falschen Annahmen führen können. Es besteht die Gefahr, dass die ACL veraltete Informationen enthält. Das bloße Besitzen von Zugriffsrechten impliziert nicht die tatsächliche Nutzung. Zu wissen, warum sich jemand in einer ACL befindet, ist selten verfügbar. Die Einfachheit der Nutzung wird durch die Oberflächlichkeit der bereitgestellten Informationen aufgewogen.
  2. Benutzerdefiniertes Datenbankinventar
    Viele Unternehmen haben ihre eigenen Anwendungen entwickelt, um Informationen zu Datenbanken, Eigentümern, Kostenstellen usw. zu sammeln und zu verwalten. Bei guter Pflege können diese Ihnen einen einfachen Zugriff auf sehr nützliche Informationen bieten. Wenn jedoch nicht gut gepflegt, können Informationen veraltet oder falsch sein. Wenn Sie das Glück haben, Zugang zu einem solchen Inventar zu haben, woher wissen Sie dann, ob die darin enthaltenen Informationen korrekt sind? Auch hier besteht das Risiko, fehlerhafte Daten für kritische Entscheidungen zu verwenden.
  3. Inhaltsmetadaten
    Dokument-Metadatensätze sind eine weitere mögliche Informationsquelle. Felder wie „zuletzt geändert von“ können sehr aufschlussreich sein, wenn es darum geht, wer Stakeholder oder Content-Ersteller sind.
    Obwohl diese Felder zuverlässige Quellen für genaue Informationen sind, ist es schwierig, sie über mehrere Replikate hinweg zu sammeln und zu kombinieren. Sie sind auch darauf beschränkt, nur die Redakteure zu enthüllen. Notes speichert nicht den letzten Leser. Sie haben kein genaues Bild von allen Begünstigten des Antrags. Ohne diese Informationen können Sie die möglichen Auswirkungen Ihrer Entscheidungsfindung nicht vollständig verstehen.
  4. Benutzeraktivität
    Schließlich können Sie die Nutzung aus verschiedenen Quellen wie log.nsf oder die von der Datenbank selbst protokollierten Benutzeraktivitäten erfassen. Bei einer angemessenen Erhebungszeit ist die Qualität der Daten hoch und basiert auf der tatsächlichen Nutzeraktivität. Sie können auch zwischen Lese-/Schreibaktivitäten und zwischen Notes Client- und Webnutzung unterscheiden. Auf diese Weise können Sie die bestmöglichen Entscheidungen treffen, da Sie eine sehr gute Vorstellung davon haben, wer Inhaltsersteller und Verbraucher sind und wie sie die Anwendung verwenden. Es ist jedoch nicht einfach, Informationen über mehrere Replikate zu sammeln und zu kombinieren. Die Barriere ist jedoch wesentlich niedriger als beim Sammeln von Inhaltsmetadaten. Daher sehen wir die Nutzeraktivität als die vielversprechendste Datenquelle. Es ist ein guter Kompromiss zwischen der Qualität der Informationen, die Sie erhalten, und dem Aufwand, den Sie in ihre Sammlung investieren müssen.

Eine bessere Möglichkeit, Ihre Stakeholder zu finden

Bei der Arbeit mit Daten aus nutzungsbasierten Quellen wie Benutzeraktivität und Inhaltsmetadaten stehen eine Reihe von KPIs zur Verfügung. Nicht alle von ihnen gelten für jede Datenquelle, aber im Allgemeinen sind sie sehr hilfreich, wenn Sie Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen treffen möchten. Nehmen Sie also das, was von der von Ihnen ausgewählten Quelle verfügbar ist.

Wenn Sie sich die Lese-/Schreibvorgänge des Dokuments ansehen, erhalten Sie leicht einen schnellen Überblick über die Aktivitäten. Sie können zwischen Inhaltserstellern und Verbrauchern unterscheiden. Dies sind die Personen, die den Wert der Anwendung für das Unternehmen verstehen. Sie sind diejenigen, die von allen Entscheidungen, die Sie treffen, betroffen sein werden, und es ist ratsam, sie zu konsultieren, bevor Sie sich eine Meinung bilden. Darüber hinaus können Sie die Projektkosten entsprechend zuweisen, wenn Sie wissen, wer den Nutzen aus einer Anwendung zieht.

Sehen Sie sich auch die Sitzungen/Transaktionen an, um die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen auf die Serverlast zu verstehen. Dies wirkt sich direkt auf Ihr Konsolidierungspotenzial aus, das wir in . besprochen haben Kapitel #3 dieser Serie.

Neben der Kenntnis, wer eine Anwendung verwendet, ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen eine Anwendung verwenden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Nutzung über einen bestimmten Zeitraum verfolgen können. Wird die Anwendung immer beliebter? Wird es nur einmal im Jahr verwendet, aber für geschäftskritische Zwecke? Welche Abteilungen verbrauchen die Anwendung anteilig am meisten?

Stakeholder geben Ihnen bessere Ergebnisse

Sobald die Daten gesammelt und die Berechnungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, diese Informationen für Sie zu verwenden.

Wenn Sie Ihre Stakeholder und deren Anwendungsnutzungsmuster kennen, können Sie die Geschäftsbereiche identifizieren, mit denen Sie über die Zukunft jeder Anwendung sprechen müssen. Sie können Ihnen sagen, welchen Wert eine Anwendung für ein Unternehmen hat. Sie kennen die Auswirkungen einer Änderung dieser Anwendung auf ihre Fähigkeit, ihre Aufgaben zu erfüllen.

Außerdem können Sie die Projektkosten, die den Geschäftsbereichen für die von ihnen genutzten Anwendungen entstehen, aufteilen und besprechen. Sie werden in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob eine Anwendung einen ausreichenden Wert generiert, um die Kosten für ihre Wartung zu rechtfertigen. Sie verfügen über eine logische, evidenzbasierte Methode, um zu erklären, warum Abteilungen Kosten zugewiesen werden und wie diese Kosten entsprechend dem daraus resultierenden Nutzen verteilt werden.

Die Einbeziehung der Anwendungsbenutzer in den Entscheidungsprozess stellt sicher, dass die Bedürfnisse des Unternehmens vollständig berücksichtigt und in Ihr Projekt integriert werden. Das Projekt wird effizienter. Die Ergebnisse werden besser sein und die relevanten Geschäftseinheiten werden sich der Notwendigkeit und Logik bewusst sein, die zur Bestimmung der Zukunft ihrer Anwendungen verwendet werden.

Weiter in unserer Serie

Die meisten Ihrer Anwendungen haben Abhängigkeiten von dem einen oder anderen Teil Ihrer Umgebung. Viele davon werden im Code selbst verwurzelt sein: hartcodierte Server- oder Benutzernamen, IP-Adressen, externe Bibliotheken, Faxsysteme usw. Wir müssen wissen, wo diese Abhängigkeiten sind, welche Auswirkungen sie haben und wie sie im effizienteste Art und Weise, ohne Hunderte oder Tausende von Designs neu entwickeln zu müssen.

Fortschrittsbericht. Sie sind ein Teil jedes Projekts und es macht keinen Spaß, sie zu produzieren. Sie müssen nicht nur Ihre Fortschritte teilen. Außerdem müssen Sie die Projektteams mit den Daten versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es ist schwer zu koordinieren und es endet nie. Aber Fortschrittsberichte können Ihr Freund sein, wenn Sie Erfolge melden!

Von nun an wird sich der Kreis der Anwendungen, an denen wir arbeiten, kontinuierlich erweitern. Jeder Schritt wird kostenintensiver und eine umsichtige Planung bringt immer größere Vorteile.

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt haben sich dazu verpflichtet HCL Notes/Domino* jahrelang. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Funktionsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino möglicherweise eine geringere oder gar keine Rolle spielt.

*ehemals IBM Notes/Domino