Cómo ayudan los bots de Microsoft Teams a respaldar a su fuerza laboral

Los chatbots dentro de Microsoft Teams (también conocidos como Microsoft Teams Bots) son una poderosa adición a la infraestructura de cualquier empresa. Básicamente es una aplicación que ejecuta tareas simples y repetitivas por parte de los usuarios, como el servicio al cliente o el personal de soporte. Las interacciones con los bots pueden ser preguntas y respuestas rápidas o conversaciones complejas. Pueden ayudar a los empleados a navegar más rápido, dejar solicitudes sin esfuerzo y comunicarse con otros empleados de manera más efectiva.

Descubra cómo estos bots pueden automatizar tareas y mejorar la eficiencia en su organización. Lleno de negocios use caseCon el asesoramiento de expertos, descubrirá cómo aprovechar el poder de esta tecnología para simplificar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad. Si aún no usa los bots de Teams, aproveche la información útil y best practices en este artículo para ponerse al día.

La mejor parte de usar Microsoft Teams es que puede permanecer en contexto mientras colabora con otros. Con los bots de Microsoft Teams, puede llevar esto al siguiente nivel interactuando con un servicio web dentro de la aplicación sin tener que salir. Es como tener tu propio asistente digital personal, ¡pero mejor! Los bots creados en la plataforma de Microsoft Teams ofrecen una forma de conectarse y llevar otros servicios y flujos de trabajo al contexto de su actividad. collaboration plataforma. Esto significa que no tiene que cambiar a diferentes aplicaciones para hacer las cosas, simplemente puede tener una conversación automatizada con el bot de Microsoft Teams relevante, y pasará la información a la aplicación por usted. ¡Es súper conveniente!

Los bots en Microsoft Teams pueden ser parte de un:

Los usuarios interactúan con los bots a través de texto, tarjetas interactivas y módulos de tareas, y las interacciones pueden variar desde una simple solicitud de búsqueda hasta una conversación compleja impulsada por IA. Y dado que Teams está basado en chat collaboration herramienta, los bots conversacionales tienen mucho sentido: la única diferencia es que está chateando con una computadora en lugar de con otro usuario.

Los bots en Microsoft Teams son versátiles y pueden ser parte de una aplicación más grande o diseñarse como aplicaciones independientes. La mayoría de los bots se enfocan en mejorar la productividad y collaboration, a menudo limitando la necesidad de cambiar de contexto o automatizando ciertos flujos de trabajo y tareas entre diferentes personas y sistemas.

Los bots de Teams se usan comúnmente para las siguientes funciones:

Puede encontrar algunos bots disponibles en línea de Microsoft. La tienda de aplicaciones de Microsoft Teams está llena de bots released por otras empresas y servicios, incluido un Robot de Adobe Creative Cloud, Y un robot para Dynamics 365. En esos casos, después de instalar el bot, puede interactuar con él directamente en Microsoft Teams para obtener, capturar y transmitir información relevante.

Estos asistentes inteligentes pueden ayudar con todo, desde programar reuniones hasta responder preguntas comunes, liberando tiempo para los gerentes y mejorando la productividad de los empleados. Además, están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que los trabajadores pueden obtener la ayuda que necesitan cuando la necesitan. Con los bots correctos, su fuerza laboral puede permanecer conectada, respaldada y productiva sin importar dónde se encuentre. Entonces, ¿por qué no explorar las posibilidades hoy?

En el lugar de trabajo moderno de hoy, la optimización de los procesos comerciales internos es clave para fomentar la productividad y maximizar la eficiencia. Afortunadamente, Microsoft Teams ha proporcionado una plataforma sólida que permite a las empresas fusionar la conversación con el flujo de trabajo mediante bots. Al incorporar bots en sus procesos comerciales, puede automatizar rápidamente las tareas repetitivas y optimizar los flujos de trabajo complejos. Esto no solo le permite responder a las preguntas más frecuentes, sino también iniciar acciones que antes requerían una intervención manual.

Por ejemplo, un bot puede proporcionar información vital, como el tiempo de vacaciones anual de un empleado. Además, las solicitudes procesables, como solicitar tiempo libre, se pueden facilitar al eliminar la necesidad de actualizaciones manuales del sistema de recursos humanos. En cambio, los bots pueden automatizar todo el proceso, incluidas las aprobaciones, lo que simplifica las tareas y crea una experiencia de usuario perfecta.

La creación de bots en Microsoft Teams facilita la conexión de los sistemas existentes para ofrecer una forma de trabajo más cohesiva y eficiente. Los bots pueden brindar asistencia y orientación, actuando esencialmente como un conector, creando un proceso que es mucho más fluido y manejable.

Un área en la que los bots han sido particularmente efectivos es en el ámbito del servicio al cliente y el soporte de TI. Con el aumento de la popularidad de las herramientas de comunicación como Microsoft Teams, los administradores y los equipos de soporte técnico se han visto inundados con solicitudes y consultas. Para hacer frente a esta afluencia de consultas, muchas empresas recurrieron al uso de bots, que pueden responder automáticamente a muchas de las preguntas y problemas comunes que surgen.

Quizás el tipo de bot más popular utilizado en este contexto es el "bot de ayuda", que puede manejar muchas de las tareas de soporte de TI de nivel inferior que tienden a ser sencillas y fáciles de automatizar. Al usar un bot de ayuda para manejar estas solicitudes de rutina, los equipos de TI pueden liberar tiempo y recursos valiosos para enfocarse en problemas más complejos y apremiantes.

Una ventaja clave de usar bots para el soporte de TI es que pueden operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, brindando soporte y asistencia a los usuarios en cualquier momento del día o de la noche. Esto los convierte en un recurso ideal para empresas y organizaciones con equipos distribuidos o trabajadores en diferentes zonas horarias. Además, los bots son altamente escalables, lo que significa que pueden manejar una cantidad ilimitada de consultas y solicitudes sin sentirse abrumados o experimentar tiempos de inactividad.

Además, los bots se han vuelto cada vez más frecuentes para facilitar la comunicación dentro de las comunidades en línea, como los chats y canales grupales de Teams. En la configuración de chat grupal, los bots pueden ayudar en la coordinación del equipo al realizar un seguimiento de los plazos, asignar tareas y recordar a los miembros del equipo las próximas reuniones. Es importante destacar que los bots también pueden ayudar a mantener un canal de Teams y garantizar que las discusiones permanezcan enfocadas y en el tema.

De hecho, los bots se pueden usar tanto para iniciar como para participar en conversaciones grupales. Cuando un bot es @-mencionado por un usuario, puede proporcionar información relevante sobre un tema determinado o realizar una acción específica basada en reglas preprogramadas. Estos comandos pueden abarcar desde tareas simples, como recuperar fechas de vencimiento de tareas, hasta acciones más complejas, como realizar auditorías de actividades vencidas. Por el contrario, los bots proactivos pueden monitorear la conversación y proporcionar respuestas y sugerencias personalizadas sin que se les solicite. Esto garantiza que el chat siga siendo accesible y atractivo para todos los miembros, independientemente de su nivel de experiencia o familiaridad con el tema.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que implementar y administrar bots en chats grupales requiere una consideración cuidadosa de la seguridad y los permisos. Los creadores de bots deben asegurarse de cumplir con las normas éticas y legales. guidelíneas, y que protegen los datos de los usuarios de posibles infracciones. También es importante obtener el consentimiento del usuario antes de integrar bots en chats grupales. Los creadores de bots pueden ayudar con el proceso de implementación proporcionando la documentación y la capacitación adecuadas, y monitoreando el rendimiento del bot para abordar cualquier problema o inquietud que surja.

Los bots pueden ayudarlo a planificar su día, obtener información rápidamente, iniciar flujos de trabajo de procesos y más, todo sin salir de Microsoft Teams. Si está listo para comenzar con Chatbots, estos best practices y los consejos pueden ayudar a facilitar la transición y garantizar una implementación exitosa.

Los desarrolladores de tecnología no suelen considerar que la codificación en lenguaje natural sea un punto fuerte para ellos. Por lo tanto, configurar chatbots puede ser una pequeña curva de aprendizaje para el desarrollador promedio. Lo principal que va a requerir es un 'curso intensivo' en lenguaje natural al intentar poblar el bot con 5, 10, 15 formas diferentes de pedir lo mismo.

Los flujos de trabajo en segundo plano de los bots no son realmente nada nuevo. Si desea crear un bot para ayudar a manejar el aprovisionamiento, por ejemplo, ya existen muchos flujos de trabajo de aprovisionamiento. Pero es posible que los usuarios no usen los mismos comandos que alguien en TI. Un usuario final real probablemente no escribirá la palabra "provisión", por ejemplo. En su lugar, pueden ingresar "crear" o "hacer", y necesita que su bot comprenda que todas esas opciones tienen el mismo significado. Un diccionario de sinónimos podría ser una buena inversión para los desarrolladores de bots novatos.

Los bots y la IA pueden ayudar a mejorar la productividad en los flujos de trabajo existentes. Pero no debe confiar en un chatbot para impulsar la adopción de una nueva herramienta por parte del usuario por sí solo. No deberían ser una zanahoria para atraer a las personas a usar Microsoft Teams.

La implementación de Microsoft Teams es una tarea mucho más grande, que requiere su propia estrategia de adopción de usuarios y administración de cambios en varios frentes. Si los usuarios actualmente viven en SharePoint y su página de inicio de la intranet de SharePoint recibe miles de visitas por día, considere colocar el bot allí hasta que los usuarios comiencen a usar Microsoft Teams con más frecuencia.

Cuando implemente un bot, asegúrese de que las personas entiendan lo que puede y no puede hacer. Si bien pueden ser fáciles de implementar, la facilidad de adopción puede ser un arma de doble filo. Muchos consultores están de acuerdo en que es mucho más probable que las personas abandonen un bot que cualquier otro tipo de aplicación.

Un desafío para el formato conversacional es su invisibilidad. Puede escribir cualquier cosa en el cuadro de chat; no necesariamente sabes para qué está entrenado a menos que te lo digan con anticipación. La gente no se acostumbrará a usar un chatbot debido a su invisibilidad nativa.

Para una adopción exitosa, como con cualquier implementación, al educar a los usuarios finales sobre las capacidades y los beneficios de un nuevo bot con anticipación y asegurarse de que todos sepan cuándo se implementará, es más probable que ayude a integrar el nuevo bot en los flujos de trabajo y hacer es una parte indispensable de la rutina diaria de todos. Ya sea que respondan preguntas o se ocupen de tareas mundanas, los bots en Teams le ahorran a usted y a otros tiempo para concentrarse en lo que es más importante.

Como mostré en este artículo, hay muchas funciones comerciales que pueden aprovechar las capacidades del bot de Teams. La incorporación de bots en sus procesos comerciales es una inversión inteligente que tiene el potencial de mejorar significativamente la productividad de su organización. Hay enormes beneficios para la inversión mínima para llevar la automatización de procesos a su entorno de Microsoft Teams y modernizar la interacción con los empleados internos y los socios comerciales externos.

Si su organización ya se ha estandarizado en Microsoft Teams como su comunicación diaria y collaboration plataforma, entonces implementar bots es una extensión natural.

Utilice los enlaces a continuación para encontrar más información sobre el desarrollo de bots de Teams y ver demostraciones en línea que los muestran en acción.

Cree un chatbot en Microsoft Teams en 10 minutos

Inicio rápido: Crear e implementar un bot de Power Virtual Agent (Cómo Guide)

Código de muestra para un chatbot de Teams

Demostración: creación de un bot conversacional en Microsoft Teams