Nutzung Data Analytics zur Optimierung des Lizenzmanagements für Microsoft 365

Software Die Lizenzierung hat sich im Laufe der Jahre verändert. Jetzt viele software Verträge basieren auf monatlich oder jährlich bezahlten Abonnements. Das heißt, Sie sollten nur das bezahlen, was Sie tatsächlich nutzen, RICHTIG? Das mag einfach klingen, ist es aber nicht. Die IT-Gruppe eines jeden Unternehmens ist nun allein dafür verantwortlich, die Nutzung und damit verbundene Lizenzen zu verfolgen, inaktive Kontolizenzen zurückzufordern, nicht benötigte Lizenzen zu entfernen, die unnötigerweise zugewiesen wurden, und allgemein gegen Überzahlungen zu schützen.

Microsoft 365 ist ein abonnementbasiertes, software Modell. Kunden wählen die Lizenzen, die sie pro Mitarbeiter benötigen, kaufen sie im Rahmen eines Jahresvertrags von Microsoft und stellen sie dann nach Bedarf bereit. Fast jede Organisation ist jedoch überzeichnet und zahlt für mehr Lizenzen, als sie verwenden. Wie kommt es zu dieser sogenannten „Licensing Gap“?

In den letzten fünf Monaten haben wir dies mit Unternehmen aus der ganzen Welt diskutiert. Was wir aufgedeckt haben, waren durchschnittlich 17% zusätzliche Lizenzkosten, die über die tatsächlich genutzten Lizenzen hinaus gezahlt wurden. Es gab drei Fokusbereiche, die diese Lücke verursacht haben und die darin beschrieben werden blog. Sie können diese hilfreich finden, wenn Sie versuchen, Ihre Lizenzkosten für . zu reduzieren Microsoft 365. Wenn Sie das Lizenzmanagement proaktiver angehen möchten, z Microsoft 365, dann sollten diese drei Aufgaben regelmäßig durchgeführt werden, indem a data analytics Werkzeug wie OfficeExpert.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Benutzerkonten inaktiv werden, am häufigsten ist es jedoch, wenn Praktikanten, Mitarbeiter oder Berater das Unternehmen verlassen. Wenn HR-Prozesse nicht eng mit dem Unternehmensverzeichnis verknüpft sind und Azure AD, dann bleiben diese Benutzerkonten und die zugewiesenen Lizenzen intakt, auch wenn die HR-Kontoeinträge deaktiviert sind.

Durch die genaue Überwachung der Benutzeraktivität in Microsoft 365 und Identifizierung inaktiver Konten, der registrierten Microsoft 365 Lizenzen können nach Bedarf zurückgefordert und für neue Mitarbeiter verwendet werden. Am Ende des Tages kann dieser Prozess einiges an Geld sparen, da keine neuen Lizenzen gekauft werden müssen.

Eine Organisation, die diese Art von tragfähigem Bestandsverwaltungsmodell für Microsoft 365 Lizenzen erfordern einen minimalen Overhead an überschüssigen Lizenzen, da neue bei Bedarf schnell von Microsoft erworben werden können. Die Kunden, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass ihre Lizenzlücke hauptsächlich durch dieses Problem verursacht wurde. Aufgrund dieses fehlenden IT-Prozesses zur Identifizierung und Rückforderung inaktiver Kontolizenzen wurden durchschnittlich 11 % zusätzliche Lizenzen bezahlt.

Die nächste Kategorie der Lizenzverwaltung erfordert einige Recherchen, um die überlappenden Funktionen zu ermitteln, die in verschiedenen Lizenzierungspaketen oder SKUs von Microsoft verfügbar sind. Zum Beispiel, wenn einem Benutzer a Microsoft 365 E3-Lizenz benötigen sie keine zusätzliche Lizenz für ProPlus, da diese bereits im E3-Lizenzpaket enthalten ist. Es fallen zusätzliche, unnötige Kosten für dieses Konto an, wenn ihm auch die ProPlus-Lizenz zugewiesen wurde.

Es gibt viele verwirrende Kombinationen dieses sich überschneidenden Lizenzproblems für Microsoft 365. Um zu vermeiden, dass für redundante Lizenzen zu viel bezahlt wird, ist es äußerst hilfreich, konfigurierbare Profile und Filteralgorithmen zu verwenden, um Konten zu identifizieren, die den Kriterien entsprechen, und diese redundanten Lizenzen zu entfernen.

Die letzte Kategorie bezieht sich auf spezielle Lizenzzuweisungen für Add-On-Produkte wie PowerBI Pro, Visio oder MS Project. Diese Anwendungen sind nicht Teil eines Pakets software Modell in M365 werden aber als eigenständige Anwendungen verkauft. Durch die Nutzung von Nutzungsanalysen für jedes Konto können Sie die Endbenutzer identifizieren, denen diese Lizenzen zugewiesen wurden, die aber länger als 30 oder 90 Tage nicht darauf zugegriffen haben, abhängig von Ihrem Cutoff-Modell, um diese Lizenzen zurückzufordern und für andere Zwecke zu verwenden. Die Organisationen, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass über 4 % ihrer Lizenzlücke auf dieses Problem zurückzuführen sei. Anstatt diese ungenutzten Speziallizenzen zurückzuziehen, würden sie mehr von Microsoft kaufen.

IT-Organisationen unterstützen jetzt eine Mischung aus Microsoft 365 Lizenzierungspläne, einschließlich Versionspaketen, die verschiedene Add-Ons anbieten, die nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Infolgedessen treten ständig Herausforderungen bei der ordnungsgemäßen Verteilung von Lizenzen, der Überwachung auf inaktive Konten, der Rückforderung ungenutzter Speziallizenzen und dem Entfernen überlappender Lizenzen auf. Für Unternehmen, die bei der Verwaltung ihrer Lizenzen proaktiver vorgehen, die Lizenzwiederherstellung automatisieren und ein strenges Steuermodell in Bezug auf Überabonnements beibehalten möchten, benötigen sie ein robusteres data analytics Lösung wie OfficeExpert Ihnen helfen. Add-on-Berichte verfügbar in OfficeExpert bieten auch eine Überwachung für verfügbare Lizenzen, die noch nicht zugewiesen wurden.

Wenn Sie mehr über die erfahren möchten OfficeExpert Lösung und wie sie Ihnen dabei helfen kann, das Lizenzmanagement zu optimieren Microsoft 365 Umwelt, bitte sehen Sie sich unsere neuesten an webinar zur Optimierung des Lizenzmanagements, oder kontaktieren Sie uns direkt.