Wie Microsoft Teams-Bots zur Unterstützung Ihrer Belegschaft beitragen

Chatbots in Microsoft Teams (auch bekannt als Microsoft Teams Bots) sind eine leistungsstarke Ergänzung für jede Unternehmensinfrastruktur. Es handelt sich im Grunde um eine App, die einfache und sich wiederholende Aufgaben von Benutzern wie Kundendienst- oder Supportmitarbeitern ausführt. Interaktionen mit Bots können schnelle Fragen und Antworten oder komplexe Gespräche sein. Sie können Mitarbeitern dabei helfen, sich schneller zurechtzufinden, Anfragen mühelos zu hinterlassen und effektiver mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren.

Entdecken Sie, wie diese Bots Aufgaben automatisieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können. Vollgepackt mit Geschäften use caseMithilfe von Expertentipps erfahren Sie, wie Sie die Leistungsfähigkeit dieser Technologie nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie noch keine Teams-Bots verwenden, nutzen Sie bitte die hilfreichen Informationen und best practices in diesem Artikel, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Das Beste an der Verwendung von Microsoft Teams ist, dass Sie bei der Zusammenarbeit mit anderen im Kontext bleiben können. Mit Microsoft Teams-Bots können Sie dies auf die nächste Stufe heben, indem Sie direkt in der App mit einem Webdienst interagieren, ohne sie jemals verlassen zu müssen. Es ist, als hätten Sie Ihren eigenen persönlichen digitalen Assistenten, nur noch besser! Auf der Microsoft Teams-Plattform basierende Bots bieten eine Möglichkeit, andere Dienste und Arbeitsabläufe zu verbinden und in den Kontext Ihrer Aktivitäten zu integrieren collaboration Plattform. Das bedeutet, dass Sie nicht zu verschiedenen Apps wechseln müssen, um Dinge zu erledigen, sondern einfach eine automatisierte Konversation mit dem entsprechenden Microsoft Teams-Bot führen können, der die Informationen dann für Sie an die App weiterleitet. Es ist super praktisch!

Bots in Microsoft Teams können Teil eines:

Benutzer interagieren mit den Bots über Text, interaktive Karten und Aufgabenmodule. Die Interaktionen können von einer einfachen Suchanfrage bis hin zu einer komplexen KI-gestützten Konversation reichen. Und da Teams chatbasiert ist collaboration Tool machen Konversations-Bots sehr viel Sinn – der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie mit einem Computer chatten und nicht mit einem anderen Benutzer.

Bots in Microsoft Teams sind vielseitig und können Teil einer größeren Anwendung sein oder als eigenständige Apps konzipiert werden. Die meisten Bots konzentrieren sich auf die Verbesserung der Produktivität und collaboration, oft durch die Einschränkung der Notwendigkeit von Kontextwechseln oder durch die Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe und Aufgaben zwischen verschiedenen Personen und Systemen.

Teams-Bots werden häufig für die folgenden Funktionen verwendet:

Einige Bots finden Sie online bei Microsoft. Der Microsoft Teams App Store ist voller Bots released durch andere Unternehmen und Dienstleistungen, einschließlich a Adobe Creative Cloud-BotUnd eine Bot für Dynamics 365. In diesen Fällen können Sie nach der Installation des Bots direkt in Microsoft Teams mit ihm interagieren, um relevante Informationen abzurufen, zu erfassen und zu übertragen.

Diese intelligenten Assistenten können bei allem helfen, von der Planung von Besprechungen bis hin zur Beantwortung häufiger Fragen, wodurch Zeit für Manager gewonnen und die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert wird. Darüber hinaus sind sie rund um die Uhr verfügbar, sodass Mitarbeiter jederzeit die benötigte Hilfe erhalten können. Mit den richtigen Bots können Ihre Mitarbeiter überall in Verbindung bleiben, unterstützt und produktiv bleiben. Warum also nicht noch heute die Möglichkeiten erkunden?

Am modernen Arbeitsplatz von heute ist die Optimierung interner Geschäftsprozesse der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität und Maximierung der Effizienz. Glücklicherweise stellt Microsoft Teams eine robuste Plattform bereit, die es Unternehmen ermöglicht, mithilfe von Bots Gespräche und Arbeitsabläufe zusammenzuführen. Durch die Integration von Bots in Ihre Geschäftsprozesse können Sie sich wiederholende Aufgaben schnell automatisieren und komplexe Arbeitsabläufe rationalisieren. Dadurch können Sie nicht nur häufig gestellte Fragen beantworten, sondern auch Aktionen anstoßen, die bisher einen manuellen Eingriff erforderten.

Beispielsweise kann ein Bot wichtige Informationen wie den Jahresurlaub eines Mitarbeiters bereitstellen. Darüber hinaus können umsetzbare Anfragen wie die Beantragung von Urlaub erleichtert werden, da keine manuellen Aktualisierungen des HR-Systems mehr erforderlich sind. Stattdessen können Bots den gesamten Prozess einschließlich der Genehmigungen automatisieren, wodurch Aufgaben vereinfacht und ein nahtloses Benutzererlebnis geschaffen werden.

Durch die Erstellung von Bots in Microsoft Teams können bestehende Systeme einfach verbunden werden, um eine kohärentere und effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen. Die Bots können Unterstützung und Anleitung bieten, indem sie im Wesentlichen als Verbindungselement fungieren und einen Prozess schaffen, der viel reibungsloser und überschaubarer ist.

Ein Bereich, in dem Bots besonders effektiv sind, ist der Kundenservice und der IT-Support. Mit der zunehmenden Beliebtheit von Kommunikationstools wie Microsoft Teams werden Administratoren und Helpdesk-Teams mit Anfragen und Anfragen überschwemmt. Um diesem Zustrom an Anfragen gerecht zu werden, setzen viele Unternehmen auf den Einsatz von Bots, die automatisch auf viele häufig auftretende Fragen und Probleme reagieren können.

Der in diesem Zusammenhang vielleicht am häufigsten verwendete Bot-Typ ist der „Help-Bot“, der viele der untergeordneten IT-Supportaufgaben erledigen kann, die in der Regel unkompliziert und leicht zu automatisieren sind. Durch den Einsatz eines Hilfe-Bots zur Bearbeitung dieser Routineanfragen können IT-Teams wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, um sich auf komplexere und dringendere Probleme zu konzentrieren.

Ein wesentlicher Vorteil des Einsatzes von Bots für den IT-Support besteht darin, dass sie rund um die Uhr im Einsatz sind und Benutzern zu jeder Tages- und Nachtzeit Support und Hilfe bieten können. Dies macht sie zu einer idealen Ressource für Unternehmen und Organisationen mit verteilten Teams oder Mitarbeitern in unterschiedlichen Zeitzonen. Darüber hinaus sind Bots hoch skalierbar, was bedeutet, dass sie eine unbegrenzte Anzahl von Anfragen und Anfragen bearbeiten können, ohne überlastet zu werden oder Ausfallzeiten zu erleiden.

Darüber hinaus werden Bots immer häufiger eingesetzt, um die Kommunikation in Online-Communities wie Teams-Gruppenchats und -Kanälen zu erleichtern. In Gruppenchat-Einstellungen können Bots die Teamkoordination unterstützen, indem sie Fristen im Auge behalten, Aufgaben zuweisen und Teammitglieder an bevorstehende Besprechungen erinnern. Wichtig ist, dass Bots auch dabei helfen können, einen Teams-Kanal zu pflegen und sicherzustellen, dass Diskussionen fokussiert und themenbezogen bleiben.

Tatsächlich können Bots sowohl zur Initiierung als auch zur Teilnahme an Gruppengesprächen eingesetzt werden. Wenn ein Bot ist @- von einem Benutzer erwähnt, kann es relevante Informationen zu einem bestimmten Thema bereitstellen oder eine bestimmte Aktion basierend auf vorprogrammierten Regeln ausführen. Diese Befehle können von einfachen Aufgaben wie dem Abrufen von Fälligkeitsterminen für Aufgaben bis hin zu komplexeren Aktionen wie der Durchführung von Audits für überfällige Aktivitäten reichen. Im Gegensatz dazu können proaktive Bots die Konversation überwachen und ohne Aufforderung maßgeschneiderte Antworten und Vorschläge bereitstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Chat für alle Mitglieder zugänglich und ansprechend bleibt, unabhängig von ihrem Fachwissen oder ihrer Vertrautheit mit dem Thema.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Implementierung und Verwaltung von Bots in Gruppenchats eine sorgfältige Abwägung von Sicherheit und Berechtigungen erfordert. Bot-Ersteller müssen sicherstellen, dass sie ethischen und rechtlichen Grundsätzen entsprechen guideund dass sie Benutzerdaten vor potenziellen Sicherheitsverletzungen schützen. Außerdem ist es wichtig, vor der Einbindung von Bots in Gruppenchats die Einwilligung der Nutzer einzuholen. Bot-Ersteller können den Implementierungsprozess unterstützen, indem sie entsprechende Dokumentation und Schulungen bereitstellen und die Leistung des Bots überwachen, um auftretende Probleme oder Bedenken auszuräumen.

Bots können Ihnen dabei helfen, Ihren Tag zu planen, schnell Informationen abzurufen, Prozessabläufe zu starten und vieles mehr, ohne Microsoft Teams zu verlassen. Wenn Sie bereit sind, mit Chatbots zu beginnen, finden Sie hier diese best practices und Tipps können dazu beitragen, den Übergang zu erleichtern und eine erfolgreiche Bereitstellung sicherzustellen.

Tech-Entwickler betrachten das Programmieren in natürlicher Sprache normalerweise nicht als ihre Stärke. Daher kann die Einrichtung von Chatbots für den durchschnittlichen Entwickler eine gewisse Lernkurve darstellen. Das Wichtigste, was es erfordern wird, ist ein „Crashkurs“ in natürlicher Sprache, während versucht wird, den Bot mit 5, 10, 15 verschiedenen Möglichkeiten zu füllen, um nach dem Gleichen zu fragen.

Die Arbeitsabläufe im Hintergrund von Bots sind eigentlich nichts Neues. Wenn Sie beispielsweise einen Bot erstellen möchten, der Sie bei der Bereitstellung unterstützt, gibt es bereits zahlreiche Bereitstellungsworkflows. Aber Benutzer verwenden möglicherweise nicht dieselben Befehle wie jemand in der IT. Ein echter Endbenutzer wird beispielsweise das Wort „Bereitstellung“ wahrscheinlich nicht eingeben. Sie geben möglicherweise stattdessen „create“ oder „make“ ein, und Ihr Bot muss verstehen, dass alle diese Optionen dieselbe Bedeutung haben. Ein Thesaurus könnte eine gute Investition für Ihre jungen Bot-Entwickler sein.

Bots und KI können dazu beitragen, die Produktivität bestehender Arbeitsabläufe zu verbessern. Sie sollten sich jedoch nicht darauf verlassen, dass ein Chatbot die Benutzerakzeptanz eines neuen Tools allein vorantreibt. Sie sollten kein Zuckerbrot sein, um Menschen dazu zu bringen, Microsoft Teams zu nutzen.

Die Bereitstellung von Microsoft Teams ist ein viel größeres Unterfangen, das eine eigene mehrstufige Änderungsmanagement- und Benutzerakzeptanzstrategie erfordert. Wenn Benutzer derzeit in SharePoint leben und Ihre SharePoint-Intranet-Homepage Tausende von Zugriffen pro Tag erhält, sollten Sie erwägen, den Bot dort zu platzieren, bis Benutzer beginnen, Microsoft Teams regelmäßiger zu verwenden.

Wenn Sie einen Bot bereitstellen, stellen Sie sicher, dass die Leute verstehen, was er kann und was nicht. Auch wenn sie leicht einzuführen sind, kann die einfache Einführung ein zweischneidiges Schwert sein. Viele Berater sind sich einig, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen einem Bot den Rücken kehren, viel größer ist als bei jeder anderen Art von Anwendung.

Eine Herausforderung für das Konversationsformat ist seine Unsichtbarkeit. Sie können alles in das Chatfeld eingeben; Sie wissen nicht unbedingt, wozu es ausgebildet ist, es sei denn, Sie erfahren es im Voraus. Aufgrund seiner natürlichen Unsichtbarkeit gewöhnen sich Menschen nicht an die Verwendung eines Chatbots.

Für eine erfolgreiche Einführung, wie bei jeder Bereitstellung, ist es wahrscheinlicher, dass Sie dazu beitragen, den neuen Bot in Arbeitsabläufe zu integrieren und zu erstellen, indem Sie Endbenutzer im Voraus über die Fähigkeiten und Vorteile eines neuen Bots informieren und sicherstellen, dass jeder weiß, wann er eingeführt wird Es ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Alltags eines jeden. Ganz gleich, ob Sie Fragen beantworten oder alltägliche Aufgaben erledigen – Bots in Teams sparen Ihnen und anderen Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie ich in diesem Artikel gezeigt habe, gibt es viele Geschäftsfunktionen, die die Bot-Funktionen von Teams nutzen können. Die Integration von Bots in Ihre Geschäftsprozesse ist eine kluge Investition, die das Potenzial hat, die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich zu steigern. Die minimale Investition bietet enorme Vorteile, um die Prozessautomatisierung in Ihre Microsoft Teams-Umgebung zu integrieren und die Interaktion sowohl mit internen Mitarbeitern als auch mit externen Geschäftspartnern zu modernisieren.

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Teams bereits als Standard für Ihre tägliche Kommunikation verwendet hat collaboration Plattform, dann ist die Implementierung von Bots eine natürliche Erweiterung.

Bitte verwenden Sie die untenstehenden Links, um weitere Informationen zur Teams-Bot-Entwicklung zu erhalten und Online-Demonstrationen anzusehen, die sie in Aktion zeigen.

Erstellen Sie in 10 Minuten einen Chatbot in Microsoft Teams

Schnellstart: Erstellen und Bereitstellen eines Power Virtual Agent Bot (Anleitung). Guide)

Beispielcode für einen Teams-Chatbot

Demonstration: Erstellen eines Konversations-Bots in Microsoft Teams