Kennen Sie den wahren Umfang Ihres Projekts von Anfang an

In den frühere Teile dieser Seriehaben wir darüber gesprochen, wie Sie den Projektumfang auf das Wichtigste konzentrieren können und wie Sie mit einem Überblick über Ihre Codebasis effizienter arbeiten und bessere Entscheidungen für Ihr Projekt treffen können.

In Teil 3 wollen wir eine der großen Hürden nehmen, die die meisten von uns aus persönlicher und beruflicher Erfahrung sehr gut kennen: „Einen guten Startplatz finden“.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Notes/Domino-Projekt Ihre Infrastruktur modernisiert, in die Cloud migriert oder die Plattform komplett verlässt. Die Konsolidierung Ihrer bestehenden Infrastruktur ist ein entscheidender erster Schritt für die erfolgreichsten Projekte. Das Auffinden und Entfernen des Totholzes in Ihrer Umgebung reduziert den Gesamtprojektaufwand erheblich und spart Kosten.

Stellen Sie die Fragen, die den Kern Ihres Projekts offenbaren

Die richtigen Fragen zu stellen war ein wesentlicher Faktor für die Reduzierung des Projektumfangs im erster Teil dieser Serie. Schauen wir uns einige dieser Fragen noch einmal an und konzentrieren uns darauf, wie wir die Antworten nutzen können, um Konsolidierungspotenziale zu identifizieren.

1. Welche Struktur und Größe hat meine Umgebung?

Sie müssen die Größe des Unternehmens wirklich verstehen. Sie benötigen KPIs, um Konsolidierungspotenziale zu bewerten und den Erfolg zu messen:

Benutzer

  • Wie viele Benutzer sind registriert vs. aktiv?
  • Wann waren die Benutzer zuletzt aktiv?
  • Mit wie vielen Anwendungen arbeiten meine Benutzer wirklich?

Server

  • Wie viele Server sind aktiv?
  • Wie viele Anwendungsserver gibt es?
  • Wie viele Datenbanken werden auf einem Server verwendet?
  • Wie viele Benutzer sind auf einem Server aktiv?

Anwendungen

  • Wie viele Anwendungen werden bereitgestellt bzw. verwendet?
  • Wie viele DBs können von meinem Projekt ausgeschlossen werden?
  • Wie viele Datenbanken basieren auf Standardvorlagen?
  • Wie viele Repliken jeder Datenbank existieren?
  • Wie viele Benutzer sind pro Datenbank aktiv?

2. Wie viele Datenbanken sind ungenutzt?

Dies ist eine der am häufigsten gestellten Fragen, die wir hören. Es ist ein offensichtlicher Ausgangspunkt für die Konsolidierung.

Der erste Instinkt ist oft, einfach alle ungenutzten Datenbankinstanzen zu entfernen und einen schnellen Gewinn zu feiern. Das kann in manchen Situationen sinnvoll sein: zB – wenn man nur die Anzahl der Server reduzieren möchte, aber sehr unzuverlässig beurteilen kann, welche Anwendungen außer Betrieb genommen werden können.

Interessanter ist es herauszufinden, für wie viele Anwendungen keine Datenbankinstanz verwendet wird. Diese Gruppen von Datenbankinstanzen, die dieselbe Replikat-ID verwenden, werden als „Replikatsätze“ bezeichnet. Nur wenn der gesamte Replikatsatz ungenutzt ist und auf keinem Server Aktivität stattfindet, kann eine Anwendung wirklich als ungenutzt betrachtet werden.

Der Zeitraum, über den die Aktivität beobachtet wird, spielt eine wichtige Rolle bei der Stilllegung. Nicht jede Datenbank wird täglich verwendet. Möglicherweise haben Sie Datenbanken mit saisonaler Nutzung, die nur einmal im Jahr, Quartal oder Monat verwendet werden. Um diese Variation zu erfassen, panagenda empfiehlt einen Beobachtungszeitraum von mindestens drei Monaten, um sicherzustellen, dass eine Datenbank ungenutzt bleibt. Je länger der Beobachtungszeitraum, desto bessere Entscheidungen können Sie treffen.

Nachdem wir das Totholz identifiziert haben, unternehmen wir den ersten Schritt zur Reinigung unserer Umwelt und suchen weiterhin nach Möglichkeiten in etwas anspruchsvolleren Gebieten.

3. Wo können Kosten gesenkt werden?

Eine Konsolidierung bietet die Möglichkeit, die Kosten ungenutzter Lizenzen zu ermitteln und zu eliminieren. Die meisten Unternehmen führen inaktive Benutzer und nicht ausgelastete Server in ihren Büchern. Wenn Sie auf diese Informationen reagieren, können Sie mit sehr wenig Aufwand viel Geld sparen.

Das Auffinden und Entfernen inaktiver DBs aus Ihrer Umgebung führt zu einer geringeren Serverauslastung. Die Konsolidierung mehrerer nicht ausgelasteter Server reduziert Lizenz-, Betriebs- und Verwaltungskosten.

Die Konsolidierung ist auch eine Gelegenheit, das Design Ihres Domino-Netzwerks zu überprüfen. Beispielsweise sollten Umgebungen, die vor 15 Jahren unter Berücksichtigung der Bandbreite entworfen wurden, neu bewertet werden. Die moderne Infrastruktur könnte bereits zuvor wichtige Redundanzen oder Teile des Server-Dezentralisierungskonzepts obsolet gemacht haben.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Erstellung hybrider Umgebungen mit Anwendungen, die auf mehreren Lösungen ausgeführt werden. Auch wenn Domino eine strategische Anwendungsplattform bleibt, könnten sich im Laufe der Zeit bestimmte generische Dienste (zB Mail, Teamrooms oder Dateibibliotheken) davon entkoppeln. In einem solchen Migrationsszenario ist auch die Benutzeraktivität betroffen. Zusätzliches Lizenzeinsparpotenzial wird generiert und kann durch das Verständnis des Datenbankdesigns vorhergesagt werden.

Auch wenn Sie derzeit nicht an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, bietet das schnelle Tempo der Veränderungen in dynamischen Arbeitsumgebungen ständige Möglichkeiten, die IT-Gesamtausgaben durch kontinuierliche Aktivitätsüberprüfungen zu reduzieren.

Finden Sie die niedrig hängende Frucht – standardmäßige vorlagenbasierte Anwendungen

Das Konzept der Designvererbung wird während Ihrer gesamten Projektreise ein wichtiges Thema sein. Der zweite Teil dieser Reihe hat uns in das allgemeine Thema und dessen Auswirkungen auf das Wachstum von Notes/Domino-Umgebungen eingeführt. Design im Allgemeinen ist bei Migrations- und Modernisierungsprojekten von großer Bedeutung. Ihre Bedeutung kann bereits in der Konsolidierungsphase beginnen.

Das Identifizieren von Datenbanken, die das Design von Standardvorlagen erben, ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Aus organisatorischer Sicht ist der Zweck, den sie erfüllen, vergleichsweise einfach zu verstehen, auch ohne den Geschäftsprozess zu kennen, an dem sie beteiligt sind. Beispielsweise wird eine Dokumentenbibliothek zum Austausch von Dateien, zur Archivierung von Dokumenten oder ähnlichem verwendet. Egal ob in den Abteilungen Einkauf, Controlling oder Fertigung. Diesen Einblick in kundenspezifisch entwickelte Anwendungen zu erhalten, kann eine ziemliche Herausforderung sein, wenn sich diese Anwendungen über Jahre weiterentwickelt haben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie nicht nur ein oder zwei betrachten, sondern Hunderte oder Tausende.

Aus technischer Sicht ist es immens wertvoll zu wissen, welche technischen Funktionen solche Standarddatenbanken bieten. Es wird eine Perspektive geben, ob es möglich ist, sie über das Web zu verwenden oder auf mobilen Geräten verfügbar zu machen. Zumal HCL viel in die Modernisierung klassischer Templates investiert, kann das bei einem Modernisierungsprojekt ein enormer Gewinn sein. Bei der Migration kann es auch sehr profitabel sein, denn für die meisten Standard-Templates gibt es ISVs, die Standard-Migrationspfade zu anderen Plattformen anbieten. Sie können fast aus dem Umfang der manuellen Migrationsarbeit ausgeschlossen werden, was wiederum Einfluss auf verschiedene KPIs wie „Benutzer aktiv“ oder „auf Server verwendete DBs“ hat. Was auch immer der Weg ist, die Arbeit mit vorlagenbasierten Standardanwendungen ist viel kostengünstiger als die Transformation benutzerdefinierter Anwendungen.

Jetzt die Belohnungen ernten

Lassen Sie uns diese Themen kombinieren und auf Ihr Konsolidierungsprojekt anwenden, um zusammenzufassen, wie Sie am besten von den Ergebnissen profitieren können. Wir können sogar eine kleine Checkliste erstellen, die Sie Schritt für Schritt verwenden können guide durch die wichtigsten Dinge, die es zu beachten gilt:

Aufgabe: ungenutzte Anwendungen identifizieren

  • Auswirkung: Reduzierung der Serverauslastung vorbereiten
  • Auswirkung: Projektumfang reduzieren

Aufgabe: Anwendungen anhand von Standardvorlagen identifizieren

  • Auswirkung: Migrations-/Modernisierungsaufwand minimieren
  • Auswirkung: Entdecken Sie das Potenzial zur Reduzierung der Benutzerlizenzkosten

Aufgabe: Inaktive Benutzer identifizieren

  • Auswirkung: Überhöhte Ausgaben für Benutzerlizenzen entdecken
  • Auswirkung: Reduzierung der Serverauslastung vorbereiten

Aufgabe: nicht ausgelastete Server identifizieren

  • Auswirkung: Entdecken Sie das Potenzial zur Reduzierung der Serverlizenzkosten

Aufgabe: Überprüfung des Domino-Netzwerkdesigns

  • Auswirkung: Entdecken Sie das Potenzial zur Reduzierung der Serverlizenzkosten

Weiter in unserer Serie

Nach dieser ersten Konsolidierungsphase, wenn alles getrimmt ist, die tief hängenden Früchte gepflückt und das Einsparpotenzial der Lizenzkosten klar ist, übernehmen wir die zeit- und ressourcenintensiveren Aufgaben. Hier wird der Unterschied zwischen Modernisierungs- und Migrationsprojekten deutlicher. Es wird jedoch auch an der Zeit sein, die Berechnungen hinter Ihrem zu überprüfen business case. Wenn Sie mehr wissen möchten, wird dieses Thema in der letzte blog post und webinar dieser Serie.

Unabhängig von Ihrem Projekt gibt es jedoch einige strategische Informationen, die Sie immer benötigen werden. Zwei der wichtigsten Themen behandeln wir in unserem kommenden blog Beiträge und webinars:

Die Fähigkeit, Anwendungsbeteiligte zu identifizieren, ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, über die Zukunft einer Anwendung zu entscheiden. Wir brauchen die Abteilungen oder Personen, die die Anwendung verwenden, um ihre Rolle im Geschäftsprozess zu verstehen. Wir müssen aber auch wissen, welche Abteilungen oder Standorte es nutzen, um die Kosten unserer Modernisierungs- oder Migrationsaufwendungen verteilen zu können.

Die meisten Ihrer Anwendungen haben Abhängigkeiten von dem einen oder anderen Teil Ihrer Umgebung. Viele davon werden im Code selbst verwurzelt sein: hartcodierte Server- oder Benutzernamen, IP-Adressen, externe Bibliotheken, Faxsysteme usw. Wir müssen wissen, wo diese Abhängigkeiten sind, welche Auswirkungen sie haben und wie sie im effizienteste Art und Weise, ohne Hunderte oder Tausende von Designs neu entwickeln zu müssen.

Von nun an wird sich der Kreis der Anwendungen, an denen wir arbeiten, kontinuierlich erweitern. Jeder Schritt wird kostenintensiver und eine umsichtige Planung bringt immer größere Vorteile.

Über diese Serie:

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt haben sich dazu verpflichtet HCL Notes/Domino* jahrelang. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Funktionsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino möglicherweise eine geringere oder gar keine Rolle spielt.

*ehemals IBM Notes/Domino