Wie sich das Homeoffice auswirkt Collaboration

Übersetzt aus dem deutschen Original von Danny Klas
(Mit [DE] gekennzeichnete Quellen führen zu deutschen Inhalten)

Spezialisiert auf Analyse, panagenda befasst sich mit vielen Fragestellungen in Unternehmen jeder Größe. Ein besonders interessantes Thema ist Homeoffice.

Drei Aspekte sind hier besonders wichtig:

Bereits 2015 haben 42 % der Befragten in einer Studie des Institut der Deutschen Wirtschaft (IWD) in Köln, gaben an, durch die Digitalisierung und die damit verbundene Möglichkeit des Homeoffice produktiver zu sein.

Homeoffice ist seit vielen Jahren ein Thema in den unterschiedlichsten Unternehmen weltweit und geht Hand in Hand mit einer funktionierenden IT-Infrastruktur. Der Schlüssel zum Erfolg collaboration ist insbesondere von der Kommunikationsebene und damit der Vorbereitung der zugrunde liegenden Infrastruktur sowie der sie nutzenden Mitarbeiter abhängig.

Homeoffice ist eine Arbeitsform, die nicht nur mehr Freiheit, sondern auch mehr Flexibilität garantiert. Arbeitgeber, die Homeoffice anbieten, sind gefragter und verschaffen sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, die es nicht anbieten. Gerade in höheren Positionen und bei besonders qualifizierten Fachkräften kann es durchaus auch einen Innovationsschub für Unternehmen bedeuten.

Neben den Recruiting-Vorteilen gibt es auch nominelle Einsparungen bei den Fahrtkosten, der Anmietung von Büroflächen und dem Energieverbrauch.

All dies bedeutet nicht automatisch, dass Home Office die Lösung für eine flexible und moderne Arbeitsumgebung ist. Eine grundlegende Grundlage für die gemeinsame Arbeit im Unternehmen ist unabdingbar.

Wie können Mitarbeiter, die nur ihren eigenen Monitor vor sich haben, Teil eines Teams sein? Wie kann Wissen im Unternehmen verbreitet und genutzt werden? Vor allem über die Grenzen eines Teams oder einer Abteilung hinaus. Einige praktische Ansätze dazu haben wir für Sie in unseren Videos zusammengefasst „Social-File-Sharing“, „Laut trainieren“, „Offene Fragen und Antworten“ und „Gute Geschäftspraktiken verwirklichen“.

Das bedeutet, dass neben klaren Regeln für das Arbeiten von zu Hause aus auch eine geeignete virtuelle Plattform zur Verfügung gestellt werden muss, auf der Mitarbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten können. EIN Studie von Johnson (et al. 2009) fanden beispielsweise heraus, dass Mitarbeiter mit mehr als 90 % Homeoffice weit weniger effizient oder produktiv sind. Das war allerdings 2009. Im Jahr 2017 ein weiteres IWD-Studie zu Industrie 4.0 [DE] festgestellt, dass Technologie nicht mehr die primäre Quelle für Verbesserungen ist. Es ist ein Mangel an Verständnis und Erfahrung von Prozessen bei Führungskräften und Mitarbeitern – was darauf hindeutet soziale Adoption ist sicherlich ein Thema, das nicht ignoriert werden sollte.

Social Intranet ist nur ein Teil eines größeren Ganzen, nämlich Enterprise Social Networks (ESN). Ein ESN entsteht nicht über Nacht, ist aber eine lohnende Investition in die Zukunft. In einem 2013 Bitkom-Studie zum Arbeiten in der digitalen Welt [DE], gaben rund 60 % der Personalverantwortlichen an, dass Homeoffice die Mitarbeiterkommunikation behindern würde. Muss das so sein? Ist es nicht wahrscheinlicher, dass der strategische Einsatz von ESNs mit optimierten Prozessen und Regeln eine Grundlage für grenzenlose collaboration? Die Zukunft zu prognostizieren ist schwierig, aber Trendanalysen geben ein gewisses Maß an Sicherheit, wohin die Reise geht.

Soziale Netzwerke für Unternehmen sind nicht mehr die neueste Idee, daher konnten wir die Entwicklung eines starren Intranets der XNUMXer Jahre zu einem dynamischen Arbeitswerkzeug beobachten. Die Arbeit in einem Unternehmen ohne eine kollaborative Plattform ist heutzutage kaum noch vorstellbar. Während andere Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Telefonanrufe gerechtfertigt sind, erfüllt eine solche Plattform durchaus verschiedene Ziele. Es sollte das Wissensmanagement automatisieren, indem es Informationen nicht nur speichert, sondern in Wissen und letztendlich Weisheit umwandelt. Weisheit bezieht sich in diesem Zusammenhang auf die praktische Anwendung von theoretischem Wissen, das aufgezeichnet wurde. Dies würde es Verkäufern ermöglichen, Kundenszenarien zu teilen und so einen gemeinsamen Wissenspool aufzubauen. Sie können mehr über dieses so genannte lesen 'DIKW-Hierarchie' hier.

Die Stärke eines ESN liegt auch darin, dass sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation möglich ist. Dadurch können Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten oder auch Zeitzonen unabhängiger und gleichzeitig enger zusammenarbeiten, da die Möglichkeiten und Touchpoints vielfältiger sind und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können – ohne das Rad jedes Mal neu zu erfinden.

Lösungen wie IBM Connections oder Microsoft Office 365 standen bereits 2015 an der Spitze von Gartner „Magischer Quadrant für Soziales“ Software am Arbeitsplatz".

Das Wichtigste zuerst: Meilensteine ​​und Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und gerade gesellschaftlicher Wandel braucht Zeit. Diese Zeiten können Sie natürlich anhand verschiedener Indikatoren minimieren. Für den Anfang ist es wichtiger, Benutzer zu identifizieren, die andere Benutzer dazu ermutigen können, auch Inhalte zu teilen, anstatt sich einfach auf eine hohe Nutzungsdichte zu konzentrieren. Erst zu einem späteren Zeitpunkt macht es Sinn zu teilen best practices der aktivsten und effizientesten Teams, Gemeinschaften oder Abteilungen, um den Horizont zu erweitern use cases des ESN.

Eine offene und transparente Arbeitsweise auch prevents das Phänomen der Silos, bei denen Teams an verschiedenen Standorten nicht von Projekten mit gemeinsamen Aspekten wie Zielen oder Kunden erfahren. Also wie findet man die best practices, vor allem in einem großen Unternehmen?

Sie sammeln Daten und werten diese aus. Scheint offensichtlich, aber ohne klares Versehen kann man schnell den Überblick verlieren. Die bereits erwähnte „Weisheitshierarchie“ (DIKW) basiert nicht auf Informationen, sondern auf Daten. Rohdaten sind wichtig, da weder Berichte noch weiter insights kann ohne gewonnen werden.

Während Homeoffice nur eine Überlegung für ESNs ist, erkennen viele Unternehmen die Vorteile dieser Art von collaboration wächst. Im Vergleich zum Vorjahr konnte der Bitkom ein Anstieg um neun Prozent in Unternehmen, die 2018 die Option Homeoffice anbieten.

Um möglichst elegant und effizient eine passende Infrastruktur zu schaffen, darf man sich nicht nur auf das Bauchgefühl verlassen. Sie müssen Daten auswerten, Maßnahmen ergreifen und diese dann anhand definierter KPIs optimieren und Ziele setzen. Dieser Prozess des Analysierens, Argumentierens und Optimierens wiederholt sich in regelmäßigen Abständen und trägt zu einer langfristig positiven Entwicklung bei.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unser Team oder hinterlassen Sie einen Kommentar im blog. Wir würden auch gerne hören, welche Erfahrungen Sie in Bezug auf Homeoffice, Social Adoption und Social Intranet oder ESNs gemacht haben.